امکان خود ثبت نامی در سیستم اتوماسیون اداری چه کاربردی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

فرض کنیم می‌خواهیم یک سیستم اتوماسیون اداری برای شرکت یا سازمانی راه‌اندازی کنیم که بیش از ۱۰۰۰ کاربر دارد، احتمالا یک همچین سازمانی حتماً باید دارای ساختار شبکه و به عبارت دیگر Domain معتبر و مستحکمی باشد، بسیار خوب اگر نحوه اعتبار سنجی کاربری را بر روی مد Windows قرار دهیم دیگر نیاز نخواهیم داشت فکری برای تعریف نام‌های کاربری و رمز‌های عبور کنیم.

یا اگر از نرم‌افزار قبلی بخواهیم به نرم‌افزار جدید مهاجرت کنیم احتمالاً اولین فکری که از سرِ ما خواهد گذشت کانورت و انتقال نام‌های کاربری و رمز‌های عبور به سیستم جدید می‌باشد تا در زمان تعریف این اطلاعات صرفه جویی کنیم.

ولی تصور کنیم هیچ کدام از شرایط بالا وجود نداشته باشد در این حالت چاره‌ای جز تعریف نام‌های کاربری و رمز‌های عبور نمی‌ماند و این پروسه بسیار زمان‌بری خواهد بود.

آموزش خود ثبت نامی در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر

امکانی که در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر تحت عنوان خود‌ثبت‌نامی تعبیه شده پاسخی است به این مشکل. همانطور که در شکل زیر مشاهده می‌کنید در صورت فعال نمودن این تنظیم از سوی مدیر سیستم گزینه‌ای در فرم ورود به سیستم ظاهر می‌شود که کاربر می‌تواند با کلیک بر روی آن (ایجاد کاربر) اقدام به ثبت نام خود و تنظیم نام کاربری و رمز عبور برای خود کند.

البته این مهم نیازمند اجازه مدیر سیستم بوده و مدت مشخصی هم برای آن می‌توان در نظر گرفت. مدیر سیستم از قسمت زیرساخت نرم افزار با انتخاب بخش «تایید ثبت نام» اقدام به تایید کاربران ثبت نامی می کند.

با تایید مدیر سیستم (طبق شکل زیر)، کاربران می‌توانند وارد سیستم شوند همچنین بطور پیش فرض و البته موقت می‌توان سمت سازمانی را برای کاربرانی که به این روش ثبت نام می‌کنند در نظر گرفت و بطور خودکار، سیستم این سمت را به کاربران اختصاص خواهد داد. تا در فرصت مناسب اقدام به انتساب سمت‌های صحیح به کاربران نمود.

کاربردهای امکان خود ثبت نامی در سیستم اتوماسیون اداری

یکی دیگر از کاربردهای این امکان، هنگامی است که بخواهیم سیستم را در اختیار مشتریان بیرون از سازمانمان قرار دهیم. در این حالت با توجه به تعداد زیاد مشتریان بیرونی احتمالاً نمی‌توان برای تک تک آنها نام کاربری و رمز عبور ساخت و تحویل داد.

ولی می‌توان با امکان خود ثبت نامی این اجازه را به کاربران بیرونی سیستم داد تا با ثبت نام در سامانه و تایید از سوی مدیر سیستم بتوانند در سطح مشخص شده‌ای اقدام به نامه‌نگاری و پیگیری نامه‌هایشان نمایند.

امیدواریم توانسته باشیم شما را با مزایای امکان خود ثبت نامی در سیستم اتوماسیون اداری آشنا کنیم. برای مشاهده ویدئوهای آموزشی بیشتر درباره اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید.