اتوماسیون اداری و BPMS دو روش مکمل برای یک هدف
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
در مقالات تخصصی فراگستر پیش از این درباره مزایای اتوماسیون اداری صحبت کرده‌ایم. با اندکی تفکر متوجه می‌شوید که فواید اتوماسیون اداری و BPMS بسیار مشابه همدیگر هستند این مهم بیانگر ارتباط اتوماسیون اداری و BPMS است.
- وجود شباهت بین اتوماسیون اداری و BPMS دلیلی برای انتخاب یکی به جای دیگری است؟
- چه تفاوتی بین استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در یک سازمان وجود دارد؟
- بین انتخاب اتوماسیون اداری و BPMS کدام یک بر دیگری ارجحیت دارند؟
این‌ها تنها برخی از سوالاتی هستند که با مشاهده وجوه اشتراک اتوماسیون اداری و BPMS در نگاه اول به ذهن صاحبان کسب و کار می‌رسد. در این مقاله قصد داریم با ارائه دلایل موثق به این سوالات پاسخی شایسته و درخور بدهیم.
ارتباط اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟
همانطور که میدانید اتوماسیون اداری نرم‌افزاری برای یکپارچه کردن ارتباطات داخل سازمان در قالب مکاتبات اداری است. استفاده از اتوماسیون اداری نقطه پایانی برای بایگانی انبوه اسناد و مدارک کاغذی در دبیرخانه‌ها و واحدهای بایگانی است. پروسه اتوماسیون اداری سراغاز افزایش سرعت در روند اداری، تسهیل در عملیات خسته کننده و تکراری روزانه، نظم بخشیدن به مکاتبات داخل سازمانی، مدیریت منابع اطلاعاتی و مصونیت آن از خطای نیروی انسانی است. اما آیا مکاتبات داخل سازمانی تنها کاری است که در یک سازمان انجام میشود؟
هدف اصلی از راهاندازی اتوماسیون اداری افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها در سازمان است. ولی براستی این هدف با خودکارسازی بخش مکاتبات قابل دستیابی است؟ یک سازمان متشکل از فرآیندهای متنوعی است که تنها اصلاح و بهینه‌سازی یک یا دو مورد آن، ما را به نتیجه دلخواه نمی‌رساند. بمعنای روشن‌تر پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در یک سازمان اولین قدم برای دستیابی به موفقیت است.
احتمالا از خود میپرسید گام بعدی چیست! نکته‌ای که در این بین نیازمند توجه است، به هم پیوستگی و ارتباط اتوماسیون اداری و BPMS می‌باشد. یک سازمان از مجموعه‌ای از فرآیندها و عملیات متفاوت تشکیل شده، این عملیات در واحدهای مختلف نظیر بخش فروش، بازاریابی، حسابداری و.. فعال هستند. وقتی صحبت از خودکارسازی به میان می‌آید اولین ایده پیاده‌سازی عملیات خودکار در هر یک از این واحدها است.
یک سازمان که از جزیره‌های مختلف تشکیل شده است. آیا با اتوماسیون و خودکارسازی هر جزیره، به یک جزیره واحد تبدیل میشود؟ پاسخ منفی است. در نتیجه خودکارسازی هر بخش بصورت جداگانه سازمان را به سمت بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها هدایت نمی‌کند. پیشنهاد ما استفاده از سامانه BPMS یا همان نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای پیاده‌سازی فرآیندها به صورت یکپارچه و یکتا است.
BPM عملکرد سازمان را حرفه‌ای و بهینه میکند!
کارکنان یک سازمان یکی از فاکتورهای افزایش کارایی و موفقیت در هر کسب و کاری به شمار می‌روند. آیا تا کنون در مورد دلایل استرس‌زا بودن کسب و کار خود فکر کرده‌اید؟ گاهی اوقات کارکنان دچار سندروم فرسودگی شغلی میشوند که موجب استعفا و یا ناکارآمدی آن‌ها میشود. وجود استرس در سازمان شما، میزان بهره‌وری را کاهش میدهد.
اگر در سازمان خود با تاخیرات شغلی، نارضایتی کارمندان و عدم کارایی مواجه هستید باید خیلی زود و پیش از اینکه استرس کاری در سازمان شما مزمن شود به فکر چاره‌جویی و اقدام باشید. در این بخش درباره راه‌حل‌های BPM برای افزایش بهره‌وری حداکثری کارکنان صحبت میکنیم. همچنین میتوانید با ثبت نام در دوره آموزش BPMS و مطالعه مقالات تخصصی اتوماسیون اداری فراگستر در زمینه مزایای اتوماسیون اداری و BPMS، اطلاعات بیشتری در این مقوله کسب نمایید.
برنامه‌ریزی و کاهش پیچیدگی در سازمان
اگر برنامه مدونی برای انجام وظایف نداشته باشید، قادر به مدیریت و نگهداری از سازمان خود نخواهید بود. در صورت عدم وجود برنامه‌کاری، کارکنان اعتماد خود را از دست می‌دهند، مشتریان ناراضی میشوند و تمام تلاش‌های شبانه‌روزی شما برای توسعه کسب‌وکار از دست می‌رود. برای حل مشکلات برنامه‌ریزی اغلب از ابزارهای مختلف برنامه‌ریزی پژوه، لیست‌های وظایف و صفحات گسترده اکسل استفاده میکنند. اما تمامی این برنامه‌ها نیازمند مداخله نیروی انسانی برای ادامه کار و فعالیت هستند. به عبارت دیگر روش حل مسئله در این روش‌ها به باورهای انسان بستگی دارد، در صورتیکه این باور به هر نحوی دچار تغییر و دگرگونی شود، این نوع از ابزار به سرعت تبدیل به باری بر دوش کارکنان میشوند.
قابلیت‌ها و توانمندی‌های بالقوه BPM فراتر از ابزارهای برنامه‌ریزی پروژه، لیست‌های وظایف و صفحات گسترده اکسل است. BPM یک نابغه برنامه‌ریزی است و وظایفی که نیاز به رسیدگی دارند را با استفاده از ابزارهای هوشمند و رابط گرافیکی غنی خود به شما نشان میدهد. BPM مجموعه وظایفی که نیاز به اقدام دارند را لیست کرده و متناسب با اولویت، هرکدام را نظم می‌بخشد. با استفاده از BPM علاوه بر اینکه شما مقید به اجرای هر وظیفه در زمان مناسب خود خواهید بود. در صورتیکه کاری را نیمه تمام رها کرده باشید رابط کاربری برنامه، آن را یادآوری می‌نماید. با پیاده‌سازی BPM در سازمان مشکل عدم برنامه‌ریزی و اختلاف در زمان انجام وظایف مرتفع خواهد شد و کاهش پیچیدگی در سازمان را عیناً مشاهده خواهید کرد.
وجود قطعیت در نقشها
اگر نقشها در یک سازمان مشخص نباشند به جای ایجاد تعادل در بارکاری، فشار کاری روی افراد خاصی افزون می‌گردد. BPM به شما کمک میکند تا نقشها را در فرآیندهای کسب و کار تعیین کنید. با استفاده از BPM هر فردی در سازمان وظیفه و نقش خود را میداند.
افزایش مسئولیت‌پذیری
معمولا در کارهای تیمی وظایف دشوارتر به افراد کارآمدتر سپرده میشود. این روش کاری باعث افزایش استرس کاری این دسته از افراد و ایجاد اختلال در بروز بهره‌وری مناسب می‌گردد. ابزار BPM با جمع‌آوری آمار و ارقام پیشرفت کاری، نشان میدهد چه وظیفه‌ای به چه کسی اختصاص داده شده است، چه زمانی آغاز شده و کی به پایان می‌رسد. با استفاده از این اطلاعات میتوانید گزارش‌های دقیقی برای سنجش عملکرد واقعی کارکنان در اختیار داشته باشید.
استانداردسازی حجم کاری
وجود نارضایتی شغلی که به واسطه حجم‌کاری بیش از حد در سازمان ایجاد میشود نه تنها موجب ایجاد فشار بیش از حد روی کارکنان سازمان خواهد شد؛ بلکه زمینه بروز اشتباهات در انجام وظایف را نیز منجر میشود. BPM مشکلات کار اضافی را با استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار و تقلیل به بارکاری مشترک حل میکند. فرآیندهای استاندارد شده در کسب و کار علاوه بر بهبود و ارتقای شرایط کاری امکان بروز خطا را به حداقل می‌رسانند.
کلام آخر؛ هیچ کار ناتمامی شما را به موفقیت نمی‌رساند؛ اتوماسیون اداری و BPMS دو نیمه کامل کننده و مکمل همدیگر هستند. برای دستیابی به اهداف والای خودکارسازی در سازمان، مسیر خود را با اتوماسیون اداری آغاز کرده و با BPM حرفه‌ای رو به جلو گام بردارید.
جهت مشاهده امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر میتوانید از طریق بخش زیر درخواست خود را ثبت کنید.
