۷ گام برای طراحی یک داشبورد مدیریتی سریع و کارا
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
جهت طراحی یک داشبورد مدیریتی سریع و کارا روش‌های گوناگونی وجود دارد که بهترین نوع آن استفاده از نمونه‌های اولیه است. ایجاد داشبورد از طریق نمونه‌های اولیه، دو مزیت دارد: اول و مهمتر از همه به مخاطبان داشبورد اجازه می‌دهد تا اطمینان حاصل کنند که به همه سوالات، پاسخ داده خواهد شد. دوم اینکه تیم طراحی داشبورد، می‌تواند امکان‌پذیری را به سرعت ارزیابی کرده و نیازهای کسب‌وکار را به داده‌ها و ملزومات تکنیکی تفسیر کند.
از آنجا که یک داشبورد مدیریتی ، چشم‌انداز خلاصه شده‌ای است که از نمودارها، جداول و نقشه‌های حرارتی استفاده می‌کند؛ جنبه بصری باید شامل طراحی فرایندها بصورت ابتدایی، ساده و سریع باشد. طراحی یک داشبورد مدیریتی کارا در بهبود عملکرد سازمان نقش بسزایی خواهد داشت.
مراحل طراحی داشبورد مدیریتی سریع و کارا
۱- یک بدنه داشبورد ایجاد کنید:
بعد از آگاهی از هدف داشبورد، با بیشترین سرعتی که می‌توانید مدل‌های ساده‌ای طراحی کنید تا ایجاد بحث با تیم طراحی را امکان‌پذیر کرده و بعنوان یک راه اولیه تیم را هدایت کنید. زمان را از دست ندهید. خلاق باشید، بلند فکر کنید و از وایت‌بورد در جلسات اولیه‌تان استفاده کنید. مثالی از یک نمونه اولیه از داشبورد که بصورت دستی طراحی شده است را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.
- از طریق یک مدیر اجرایی اطمینان حاصل کنید که تمامی عملکردهای کلیدی و سطوح اطلاعات، نمایش داده شده‌اند. (مثل حساب‌های جدید، روندهای پاداش بازخریدی، معیارهای عملیاتی و غیره). از مدیر بازاریابی سوال کنید که برای هر عملکرد، کدام تصمیمات مدنظر او می‌باشد. سپس در ارتباط با معیارهایی که اجازه اتخاذ این تصمیمات را به او خواهند داد، بحث کنید.
- اطمینان حاصل کنید که کسب این داده‌ها به کمک فناوری اطلاعات واقعا امکان‌پذیر است. آیا تیم بصورت خودکار قادر خواهد بود تمامی داده‌ها را گردآوری کرده و در یک راهکار میزبانی گزارش‌گیری، بکار گیرد؟ اگر خیر، آیا مشتری داشبورد مدیریتی ، متقاضی سرمایه‌گذاری در توسعه سفارشی هست یا بصورت ماهانه و بشکل غیرخودکار این تغییرات فراهم می‌شود؟ پاسخ به این سوالات، به تعریف حوزه و هزینه غیرمستقیم داشبورد، کمک خواهد کرد.
۲- در یک برنامه واسطه، معیارها را اجرا کنید:
بعد از بحث‌های ابتدایی، یک الگو کاملتر برای کمک به بحث‌های باقی مانده طراحی داشبورد ، ایجاد کنید. می‌توانید این نمونه اولیه را به اکسل تبدیل کرده و معیارهای واقعی‌تری را به آن اضافه کنید. نمونه داشبورد طراحی شده در نرم‌افزار اکسل در زیر آورده شده است:
- برای هر بخش از داشبورد، یک طبقه‌بندی تعریف کنید. (مثلا پاداش بازخریدی، هزینه‌ها، درآمدها، کارت هدیه بازخریدی)
- ستونها را تعریف کنید. (مثلا برای یک داشبورد ماهانه – ماه جاری، روندهای ماه قبل، داده‌های YTD و درصد کل ستونها)
- با معیارهای منطقی، همه چیز را تکمیل کرده و اطمینان حاصل کنید مادامی که از این الگو برای بررسی چگونگی ارائه داده‌ها استفاده می‌کنید، داده‌ها جمع‌آوری شده باشند.
- این الگو را با دیگر کاربران کسب‌وکار مرور کنید. آیا به تمامی سوالات کلیدی پاسخ می‌دهد؟ آیا داده‌ها باید به شکل دیگری طبقه‌بندی شوند؟ آیا نیازی به یک داشبورد مرحله ۲ با جزئیات بیشتر هست؟
- پس از انجام بحث‌ها، آنها را بروز کنید. آیا ممکن است که داده‌ها را جمع‌آوری کرده و مطابق با نیازهای کسب‌وکار، داده‌ها را بر روی نمودار قرار دهید؟
مدل تجدیدنظر شده داشبورد در اکسل
۳- داشبورد را دمو کنید:
تا اینجا هر دو تیم کسب‌وکار، و فناوری با نیازهایشان آشنا بودهاند. اما هر دو جنبه احتمالا سوالات برجسته‌ای دارند. یک ایده خوب، آن است که بعد از دمو کردن با یک ابزار گزارش‌گیری در خصوص نیازهای داشبورد، صحبت کنند. داشتن جنبه بصری، محتوایی برای قابلیت‌ها فراهم می‌کند (مثل کشیدن و انداختن، و یا پویا در مقابل ایستا). دموی بصری، انتظارات کاربران را با آنچه که خواهند داشت، تعدیل کرده و اطمینان ایجاد می‌کند. دمو ممکن است قابلیت‌های معینی را نمایش دهد (مثل جدول بندی) که روش نیرومندتری برای ارتباط با اطلاعات را نشان می‌دهد.
همچنین شما ملاحظه خواهید کرد که تیم توسعه داشبورد، اغلب با زبان ابزار گزارش‌گیری، فکر کرده و ارتباط برقرار می‌کنند. این تیم از جلسه دمو برای ارزشیابی مفروضات کسب‌وکار، و تفسیر نیازها برای تبدیل به یک مدل ذهنی توسعه می‌دهند.
بیشتر بدانید: نمونه داشبوردهای نرم افزار هوش تجاری فراگستر
۴- یک جلسه مفصل احتیاجات برگزار کنید:
افراد تیم‌های کسب و کار، و تکنولوژی را گرد هم آورده، جزئیات را ذکر کرده، و مطمئن شوید که تیم توسعه همه محاسبات را درک کرده است. فرمول‌های محاسبات را مستندسازی کنید.
۵- از یک رویکرد توسعه تکراری در ارتباط با کاربران کسب‌وکار پیروی کنید:
در طول توسعه داشبورد مدیریتی ، اطمینان حاصل کنید که ۳ تا ۴ جلسه طراحی الگو اولیه با کاربران برگزار کرده‌اید تا تیم کسب‌وکار بتوانند شکل و محاسبات را ارزیابی کنند. همچنین آزمایش کنندگان داشبورد، باید داده‌های خامی که می‌توانند دستکاری شوند را جدا کرده تا مطمئن شوند که داشبورد آنچه را که در نظر داشته‌اند، نشان می‌دهد.
۶- به داشبورد با یک تیم مدیریتی، اعتباربخشی کنید:
تازمانیکه نمونه اولیه داشبورد در اتاق هیات مدیره استفاده نشود، موثر بودن و کارایی آن مشخص نمی‌گردد. ممکن است برخی از معیارهای غیرضروری حذف و برخی از معیارهای مهم که درنظر گرفته نشده‌اند؛ افزوده گردد. بهتر است در این جلسات دقت کنید مدیران رده بالا چگونه از داشبورد استفاده می‌کنند.
۷- برای بروزرسانی برنامه‌ریزی کنید:
بعد از راه‌اندازی داشبورد، تیم توسعه را بصورت پاره‌وقت برای حداقل ۳ ماه برای بازدید و اصلاحات، درگیر کنید. چرا که ممکن است بخش‌های مشخصی از داشبورد به جزییات بیشتری برای نمایش دادن نیاز داشته باشد.
کلام آخر:
این ۷ گام در نمونه‌های بسیاری برای طراحی یک داشبورد مدیریتی کارا بسیار خوب عمل کرده است. مدیر فرایند کسب‌وکار برای هدایت اجرایی نیازمند یک داشبورد کامل است که تمامی نیازهای سازمان را بیان کرده و درک کاملی از سیستم و اطلاعات موجود برای وی به ارمغان آورد. در دسترس بودن اطلاعات و امکان گزارش‌گیری سریع می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری را حاصل کند. ارائه داشبورد مدیریتی آماده، قابل شخصی‌سازی و باتوجه به نیاز مدیران سازمان از مهمترین خصوصیات داشبورد هوش تجاری فراگستر است. جهت مشاهده نمونه داشبوردهای مدیریتی سازمان به لینک زیر مراجعه کنید.
