15 نمونه از انواع اتوماسیون فرایند در سازمان ها

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

افزایش سرعت و دقت فرایندها، کاهش هزینه‌های اضافی، بهینه‌سازی مراحل و جریان کار فرایندها، افزایش چابکی سازمان و… همگی مزایای خودکارسازی و اتوماسیون فرایندها در سازمان هستند؛ حال باید به این سوال پرداخت که چه فرایندهایی را می‌توان خودکار نمود؟ در این مقاله به بررسی 15 نمونه اتوماسیون فرایند در سازمان می‌پردازیم؛ برای آشنایی با فرایندهایی که قابل خودکارسازی و اتوماسیون هستند، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

15 نمونه از انواع اتوماسیون فرایند در سازمان ها

به طور کلی فرایندهای قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر، امکان خودکارسازی و اتوماسیون دارند؛ برای تبدیل یک فرایند سنتی و دستی به یک فرایند خودکار – یا به اصطلاح خودکارسازی فرایند – راه‌ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد.

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) روشی برای ساماندهی و مدیریت انواع مختلفی از فرایندهای یک کسب و کار محسوب می‌گردد؛ BPM به ما کمک می‌کند تا فرایندهای موجود در سازمان را شناسایی کرده و آن‌ها را بهینه‌سازی کنیم. توجه داشته باشید که BPM یک روش و استراتژی مدیریت فرایندها است و برای خودکارسازی و اتوماسیون فرایندها در سازمان، باید از ابزار تخصصی این کار یعنی نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS استفاده کنیم.

بیشتر بدانیم: چه فرآیندهایی را می توان در کسب و کار خودکارسازی کرد؟

حال با این پیش زمینه، به معرفی و بررسی 15 مثال برای اتوماسیون فرایند ها در سازمان می‌پردازیم:

15 نمونه اتوماسیون فرایندها در سازمان

1- مصاحبه و استخدام

شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ روزانه تعداد زیادی رزومه و درخواست استخدام دریافت می‌کنند و دسته‌بندی و بررسی همه آن‌ها کاری بسیار زمان‌بر محسوب می‌شود؛ اما به کمک اتوماسیون فرایند، سازمان‌ها می‌توانند مراحل مختلف استخدام، اعم از دریافت رزومه‌ها، دسته‌بندی و بررسی آن‌ها و تعیین وقت مصاحبه را طراحی کرده و فرایند استخدام را خودکار نمایند.

2- آماده سازی کارکنان جدید

دومین مثال برای اتوماسیون فرایند، آماده سازی کارکنان جدید است. بررسی رزومه، انجام مصاحبه و استخدام نیروی کار جدید تنها اولین مرحله از ورود کارکنان جدید به سازمان محسوب می‌گردد؛ پس از استخدام نیروی جدید، یکی از وظایف واحد منابع انسانی، آموزش و آماده‌سازی کارکنان جدید برای ورود به سازمان و انجام وظایفشان است. با استفاده از اتوماسیون فرایند، سازمان‌ها قادر به ایجاد فرایندی خودکار برای آموزش کارکنان به صورت مرحله-به-مرحله و همچنین ارزیابی آن‌ها برای ورود به مراحل بعدی آموزش و در نهایت شروع به کار در سازمان هستند.

بیشتر بدانیم: کاربرد BPMS در نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان

3- ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان

یکی دیگر از نمونه اتوماسیون فرایندها، خودکارسازی فرایند ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان است؛ با خودکارسازی و اتوماسیون این فرایند، سازمان‌ها می‌توانند در کمترین زمان و تنها با چند کلیک، گزارش‌های متنوعی از عملکرد کارکنان خود به دست بیاورند (سیستم تحلیل عملکرد کارکنان) و به ارزیابی عوامل سد راه پیشرفت و افزایش بهره‌وری بپردازند. با استفاده از گزارش‌های عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند ضمن ارزیابی عملکرد کارکنان خود، ایجاد شرایط لازم برای افزایش بهره‌وری آن‌ها را نیز در دستور کار قرار دهند.

4- مرخصی کارکنان

فرایند درخواست مرخصی و بررسی و ثبت آن، یکی از فرایندهایی است که پتانسیل بسیار بالایی برای خودکارسازی و اتوماسیون دارد و در بسیاری از سازمان‌ها، یکی از فرایندهای پایه برای خودکارسازی و اتوماسیون محسوب می‌گردد. با طراحی و اتوماسیون فرایند مرخصی، کارکنان می‌توانند درخواست مرخصی خود را به صورت الکترونیکی – از طریق فرم های الکترونیکی – تکمیل و در سازمان به جریان و گردش بیاندازند. مراحل بررسی درخواست و تایید آن توسط افراد مربوطه و ثبت در سیستم حقوق و کارکرد، همگی مراحل مختلفی است که برای فرایند درخواست مرخصی کارکنان می‌توان خودکار نمود.

بیشتر بدانیم: روش‌های ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری فراگستر

مرخصی کارکنان

5- ثبت و بررسی درخواست‌ها

بسیاری از سازمان‌ها و نهاد‌ها – مانند ادارات دولتی، مراکز آموزش عالی و دانشگاه‌ها و… – فرم‌های مختلفی برای ثبت درخواست‌های متنوع در اختیار مراجعین می‌گذارند؛ حال با استفاده از فرم‌های الکترونیکی و اتوماسیون فرایند، سازمان‌ها و نهاد‌ها می‌توانند خدمات ثبت درخواست ارباب رجوع و گردش آن در سازمان را به صورت کاملا الکترونیکی و خودکار ارائه نمایند.

به عنوان مثال، دانشگاه‌ها می‌توانند فرایندهایی مانند درخواست ریزنمرات، درخواست مرخصی تحصیلی، درخواست وام دانشجویی و بسیاری دیگر از درخواست‌ها را در قالب یک فرایند اتوماسیون ارائه نمایند.

بیشتر بدانیم: کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه ها

6- پردازش درخواست های بیمه

شرکت‌های بیمه در طول روز با درخواست‌ها و ادعاهای مختلفی برای پرداخت حق بیمه به مشتریان مواجه می‌شوند؛ پردازش درخواست‌ها به صورت دستی و سنتی، نیازمند زمان بسیار زیادی است و شرکت‌های بیمه به منظور کاهش زمان رسیدگی به درخواست‌ها و همچنین افزایش بهره‌وری، به اتوماسیون فرایند دریافت و پردازش درخواست‌ها روی آورده‌اند.

با خودکارسازی فرایند پردازش درخواست‌های بیمه، کارهایی مانند دریافت درخواست، پردازش آن‌ها، استخراج و ثبت اطلاعات در سازمان، دسته‌بندی خودکار درخواست‌ها و… به صورت خودکار صورت می‌گیرند. برخی دیگر از کاربردهای اتوماسیون فرایند در بخش پردازش درخواست های بیمه عبارت‌اند از:

• دریافت مطالبات
• ارسال اخطار تسویه
• پردازش پرداخت ها
• و…

7- مدیریت فاکتورها

یکی از ارکان موفقیت هر کسب و کاری، مدیریت جریان مالی آن محسوب می‌گردد؛ هفتمین نمونه اتوماسیون فرایند، خودکارسازی مدیریت فاکتورها است. سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند فرایندهایی مانند صدور فاکتور، محاسبه هزینه پرداختی، ارسال اعلان یادآوری پرداخت، ثبت سوابق پرداخت و… را به صورت کاملا خودکار و از طریق اتوماسیون فرایند در سازمان اجرا نمایند.

8- ثبت سفارشات

فرایند ثبت سفارش، یکی از رایج‌ترین فرایندهای اتوماسیون در دنیا محسوب می‌گردد؛ با اتوماسیون فرایند، سازمان‌ها می‌توانند مراحل مختلف ثبت سفارش، پردازش سفارش، پیگیری سفارشات و دیگر زیرفرایندهای مرتبط با ثبت و پردازش سفارش را به صورت کاملا خودکار و اتوماسیون در سازمان پیاده‌سازی کنند.

9- مدیریت زنجیره تامین

یکی از مزایای خودکارسازی و اتوماسیون فرایند، بهبود ارتباطات بین تامین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و مشتریان است؛ اما چطور؟ سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند از اتوماسیون فرایند برای طراحی و پیاده‌سازی فرایند مدیریت زنجیره تامین استفاده کنند. فرایندهای دستی مدیریت زنجیره تامین، مانند بررسی موجودی کالاها در انبار، مکاتبات و ارتباطات با تامین‌کننده کالا، امکان پیگیری غیرحضوری سفارش و دیگر زیرفرایندهای مرتبط با مدیریت زنجیره تامین، همگی به کمک اتوماسیون فرایند قابل خودکارسازی هستند.

بیشتر بدانیم: تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در مدیریت زنجیره تامین (SCM)

10- پشتیبانی مشتریان

بهبود تجربه مشتریان و همچنین افزایش رضایت آن‌ها، یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد و یکی از راه‌های افزایش رضایت مشتریان، ارائه خدمات پشتیبانی است؛ بسیاری از سازمان‌ها از ربات‌های چت یا چت‌بات‌ها برای ارائه پشتیبانی خودکار استفاده می‌کنند. این چت بات‌ها برنامه‌هایی هستند که از فناوری‌های مختلف مانند پردازش زبان طبیعی (NLP)، یادگیری ماشین (Machine Learning) و هوش مصنوعی (AI) برای پردازش درخواست‌ها و تعاملات انسانی کمک می‌گیرند.

پشتیبانی مشتریان

11- افتتاح حساب بانکی

افتتاح حساب بانکی، آسان‌تر و سریع‌تر از همیشه، با اتوماسیون فرایند؛ با خودکارسازی فرایند افتتاح حساب، هم مشتریان و هم بانک‌ها در زمان و هزینه صرفه‌جویی می‌کنند. خودکارسازی فرایندهایی مانند احراز هویت، بارگذاری و ارسال مدارک به بانک‌ها، ثبت داده‌ها و اطلاعات در سیستم‌های بانکی و… علاوه بر افزایش سرعت فرایندها، افزایش رضایت مشتریان را نیز با خود به همراه دارد.

12- حسابرسی

فرایند حسابرسی یکی از فرایندهای زمان‌بر و پیچیده در سازمان‌ها محسوب می‌گردد و محاسبات و بررسی‌های پیچیده و حساسی دارد؛ یکی دیگر از نمونه اتوماسیون فرایند که در این مقاله بررسی می‌کنیم، اتوماسیون فرایند حسابرسی است. با تعریف قوانین و شروط منطقی، می توان تمام فرایند محاسبات و بررسی‌های موجود در حسابرسی را به صورت اتوماسیون و کاملا خودکار اجرا کرد.

13- مدیریت تیکت‌های پشتیبانی

مدیریت تیکت‌های پشتیبانی نیز یک نمونه اتوماسیون فرایند محسوب می‌گردد؛ به عنوان مثال، سازمان‌ها با تهیه فرم تیکت پشتیبانی و درج گزینه‌های مختلف در آن، می‌توانند بلافاصله پس از ثبت تیکت توسط مشتریان، به صورت خودکار تیکت‌ها را دسته‌بندی کرده و به واحد یا افراد مربوطه در داخل سازمان ارجاع دهند.

از دیگر مزایای اتوماسیون فرایند مدیریت تیکت‌های پشتیبانی می‌توانیم به حفظ سوابق تیکت‌ها و درخواست‌های قبلی مشتریان، افزایش سرعت رسیدگی به درخواست‌ها و همچنین تهیه گزارش‌های دقیق از میزان تیکت‌ها و موضوعات آن‌ها اشاره کنیم.

14- مدیریت قراردادها

نگارش قرارداد، اشتراک‌گذاری آن با طرفین، امضای قرارداد و بایگانی و نگهداری از آن، محافظت در برابر افشا و…، همگی مراحل مختلف مدیریت قرارداد هستند؛ خودکارسازی و اتوماسیون مدیریت قراردادها، علاوه بر افزایش سرعت فرایند، افزایش شفافیت در سازمان را نیز با خود به همراه دارد. اتوماسیون فرایند مدیریت قراردادها، امکانات مختلفی مانند ویرایش قرارداد، گردش کار تایید قرارداد، امضای الکترونیکی قرارداد، مدیریت دسترسی به قرارداد و امنیت پیشرفته آن را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد.

15- تهیه گزارش‌های آماری

آخرین مثال برای اتوماسیون فرایند، تهیه گزارش است؛ جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات و تجزیه و تحلیل آن‌ها به منظور تهیه گزارش، کاری زمان‌بر و گاها پیچیده محسوب می‌گردد؛ با استفاده از اتوماسیون فرایند و همچنین کمک گرفتن از نرم‌افزارهای دیگر – مانند نرم افزار گزارش‌ساز – سازمان‌ها می‌توانند فرایند تهیه انواع گزار‌ش‌های آماری و تحلیلی را به صورت کامل خودکار و اتوماسیون اجرا نمایند.

حال شاید این سوال برای شما هم پیش آمده باشد که چگونه فرایندهای مختلف را خودکار کنیم؟ اتوماسیون یک فرایند چگونه امکان‌پذیر است؟ با ما همراه باشید تا با نحوه طراحی و اتوماسیون فرایندها و ابزارهای لازم برای این کار آشنا شویم.

نرم افزار BPMS فراگستر : بهترین ابزار اتوماسیون فرایند

نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار فراگستر یا همان نرم افزار BPMS فراگستر یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر است که یکپارچگی کاملی با این سامانه دارد. این نرم افزار نسخه بومی شده نرم افزار معروف ProcessMaker است که بنابر نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی، بهینه‌سازی شده است.

برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی مطابق با استاندارد BPMN2
• طراحی فرآیند و فرم‌ها به صورت Dragable
• طراحی انواع فرم‌های سازمانی
• تعریف تعداد نامحدودی از فرایندها
• سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
• تعریف زیرفرآیند
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه داده‌ها
• تعریف انواع شرط‌ها و انتساب‌ها در مدل فرایند
• و…

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار BPMS فراگستر و کسب مشاوره رایگان از کارشناسان ما متناسب با کسب و کار شما و همچنین دریافت دموی آنلاین،  می‌توانید از طریق لینک زیر اقدام فرمایید:

سوالات متداول

اتوماسیون فراگستر از چه فرایندهایی پشتیبانی می کند؟

اتوماسیون فراگستر قابلیت طراحی و خودکارسازی انواع فرایندهای قابل پیش بینی و تکرارپذیر را دارد؛ فرایندهایی مانند درخواست مرخصی، درخواست کالا از انبار و… .

پرکاربردترین اتوماسیون فرایندها کدامند؟

برخی از اتوماسیون فرایندهای پرکاربرد عبارت‌اند از: مرخصی، ثبت سفارش، مدیریت تیکت‌ها، ارزیابی و تحلیل عملکرد کارکنان و… .

بهترین ابزار برای اتوماسیون فرایندها چیست؟

اتوماسیون اداری و نرم افزار مدیریت فرایندها کسب و کار BPMS بهترین ابزارها و ترکیب برای طراحی و خودکارسازی فرایندها محسوب می‌شوند؛ نرم افزار BPMS ابزاری تخصصی برای طراحی و مدلسازی فرایندها و نرم افزار اتوماسیون نیز بستری امن و یکپارچه برای پیاده‌سازی اتوماسیون فرایندها است.

سخن پایانی

در این مقاله با مفهوم اتوماسیون فرایندها و همچنین 15 نمونه اتوماسیون فرایند را باهم بررسی کردیم؛ در آخر ضمن تشکر از همراهی تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که اگر سوالی در ذهن شما بی پاسخ باقی مانده، حتما در بخش نظرات آن را با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن، پاسخ سوالات شما عزیزان را در اختیارتان قرار دهیم.