“مراتب جهت استحضار” در نامه های اداری به چه معناست؟

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

یکی از عباراتی که حتما در نامه‌های اداری با آن برخورد کرده‌اید، عبارت “مراتب جهت استحضار” است که نشان می‌دهد هدف نویسنده، اطلاع‌رسانی و آگاه کردن مخاطب است. اگر می‌خواهید بدانید معنی دقیق این عبارت چیست و چگونه باید از آن استفاده کنید، با ما همراه باشید.

مراتب جهت استحضار یعنی چه؟

این عبارت از 3 کلمه تشکیل شده که در فرهنگ لغات فارسی به ترتیب به این صورت معنی می‌شوند: مراتب (به معنی قضیه، موضوع، مطلب)، جهت (به معنی برای) و استحضار (به معنی آگاهی، اطلاع). همانطور که ملاحظه می‌کنید، اگر معانی این کلمات را کنار هم بگذاریم، معنای لغوی این عبارت می‌شود “موضوعی برای اطلاع”. بنابراین نویسنده زمانی از این عبارت استفاده می‌کند که می‌خواهد به دریافت کننده نامه اعلام کند که هدف از نامه اساساً اطلاع رسانی درباره یک موضوع و آگاه ساختن گیرنده است.

به این نکته توجه داشته باشید که کلمه استحضار رسمی‌تر از کلمه اطلاع است و نشان‌دهنده ادای احترام بیشتر شما به گیرنده است. بنابراین کارکرد آن صرفاً در نامه‌هاییست که به مقام بالاتر ابلاغ می‌شود. اگر نامه به مقام پایین دست باشد از عبارت “جهت اطلاع” و امثال آن استفاده خواهد شد.

این عبارت به چندین شکل مورد استفاده قرار می‌گیرد که در ادامه به آنها می‌پردازیم.

بیشتر بخوانید: راهنمای نگارش نامه اداری: چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم؟

کاربردهای عبارت “مراتب جهت استحضار” همراه با نمونه

با توجه به معنی این عبارت، اصولا هر زمان بخواهیم به مخاطب بگوییم که هدف از نگارش یا ارسال یک نامه ملاحظه آن است، از آن استفاده می‌شود. نحوه استفاده از این عبارت عموما به 2 شکل است. یکی زمانی که با استفاده از این عبارت در متن نامه به دریافت‌کننده اطلاع می‌دهیم که نوعی اطلاع‌رسانی (به سایر اشخاص یا به دریافت کننده) صورت گرفته است. مورد دیگر حالتی است که این عبارت در خارج از متن اصلی نامه و پس از امضا به عنوان توضیحات رونوشت، متن ارجاع یا پی‌نوشت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادامه نمونه‌ای از این موارد همراه با توضیحات آورده شده است.

در متن نامه:

هر چند کلمه “استحضار” در ابتدای نامه هم می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد، اما عبارت “مراتب جهت استحضار” تنها در شرح نامه و برای اعلام اطلاع رسانی به دیگران یا به دریافت‌کننده نامه مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال:

در شرح نامه:

• پیرو این نامه، مراتب جهت استحضار به کارشناسان ابلاغ شد.
• مراتب جهت استحضار و صدور دستورات مقتضی به تمامی افراد مذکور پیرو نامه به شماره 17549  ارسال خواهد گردید.
• مراتب جهت هرگونه دستور مقتضی خدمت حضورتان اعلام می‌شود.

در نتیجه گیری متن:

• مراتب جهت استحضار (و اقدام) خدمت شما ارسال می‌شود.
• مراتب جهت اطلاع و اقدام مقتضی حضورتان ارسال می‌گردد.

در انتهای نامه:

کاربرد اصلی این عبارت در انتهای نامه مربوط به موارد استفاده از رونوشت، پی‌نوشت و ارجاع نامه است که ضمن توضیحات آنها آورده می‌‌شود.

رونوشت نامه اداری، پی‌نوشت و ارجاع نامه مفاهیم متفاوتی هستند. با این حال اگر هدف از انجام آنها اطلاع رسانی باشد، عمدتاً با عبارت “جهت اطلاع” یا “مراتب جهت استحضار” همراه می‌شوند. اما اگر جنبه امری داشته باشند با عبارت “جهت اقدام” نگاشته ‌می‌شوند. به عنوان مثال:

به نام خدا

با سلام

جناب آقای/خانم ………

مدیریت محترم شرکت ……….

موضوع: اعلام آمادگی برای همکاری

با سلام و احترام

نظر به اطلاعیه …. در خصوص …. تمایل به همکاری با سازمان شما را اعلام می‌نماییم. خواهشمند است در صورت موافقت با این همکاری مساعدت لازم را مبذول نمایید.

نام و نام خانوادگی

تاریخ و امضاء

رونوشت گیرندگان:

ریاست محترم …. جناب آقای ………. ؛ مراتب جهت استحضار ارسال می‌گردد. در تصویر زیر نمونه نامه اداری مراتب جهت استحضار را می‌توانید مشاهده بفرمایید.

تصویر نمونه نامه دارای عبارت مراتب جهت استحضار

“مراتب جهت استحضار” در اتوماسیون اداری فراگستر

شما می‌توانید از این عبارت در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر نیز برای توضیحات مربوط به رونوشت، پی‌نوشت و ارجاع نامه استفاده کنید. جالب است بدانید در مواردی که رونوشت همراه با عبارت “جهت استحضار” ارسال می‌شوند، سامانه اتوماسیون فراگستر به صورت هوشمند آنها را شناسایی کرده و در یک پوشه مجزا با عنوان “جهت استحضار” برای گیرنده نمایش می‌دهد. علاوه بر اینها شما می‌توانید از این عبارت به عنوان یک متن پیش‌فرض برای ارجاع سریع در سامانه اتوماسیون فراگستر استفاده کنید.

قابلیت های مهم اتوماسیون اداری فراگستر برای نگارش و مدیریت نامه های اداری

اتوماسیون اداری فراگستر دارای قابلیت‌های دیگری نیز برای نگارش و ارسال نامه‌های اداری می‌باشد؛ برخی از دیگر قابلیت‌های اتوماسیون فراگستر عبارت‌اند از:

• تعیین نوع نامه؛ مانند جهت استحضار، جهت اقدام و…
• ایجاد لیست نامه‌ها؛ مانند نامه‌های جهت استحضار، جهت اقدام، جهت بایگانی، جهت پیگیری و…
• امکان تعیین نحوه مرتب سازی نامه‌های دریافت شده بر حسب تاریخ دریافت، فرستنده، فرستنده ارجاع، پرونده، فوریت، تاریخ نامه، تاریخ ارجاع، موضوع، خوانده شده/خوانده نشده، اصل/ رونوشت، ایجاد کننده، نوع نامه و…
• بازپس‌گیری نامه‌های ارسال شده
• ارسال نامه‌ها از طریق اتوماسیون، ایمیل، فکس، ECE و…
• ویرایش نامه‌ها با افزونه Word
• سربرگ‌ها و قالب نامه‌های آماده
• شخصی‌سازی سربرگ‌ها و قالب‌های نامه
• تعیین قوانین و دسته‌بندی خودکار نامه‌ها بر اساس نوع نامه
• ارجاع خودکار نامه به محض دریافت نامه
• امکان تعریف ارجاع سریع و استفاده از کلیدهای ترکیبی برای ارجاع سریع
• امکان تعریف فهرستی از عبارت‌های پر استفاده در دستور ارجاع نامه‌ها (ارجاع سریع)
• و…

سخن پایانی

نامه‌های اداری دارای انواع مختلفی هستند و هر کدام از آن‌ها با هدف خاصی نگارش و ارسال می‌شوند؛ یکی از انواع پر کاربرد نامه‌های اداری، نامه‌های “جهت استحضار” می‌باشند. در این مقاله با معنی و مفهوم “مراتب جهت استحضار” آشنا شدیم و همچنین نمونه متن نامه‌های جهت استحضار را باهم مرور کردیم.

اتوماسیون اداری فراگستر امکانات و قابلیت‌های مختلفی برای نگارش نامه‌ها، تعیین نوع نامه‌ها و مدیریت آن‌ها در اختیار کاربران خود گذاشته است؛ قابلیت‌هایی مانند تعریف سربرگ نامه‌ها، ارجاع سریع نامه‌ها، دبیرخانه تحت وب و… .

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان به سوالات شما عزیزان پاسخ دهیم.