سازماندهی چیست و چگونه به مدیریت بهتر سازمان کمک می‌کند؟

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

بدون شک هیچ کسب و کاری نمی‌تواند بدون سازماندهی و مدیریت مناسب کارکنان و منابع خود، رشد و پیشرفت قابل توجهی داشته باشد. سازماندهی یکی از مفاهیم مهم در حوزه مدیریت و به معنای نظم و ترتیب دادن به منابع و فعالیت‌های سازمان و ایجاد هماهنگی میان بخش‌های مختلف آن است. در این مقاله ضمن بررسی مفهوم سازماندهی، علت اهمیت آن در کسب و کارها، خصوصیات (ابعاد) و مزایای آن، به فرآیند سازماندهی برای مدیریت بهتر سازمان می‌پردازیم.

مفهوم سازماندهی چیست و چه جایگاهی در مدیریت کسب و کارها دارد؟

در علم مدیریت، منظور از سازماندهی (organizing) فرآیندی است که طی آن مدیران سازمان وظایف و کارها را میان کارکنان تقسیم کرده، منابع لازم را به آنها اختصاص داده و میان آنها هماهنگی ایجاد می‌کنند تا رسیدن به اهداف سازمانی را تسهیل کنند. به همین دلیل است که سازماندهی باید به صورت پیوسته در هر سازمانی جریان داشته باشد تا حیات و کارایی آن را تضمین کند.

ار سوی دیگر، سازماندهی جایگاهی مهم در حوزه مدیریت سازمانی دارد. در واقع، در یک تعریف بنیادین می‌توان مدیریت هر سازمان را شامل پنج فعالیت کلی دانست که عبارتند از: برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارکنان، رهبری و کنترل. برای اجرای هر کدام این پنج کارکرد، مجموعه‌ای از روش‌ها و نظریات وجود دارد که به شما امکان می‌دهد بتوانید سازمان خود را به شکل موفقی اداره کنید. سازماندهی یکی از فعالیت‌ها و بخش‌های اصلی مدیریت سازمان است که به دلیل داشتن مزایایی همچون بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها، برای کسب و کارها ضروری است.

سازماندهی چه عناصر و ابعادی دارد؟

سازماندهی به کارها، نیروی انسانی و منابع سازمان می‌تواند به اشکال متعددی صورت بگیرد، اما در تمامی آنها یک سری عناصر و ابعاد مشترک وجود دارد. این عناصر و ابعاد عبارتند از:

• تقسیم کار: یکی از عناصر اصلی سازماندهی، تقسیم کارها و واگذاری آنها به افراد متخصص است.
• واگذاری مسئولیت‌ها: سازماندهی موفق و انجام بهینه وظایف توسط کارکنان ایجاب می‌کند تا هر کدام مسئولیت‌ها و اختیارات متناسب را داشته باشند. بنابراین واگذاری مسئولیت‌ها از عناصر اصلی سازماندهی است.
• هماهنگ کردن کارها: طی فرآیند سازماندهی، کارکنان سازمان مسئولیت انجام وظایف مختلفی را بر عهده می‌گیرند که باید با منطق و توالی خاصی انجام شوند. بنابراین عنصر دیگر ضروری برای سازماندهی موفق، ایجاد هماهنگی است.
• تعیین اهداف: سازماندهی بدون هدف مشخص اساساً معنی ندارد. آنچه سازماندهی و نحوه انجام آن را تبیین می‌کند، هدف آن است. بنابراین تعیین اهداف از عناصر مشترک سازماندهی در تمامی کسب و کارهاست.
• وجود سلسله مراتب اختیار – مسئولیت: سازماندهی نیازمند پاسخگو بودن افراد نسبت به مسئولیت‌هاییست که به آنها محول می‌شود. به همین دلیل هر سازماندهی باید دارای یک سلسله مراتب باشد تا افراد اختیاراتی برای نظارت و مسئولیت‌هایی برای پاسخگویی داشته باشند.

• برقراری ارتباط: اجرای تمامی عناصر فوق نیازمند برقراری ارتباط میان اعضای سازمان است. به همین دلیل آشنایی با فنون ارتباطات و اهمیت برقراری آن از عناصر مشترک در سازماندهی انواع کسب و کارهاست.

چرا سازماندهی برای کسب و کارها مهم است؟

سازماندهی یکی از عمده عناصر مدیریت است که در کنار برنامه‌ریزی، رهبری و کنترل، مرحله مهمی از فرآیند مدیریت را تشکیل می‌دهد. سازماندهی یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های موفقیت هر کسب و کار است زیرا به شما امکان می‌دهد تا با سازماندهی کسب و کارتان بتوانید ضمن برنامه‌ریزی و نظم‌دهی به فعالیت‌های یک سازمان، به دستاوردهای بیشتر و بهره‌وری بالاتری دست پیدا کنید.

از دلایل دیگر اهمیت سازماندهی در کسب و کارها، بهبود هماهنگی بین کارکنان و بخش‌های مختلف سازمان است. با سازماندهی مناسب، کارکنان به طور موثر‌تری می‌توانند با همکاران خود هماهنگی کنند و ارتباط بیشتری با دیگران داشته باشند. این بهبود هماهنگی نیز در نهایت می‌تواند به افزایش دستاوردها و بهره‌وری بالاتر سازمان منجر شود.

سازماندهی همچنین با تعیین روش‌های دقیق برای انجام کارها، کاهش تداخل کاری و اشتباهات و مدیریت بهتر زمان می‌تواند باعث بهبود کارایی سازمان شود. این مساله در نهایت، سازماندهی را به یک ابزار مهم در رقابت با سایر سازمان‌ها و کسب و کارها تبدیل می‌‎کند.

برخی دیگر از دلایل اهمیت سازماندهی می‌توان به ترویج مدیریت مؤثر و کارآمد، تشویق شایسته‌سالاری، کاهش کارهای تکراری، ایجاد تعادل میان اختیارات و مسئولیت‌های افراد، استفاده مؤثر از منابع انسانی و افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی کارکنان دانست.

فرآیند سازماندهی چگونه است؟

سازماندهی یکی از عناصر مهم مدیریت هر سازمان است که با چیدمان فعالیت‌ها و منابع آن به صورت منطقی و سیستماتیک، آنها را برای دستیابی به اهداف سازمانی به یکدیگر متصل می‌کند. فرآیند سازماندهی شامل چندین مرحله است که در ادامه به تفصیل به بررسی آنها می‌پردازیم:

1- شناسایی و تقسیم کارها: فرآیند سازماندهی با شناسایی کارها و تقسیم آنها شروع می‌شود. برای دستیابی به این مهم، کارها به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شوتد تا به راحتی قابل اجرا و واگذاری به افراد مختلف باشند. علت آن نیز این است که هیچ کس قادر به انجام حجم زیادی از کارها و وظایف مختلف در یک بازه زمانی کوتاه نیست، حتی اگر در انجام آنها مهارت داشته باشد. بنابراین سازمان‌‌ها برای تسریع انجام کارها باید آنها را به اجزای کوچکتر تقسیم کنند. از سوی دیگر، تقسیم کار به کارکنان سازمان امکان می‌دهد تا وظایفی را انتخاب کنند که مطابق سلایق و استعدادهای آنها باشد.

۲- گروه‌بندی کارها: پس از تقسیم کارها به فعالیت‌های کوچک‌تر، فعالیت‌های با نوع مشابه با هم گروه‌بندی می‌شوند. گروه‌بندی تخصیص کارها را تسهیل می‌کند و به مدیران امکان می‌دهد تا هر دسته از کارها را به گروه‌ها و واحدهای مربوطه تخصیص دهد.

۳- تخصیص وظایف به کارکنان: در مرحله بعد باید تخصیص کارها به گروه‌ها، واحدها و کارکنان سازمان بر اساس مهارت‌ها، شایستگی‌ها و توانمندی‌های آنها انجام شود. افزایش کارایی سازمان و کارکنان آن منوط به این است که میان وظیفه و فرد مسئول برای انجام آن تناسب وجود داشته باشد. تخصیص وظایف به افراد، اعمال کنترل بر عملکرد آنها را نیز تسهیل می‌کند.

4- تفویض اختیار: تفویض اختیار به معنای دادن اختیار به کارکنان سازمان برای انجام وظایفی است که به آنها محول شده است. اگر کارکنان اختیاری برای تصمیم‌گیری در مورد وظایفشان نداشته باشند، نخواهند توانست آنها را به اتمام برسانند. به همین دلیل، مدیر باید هر زمان که وظایفی را به کارکنان محول می‌کند اختیارات کافی را نیز در اختیار آنها قرار بدهد. این باعث می‌شود کارکنان احساس اعتماد و احساس مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته باشند. با این حال، مدیران باید از تعادل میان اختیارات کارکنان و میزان مسئولیت‌های آنها اطمینان حاصل کنند.

5- تعیین سلسله مراتب سازمانی: وظیفه کارکنان این نیست که صرفاً کارها را به اتمام برسانند، بلکه باید خروجی آن را به یکی از مدیران یا کارکنان سازمان گزارش بدهند. تعیین سلسله مراتب سازمانی به کارکنان امکان می‌دهد تا آگاه باشند که باید به چه کسی گزارش دهند و کدام شخص می‌تواند به آن‌ها دستور بدهد. با کمک سلسله مراتب آنها خواهند توانست روابط کاری خود را به طور واضح برقرار کنند.

6- فراهم کردن منابع برای کارکنان: سازماندهی و توزیع منابع سازمان مانند پول، مواد اولیه، تجهیزات و دستگاه‌ها میان کارکنان برای اجرای فعالیت‌های روزانه سازمان ضروری است. به همین دلیل یکی از مراحل ضروری در چرخه سازماندهی فعالیت‌های سازمان، فراهم کردن منابع برای انجام کارهاست.

7- هماهنگ‌سازی کارها و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها: آخرین مرحله از فرآیند سازماندهی فعالیت‌ها در کسب و کار، ایجاد هماهنگی میان کارها و فعالیت‌های کارکنان و واحدهای مختلف سازمان به نحوی منطقی و سیستماتیک است تا بتوانند در کنار یکدیگر به شکلی موثر دستیابی به اهداف سازمان را تسهیل کنند. هماهنگ‌سازی کارها همچنین باعث ایجاد درک متقابل میان کارکنان و واحدهای مختلف سازمان می‌شود و احساس تلاش گروهی و روحیه تیمی برای دستیابی به اهداف سازمان را تقویت می‌کند.

مزایای سازماندهی کدام است؟

سازماندهی نه تنها برای موفقیت هر سازمانی حیاتی و مهم است، بلکه مزایای متعدد دیگری نیز دارد که در اینجا به برخی از آنها می‌پردازیم:

• افزایش تخصص‌گرایی: در سازماندهی ضمن طبقه‌بندی کارها، آن‌ها را به کارکنانی واگذار می‌کنند که صلاحیت و تخصص انجام آنها را داشته باشند. بنابراین سازماندهی ضمن کاهش حجم کار و بهبود بهره‌وری سازمان، باعث افزایش تخصص‌گرایی می‌شود.
• افزایش کارایی و بهره‌وری: با توجه به رقابت شدید در بازار کار، سازمان‌ها باید برای بقای خود، کارایی بیشتری داشته باشند و بهبود فعالیت‌های خود را در همه جنبه‌ها مدنظر قرار دهند. سازماندهی، یکی از ابزارهایی است که با بهینه‌سازی استفاده از منابع و ایجاد هماهنگی میان کارکنان، نقش مهمی در بهبود کارایی سازمان دارد.

• تبیین سلسله مراتب سازمانی: سازماندهی با تعریف وظایف هر یک از کارکنان، روابط کاری آنها نیز را توصیف می‌کند و به این ترتیب باعث تعیین سلسله مراتب سازمانی می‌شود. وجود این سلسله مراتب، سردرگمی و هرج و مرج را در دریافت دستورات و ارائه گزارشات از بین می‌برد.
• کاهش اختلافات میان کارکنان: تعیین سلسله مراتب سازمانی و مشخص کردن وظایف و اختیارات هر یک از کارکنان همچنین باعث کاهش اختلافات میان آنها می‌شود.
• بهبود مشارکت کارکنان: سازماندهی صحیح با تببین وظایف افراد، علاوه بر کاهش اختلافات باعث تسهیل مشارکت و تعامل میان کارکنان سازمان می‌شود.
• بهبود کنترل و نظارت: سازماندهی صحیح با مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر یک از کارکنان، کنترل و نظارت بر عملکرد آنها را برای مدیران سازمان تسهیل می‌کند.
• استفاده مؤثر از منابع: با سازماندهی، وظایف و کارها به گونه‌ای به کارکنان واگذار می‌شود که از دوباره‌کاری و تکرار جلوگیری شود. به همین دلیل، استفاده بهینه از منابع سازمان را تضمین می‌کند و فرقی نمی‌کند که این منابع انسانی، مادی، مالی یا فنی باشند.
• کاهش هزینه‌ها: با سازماندهی صحیح کارها، از اتلاف منابع سازمان، خطاهای انسانی و دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌شود که این در نوع نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان دارد.
• انعطاف‌پذیری بیشتر: فرآیند سازماندهی با ایجاد تغییرات اساسی در نحوه مدیریت کارها، استفاده از منابع، سلسله مراتب اداری، روابط کارکنان و غیره به سازمان کمک می‌کند تا با انعطاف‌پذیری بیشتری در برابر چالش‌ها واکنش نشان دهد و خود را بهتر با تغییرات محیطی تطبیق دهند.
• پیشرفت پرسنل: سازماندهی با تفویض اختیارات لازم به کارکنان برای انجام وظایفشان باعث تشویق خلاقیت در آنها می‌شود. همچنین افزایش تخصص‌گرایی، کارکنان را قادر می‌سازد تا در زمینه تخصصی خود رشد و توسعه بیشتری داشته باشد.

کلام آخر

همانطور که در این مقاله خواندید، سازماندهی برای موفقیت و مدیریت بهینه هر سازمان ضروری است. شما با سازماندهی می‌توانید به کارها نظم بخشیده و مسئولیت‌ها را تبیین کنید تا زمینه برای همکاری بهتر کارکنان و دستیابی به اهداف سازمان فراهم شود. یکی از ابزارهای مهمی که می‌تواند به سازماندهی کارهای اداری و فرآیندهای سازمانی شما کمک کند، نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار است. به عنوان نمونه با کمک نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر شما می‌توانید ضمن دیجیتالی و مکانیزه کردن مکاتبات خود، اسناد سازمانی‌تان را به صورت دیجیتالی طبقه‌بندی و ذخیره‌سازی کرده و با استفاده از BPMS فراگستر، تمامی فرآیندهای کاری خود را سازماندهی و خودکارسازی کنید. برای آشنایی بیشتر با امکانات و قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.