تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست ؟

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در چیست؟ برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر هستند؟ نرم‌افزار اتوماسیون اداری یا BPMS؟ نوآوری در کسب و کار در جنبه‌های مختلفی بروز می‌کند. برای ایجاد تحول در نظام کسب و کار باید فرآیندها و فعالیت‌های روزانه مورد بازنگری قرار گیرند. راه حل مدرن برای افزایش بهره‌وری و کاهش ناکارآمدی، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کنار BPMS است.

در مجموعه مقالات اتوماسیون اداری فراگستر سعی شده اطلاعات جامعی درباره مزایای این راهکار برای کسب و کارهای بزرگ یا حتی شرکت‌های کوچک و استارآپ ها ارائه شود. با شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS میتوانید ابزار و راهکار مناسب برای شرکت خود را بیابید. اولین گام برای دانستن تفاوت‌ها ایجاد درک و شناخت درست نسبت به هر یک از این ابزارها و یافتن وجوه اشتراک و عملکرد آن‌ها است.

اگر فرصت مطالعه این محتوا را ندارید، در این پادکست 7 دقیقه ای به طور خلاصه تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS را توضیح داده‌ایم:

مزایای اصلی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار، کاربران را قادر می‌سازد تا فرآیندهای تجاری یک شرکت یا سازمان را طراحی، مدل، پیاده‌سازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل کنند. هر فرآیند یک گروه یا مجموعه‌ای از وظایف یا فعالیت‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا وظیفه‌ای را سریع و راحت به انجام برسانید. مدیریت حساب، درخواست مشتری، گزارش هزینه، مدیریت فاکتور، مدیریت پروژه و.. تنها برخی از فرآیندهای کسب و کار هستند که میتوانید در نرم‌افزار BPMS آن را تحلیل و طراحی نمایید. BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش کارایی حداکثری است.

در مجموع می‌توان شش مزیت برای نرم‌افزار BPMS در نظر گرفت:

• کاهش هزینه‌ها
• بهبود پاسخگویی
• به حداقل رساندن ناکارآمدی
• افزایش تعامل با مشتریان
• ارائه مزایای رقابتی
• رونق و چابکی در کسب و کار

سیستم BPMS چگونه باعث بهبود فرآیند کسب و کار می‌شود؟

برای شناخت تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS لازم است که قابلیت‌ها و عملکرد یک BPMS را به روشنی درک کنید. جهت یادگیری نرم‌افزار BPMS و ثبت نام در دوره‌های آموزشی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها میتوانید به آکادمی فراگستر مراجعه کنید. با استفاده از یک سیستم BPMS می‌توانید ۷ گام برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری کسب و کار را تجربه کنید:

1. 1. مدلسازی فرآیند کسب و کار:

      ایجاد و تست فرآای چندگانه و گردش کار در یک سازمان با استفاده از ابزار طراحی بصری

   2.  مدیریت گردش کار:

      طراحی، تست و پیاده‌سازی جریان‌های پیچیده با ادغام ارتباطات بین اعضای سازمان، سیستم‌ها و داده‌ها

   3.  راه‌اندازی بسته قوانین کسب و کار:

      طراحی قوانین و شرایط کسب و کار برای هر فرآیند موجود در سازمان به صورت مجزا

   4.  همکاری:

      ارتباطات فعال برای هر فعالیت از جمله مدیریت تصمیم‌گیری، مدیریت ایده‌ها و موضوعات مرتبط برای ایجاد ارتباط موثر با یک سازمان یا شرکت را شامل می‌شود.

   5.  یکپارچگی و ادغام:

      مشابه آنچه در نرم‌افزارهایی نظیر MS SharePoint وجود دارد.

   6.  تولید فرم:

      ایجاد فرم‌های وب زیبا بدون نیاز به حتی یک قطعه کد برنامه‌نویسی

   7.  تجزیه و تحلیل:

      تعریف پارامترها و سهولت در اجرای بلادرنگ هر فرآیند

تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS ازنظر عملکرد

با نگاهی اجمالی به فواید سامانه BPMS می‌توان به تشابه آن با مزایای سیستم اتوماسیون اداری پی برد. اما عامل اصلی تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در عملکرد آن‌ها نهفته است. خودکارسازی جریانات قابل پیش‌بینی و تکراری سازمان در قالب بستر نرم‌افزاری تعریفی است که در مقالات اتوماسیون اداری به عنوان عملکرد این ابزار ذکر می‌شود. در واقع بستر اتوماسیون اداری خودکارسازی مکاتبات در سازمان است. از طرفی درخواست خدمات، سفارشات خرید، درخواست‌های مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه در یک سازمان هستند که میتوان براحتی به مکانیزه کردن آنها با BPMS پرداخت.

سازمان‌ها دارای فرآیندهای بیشماری هستند این فرآیندها یک سری جریان‌های قابل پیش‌بینی و تکراری را دنبال می‌کنند. اتوماسیون اداری با مکانیزم کردن و خودکارسازی عملیات خسته‌کننده روزانه، به روند اداری سرعت و سهولت می‌بخشد. در عمل نرم‌افزار اتوماسیون اداری و به صورت ویژه‌تر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار گذاشتن یک میز کار، کارتابل و تعریف دبیرخانه به مکاتبات داخل سازمانی و مدیریت منابع اطلاعاتی نظم داده و آن را از خطای انسانی مصون می‌دارد.

اتوماسیون اداری یا BPMS ؟!

• یک سیستم BPMS در واقع بخش کوچکی از جریان مدیریت فرآیند کسب و کار است.
• اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار موازی برای افزایش بهره‌وری سازمان به شمار می‌روند.
• اولین قدم برای خودکارسازی وظایف در سازمان، اتوماسیون اداری و دومین قدم استفاده از BPMS است.
• اتوماسیون اداری تبدیل روند سنتی و دستی مکاتبات سازمانی به مدل خودکار است.
• BPMS ابزاری برای طراحی، مدلسازی و پیاده‌سازی فرآیندهای سازمان به نحوی بهینه در قالب فرم‌ها می‌باشد.

کلام آخر

اکنون با توجه به مطالب فوق تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS آشکار است. اگر قصد دارید سازمان خود را از لحاظ بازدهی بهبود ببخشید؛ پیشنهاد می‌شود ابتدا از نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی استفاده کرده و در مرحله بعد با شناخت فرآیندها و جریان‌های کاری سازمان، اقدام به طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها از طریق سامانه BPMS نمایید.

جهت درک بهتر تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS پیشنهاد میکنیم فرم درخواست دمو را تکمیل کنید تا مشاوران ما جهت تنظیم یک جلسه دمو رایگان با شما تماس بگیرند.