چگونه یک نامه را در اتوماسیون اداری به چند نفر ارسال کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

مکاتبات سازمانی نقش پررنگی در فعالیت‌های کسب و کارهای امروزی دارد و بسیاری از کارکنان سازمان برای انجام وظایف خود مجبور به ارسال نامه‌های متعددی می‌شوند. بدیهی است در این حالت اگر قرار باشد برای هر کدام از گیرندگان یک نامه جدا تهیه کنند، باعث اتلاف وقت زیادی می‌شود. بنابراین این سوال پیش می‌آید که چگونه یک نامه را در اتوماسیون اداری برای چند نفر ارسال کنیم؟ برای یافتن پاسخ این سوال با ما همراه باشید.

آیا اتوماسیون اداری فراگستر امکان ارسال نامه به چند نفر را دارد؟

یکی از قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون فراگستر این است که از نظر تعداد گیرنده‌های نامه‌ها، ارجاع‌ها و پاسخ‌ها اصولاً محدودیتی ندارد. یعنی تا زمانی که شما دسترسی ارسال یا ارجاع نامه به گیرندگان را در سامانه اتوماسیون داشته باشید، می‌توانید یک نامه را برای هر تعداد گیرنده که مایل هستید ارسال کرده و یا به آنها ارجاع دهید.

در سامانه اتوماسیون فراگستر انتخاب گیرندگان متعدد برای ارسال یا ارجاع نامه نیز به روش‌های متعددی می‌تواند انجام شود. تمامی این روش‌ها بصورت فراگیر در سامانه تعبیه شده‌اند و از هر نقطه که امکان ارسال، ارجاع یا پاسخ به یک نامه وجود داشته باشد، شما می‌توانید افراد متعددی را به عنوان گیرنده انتخاب کنید. این کار می‌تواند هم به صورت دستی و یا با تعریف گروه‌های خاصی از گیرندگان به صورت پیش‌فرض انجام شود.

نحوه ارسال یک نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر

برای ارسال نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر کافیست تا پس از آماده شدن نامه یا پیش‌نویس نامه‌ای که می‌خواهید ارسال کنید، گزینه ارسال را انتخاب کنید.

نحوه ارسال نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر

مطابق تصویر فوق، در پنجره‌ای که باز می‌شود قسمتی برای انتخاب گیرندگان وجود دارد. در این قسمت به جای 1 نفر، شما می‌توانید چندین نفر را به عنوان گیرنده انتخاب کنید. شما همچنین می‌توانید گروهی از گیرندگان را که از پیش تعریف کرده‌اید و یا تمامی اعضای یکی از واحدهای سازمان را به عنوان گیرندگان انتخاب کرده و نامه خود را برای تمامی ای افراد ارسال کنید.

نحوه ارجاع یک نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر

برای ارجاع یک نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر، ابتدا باید گزینه ارجاع را انتخاب کنید. اینکار به چندین روش ممکن است. مثلاً می‌‎توانید نامه را از فهرست نامه‌های کارتابل خود انتخاب کرده و روی گزینه ارجاع کلیک کنید. روش دیگر این است که نامه‌ای را باز کنید و در صفحه نمایش آن، گزینه ارجاع را انتخاب کنید.

نحوه ارجاع یک نامه به چند نفر در اتوماسیون اداری فراگستر

در هر صورت پس از کلیک روی گزینه ارجاع، پنجره‌ای مشابه تصویر باز می‌شود. در این پنجره قسمتی برای تعیین گیرندگان ارجاع در اختیار شما قرار می‌گیرد. هنگام انتخاب گیرندگان، فهرستی نمایان می‌شود و این امکان را به شما می‌دهد که چندین گیرنده را انتخاب کنید. شما همچنین می‌توانید برای هر کدام از این گیرندگان، یک ارجاع خاص ارسال کنید. یعنی می‌توانید یک نامه را با چند نوع ارجاع و دستور متفاوت برای افراد مختلف ارسال کنید. این قابلیت به ویژه برای مدیران یا کارکنانی که نیاز به هماهنگی با چندین نفر دارند، می‌تواند بسیار مفید باشد.

نحوه ارجاع چند نامه به چندین نفر به صورت همزمان

یکی دیگر از قابلیت‌های خوب اتوماسیون اداری فراگستر برای تسهیل مکاتبات اداری، امکان ارجاع چند نامه به چندین نفر به صورت همزمان است. برای اینکار کافیست تا مطابق تصویر زیر، نامه‌های مورد نظر خود را از فهرست کارتابل خود انتخاب کنید و سپس در حالی که چندین نامه انتخاب شده‌اند، روی گزینه ارجاع کنید. در این صورت، تمامی این نامه‌ها برای افرادی که به عنوان گیرنده انتخاب می‌کنید، ارسال خواهند شد.

نحوه ارجاع چند نامه به چندین نفر به صورت همزمان

در این حالت محدودیتی برای تعداد گیرندگان وجود نخواهد داشت و می‌توانید مشابه ارجاع یک نامه به چند نفر، این نامه‌ها را برای هر کدام از گیرندگان با دستور و نوع ارجاع خاصی ارسال کنید.

نحوه ارسال پاسخ یک نامه به چند نفر به طور همزمان

همانطور که در ابتدا گفتیم، اتوماسیون فراگستر از نظر تعداد گیرنده‌ها برای پاسخ به نامه نیز محدودیتی ندارد. به این معنی که شما می‎‌توانید پاسخ به یک نامه را نه تنها برای فرستنده اصلی (که به صورت پیش‌فرض به عنوان گیرنده یک پاسخ تعیین می‌شود) ارسال کنید، بلکه خواهید توانست تا آن را برای هر تعداد دیگر از افراد سازمان نیز ارسال کنید. به عنوان مثال ممکن است یکی از کارکنان سازمان، طی نامه‌ای به مدیر عامل در مورد یکی از مشکلات سازمان صحبت کند. در این حالت اگر مدیر قصد رساندن پاسخ این سوال به تمامی کارکنان سازمان را داشته باشد، می‎‌تواند در ضمن پاسخ به فرستنده اصلی، سایر کارکنان سازمان را نیز به عنوان گیرنده انتخاب کند تا ارتباط مناسبی با کارکنان سازمان خود برقرار کرده باشد.

امکان ارسال پاسخ یک نامه به چند نفر به طور همزمان در اتوماسیون اداری

برای ارسال پاسخ یک نامه به چند نفر به طور همزمان در اتوماسیون اداری فراگستر، کافیست تا پس از انتخاب نامه از فهرست یا نمایش آن، گزینه پاسخ را انتخاب کنید و در پنجره‌ای که باز می‌شود هر تعداد گیرنده را که مایل هستید انتخاب کنید. توجه داشته باشید که پنجره پاسخ به یک نامه، عیناً مشابه پنجره ارجاع نامه است و با عنوان ارجاع نمایش داده می‌شود. علت آن نیز این است که پاسخ نامه نیز نوعی ارجاع محسوب می‌شود.