چطور سیستم انبارداری را به سیستم مکاتبات اداری متصل کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

سیستم انبارداری ابزار و نرم‌افزاری تخصصی برای مدیریت موجودی انبار و همچنین مدیریت فرایندهای مرتبط با انبارداری است و سیستم مکاتبات اداری نیز سامانه‌ای تخصصی برای ایجاد و تسهیل ارتباطات درون/برون سازمانی و همچنین تسهیل و مدیریت فرایندهای اداری و سازمانی محسوب می‌گردد.

اتصال این دو سیستم به یکدیگر و ایجاد یکپارچگی در انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها، موجب بهبود هماهنگی بین عملیات‌های انبارداری و فرایندها و عملیات‌های سازمانی و اداری می‌گردد. در این مقاله سعی داریم تا ضمن بررسی اهمیت و مزایای اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری، بهترین روش برای ایجاد این اتصال و یکپارچگی را نیز باهم بررسی کنیم؛ تا انتهای این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه ما باشید.

اتصال سیستم انبارداری به نرم افزار مکاتبات اداری چه اهمیت و ضرورتی دارد؟

بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از سامانه‌های انبارداری و مکاتبات اداری استفاده می‌کنند، اما نه به صورت یکپارچه و متصل به یکدیگر؛ بلکه به صورت جدا از هم و یکی از معضلاتی که این عدم یکپارچگی با خود به همراه می‌آورد، چرخه ناقص گردش اطلاعات و داده‌ها بین این دو سامانه و کاهش بهره‌وری و سرعت فرایندهای اداری و مدیریتی و فرایندهای انبارداری است.

در این بخش قصد داریم 5 تا از دلایل اهمیت و ضرورت اتصال سیستم انبارداری به سیستم اتوماسیون اداری را باهم بررسی کنیم:

5 دلیل اهمیت یکپارچه سازی سیستم های انبارداری و مدیریت مکاتبات

1- بهبود کارایی و بهره وری با یکپارچگی سامانه ها

اتصال سیستم انبارداری به سامانه مکاتبات اداری موجب افزایش بهره‌وری و بهبود کارایی این دو سیستم می‌گردد؛ اما چطور؟ با اتصال سیستم انبارداری و سیستم مکاتبات اداری، اطلاعات موجود در این سامانه‌ها با یکدیگر به اشتراک گذاشته می‌شود و به صورت خودکار و بدون دخالت انسان، این اطلاعات و داده‌ها در بین دو سامانه به گردش در می‌آیند.

این امر موجب افزایش سرعت فرایندها و در نتیجه افزایش بهره‌وری و کارایی سیستم‌های انبارداری و مکاتبات اداری می‌گردد؛ شایان ذکر است که هرچه یکپارچگی سازمانی افزایش یابد، کارایی و بهره‌وری سامانه‌ها و سیستم‌های سازمانی و اداری نیز افزایش خواهد یافت.

2- هماهنگی بهتر بین فرایندهای انبارداری و فرایندهای اداری

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، با اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری، اطلاعات و داده‌ها به صورت خودکار بین این دو سامانه منتقل و به اشتراک گذاشته می‌شوند؛ این یکپارچگی علاوه بر بهبود کارایی و بهره‌وری سیستم‌ها، موجب هماهنگی بهتر بین فرایندهای انبارداری و فرایندهای اداری و سازمانی می‌گردد، فرایندهایی مانند گزارش‌دهی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت منابع انسانی، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، رسیدگی به درخواست‌ها و… .

3- کاهش خطای انسانی و افزایش دقت فرایندها

خودکارسازی انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها بین سامانه‌های انبارداری و اتوماسیون اداری – یا همان مکاتبات اداری – موجب کاهش خطای انسانی در انتقال و اشتراک‌گذاری داده‌‌ها و اطلاعات می‌گردد. از طرفی یکپارچگی این دو سامانه و فراخوانی خودکار اطلاعات و داده‌ها در فرایندهای مرتبط، افزایش دقت فرایندهای سازمانی را نیز با خود به همراه دارد.

4- به روز بودن اطلاعات و دسترسی آسان به آن ها

زمانی که سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری متصل می‌گردد، اطلاعات و داده‌ها کاملا بروز و در لحظه بین این دو سامانه به اشتراک‌گذاشته شده و منتقل می‌گردند؛ در همین راستا، یکی دیگر از مزیت‌ها و دلایل اهمیت اتصال این دو سامانه به یکدیگر و ایجاد یکپارچگی سازمانی، استفاده از اطلاعات به‌روز و همچنین دسترسی آسان به داده‌ها و اطلاعات است.

استفاده از اطلاعات به‌روز و آپدیت، موجب افزایش دقت و کیفیت فرایندها و همچنین بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی می‌گردد و مدیران می‌توانند استراتژی‌ها و برنامه‌‌ریزی‌های بهتر و دقیق‌تری داشته باشند.

5- افزایش امنیت انتقال اطلاعات و داده ها بین سامانه ها

ایجاد یکپارچگی و اتصال بین دو سیستم انبارداری و اتوماسیون اداری و ایجاد یک راه ارتباطی امن برای انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات، موجب افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات در سازمان می‌گردد؛ به بیان دیگر، برای انتقال اطلاعات و داده‌ها بین این دو سیستم، دیگر نگرانی از جهت درز اطلاعات و داده‌ها نخواهید داشت.

حال که با اهمیت و ضرورت اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری آشنا شدیم، وقت آن رسیده که به سوال اصلی این مقاله بپردازیم؛ چطور سیستم انبارداری خود را به سیستم مکاتبات اداری متصل کنیم؟

بیشتر بدانیم: یکپارچه سازی سازمانی چیست و چطور سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی را یکپارچه کنیم؟

چگونه سیستم انبارداری را به نرم افزار اتوماسیون اداری متصل کنیم؟

راه‌های مختلفی برای اتصال دو نرم‌افزار به یکدیگر وجود دارد، اما بهترین، سریع‌ترین و امن‌ترین راه اتصال دو سامانه – مخصوصا سامانه‌های سازمانی که اطلاعات و داده‌های مهمی در آن‌ها به گردش در می‌آید – استفاده از API‌ها یا همان واسط برنامه‌نویسی کاربردی است. برای اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری، باید مراحل زیر را به ترتیب طی کنید:

5 قدم برای اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری

1- قابلیت پشتیبانی از API را بررسی کنید.

اولین قدم برای اتصال سیستم انبارداری به سامانه اتوماسیون اداری، بررسی پشتیبانی این سامانه‌ها از API و قابلیت اتصال از طریق آن است؛ به بیان دیگر، هر دو نرم افزار انبارداری و اتوماسیون اداری باید از قابلیت اتصال به کمک API پشتیبانی نمایند.

2- پیش‌نیازهای لازم را بررسی نمایید.

در مرحله دوم، باید نیازمندی‌ها و پیش‌نیازهای اتصال دو سامانه انبارداری و سامانه مکاتبات اداری را بررسی نمایید؛ این پیش‌نیازها شامل مشخص کردن نوع اطلاعات و داده‌های قابل اشتراک‌گذاری، تعیین نوع کالاها، طراحی و تعریف فاکتورها، طراحی فرایندهای مرتبط و مشترک و… است. همچنین باید نوع انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها – یک طرفه یا دو طرفه بودن – نیز مشخص گردد.

3- به کمک تیم فنی، اتصال را برقرار کنید.

پس از تعیین پیش نیازهای لازم و تعیین اطلاعات و داده‌های مورد نیاز برای انتقال و اشتراک‌گذاری بین دو سامانه، زمان آن فرارسیده تا به کمک تیم فنی و با استفاده از APIها، بین سیستم انبارداری و سامانه اتوماسیون اداری خود اتصال برقرار کنید.

برای اتصال از طریق API، ابتدا باید APIهای لازم را کدنویسی کرد، که در برخی از موارد کاری زمان‌بر و پیچیده محسوب می‌گردد؛ اما جای نگرانی نیست، زیرا اتوماسیون اداری فراگستر APIهای آماده را در اختیار شما می‌گذارد و به راحتی می‌توانید با استفاده از آن‌ها، نرم‌افزارها و سامانه‌هایی که از API پشتیبانی می‌کنند را، به این سامانه متصل نمایید.

برای آشنایی بیشتر با APIهای آماده فراگستر، از شما دعوت می‌کنیم تا مقاله زیر را مطالعه بفرمایید:

بیشتر بدانیم: API چیست و معرفی FaragostarAPI

4- عملکرد سیستم‌ها مورد ارزیابی قرار دهید.

قبل از پیاده‌سازی این اتصال در کل سازمان، بهتر است که عملکرد و کارایی اتصال ایجاد شده بین سیستم انبارداری و سیستم مکاتبات اداری مورد ارزیابی و بررسی قرار بگیرد. برای این کار، تیم فنی سازمان شما باید تمام سناریو‌های موجود برای فراخوانی و انتقال اطلاعات بین این دو سامانه و همچنین همگام‌سازی اطلاعات و داده‌ها بین سیستم انبارداری و سیستم مدیریت مکاتبات ارزیابی و بررسی شوند.

5- سامانه‌ها را در سازمان راه‌اندازی کنید.

پس از انجام تمامی مراحل قبل و کسب اطمینان از صحت عملکرد این اتصال و انتقال و همگام‌سازی کامل و درست اطلاعات و داده‌ها بین سیستم‌های انبارداری و مدیریت مکاتبات، زمان آن فرا می‌رسد که این اتصال و یکپارچگی در سازمان راه‌اندازی و پیاده‌سازی شود.

همچنین لازم به ذکر است که پس پیاده‌سازی و اجرای این یکپارچگی و اتصال در سازمان، تیم فنی باید به طور مداوم عملکرد و بهره‌وری این سامانه‌ها را مورد بررسی قرار دهند و در صورت نیاز، اصلاحات و تغییراتی را برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سیستم انبارداری و سیستم اتوماسیون اداری اعمال نمایند.

یبشتر بدانیم: راهکار یکپارچه سازی سیستمهای اطلاعاتی با فرایندها

اتوماسیون اداری فراگستر، بستری برای یکپارچه سازی سازمانی

اتوماسیون اداری فراگستر ضمن پشتیبانی از قابلیت اتصال به کمک API، برای افزایش راحتی و سهولت اتصال به سامانه‌های دیگر و همچنین افزایش سرعت یکپارچه‌سازی سازمانی – همان‌طور که اشاره کردیم – APIهای آماده‌ای را در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.

علاوه بر APIهای آماده، اتوماسیون فراگستر از قابلیت‌های دیگری نیز برای طراحی و  شخصی‌سازی فرایندها – به کمک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS –، مدیریت دسترسی به اطلاعات و داده‌ها،  طراحی فرم‌های الکترونیکی – به کمک نرم‌افزار فرم ساز فراگستر – و… برخوردار است. در ویدیوی زیر می‌توانید نحوه دسترسی به APIهای آماده فراگستر و همچنین دسته‌بندی‌های مختلف آن‌ها را مشاهده کنید:

با استفاده از این قابلیت‌ها می‌توانید فرایندها و فرم‌های مخصوصی برای فرایندهای مرتبط و مشترک بین سامانه‌های انبارداری و مدیریت مکاتبات ایجاد نمایید و بهره‌وری سازمان را افزایش دهید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری و کسب تجربه کار با این نرم‌افزار و قابلیت‌های آن، می‌توانید نسخه دموی رایگان آن را از طریق لینک زیر در اختیار داشته باشید:

سوالات متداول

بهترین راه اتصال سیستم انبارداری به سیستم مدیریت مکاتبات اداری چیست؟

استفاده از APIها یا همان واسط‌های برنامه‌نویسی کاربردی، بهترین و امن‌ترین راه برای اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارها به یکدیگر و یکپارچه‌سازی سازمانی است.

آیا همه سیستم ها از API پشتیبانی می‌ کنند؟

خیر، قبل از اقدام به اتصال و یکپارچه‌سازی سامانه‌ها، باید قابلیت پشتیبانی از APIها را در سیستم‌ها و نرم‌افزارهای خود مورد بررسی قرار دهید.

مزایای اتصال سیستم انبارداری به سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

برخی از مزایای یکپارچه‌سازی سیستم‌های انبارداری و مدیریت مکاتبات (اتوماسیون اداری) عبارت‌اند از: بهبود هماهنگی فرایندهای انبارداری و مدیریت مکاتبات، کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در فرایندها و انتقال اطلاعات، دسترسی به اطلاعات به‌روز و آنی، بهبود کارایی و بهره‌وری سازمانی و… .

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی اهمیت اتصال سیستم انبارداری به سیستم مکاتبات اداری و همچنین نحوه اتصال این دو سامانه به یکدیگر پرداختیم. به طور کلی بهترین راه یکپارچه‌سازی سازمانی و اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان به یکدیگر، استفاده از APIها است؛ اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن APIهای آماده، بستری مناسب برای اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف و ایجاد سیستم یکپارچه و متمرکز محسوب می‌گردد.

ضمن تشکر از شما عزیزان بابت همراهی تا انتهای مقاله، باید به این نکته اشاره کنیم که حتما سوالات و نظرات خود پیرامون اتصال سامانه‌های انبارداری و مدیریت مکاتبات و یکپارچه‌سازی سازمانی را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.