آیا می‌توان در اتوماسیون اداری فراگستر چندین بایگانی تعریف کرد؟

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

سازمان‌های امروزی برای بایگانی اسناد و پرونده‌های خود، معمولاً از ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر استفاده می‌کنند. اما سازمان‌هایی که چندین زیرمجموعه دارند، برای هر یک از سازمان‌های تابع خود، نیاز به یک بایگانی اختصاصی خواهند داشت. بنابراین این سوال برای بسیاری از مخاطبان فراگستر به وجود می‌آید که آیا در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌توان چندین بایگانی تعریف کرد؟ برای پاسخ به این پرسش، با ما همراه باشید.

چرا قابلیت تعریف چندین بایگانی اهمیت دارد؟

هر سازمان برای مدیریت دقیق و مستقل فعالیت‌های خود، نیازمند داشتن یک واحد اختصاصی برای بایگانی اسناد خود است. سازمان‌های زیرمجموعه در یک هلدینگ هم، موجودیت‌های مستقلی هستند که بدون نیاز به سازمان مادر فعالیت می‌کنند و باید بایگانی مستقل خود را داشته باشند.

با بیشتر شدن استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری برای بایگانی دیجیتالی اسناد در سازمان‌های هلدینگی، قابلیت تعریف چندین بایگانی در این نرم افزارها هم اهمیت پیدا کرده است. به عنوان نمونه، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، امکان استفاده از یک نرم افزار واحد را برای تمامی سازمان‌های زیرمجموعه یک هلدینگ فراهم می‌کند. اما هر یک از این زیرمجموعه‌ها، یک سازمان مستقل بوده و نیاز به بایگانی اختصاصی دارند.

در این حالت، قابلیت تعریف چندین بایگانی مستقل در این نرم افزارها برای هر یک از سازمان‌های زیرمجموعه در یک هلدینگ، اهمیت پیدا می‌کند. البته این تنها علت اهمیت قابلیت تعریف چندین بایگانی نیست. گاهی اوقات هم ممکن است هر واحد سازمانی بخواهد که بایگانی خودش را داشته باشد. یا ممکن است یک سازمان بخواهد که بر اساس موضوع اسناد، بایگانی متعددی تعریف و اداره آنها را به اشخاص خاصی بسپرد.

آیا در اتوماسیون اداری فراگستر می‌توان چندین بایگانی تعریف کرد؟

یکی از امکانات محبوب نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تعریف بایگانی‌های متعدد در زیرسیستم مدیریت مستندات این سامانه است. البته در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر تنها یک قسمت برای تعریف بایگانی وجود دارد، اما از آنجایی که بایگانی در این سامانه به صورت درختی تعریف می‌شود، به شما امکان می‌دهد تا با ایجاد سرشاخه‌های متعدد، هر کدام از آنها را به یک بایگانی مجزا اختصاص دهید.

هر کدام از سر شاخه‌های متعددی که تعریف می‌کنید، می‌توانند زیر شاخه‌های مرتبط با خود را نیز داشته باشند. به این ترتیب می‌توان هر کدام از این سرشاخه‌ها را به یک بایگانی مستقل اختصاص داد و قوانین و دسترسی‌های خاصی را بر هر کدام از آنها تنظیم کرد. سازمان‌های هلدینگی که در کنار سیستم مدیریت مستندات فراگستر از زیرسیستم چندسازمانی فراگستر استفاده می‌کنند، می‌توانند با استفاده از این قابلیت، برای هر یک از زیرمجموعه‌های خود، یک بایگانی تعریف کنند.

ویژگی مشابه دیگری که در سامانه اتوماسیون فراگستر برای سازمان‌های چندهلدینگی وجود دارد، امکان تعریف تعریف دبیرخانه‌های متعدد و نامحدود در یک سازمان است. این دبیرخانه‌ها اساساً مستقل هستند، اطلاعات آن‌ها مجزا و از هم تفکیک شده است و می‌توانند فرمت شماره‌دهی مختص به خودشان را داشته باشند یا از یک فرمت شماره‌دهی مشترک استفاده کنند.  سیستم مدیریت مستندات فراگستر امکان پوشه‌بندی اسناد بایگانی شده را در ۲ دسته شخصی و سازمانی هم دارد. اما این قابلیت، متفاوت از بایگانی های متمایز است و بیشتر به رابط کاربری و امکان شخصی سازی بایگانی برای کاربر مربوط است.