گردش کار در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

بسیاری از کارهایی که در طول روز در سازمانتان انجام می‌دهید اعم از مکاتبات و فرآیندهای اداری، گردش کار خاص خودشان را دارند. شما می‌توانید با مکانیزه‌کردن و خودکارسازی این گردش کارها، در زمان و پول سازمانتان صرفه‌جویی کرده و آنها را برای انجام کارهای مهم‌تر هزینه کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای این کار، استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است. در این مقاله برای آشنایی شما با راه‌های خودکارسازی گردش کار در اتوماسیون اداری، به تعریف گردش‌کارها و نحوه مدیریت آنها در نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم.

منظور از گردش کار چیست؟

گردش کار به مجموعه متوالی از عملیات‌ها و فعالیت‌های کارکنان یک سازمان گفته می‌شود که با هدف تولید یک محصول یا ارائه یک خدمت انجام می‌شود. گردش‌کارها در صنایع و کسب و کارهای مختلف وجود دارند و کارکنان را راهنمایی می‌کنند که وظایف پراکنده و خام را به یک نتیجه نهایی تبدیل کنند. گردش کارها همچنین قابل تکرار هستند؛ هرچند ممکن است تکرار نشوند.

بخش جدانشدنی از تعریف هر گردش کار، توالی میان کارها و وظایف و ارتباط میان آنهاست. بنابراین اگر تعدادی کار غیرمرتبط را انجام دهید (مثل خرید و فروش، ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و …) گردش کار محسوب نمی‌شود. از سوی دیگر، گردش کارها لزوماً قابل پیش‌بینی نیستند، اما اگر یک گردش کار قابل پیش‌بینی و تکراری باشد، بخشی از فرآیندهای سازمان محسوب می‌شود. در غیر این صورت ممکن است موردی با بخشی از یک فرآیند باشد.

خودکارسازی گردش کار به چه معناست؟

همانطور که خواندید گردش کار به توالی فعالیت‌ها و کارها گفته می‌شود. خودکارسازی گردش کارها نیز به استفاده از نرم‌افزار برای انجام برخی اقدامات و فعالیت‌‎ها در گردش کار، بدون نیاز به نیروی انسانی اشاره دارد. برای این کار می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون گردش‌کار و یا اتوماسیون کسب و کار استفاده کنید. خودکارسازی گردش کار باعث سریع‌تر، آسان‌تر و سازگارتر شدن آنها می‌شود.

در واقع، با خودکارسازی گردش کارها، نیاز شرکت‌ها به کارهای دستی و کارهای تکراری کاهش می‌یابد. به همین ترتیب، خودکارسازی گردش کارها باعث کارآمدتر شدن فرآیندها می‌شود و کارکنان سازمان می‌توانند زمان بیشتری را صرف فعالیت‌هایی کنند که ارزش بیشتری ایجاد می‌کند. خودکارسازی یا اتوماسیون گردش‌کارها به هماهنگی فرآیند نیز کمک می‌کند.

گردش کار در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، همانند سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، گردش‌کارهای سازمان شما را مکانیزه می‌کند. به عنوان نمونه اگر گردش کار برای دریافت مرخصی در سازمان شما، شامل مراحلی مانند پر کردن فرم مرخصی، ارسال برای مدیر و در صورت تایید وی تحویل به واحد منابع انسانی باشد، شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر تمامی این مراحل را به صورت مکانیزه و دیجیتالی انجام دهید. بنابراین اتوماسیون اداری باعث تسهیل گردش‌کارها در سازمان می‌شود. اما دقت داشته باشید که این نوع گردش‌کار هنوز خودکار محسوب نمی‌شود و شما باید خودتان هر بار گیرنده را به صورت دستی مشخص و درخواست خود را برای آنها ارسال کنید.

از سوی دیگر، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از امکانات خاصی از جمله زیرسیستم BPMS می‌تواند گردش‌کارهای سازمان شما را خودکارسازی کند. خودکارسازی گردش‌کارها باعث می‌شود تا نیاز به دخالت کارکنان سازمان برای اجرای آنها حذف شده و به صورت بهینه‌تری انجام شوند.

البته لازم است به تفاوت گردش کار با فرایند دقت داشته باشید. گردش کار مجموعه‌ای از اقداماتی برای رسیدن به یک خروجی مشخص و اهدافی با مقیاس کوچک است. در حالی که فرآیندها با انجام اقدامات و وظایفی خاص به دنبال نتایج جامع‌تری هستند و بزرگ‌تر از گردش کارها محسوب می‌شوند. نمونه یک گردش کار را می‌توان گردش کار تحویل یک کالا مثال زد. اما یک فرآیند می‌تواند مشتمل بر چندین فرآیند یا گردش کار دیگر باشد که برای یک هدف بزرگتر با هم ترکیب می‌شوند مثل فرآیند فروش.

بنابراین اتوماسیون اداری فراگستر گردش‌کارها را مکانیزه می‌کند و زیرسیستم مدیریت فرآیندهای فراگستر (BPMS) نیز می‌تواند فرآیندها و گردش‌کارهای آنها را برای شما خودکارسازی کند. ترکیب این 2 ابزار به شما کمک می‌کند بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید.

نمونه‌های خودکارسازی گردش کار در اتوماسیون اداری فراگستر کدامند؟

در ادامه به تعدادی از ابزارهای اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای مکانیزه کردن و در صورت نیاز خودکارسازی گردش‌کارها می‌پردازیم:

• ارسال نامه و مکاتبات

در اتوماسیون اداری فراگستر، تمامی مراحل گردش مکاتبات به صورت مکانیزه انجام می‌شود و شما نیازی به تحویل دستی نامه‌ها و یا پیگیری حضوری آنها نخواهید داشت. بلکه می‌توانید به سادگی با انتخاب گیرنده، نامه‌ها، پاسخ‌ها و ارجاعات را برای اشخاص مورد نظر خود ارسال کنید. به همین ترتیب می‌توانید به طرق مختلف، تنظیماتی را برای پیگیری خودکار نامه‌ها ایجاد کنید. مثلاً کافیست تا مطابق تصویر زیر، علامت پرچم را که در کنار هر قرار داده شده است فشار دهید تا به صورت خودکار به لیست پیگیری‌های شما اضافه شوند.

پی‌گیری با ایجاد یادآوری در سامانه اتوماسیون

• کارتابل هوشمند (ارجاع، اطلاع رسانی و دسته‌بندی خودکار نامه‌ها)

یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر، خودکارسازی گردش‎‌کارهای مربوط به نامه‌ها با استفاده از قوانین کارتابل است. به این معنی که شما می‌توانید بخشی از گردش‌کار نامه‌های روتین خود را به صورت یک قانون در کارتابل‌تان تعریف کنید تا به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت شما انجام شوند. مثلاً می‌توان تعیین کنید که اگر نامه‌ای با مشخصات مورد نظر شما دریافت شد به طور خودکار برای شخصی خاص ارجاع شده یا دسته‌بندی و یا در مورد آن به شما اطلاع‌رسانی شود. در تصویر زیر می‌توانید نحوه تنظیم این قوانین را مشاهده کنید:

با تعریف یک قانون در کارتابل فراگستر می‌توانید به محض ورود نامه به کارتابل، از آن مطلع شوید

• پرکردن و ارسال فرم‌ها

یکی از گردش‌کارهای رایج، زمان‎‌بر و خسته کننده در سازمان‌ها، پرکردن و ارسال انواع فرم‌های اداری است. اتوماسیون اداری فراگستر چندین ابزار در اختیار شما قرار می‌دهد که با استفاده از آنها می‌توانید فرم‌های مورد نظر خود را به صورت دیجیتالی و به سرعت پر کرده و به صورت مکانیزه برای مخاطبتان ارسال کنید.

به عنوان مثال با استفاده از زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید فرم‌های اداری رایج مثل فرم مرخصی را که از پیش آماده و طراحی شده‌اند انتخاب و پر کرده و برای مخاطبی که از قبل توسط سیستم انتخاب شده ارسال کنید. شما همچنین می‌توانید برای فرم‌هایی که گردش‌کار آنها به صورت خودکار تعریف نشده، با استفاده از قالب“درج بدنه از نوع فرم”، درخواست خود را برای فرد مورد نظر ارسال کنید. در فیلم زیر می‌توانید نحوه عملکرد پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر را مشاهده کنید:

• زیرسیستم مدیریت فرآیندها

اتوماسیون کسب و کار فراگستر یک ماژول BPMS در اختیار شما قرار می‌دهد که با استفاده از آن می‌توانید تمامی گردش‌کارهای سازمان خود را مدل‌سازی و خودکار کنید. به عنوان نمونه برای استخدام نیروی جدید می‌توانید گردش کار آن را تعریف کنید تا سیستم به طور خودکار مدارک کاندیداها را دریافت و مدیریت کرده و وظایف مصاحبه‌کنندگان و کارکنان واحد منابع انسانی سازمان را بر اساس گردش کاری که از پیش تعیین شده، به آنها محول کند. در تصویر زیر می‌توانید نمونه مدل‌سازی شده گردش کار برای یک درخواست خرید را مشاهده کنید:

کلام آخر

اتوماسیون اداری فراگستر ابزارهای متعددی را برای مدیریت، مکانیزه کردن و خودکارسازی گردش‌کارهای سازمانتان در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افزار شما می‌توانید بدون کاغذبازی و صرف زمان زیاد، فعالیت‌های مختلف اداری مثل مکاتبات، تهیه و ارسال فرم‌ها و اجرای فرآیندها را در سازمان خود به صورت دیجیتالی و مکانیزه، با سرعت و دقت بالا و با کمترین هزینه انجام دهید. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون کسب و کار فراگستر و قابلیت‌ها و امکانات آن می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.