نرم افزار نامه نگاری چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
نامه نگاری اصلی‌ترین راه برقراری ارتباطات رسمی در سازمان‌ها و کسب و کارهاست. با این حال، نگارش نامه‌ها به روش سنتی کاری زمان‌بر بوده و هزینه زیادی را بر سازمان‌ها تحمیل می‌کند. به همین دلیل بسیاری از مدیران به دنبال استفاده از نرم افزارهای نامه نگاری در سازمان خود هستند. در ادامه این مقاله برای آشنایی بیشتر شما، به معرفی نرم افزار نامه نگاری و ویژگی‌های آن می‌پردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
منظور از نرم افزار نامه نگاری چیست؟
نرم افزار نامه نگاری که با نام‌های نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه نیز شناخته می‌شود، ابزاریست که به شما اجازه می‌دهد تا تمامی نامه‌ها و مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی ایجاد، پردازش، ارسال، دریافت و ذخیره‌سازی کنید. این نرم‌افزار علاوه بر نگارش و مدیریت نامه‌ها، امکاناتی مانند ثبت اطلاعات نامه‌های وارده و صادره، دریافت پیوست نامه‌ها، امضای دیجیتالی نامه‌ها، اسکن نامه‌های کاغذی، طراحی قالب نامه‌ها و شماره گذاری خودکار آنها را نیز برای شما فراهم می‌کند.
این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا انواع اسناد و نامه‌های اداری خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن با استفاده از قالب‌هایی که برای هر یک از آنها تعریف کرده‌اید تهیه و ارسال کنید. همچنین فهرستی از نامه‌های دریافتی و ارسالی را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید به راحتی به جستجو در میان آنها بپردازید. از سوی دیگر، امکاناتی مانند تعریف دفاتر اندیکاتور، تعریف فرمت شماره‌گذاری نامه‌ها و ثبت و ذخیره‌سازی نامحدود نامه‌ها و پیوست‌های آنها به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایف واحد دبیرخانه سازمان را نیز با استفاده از این نرم افزارها انجام دهید.
چرا استفاده از نرم افزار نامه نگاری اهمیت دارد؟
یکی از چالش‌های اصلی همه سازمان‌ها و کسب و کارها، مدیریت مکاتبات داخلی و خارجی سازمان است. این مساله به ویژه در سازمان‌های بزرگی که روزانه هزاران نامه و سند در آنها ایجاد و تبادل می‌شود، اهمیت بسیاری دارد. بدون مدیریت صحیح مکاتبات سازمانی، یافتن نامه‌ها و اسناد دشوار شده و حتی ممکن است گم شوند. این مساله به نوبه خود باعث افزایش انواع خطاهای انسانی می‌شود که علاوه بر اتلاف زمان و ضررهای مالی و معنوی، می‌تواند باعث ایجاد مشکلات حقوقی زیادی برای سازمان و یا کارکنان آن شود.
استفاده از نرم افزار نامه نگاری، بهترین راهکار مقابله با چالش مدیریت مکاتبات در سازمان است. نرم افزار نامه نگاری به سازمان‌ها و کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا ضمن مدیریت انواع مکاتبات خود (ایمیل، نامه، فکس و …)، آنها را به صورت دیجیتالی و با سرعت بالا ارسال و دریافت کنند.
این راهکارها با داشتن سایر امکاناتی مانند قابلیت اسکن اسناد و نامه‌ها، ارسال و ارجاع خودکار نامه‌ها و قابلیت ردیابی آنها نیز به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا در هر مرحله از وضعیت مکاتبات خود مطلع بوده و بر آنها نظارت داشته باشند. این نظارت نیز به نوبه خود امکان شناسایی و برطرف کردن گلوگاه‌ها را فراهم می‌کند.
نرم افزار نامه نگاری چه ویژگی‌ها و مشخصاتی دارد؟
نرم افزارهای نامه‌نگاری که با نام‌های دیگری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه نیز شناخته می‌شوند، معمولاً از چندین بخش تشکیل شده‌اند که هر یک امکانات خودشان را دارند. در ادامه به معرفی اصلی‌ترین بخش‌های این نرم افزارها و امکانات رایج آنها می‌پردازیم:
کارتابل مکاتبات، مشابه Inbox یک ایمیل است
- کارتابل مکاتبات
کارتابل مکاتبات در نرم افزار نامه‌نگاری یا اتوماسیون اداری، مشابه Inbox یک ایمیل است و قسمتی است که شما می‌توانید در آن فهرست نامه‌های ورودی و خروجی خود را مشاهده کرده و آنها را مدیریت کنید. برخی از ویژگی‌های رایج این بخش عبارتند از:
- اختصاصی بودن کارتابل برای هر شخص
- امکان تعریف امضای دیجیتالی برای هر شخص
- امکان ارسال نامه‌ها همراه با رونوشت
- امکان ارسال SMS برای اطلاع رسانی به گیرنده نامه
- سازگاری با پروتکل ECE
- قابلیت پیوست انواع اسناد به نامه‌ها
- امکان تهیه و گردش انواع فرم‌های اداری
- امکان مشاهده شرح اقدامات صورت گرفته روی نامه
- امکان مشاهده گردش نامه و ارجاعات آن
- امکان ثبت نامه به صورت پیش نویس
- امکان پوشه‌بندی شخصی برای هر کارتابل
- امکان بایگانی الکترونیکی نامه‌ها و اسناد
- امکان جستجو میان نامه‌ها در کارتابل پرسنل
- امکان درج دستور یا ارجاع صوتی روی نامه
- امکان تعریف قالب نامه‌ها و اسناد همراه با سربرگ سازمان
- پشتیبانی از دریافت و ارسال فکس بصورت الکترونیکی
نرم افزار دبیرخانه، وظایف واحد دبیرخانه یک سازمان را انجام می‌دهد
- دبیرخانه و ثبت مکاتبات
این بخش از نرم افزار نامه‌نگاری یا اتوماسیون اداری، وظایف واحد دبیرخانه یک سازمان را انجام می‌دهد. یعنی نامه‌های ورودی و خروجی را ثبت و شماره‌گذاری می‌کند. برخی از ویژگی‌های رایج این بخش عبارتند از:
- امکان اسکن نامه‌های کاغذی و به گردش انداختن آنها در سازمان
- امکان تعریف الگو و فرمت برای شماره‌گذاری نامه‌ها
- قابلیت تعریف چندین دبیرخانه
- قابلیت رهگیری نامه‌های صادره از سازمان
- امکان ثبت بسته های دریافتی و ارسالی
- امکان تهیه گزارش‌های متنوع از نامه‌ها و بسته‌های دریافتی و ارسالی
- امکان جستجوی نامه‌ها با شماره یا موضوع آنها
- امکان تعریف پرونده بایگانی متعدد
- پشتیبانی از پروتکل ECE برای ارتباط با سایر سازمان‌ها
- امکان تبدیل فکس های دریافتی به نامه وارده
- سایر امکانات نرم افزارهای نامه نگاری
برخی از سایر امکاناتی که در این نرم افزارها در اختیار شما قرار می‌گیرند، عبارتند از:
- امکان تعریف سطوح کاربری (مانند راهبر سیستم، کاربر دبیرخانه، کابران ساده، پشتیبانی و …)
- طراحی کاربری ساده و انعطاف‌پذیر
- امکان تعریف چارت سازمانی و پست‌های سازمانی
- امکان اختصاص چند پست سازمانی به هر یک از کاربران
- امکان مدیریت ایمیل‌ها و تبدیل آنها به نامه در اتوماسیون
بهترین نرم‌افزار نامه‌نگاری فارسی کدام است؟
همانطور که پیش‌تر گفتیم، نرم افزارهای نامه‌نگاری با نام‌های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه نیز شناخته می‌شوند. این نرم‌افزارها به ویژه در میان سازمان‌های ایرانی محبوبیت و کاربرد بالایی دارند. در حالی که انواع متنوعی از این نرم افزارها در بازار وجود دارد، انتخاب بهترین نرم افزار بستگی به نیازها و شرایط سازمان شما دارد. بنابراین ما در اینجا به معرفی یکی از بهترین نمونه‌های آنها بسنده می‌کنیم. یکی از بهترین و محبوب‌ترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر است که توسط تعداد زیادی از کسب و کارها و سازمان‌های بنام و مطرح ایرانی مانند ایرانسل و بانک ملی ایران استفاده می‌شود.
برخی از دلایلی که باعث محبوبیت نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر شده‌اند، عبارتند از سرعت بالای این نرم افزار، ماژول‌های متنوع، به‌روزرسانی مداوم و پشتیبانی قوی از آن. با استفاده از این نرم‌افزار شما می‌توانید ضمن یکپارچه‌سازی تمامی نرم‌افزارهای سازمانی خود، مکاتبات و گردش کارهای اداری خود را با سرعت و دقت بالا از هر زمان و در هر مکان پیگیری کنید. برخی از قابلیت‌ها و امکانات خاص این نرم افزار عبارتند از: قابلیت تبدیل گفتار به متن، جستجوی هوشمند، نسخه موبایل PWA، داشتن API برای ارتباط با سایر سیستم‌های سازمان، قابلیت چندسازمانی، امکان رهگیری نامه‌ها از طریق کد USSD، قابلیت چند امضایی، افزونه Outlook و بسیاری موارد دیگر.
کلام آخر
نرم افزار نامه نگاری که بیشتر با نام‌های اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه شناخته می‌شود، ابزاری است که مدیریت مکاتبات شما را متحول می‌کند. بنابراین اگر به دنبال نرم‌افزاری برای دیجیتالی کردن فرآیند نامه‌نگاری و مدیریت مکاتبات در سازمان خود هستید، بهتر است با کلیدواژه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به دنبال آنها باشید. نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران است که با داشتن یک رابط کاربری آسان و مدرن، امکان نگارش و به گردش انداختن نامه‌های اداری و انجام امور دبیرخانه را تحت شبکه و یا در بستر اینترنت برای شما فراهم می‌کند.
