اتوماسیون اداری چه امکاناتی برای ارسال نامه‌های صادره به خارج از سازمان ارائه می‌دهد؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

 نامه‌های صادره، که به عنوان بستری برای ارتباطات رسمی میان سازمان شما و افراد یا نهادهای دیگر در خارج از سازمان شناخته می‌شوند، نقش مهمی در پاسخ به درخواست‌ها، ابلاغ دستورالعمل‌ها و ارائه گزارش‌ها ایفا می‌کنند. سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در بهینه‌سازی فرآیندهای مکاتبات اداری، امکانات فراوانی برای ارسال نامه‌های صادره به خارج از سازمان فراهم می‌کند.

در این مقاله از فراگستر، به بررسی امکانات و قابلیت‌های مربوط به ارسال نامه‌های صادره در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم و مراحل مختلف نگارش و ارسال این نامه‌ها را تحلیل خواهیم کرد.

در مکاتبات اداری، نامه‌ صادره به نامه‌ای رسمی ‌گفته می‌شود که از یک شرکت، سازمان یا اداره به بیرون از آن سازمان ارسال می‌شود. این نامه می‌تواند به اشخاص حقیقی، حقوقی، سازمان‌های دیگر یا حتی به واحدهای زیرمجموعه همان سازمان ارسال شود، اما به طور کلی منظور از نامه صادره، نامه‌ای است که از سازمان “خارج” می‌شود.

در چه مواقعی از نامه صادره استفاده می شود؟

نامه‌های صادره برای اهداف مختلفی استفاده می‌شوند، از جمله:

• پاسخ به درخواست‌ها: در پاسخ به نامه‌ها یا درخواست‌هایی که از خارج سازمان دریافت شده‌اند.
• ارائه گزارش: ارسال گزارش‌های دوره‌ای، گزارش‌های مالی، گزارش‌های عملکرد و غیره.
• ابلاغ دستورالعمل‌ها: ارسال دستورالعمل‌های جدید، تغییرات در رویه‌ها و غیره.
• دعوت به جلسات: دعوت از افراد یا سازمان‌ها برای شرکت در جلسات.
• اطلاع‌رسانی: اطلاع‌رسانی در مورد موضوعات مختلف، مانند تغییر آدرس، تغییر شماره تلفن و غیره.
• ابلاغ تصمیمات اداری یا قضایی: مانند استخدام، بازنشستگی، تنبیه، مجازات و غیره.

مسیر تولید نامه‌های صادره چگونه است؟

مسیر تولید و گردش نامه‌های صادره در یک سازمان، فرآیندی مشخص و دارای مراحل گوناگون است که به طور خلاصه به شرح زیر می‌باشد:

تهیه پیش‌نویس ← بررسی و اصلاح ← امضا ← ثبت (اندیکاتور) ← ارسال

در فیلم زیر، با نحوه ایجاد نامه صادره در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا خواهیم شد:

در ادامه به توضیح مسیر گردش و اقدامات قابل اجرا در هر مرحله می‌پردازیم:

1. تهیه پیش‌نویس

ابتدا موضوع نامه به دقت بررسی و اطلاعات لازم جمع‌آوری می‌شود، سپس متن نامه با رعایت اصول نگارش و با توجه به نوع نامه (مانند پاسخ به یک نامه، درخواست، گزارش و غیره) نوشته می‌شود. در اتوماسیون اداری فراگستر، ابتدا در فرم پیش نویس، یک قالب نامه انتخاب و سپس پیش نویس در آن ایجاد می‌گردد.

اتوماسیون اداری فراگستر از واژه‌پردازهای قدرتمندی مانند Microsoft Word برای تولید متن نامه استفاده می‌نماید. در این فرم علاوه بر متن پیش نویس، یک موضوع و گیرنده اصل یا رونوشت‌های نامه نیز می‌بایست انتخاب گردد.

2. بررسی و اصلاح پیش‌نویس

پس از تولید پیش‌نویس، کاربر ایجاد کننده، پیش نویس را جهت بررسی توسط مقام مسئول بالاتر (مانند مدیر واحد، رئیس اداره و غیره) به کارتابل ایشان ارجاع خواهد داد.

کاربر پیش نویس را از کاتابل خود باز می‌نماید و می‌تواند آن را از منظر  موارد زیر مورد بررسی قرار دهد:

• • محتوای نامه (صحت اطلاعات، کامل بودن، مرتبط بودن با موضوع)
  • نگارش (درستی جملات، املای صحیح کلمات، رعایت قواعد نگارشی)
  • لحن نامه (رسمی‌ و مناسب)

در صورت نیاز، اصلاحات لازم بر روی پیش‌نویس اعمال می‌شود. این اصلاحات ممکن است چندین بار تکرار شوند تا متن نهایی مورد تأیید قرار گیرد. دست آخر کاربر می‌تواند پیش نویس را قفل نماید تا دیگر تغییری روی آن داده نشود.

3. امضا

پس از نهایی شدن، پیش نویس، به کارتابل مدیر (یا فرد مسئولی که می‌بایست آن را امضا کند) ارجاع داده می‌شود.

• انواع امضا:
  • امضای فیزیکی (دستی): در روش سنتی، نامه به صورت فیزیکی چاپ شده و توسط مقام مسئول با قلم امضا می‌شود.
  • امضای الکترونیکی: در روش‌های نوین، از امضای الکترونیکی (مانند امضای دیجیتال) برای امضای نامه‌ها به صورت الکترونیکی استفاده می‌شود. این روش امنیت و سرعت بیشتری را فراهم می‌کند.

در اتوماسیون اداری فراگستر، کاربر می‌تواند با استفاده از امضای الکترونیکی، تصویر امضا خود را در ذیل پیش نویس قرار دهد. پیش نویس امضا شده، دیگر غیرقابل تغییر خواهد بود و امکان ویرایش آن ممکن نمی‌باشد.

4. ثبت (اندیکاتور)

آخرین مرحله برای تولید نامه از روی یک پیش نویس، ثبت اندیکاتور آن است. پس از امضای پیش نویس توسط کاربر دارای دسترسی امضا، پیش نویس امضا شده، به کاربر (معمولا دبیرخانه) جهت ثبت اندیکاتور ارجاع می‌گردد. ثبت اندیکاتور باعث درج شماره اندیکاتور بر روی نامه و تبدیل نامه از وضعیت پیش نویس امضا شده به نامه ثبت شده می‌گردد.

5. ارسال

پس از ثبت نامه، می‌بایست نامه به یکی از روش‌های ذیل برای گیرنده یا گیرندگان آن ارسال شود.

• روش‌های ارسال دیجیتال نامه:
  • پست: قرارگیری نامه در پاکت و ارسال نامه از طریق پست سفارشی، پیشتاز یا عادی
  • تحویل حضوری: تحویل مستقیم نامه به گیرنده توسط پیک یا نماینده سازمان
  • فکس: ارسال تصویر نامه از طریق فکس
  • ایمیل:  ارسال تصویر نامه از طریق ایمیل
  • ECE: ارسال تصویر نامه از طریق پروتکل ECE

چهار روش اول تقریباً دارای روش مشخص و ثابتی در تمام سازمان‌ها می‌باشد ولی بهتر است در خصوص روش ارسال از طریق ECE کمی‌توضیح بیشتری بدهیم.

ECE پروتکل ارتباطی بین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشور ایران است که در اکثر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پشتیبانی می‌گردد. با این روش می‌توان نامه‌ها را در قالبی که در این پروتکل تعیین شده است، از نرم‌افزار اتوماسیون اداری سازمان ایجاد کننده نامه، به نرم‌افزار اتوماسیون اداری سازمان مقصد ارسال نمود.

نحوه ارسال نامه بصورت ایمیل خواهد بود ولی بر اساس قوانین این پروتکل، نامه در نرم‌افزار سازمان مقصد ثبت می‌گردد و حتی رسید ثبت آن به نرم‌افزار سازمان مبداً باز خواهد گشت.

نامه‌های صادره با چه ابزاری در اتوماسیون اداری ارسال می‌گردند؟

در اتوماسیون اداری فراگستر برای هر 5 مسیر ارسال نامه صادره به خارج از سازمان امکانات فراوانی تعبیه شده است:

ارسال از طریق پست

در این روش نامه در اتوماسیون اداری ابتدا چاپ می‌گردد، همچنین امکان چاپ آدرس گیرنده بصورت خودکار بر روی پاکت (لازم بذکر است که انواع پاکت  A5 – A4 و… در اتوماسیون اداری فراگستر پشتیبانی می‌گردد) وجود دارد. نامه چاپ شده، در پاکت قرار می‌گیرد و برای سازمان مقصد پست می‌شود.

ارسال از تحویل حضوری

مشابه روش بالا، نامه در اتوماسیون اداری چاپ می‌گردد و در صورت لزوم در پاکت قرار می‌گیرد و تحویل گیرنده می‌شود. در این روش امکان دریافت و بارگذاری رسید گیرنده در نرم‌افزار نیز وجود دارد.

ارسال از فکس

برای ارسال نامه از طریق فکس در اتوماسیون اداری، کافیست نامه را انتخاب و گزینه‌ی “ارسال نامه” را انتخاب کنیم. با باز شدن فرم ارسال نامه، گزینه‌ی “از طریق فکس” را انتخاب، سپس شماره فکس مقصد را وارد و روی دکمه ارسال کلیک می‌کنیم. اتوماسیون اداری فراگستر در صورت تعریف شماره فکس سازمان‌های مقصد در حین فکس نامه‌ها نیازی به باز تعریف شماره فکس نخواهد داشت و مستقیم نامه را برای سازمان مقصد فکس خواهد نمود.

ارسال از ایمیل

مشابه با فکس نامه، برای ارسال نامه از طریق ایمیل در اتوماسیون اداری، کافیست نامه را انتخاب و گزینه “ارسال نامه” را انتخاب می‌کنیم. با باز شدن فرم ارسال نامه، گزینه‌ی “از طریق ایمیل” را انتخاب و آدرس ایمیل مقصد را وارد و روی دکمه ارسال کلیک می‌کنیم. اتوماسیون اداری فراگستر در صورت تعریف آدرس ایمیل سازمان‌های مقصد در حین ایمیل نامه‌ها نیازی به باز تعریف آدرس ایمیل نخواهد داشت و مستقیم نامه را برای سازمان‌های مقصد ایمیل خواهد نمود.

ارسال از ECE

مشابه با فکس نامه، برای ارسال نامه از طریق ECE در اتوماسیون اداری، کافیست نامه را انتخاب و گزینه‌ی “ارسال نامه” را انتخاب کنیم. با باز شدن فرم ارسال نامه، گزینه‌ی “از طریق ECE” را انتخاب، سپس آدرس ایمیل منتسب به ECE در سازمان مقصد را وارد و روی دکمه “ارسال” کلیک می‌کنیم.

نامه های صادره، یکی از سه نوع از انواع نامه ها در اتوماسیون است، اگر میخواهید با سایر انواع نامه ها و نحوه ارسال یا دریافت شان در سیستم اتوماسیون آشنا شوید، می توانید مقاله شیوه های دریافت و ارسال نامه در اتوماسیون اداری را نیز مطالعه کنید.

جمع‌بندی

اتوماسیون اداری نقش مهمی در تسهیل ارسال نامه‌های صادره به خارج از سازمان ایفا می‌کند. این نامه‌ها، که به عنوان ارتباطات رسمی سازمان با اشخاص حقیقی و حقوقی در خارج از سازمان‌ شناخته می‌شوند، برای اهداف مختلفی از جمله پاسخ به درخواست‌ها، ارائه گزارش‌ها، ابلاغ دستورالعمل‌ها و اطلاع‌رسانی استفاده می‌شوند.برای تولید یک نامه صادره باید این مراحل انجام گردد: تهیه پیش‌نویس، بررسی و اصلاح، امضا، ثبت و ارسال. در این فرآیند، اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از ابزارهای مدرن، مانند امضای الکترونیکی به افزایش سرعت و دقت در ارسال نامه‌ها کمک می‌کند.

امکانات متنوع ارسال نامه‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر، از جمله ارسال از طریق پست، تحویل حضوری، فکس، ایمیل و ECE، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به راحتی و به طور مؤثر با مخاطبان مختلف ارتباط برقرار کنند. در نهایت، استفاده از این ابزارها و فرآیندها می‌تواند به بهبود کارایی و امنیت در مکاتبات اداری کمک شایانی نماید.