۷ ویژگی که تمام نرم‌افزارهای اتوماسیون جریان کار باید داشته باشند

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

شما چگونه کارهای تیم خود را کنترل می‌کنید؟ با ایمیل؟ بوسیله فایل‌های اکسل؟ یا شاید ابزار Outlook. اما متاسفانه این ابزارها مناسب نیستند. آیا با نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار و مدیریت فرایندها آشنایی دارید؟این نرم‌افزار یک ابزار تکنولوژیک است که می‌تواند مزایای متعددی را برای شرکت شما فراهم کند؛ که مهمترین آنها بدون شک کنترل دقیق‌تر و بیشتر روی کارها، وظایف و امکان دسترسی به داده‌ها از طریق پنل‌های مدیریتی است.

اما برای دستیابی به این نتایج، مزایای دیگری نیز باید وجود داشته باشد. در این مقاله اطلاعات بیشتری درباره این موارد و دیگر ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار را مشاهده می‌کنید.

۷ ویژگی مهم نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار که نباید حذف شود

۱- از نمادهای استاندارد بین‌المللی استفاده کند

شکی نیست که نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار باید نمادهایی از BPMN را که بیشترین مورد استفاده در بازار را داشته و شناخته شده هستند؛ استفاده کند. به این ترتیب، هرکس که درگیر فرایندهای شرکت است می‌تواند راحت‌تر با سیستم ارتباط برقرار کند.

به عنوان مثال، در صورت ورود اعضای جدید به تیم و یا زمانیکه تیمی برای ارائه و تفهیم تیم‌های خارجی یا دادن توضیحات به مشتریان خارجی اعزام می‌شود، همه می‌دانند که از کدام نماد و ارجاعات برای درک نمودارها استفاده کنند. در واقع این استاندارد بودن، بسوی سادگی منتهی می‌شود و سرعت و بهره‌وری را بالاتر خواهد برد.

۲- به راحتی قوانین را ایجاد و سیستم را یکپارچه کنید

دوره بسترهای پیچیده‌ای که تقاضای تسلط بر کدنویسی و برنامه‌نویسی پیشرفته توسط کاربران را دارند، به پایان رسیده است.

نرم‌افزارهای اتوماسیون پیشرفته امروزی BPM از نوع Low Code بهره می‌برند که مجهز به رابط‌های بصری آسان و انتقال عناصر از طریق کشیدن و رها کردن است که به شما اجازه می‌دهند قوانین و اشکال را بطور مستقیم پیکربندی کنید.

علاوه بر این، اتوماسیون اداری باید با نرم‌افزارهای پرکاربرد دیگر هم قابل یکپارچه‌سازی باشد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با ابزارهایی مانند ایمیل، فکس، پیامک، ویرایشگر word و نرم‌افزار BPMS قابل یکپارچه‌سازی است. قابلیت‌های این سیستم هوشمند را میتوانید در صفحه قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر مشاهده کنید.

۳- دسترسی از راه دور و به اشتراک‌گذاری بصورت آنی داشته باشد

تحول دیجیتال یک واقعیت غیرقابل انکار و فراگیر است که عادت‌های کاری افراد و راه و رسم اینکه شرکت‌ها چگونه کسب‌وکار خود را انجام می‌دهند را عوض کرده است.

امروزه، صرف نظر از حضور کارکنان در سازمان، بسیار معمول است که به آنها دسترسی به داده‌ها و ابزارهای مبتنی بر اّبر اعطا شود. چراکه ممکن است مایل باشند در راه یا در خانه کار کنند.

در این زمینه، نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید دارای قابلیت استفاده از خارج از شرکت و همکاری‌های این چنینی را داشته باشد تا امکان استفاده بیشتر از این فرهنگ جدید فراهم شود. اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر در هر کجا که امکان اتصال به اینترنت وجود داشته باشد قابل استفاده خواهد بود.

۴- مهلت اتمام کارها و هشدارها قابل تنظیم باشد

نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار شما باید به شما اجازه دهد برای جریان‌های کاری خود مهلت اتمام تنظیم کنید. ین یکی از ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار است. همچنین این نرم‌افزار باید سبب شود تا کارکنان و مدیران از نزدیکی یا به پایان رسیدن این مهلت آگاه شوند، الویت‌بندی را تسهیل کند و تعامل سازنده‌تر را ارتقاء دهد.

علاوه بر منابعی که به تیم کمک می‌کند تا در موعد مقرر کارها را به انجام برسانند، نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیز با ثبت کارهایی که در موعد مقرر به پایان رسیده و یا نرسیده‌اند بعنوان یک پایگاه داده برای اقداماتی نظیر ارزیابی شایستگی تیم یا جبران خسارات مالی درنظر گرفته می‌شود.

ایجاد محدودیت‌های زمانی کارکنان برای انجام کارها، به مدیران اجازه می‌دهد تا مقدار بیشتری از وظایف را به زیردستانشان بسپارند.

۵- روی رایانه شخصی، گوشی هوشمند یا تبلت قابل اجرا باشد

مهم نیست دستگاه شما چیست. نرم‌افزار اتوماسیون جریان کار شما باید رابط کاربری را برای انواع صفحه نمایش و در هر اندازه‌ای فراهم کند. این صفتی است که “واکنش‌گرایی” نامیده می‌شود.

به این ترتیب، تیم و مدیران چابک‌تر خواهند بود، چراکه قادر خواهند بود وظایف خود را در هر زمان و هر مکان انجام دهند. علاوه بر این نسخه موبایل سازمانی اتوماسیون اداری فراگستر برای دو نگارش iOS و Android به شما این دسترسی را میدهد که هم بصورت آنلاین و هم آفلاین ، در خارج از سازمان نیز تمامی کارها و وظایف خود را پیگیری کنید.

۶- قابلیت پشتیبانی از زیرساخت ابری داشته باشد

نرم‌افزار گردش کار ابری، کارمندان را از کارهای گوناگونی همچون نگهداری زیرساخت‌های مختلف نظیر تعمیرات و نگهداری سرور، خرید و نگهداری لینک‌های گران قیمت اینترنت، پشتیبان‌گیری از پایگاه داده و فایل‌ها، هزینه‌های پرسنلی برای مدیریت محیط و بسیاری از هزینه‌های دیگر آزاد می‌سازد.

هزینه نگهداری و پشتیبانی بسیار زیاد است و اغلب در هنگام خرید نادیده گرفته می‌شود. رایانش ابری آمده است تا این سناریو را تغییر دهد. قبل از ظهور این مفهوم، سیستم‌ها در مراکز داده با دسترسی بسیار بالا، امنیت و هزینه‌های رقابتی نگهداری می‌شدند.

در مدل ابر، هزینه‌های تعمیر و نگهداری در میان تمام مشتریان تقسیم می‌شود، و ارزش نهایی تنها کسری از مدل سنتی نگهداری داده‌ها است. امروزه کاربرد رایانش ابری در نرم‌افزارهای سازمانی یک مزیت رقابتی بشمار می‌رود.

۷- سیستم اتوماسیون با مدیریت کسب‌وکار یکپارچه باشد

یکپارچگی سیستم اتوماسیون اداری با مدیریت فرایندهای کسب‌وکار علاوه بر داشتن کنترل بیشتر بر روی فرآیندها، سبب تسهیل در مدیریت خواهد شد، جریان‌های ایمیل و استفاده از فایل‌های اکسل را حذف کرده و پویایی را در سازمان افزایش خواهد داد.

نظر شما راجع به این ویژگی‌ها چیست؟ آیا ویژگی دیگری را می‌شناسید که برای نرم‌افزار جریان کار ضروری باشد؟ نظرات خود را با خوانندگان مطالب ما به اشتراک بگذارید!