راهنمای نگارش نامه اداری: چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

در آموزش‌های قبلی با تعریف نامه اداری و انواع آنها آشنا شدید. برای آشنایی با نحوه نگارش نامه اداری و اینکه چطور یک نامه اداری اصولی بنویسیم با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

مراحل نگارش نامه اداری

نوشتن نامه اداری 3 مرحله کلی دارد که عبارتند از:

• مرحله اول: شناخت و تشخیص موضوع نامه و محدوده آن
• مرحله دوم: نگارش نامه
• مرحله سوم: بررسی نهایی (بازنگری نامه)

این مراحل در واقع، عناصر اصلی نگارش نامه هستند و انجام صحیح هر یک از آنها برای موفقیت در نگارش نامه‌های اداری ضروری است. در ادامه هر کدام از این مراحل به صورت مجزا توصیف می‌شوند.

مرحله اول: شناخت و تشخیص موضوع نامه و محدوده آن

در این مرحله باید هدف و موضوع نامه و محدوه آن، از ابعاد مختلف شناسایی و مشخص شود تا بتوان به خوبی و راحتی به آنها دست یافت. برای شناسایی این اهداف لازم است تا زمانی را برای تفکر یا پژوهش درباره آنها اختصاص دهید. قدرمسلم، چنانچه این قسمت از کار را با برنامه‌ریزی و دقت انجام دهید، زودتر به نتیجه مطلوب خواهید رسید. این مرحله از نگارش نامه اداری اهمیت زیادی دارد و بهتر است نگارنده نامه برای انجام این کار از روش‌های علمی استفاده کند.

یکی از بهترین این روش‌ها، پنج پرسش کلیدی (شامل شش سوال چه کسی؟ کجا؟ چه زمانی؟ چه چیزی؟ چرا؟ چگونه؟) است که می‌توان از آن برای شناخت هدف و موضوع نامه و ایجاد شفافیت درباره محدوده آن استفاده کرد. زیرا می‌دانیم که در خارج از عناصر مذکور، هیچ موضوع و رویدادی تحقق نخواهد پذیرفت. برای آشنایی بیشتر شما با این روش، درباره این پرسش‌ها به اختصار توضیح می‌دهیم.

با پاسخ به پرسش “چه کسی؟” افرادی که در نگارش نامه نقش دارند و یا موضوع نامه به نحوی به آنها مرتبط می‌شود؛ مشخص خواهند شد. این مساله نه تنها به تعیین وظیفه نویسنده در نحوه نگارش کمک می‌کند؛ بلکه لحن و کلام لازم برای استفاده در نامه را روشن می‌کند.

پرسش کجا؟ مشخص می‌کند که موضوع نامه مربوط به کدام مکان و محدوده جغرافیایی است؟ محل سکونت مخاطب کجاست؟ نگارش نامه در کجا انجام می‌شود؛ در کجا خوانده و بررسی می‌شود.

پرسش چه زمانی؟ مشخص می‌کند که نامه «عادی» یا «فوری» «خیلی فوری» یا «آنی» است. تاریخ دریافت پاسخ را نیز می‌توان در نامه معین گردد.

پرسش چه چیزی؟ را می‌توان مهم‌ترین پرسش هنگام نوشتن نامه دانست. زیرا کمک می‌کند تا موضوع و هدف از نوشتن دقیقا مشخص شود. از طرفی نویسنده نامه مجبور خواهد شد که در مورد آن بررسی کاملی انجام دهد.

پرسش چرا؟ هدف از نامه را کاملا معین می‌کند و نگارنده را در دستیابی به آن یاری می‌نماید. پاسخ به این پرسش، موضوع نگارش را قطعی می‌کند و نویسنده را به اندیشیدن درباره نتایج حاصل از نامه تشویق می‌کند.

پرسش چگونه؟ نگارنده را در مورد اینکه چگونه بنویسد کمک می‌کند. اینکه از کجا باید آغاز کرد و در کجا باید نامه را به پایان رسانید؟ ترکیب نامه باید به چه صورت باشد؟ با توجه به جایگاه مخاطب، لحن نامه باید چگونه باشد؟ و چگونه نامه را به دست مخاطب برسانیم؟

بررسی پرسش‌های پنجگانه فوق به نگارنده در نوشتن نامه کمک می‌کند و حتی تعیین می‌نماید که چگونه تصمیم نهایی را بگیرد و اصلا نامه را بنویسد یا خیر؟ بعد از مرحله اول، زمانی که هدف و موضوع نامه و محدوه آن مشخص شد، سراغ مرحله بعدی که نگارش است می‌رویم.

مراحل نگارش نامه اداری

مرحله دوم: نگارش

زمانی که نیاز به نوشتن نامه قطعی شد، پیش‌نویس آن تهیه می‌شود. پیش‌نویس، پایه و پیش‌درآمدی برای ورود به مرحله «نگارش» است. تهیه پیش‌نویس نیاز به فراهم آوردن برخی پیش‌نیازها است. در اینجا، برای سهولت مطالعه شما، موضوع را در دو قسمت «تدوین نوشته» و «تهیه مقدمات» بررسی می‌کنیم.

تهیه مقدمات

مقدماتی که برای نوشتن نامه اداری و اصولا برای هر نوع مطلب دیگر باید فراهم شوند، شامل تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز، تنظیم فهرست مطالب و تهیه طرح (چارچوب) نوشته می‌شود. در مورد نامه‌های اداری این منابع می‌تواند شامل پرونده مربوط، قوانین، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها، بخش‌نامه‌ها، سوابق و مکاتبات قبلی، مشاوره و گفت وگو با افراد مطلع و عنداللزوم کسب خط مشی از مقام مافوق و … باشد.

بدیهی است که تحصیل اطلاعات لازم، می‌تواند باعث آشنایی کافی نگارنده شود و هرچه این اشراف بیشتر باشد، تدوین نامه ساده‌تر خواهد بود. در ادامه برای تکمیل مقدمات، مواردی از جمله تنظیم فهرست مطالب و تهیه طرح (چارچوب) نوشته انجام می‌شود. برای تهیه طرح اولیه می‌باید مطالبی که در نوشته مطرح خواهد شد فهرست شود. سپس، فهرست مذبور مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد و اولویت‌ها دقیقا تعیین و هر کدام در جای خود تنظیم شوند. در این جا لازم است تناسب محتوا (مطالب) با طرح رعایت گردد.

تدوین نامه

پس از تهیه مقدمات، نوبت به تدوین نامه است. تدوین نامه شامل 2 مرحله اصلی تنظیم عنوان نامه و تنظیم متن نامه (شامل مقدمه، پیام اصلی و اختتام و نتیجه) است. در ادامه برای تدوین نامه بر اساس ارکان و اجزای نوشته، توضیحاتی داده می‌شود.

تنظیم عنوان نامه: عناوین نوشته در مکاتبات اداری، بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح و آغازی منطقی، اثری مطلوب در خواننده به جا خواهد گذاشت. چنان چه در انتخاب عنوان نامه دقت کافی به عمل نیاید، این امکان وجود دارد که مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نامه موضع‌گیری و مخالفت کند. بنابراین، در انتخاب عنوان باید کاملا دقت کرد تا عناوین انتخاب شده مؤثر و مفید واقع شوند.

تنظیم متن و نگارش نامه اداری

تنظیم متن نامه: به طور کلی متن هر نوشته از سه قسمت متمایز از یکدیگر تشکیل می‌شود.

• مقدمه؛
• پیام اصلی؛
• پایان کلام و نتیجه‌گیری.

تفکیک ارکان متن نوشته و یا نامه تحت عناوین مذکور در فوق، علاوه بر این که فهم نامه را آسان می‌سازد باعث می‌شود که نامه‌ای روشن، صحیح و با محتوای مطلوب تهیه و ارائه‌ گردد.

مرحله سوم: بررسی حاصل کار

بعد از آن که پیش‌نویس تهیه گردید، لازم است قبل از ارسال یا ویرایش، مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تأثیر مطلوب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه‌ها می‌توان نامه رسیده را با پیش‌نویس پاسخ تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که به تمام سوالات یا درخواست‌های فرستنده نامه پاسخ داده شده یا خیر.

در صورت نیاز به تجدیدنظر و بازبینی پیش‌نویس، می‌توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و بر اساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش‌نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش‌نویس، سوالاتی مطرح می‌گردد که بررسی پاسخ آنها نشان می‌دهد محتوای پیش‌نویس گویا و کافی است یا خیر. در این جا نمونه‌ای از فهرست وارسی (چک لیست) پیش‌نویس ارائه‌ می‌گردد. این فهرست عبارت است از:

• در صورتی که از کاغذ استفاده شده، پیش‌نویس باید خوانا نوشته شده باشد.
• در صورتی که از کاغذ استفاده شده، جنس و کیفیت کاغذ مناسب باشد.
• چنان چه پیش‌نویس تهیه شده بیش از حد خط خوردگی دارد، بازنویسی شود.
• در تهیه پیش‌نویس باید در اطراف نامه فضای کافی برای حاشیه اختصاص داده شود.
• املای کلمات بررسی شوند. اگر تردیدی در املای برخی از واژه‌ها وجود دارد به فرهنگ لغت مراجعه گردد.
• سعی شود که هماهنگی لازم بین سبک و لحن نوشتار با موضوع و هدف نامه وجود داشته باشد.
• نشانه‌گذاری و آیین آن به خوبی رعایت و به کار برده شود.
• در صورتی که نامه باید تایپ شود بهتر است پیش‌نویس آن به همان ترتیبی که مورد نظر است، تنظیم گردد.

کلام آخر

پس از آن که تمامی مراحل فوق به پایان رسید، پیش‌نویس تهیه می‌شود و تایید و امضای نهایی آن انجام می‌شود. مسلما در مورد نامه‌هایی که برون سازمانی هستند، امضاکننده هر نامه بالاترین مقام واحد صادرکننده نامه است. برای امضای نهایی لازم است نامه کاملا مطالعه و سپس امضا شود، زیرا مسئولیت امضاکننده نامه بیش از مسئولیت کلیه افرادی است که در مراحل نگارش نامه اداری به نحوی مشارکت داشته‌اند. در هر حال، نامه امضا شده برای ثبت و صدور به واحد دبیرخانه ارسال می‌گردد یا با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون ثبت و ارسال می‌شود. البته، در صورتی که از اتوماسیون اداری برای انجام مکاتبات خود استفاده می‌کنید، باید با نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری نیز آشنا باشید.