نحوه گردش قراردادها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

مدیریت و گردش قراردادها در سازمان یکی از قابلیت‌های بسیار کاربردی در اتوماسیون اداری محسوب می‌شود؛ قراردادها با توجه به ماهیتی که دارند، نیازمند الگوی مسیر امضای مشخص و گیرندگان و امضاکنندگان ثابتی هستند، تا بر اساس این الگو متناسب با ترتیبی که برای آن تعریف شده در سازمان به گردش در بیایند و تاییدات و امضاهای لازم را دریافت نمایند. اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از زیرسیستم چندامضایی، امکان تعریف الگوی مسیر امضا و گردش قراردادها و مکاتبات بر اساس مسیر تعریف شده را فراهم کرده است و دیگر نیازی به ارسال دستی قراردادها و اخذ امضا نیست و فرایند گردش و تایید قراردادها به صورت الکترونیکی و تسهیل شده صورت می‌گیرد. در این مقاله قصد داریم تا نحوه تعریف الگوی مسیر امضا و گردش قرارداد ها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر را باهم بررسی کنیم.

آموزش نحوه گردش قرارداد در اتوماسیون اداری فراگستر

برای سهولت بیشتر آموزش نحوه گردش قرارداد در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، این آموزش را به 5 بخش تقسیم کرده‌ایم:

بخش اول: تعریف الگوی مسیر امضا

قدم اول – الگوی مسیر امضا در زیرساخت اتوماسیون

در اولین قدم برای گردش قرارداد در اتوماسیون اداری، ابتدا وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون” می‌شویم و سپس گزینه “الگوی مسیر امضا” را انتخاب می‌کنیم (تصویر 1)

01 – الگوی مسیر امضا در زیرساخت اتوماسیون

قدم دوم – اضافه کردن الگوی مسیر امضا

در پنجره الگوی مسیر امضا، با کلیک بر روی گزینه “+ایجاد” می‌توانید الگوی مسیر امضای جدیدی را تعریف کنید؛ بر روی این گزینه کلیک می‌کنیم (تصویر 2).

02 – اضافه کردن الگوی مسیر امضا

قدم سوم – تعیین مشخصات الگوی مسیر امضا

پس از کلیک بر روی گزینه “+ایجاد”، پنجره‌ای برای شما به نمایش در می‌آید، که در این پنجره، مشخصات اولیه الگوی مسیر امضای قرارداد را باید تعریف کنید (تصویر 3)؛ مشخصاتی مانند سازمان، نام الگو، نوع الگو، امکان/عدم امکان تغییر الگوی مسیر امضا و فعال بودن یا نبودن الگوی مسیر امضایی که تعیین می‌نمایید. پس از اتمام کار، بر روی “ذخیره” کلیک کنید.

03 – تعیین مشخصات الگوی مسیر امضا

قدم چهارم – تعیین جزئیات الگوی مسیر امضا

پس از ذخیره الگوی مسیر امضا، می‌توانید آن را در لیست الگوهای مسر امضا مشاهده کنید؛ در این مرحله بر روی گزینه “جزئیات الگو” کلیک می‌کنیم، تا بتوانیم افراد و ترتیب امضاهای آن‌ها را مشخص در مسیر الگو تعیین کنیم (تصویر 4).

04 – تعیین جزئیات الگوی مسیر امضا

قدم پنجم – اضافه کردن کاربران در الگوی مسیر امضا

پس از کلیک بر روی گزینه “جزئیات الگو”، پنجره‌ای به نمایش در می‌آید که با کلیک بر روی گزینه “+جدید” می‌توانید افراد و کاربران را به الگوی مسیر امضای قرارداد اضافه کنید (تصویر 5).

05 – اضافه کردن کاربران در الگوی مسیر امضا

قدم ششم – تعیین نقش کاربران در الگوی مسیر امضا

در این مرحله با استفاده از فیلدهای مرتبط، می‌توانید کاربران مورد نظر را پیدا کرده و در الگوی مسیر امضا جهت گردش قرارداد در اتوماسیون اداری اضافه کنید (تصویر 6).

06 – تعیین نقش کاربران در الگوی مسیر امضا

قدم هفتم – کاربران مرتبط با الگوی مسیر امضا

پس از اتمام مرحله قبل و اضافه کردن افراد و نقش آن‌ها در الگوی مسیر امضا (تصویر 7)، نوبت به بخش بعدی آموزش، یعنی بارگذاری فایل قالب نامه قرارداد در اتوماسیون اداری می‌رسد.

07 – کاربران مرتبط با الگوی مسیر امضا

بخش دوم: بارگذاری قالب نامه قرارداد در اتوماسیون اداری

حال که الگوی مسیر امضا جهت گردش قرارداد در اتوماسیون اداری را در سیستم تعریف کرده‌ایم، نوبت به بارگذاری قالب نامه قرارداد می‌رسد.

قدم اول – بارگذاری فایل قالب نامه قرارداد

در اولین قدم از این بخش آموزش، دوباره وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون” می‌شویم، اما این بار بر روی گزینه “فایل قالب نامه” کلیک می‌کنیم (تصویر 8).

08 – بارگذاری فایل قالب نامه قرارداد

قدم دوم – اضافه کردن فایل قالب نامه قرارداد

با کلیک بر روی گزینه “فایل قالب نامه”، لیستی از قالب‌های نامه که از قبل اضافه شده‌اند به نمایش در می‌آید؛ بر روی گزینه “+اضافه” کلیک می‌کنیم، تا فایل قالب نامه قرارداد خود را که به صورت ورد از پیش طراحی کرده‌ایم را در اتوماسیون اداری فراگستر بارگذاری نماییم (تصویر 9).

09 – اضافه کردن فایل قالب نامه قرارداد

قدم سوم – تعریف قالب نامه قرارداد

پس از کلیک بر روی گزینه “+اضافه” پنجره‌ای برای شما به نمایش در می‌آید که در آن باید مشخصات فایل قالب نامه را تعریف نموده و خود فایل ورد قالب نامه قرارداد را نیز بارگذاری کنید (تصویر 10). در انتها بر روی گزینه “ذخیره” می‌زنیم و از این بخش خارج می‌شویم.

10 – تعریف قالب نامه قرارداد

پس از بارگذاری فایل قالب نامه، نوبت به تعیین دسترسی‌های آن و انتساب الگوی مسیر امضای قرارداد به قالب نامه است.

بخش سوم: تعیین دسترسی قالب نامه و انتساب الگوی مسیر امضای قرارداد به آن

قدم اول – تنظیمات قالب نامه

برای تعیین دسترسی‌های قالب نامه قراداد و همچنین اضافه کردن آن به لیست قالب‌های نامه در کارتابل اتوماسیون اداری، مجددا وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون” می‌شویم و این بار بر روی گزینه “قالب نامه” کلیک می‌کنیم (تصویر 11).

11 – تنظیمات قالب نامه

قدم دوم – اضافه کردن قالب نامه در لیست قالب های کارتابل

پس از کلیک بر روی گزینه “قالب نامه” پنجره‌ای حاوی لیستی از قالب‌های نامه که در کارتابل اتوماسیون اداری در دسترس هستند، مشاهده می‌کنید؛ برای اضافه کردن قالب نامه قرارداد به لیست قالب‌های نامه در کارتابل، بر روی گزینه “+اضافه” کلیک می‌کنیم (تصویر 12).

12 – اضافه کردن قالب نامه در لیست قالب های کارتابل

قدم سوم – انتخاب قالب ورد

در پنجره باز شده، گزینه “قالب Word” را انتخاب می‌کنیم، زیرا جنس قالب نامه قراردادی که بارگذاری کرده‌ایم، از نوع ورد است، تا در کارتابل اتوماسیون اداری قابل ویرایش باشد (تصویر 13).

13 – انتخاب قالب ورد

قدم چهارم – تعریف مشخصات قالب

پس از انتخاب گزینه “قالب Word” پنجره‌ای با عنوان “مشخصات قالب” برای شما به نمایش در می‌آید؛ با تکمیل فیلدهای مشخص شده در تصویر زیر، مشخصات قالب نامه و همچنین برخی از دسترسی‌های آن را می‌توانید تعیین کنید و در انتها بر روی گزینه “ذخیره” کلیک نمایید (تصویر 14).

14 – تعریف مشخصات قالب

قدم پنجم – تعریف دسترسی های قالب نامه

با تعیین و ذخیره مشخصات، قالب نامه در لیست موجود در تصویر 12 مشاهده خواهید کرد؛ در این مرحله نوبت به تعیین دسترسی‌های قالب نامه می‌رسد. با اسکرول لیست قالب‌های نامه به سمت چپ، گزینه‌‌های “ویرایش”، “حذف”، “دسترسی” و “انتساب مسیر امضا به قالب” را مشاهده می‌نمایید. در این بخش بر روی گزینه “دسترسی” کلیک می‌کنیم (تصویر 15).

15 – تعریف دسترسی های قالب نامه

قدم ششم – اضافه کردن کاربران و تعیین دسترسی آنها به قالب نامه

در پنجره‌ای که برای شما به نمایش در می‌آید (تصویر زیر)، می‌توانید افرادی که قرار است به قالب نامه قرارداد دسترسی داشته باشند را با استفاده از فیلد‌های مختلفی که مشاهده می‌کنید پیدا نموده و با انتخاب گزینه‌هایی مانند “امکان ذخیره و ارسال”، “امکان امضاء”، “امکان تایید” و امکان ایجاد، دسترسی آن‌ها به قالب نامه جهت گردش قرارداد در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر را تعیین کنید و این تنظیمات و دسترسی‌ها را ذخیره نمایید.

16 – اضافه کردن کاربران و تعیین دسترسی آنها به قالب نامه

قدم هفتم – لیست دسترسی ها به قالب نامه

پس از اتمام تعیین دسترسی‌های افراد به قالب نامه قرارداد (تصویر 17)، نوبت به انتساب الگوی مسیر امضا به قالب نامه جهت گردش قرارداد در اتوماسیون اداری می‌رسد.

17 – لیست دسترسی ها به قالب نامه

بخش چهارم: انتساب الگوی مسیر امضا به قالب نامه قرارداد

قدم اول – انتساب مسیر امضا به قالب نامه

برای انتساب الگوی مسیر امضا به قالب نامه، در لیست قالب نامه، به جای کلیک بر روی گزینه “دسترسی” (تصویر 15)، این بار بر روی گزینه “انتساب مسیر امضا به قالب” کلیک می‌کنیم (تصویر 18).

18 – انتساب مسیر امضا به قالب نامه

قدم دوم – اضافه کردن الگوی مسیر امضای تعریف شده و ورود به بخش تنظیمات پیشفرض

در پنجره‌ای که برای شما به نمایش در می‌آید، از لیست موجود، الگوی مسیر امضایی که برای گردش قرارداد در اتوماسیون اداری تعریف کرده‌ایم را انتخاب می‌نماییم و بر روی گزینه “+اضافه” کلیک می‌کنیم. پس از اضافه کردن الگوی مسیر امضا، بر روی گزینه “تنظیم پیش‌فرض” می‌زنیم، تا افرادی که به این الگوی مسیر امضا در این قالب نامه قرارداد دسترسی دارند را، انتخاب کنیم (تصویر 19).

19 – اضافه کردن الگوی مسیر امضای تعریف شده و ورود به بخش تنظیمات پیشفرض

قدم سوم – انتخاب افراد در الگوی پیشفرض مسیر نامه

در این مرحله فقط کافیست تیک کنار کاربران را فعال کنید، تا آن‌ها قادر باشند از قالب نامه قرارداد و الگوی مسیر امضای آن استفاده نمایند (تصویر 20). حال نوبت به استفاده از قالب نامه و الگوی مسیر امضا و به گردش قرارداد در سازمان می‌رسد.

20 – انتخاب افراد در الگوی پیشفرض مسیر نامه

بخش پنجم: گردش قرارداد در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

قدم اول – ایجاد نامه جدید در کارتابل اتوماسیون اداری

برای ایجاد و گردش قرارداد در سازمان به کمک اتوماسیون اداری، ابتدا وارد میزکار هوشمند اتوماسیون فراگستر می‌شویم و بر روی گزینه “جدید” و سپس “نامه جدید” کلیک می‌کنیم (تصویر 21).

21 – ایجاد نامه جدید در کارتابل اتوماسیون اداری

قدم دوم – انتخاب قالب قرارداد

در پنجره‌ به نمایش در آمده، نام قالب قرارداری که در اتوماسیون اداری بارگذاری کرده‌اید را انتخاب نمایید؛ در این مقاله نام قالب ما “قرارداد 3 امضا” است (تصویر 22).

22 – انتخاب قالب قرارداد

قدم سوم – تعیین مسیر امضای قرارداد

در تصویر زیر (تصویر 23) قالب نامه قرارداد را مشاهده می کنید؛ پس از درج موضوع نامه، گیرنده و متن قرارداد در قالب نامه قرارداد، بر روی گزینه “تایید و امضا” و سپس “تنظیم مسیر امضا” کلیک می‌کنیم.

23 – تعیین مسیر امضای قرارداد

قدم چهارم – مشاهده افراد و امکان تغییر ترتیب ارجاعات و امضا

پس از انتخاب گزینه “تنظیم مسیر امضا” پنچره‌ای برای شما به نمایش در می‌آید؛ در این پنجره می‌توانید افراد و الگوی مسیر امضا قالب نامه را مشاهده نمایید، نقش افراد را کلیک بر روی گزینه “ویرایش” تغییر دهید و در نهایت ترتیب اخد امضا و تاییدات را عوض کنید. پس از اتمام تنظیمات بر روی گزینه “ارجاع به نفر اول” کلیک کنید (تصویر 24).

24 – مشاهده افراد و امکان تغییر ترتیب ارجاعات و امضا

قدم پنجم – ارجاع قرارداد به نفر اول و گردش قرارداد در سازمان

در پنجره ارجاع، می‌توانید تنظیمات ارجاع نامه در اتوماسیون اداری را مشاهده کنید، تنظیماتی مانند تعیین نوع نامه، نوع ارجاع، محرمانگی نامه، مهلت پاسخ‌دهی، مهلت دردسترس‌پذیری و… ؛ در صورت نیاز می‌توانید متن ارجاع نامه را نیز در این بخش اضافه کنید و در نهایت بر روی گزینه “ارجاع” کلیک نمایید، تا قرارداد بر اساس الگوی مسیر امضا در اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاید.

انواع روش های اخذ امضا و تاییدات نامحدود در اتوماسیون فراگستر

به طور کلی اسناد و مدارکی که در سازمان به گردش در می‌آیند و نیازمند اخذ تاییدات و امضاهای لازم هستند، به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• دسته اول: اسناد و مدارکی که الگوی مسیر امضا و گیرندگان ثابت و مشخصی دارند.
• دسته دوم: اسناد و مدارکی که الگوی مسیر امضا و گیرندگان ثابتی ندارند.

اسنادی مانند قراردادها، سفارشات خرید، برخی از درخواست‌ها و…، جزو دسته اول هستند؛ یعنی باید برای گردش در سازمان و اخذ امضا و تاییدات لازم، الگوی مسیر امضای مشخص و گیرندگان ثابتی برای آن تعریف شود، تا دقیقا مطابق جریان گردش کار تعریف شده و به ترتیب گیرندگان، در سازمان به گردش در بیایند.

از طرفی اسناد و مکاتباتی مانند صورتجلسات، که شرکت‌کنندگان متفاوتی دارند و ترتیب امضا نیز در آنها از اهمیت بالایی برخوردار نیست، جزو دسته دوم قرار می‌گیرند؛ با استفاده از زیرسیستم چندامضایی و تاییدات نامحدود، می‌توانید هنگام ارسال یا ارجاع مکاتبات، الگوی مسیر امضا و گیرندگان آن – به صورت نامحدود – را مطابق با نیاز خود، تعریف کنید. توجه داشته باشید در این حالیت، شما الگوی مسیر امضای پویایی دارید و مانند دسته اول، نیازی به تعریف یک الگوی مسیر امضای ثابت با گیرندگان محدود نخواهید داشت.

بیشتر بدانیم: آموزش نحوه گردش صورتجلسات اداری

همچنین برای دریافت اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان متناسب با کسب و کار یا سازمانتان، کافیست فرم درخواست دموی آنلاین رایگان را تکمیل کنید، تا همکاران ما در اولین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره رایگان، شاهد نسخه دموی آنلاین رایگان اتوماسیون اداری فراگستر باشید.

سخن پایانی

امیدواریم که مطالعه این مقاله آموزشی پیرامون نحوه گردش قرارداد ها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای شما مفید بوده باشد؛ ضمن تشکر از شما بابت همراهی تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم.