مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟ تعریف، مفهوم و چرخه مدیریت عملکرد در سازمان

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

در این مقاله، به موضوع مدیریت عملکرد می‌پردازیم. برای آشنایی با تعریف شفافی از مدیریت عملکرد، چرخه مدیریت عملکرد، بهترین روش‌های آن و آینده مدیریت عملکرد در سازمان با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

مدیریت عملکرد سازمانی یکی از ابزارهای اصلی مدیران واحد منابع انسانی برای اطمینان از دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان است. در گذشته، مدیریت عملکرد تماما مبتنی بر تجربیات مدیران منابع انسانی بود. اما امروزه در نتیجه استفاده از فناوری و دریافت بازخوردهای مستمر، مدیریت عملکرد کارکنان متحول شده است، به طوری که مدیران می‌توانند مشکلات آینده را بر اساس عملکرد فعلی کارکنان پیش‌بینی کرده و هر گونه اصلاحات لازم را برای حفظ و بهبود عملکرد آنان پیش از اینکه مشکلی رخ دهد، انجام دهند. اگر شما هم مایل هستید که عملکرد سازمان خود را بهبود ببخشید، باید با تعریف مدیریت عملکرد، مفاهیم و روش‌های آن آشنا باشید. در این مقاله شما را با ابعاد مختلف مدیریت عملکرد کارکنان آشنا خواهیم کرد.

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد (یا Performance Management) که مفهومی متفاوت از ارزیابی عملکرد (یا Performance Evaluation) است، به عنوان فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیران منابع انسانی و کارکنان در جهت نیل به اهداف سازمان تعریف می‌شود. البته با پیشرفت فناوری‌های نوین و استفاده بیشتر از آنها در محیط کسب و کار، تعریف مدیریت عملکرد کارکنان ابعاد تازه‌‎ای پیدا کرده است.

در گذشته مدیریت عملکرد، فرآیندی سالانه بود، اما در حال حاضر به یک فرآیند مداوم تبدیل شده است. در واقع هدف مدیریت عملکرد در سازمان، اطمینان از کارکرد بهینه کارکنان در طول سال است. بنابراین هدف آن این است که هر گونه مشکلی را که عملکرد کارکنان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، برطرف کند.

طبق گزارش موسسه مشاوره مدیریتی Deloitte، در حال حاضر، رویکردهای مدیریت عملکرد در سازمان‌ها گیج‌کننده، سلیقه‌ای و پراکنده است. اما با افزایش اتوماسیون در سازمان‌ها انتظار می‌رود که این مساله تغییر کند. در حال حاضر اتوماسیون نقش مهمی در مدیریت عملکرد ایفا می‌کند و با ساده‌سازی فرآیندهای آن، مدیریت استراتژیک آن را ممکن می‌کند.

چرا مدیریت عملکرد سازمانی مهم است؟

پیش از پرداختن به سایر مفاهیم مدیریت عملکرد، ابتدا باید به سوالی پاسخ بدهیم که هر مدیر خواهد پرسید. چرا مدیریت عملکرد مهم است؟ در اینجا 2 دلیل ذکر می‌شود:

1. مدیریت عملکرد، مکملی برای گزارشات بررسی عملکرد سالانه است. این فرآیند هم مدیران و هم کارکنان را در مورد آنچه در ارزیابی سالانه انتظار می‌رود آماده می‌کند.
2. مدیریت عملکرد مداوم به کارکنان نشان می‌دهد که مدیران برای آنها ارزش قائل هستند. همچنین باعث می‌شود که آنها بیشتر از گذشته پذیرای دریافت بازخوردهای سازنده باشند.

اهداف مدیریت عملکرد

هدف اصلی مدیریت عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد سازمان با هدف تشویق و هدایت کارکنان برای افزایش بهره‌وری است. برای درک بهتر این هدف، می‌توانیم نگاهی به اهداف کلیدی آن بیندازیم:

• تعیین اهداف سازمانی برای تحقق چشم‌انداز سازمان
• ترویج فرهنگ کار در سازمان
• توانمندسازی کارکنان
• بهبود ارتباطات میان تیم‌ها
• شناسایی فرصت‌های رشد
• تعیین انتظارات از مدیران و از کارکنان
• ایجاد انگیزه برای کار موثرتر

چرخه مدیریت عملکرد

چرخه مدیریت عملکرد بخشی از فرآیند یا استراتژی مدیریت عملکرد است. این چرخه، مجموعه‌ای از پنج مرحله برنامه‌ریزی، نظارت، بهبودبخشی، نمره‌دهی و پاداش‌دهی است. هر بار که بخواهید عملکرد کارکنان را مرور کنید، انجام تمام این مراحل ضروری است.

این مدل به طور سنتی در یک جدول زمانی یک ساله اجرا می‌شود، اما برخی سازمان‌ها بر این باور هستند که بررسی‌های مکرر باعث بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. از مزایای استفاده از این روش می‌توان به افزایش رقابت‌پذیری، انعطاف بیشتر سازمان و انگیزه بیشتر کارکنان اشاره کرد.

شکل 1- پنج مرحله ضروری در مدیریت عملکرد

برنامه‌ریزی

این مرحله شامل تعیین اهداف کلی سازمان و همینطور اهداف فردی کارکنان و اطلاع دادن این اهداف به آنها است. شما همچنین می‌توانید به هر یک از این اهداف یک درصد اختصاص دهید تا بتوانید از آنها برای ارزیابی دستاوردهای کارکنان خود استفاده کنید.

بدون مشخص کردن این اهداف، هیچ‌گونه برنامه‌ریزی موثر نخواهد بود. همچنین، تعیین این اهداف باید یک فرآیند مشارکتی باشد، زیرا کارکنانی که می‌دانند چرا اهداف و وظایفی مشخص برایشان تعیین شده است، بیشتر برای موفقیت در رسیدن به آنها تلاش می‌کنند.

نظارت

در این مرحله است که مدیریت مداوم عملکرد مطرح می‌شود. مدیران باید با استفاده از ابزارهای مختلف، عملکرد تیم‌های خود را ردیابی کرده و هر زمان که لازم بود دست به اصلاحات بزنند. با این حال، اگر این نظارت فقط یک یا دو بار در طول سال انجام شود، چندان مؤثر نخواهد بود. توصیه می‌شود که مدیران به صورت ماهانه یا فصلی با کارمندانشان ملاقات کنند تا پیشرفت‌ها را بررسی کنند و در صورت نیاز به کارکنان خود در حل مشکلاتی که ممکن است به وجود آمده باشد، کمک کنند.

بهبودبخشی

در این مرحله با استفاده از داده‌های بدست آمده در مرحله نظارت، راهکارهایی برای بهبود عملکرد کارکنان ارائه می‌شود. این راهکارها ممکن است شامل شرکت در دوره‌های آموزشی یا ماموریت‌‎های کاری آموزشی باشد. در هر صورتف این بهبودبخشی نیازمند ارائه بازخوردهای دقیق به کارکنان و ارتباط موثر مدیران با آنهاست.

برای این کار مدیران باید توانایی عالی در برقراری ارتباط داشته باشند. به همین دلیل، مدیران موفق افرادی هستند که ارتباط منظمی با همه اعضای تیم خود دارند و می‌توانند بازخورد مکرر ارائه دهند.

نمره‌دهی

در پایان سال، مدیریت و کارکنان گرد هم می‎‌آیند تا عملکرد سال قبل را بررسی کنند و ببینند آیا اهداف محقق شده است یا خیر. عملکرد هر یک از کارکنان باید به صورت دوره‌ای نمره‌گذاری شود. این کار برای درک وضعیت عملکرد آنها و اعمال تغییرات لازم بر اساس آن، ضروری است.

پاداش‌دهی

مرحله نهایی چرخه مدیریت عملکرد، پاداش‌دهی است. تشخیص عملکرد خوب و پاداش‌دهی مناسب، بخش مهمی از فرآیند مدیریت عملکرد جهت تشویق مشارکت کارکنان است که نمی‌توان آن را نادیده گرفت. زیرا مهم‌ترین مرحله برای حفظ و افزایش انگیزه کارکنان است. این پاداش‌دهی می‌تواند یک تشکر ساده، تشویق رسمی یا بخشی از برنامه پاداش‌دهی به کارکنان باشد.

کارکنانی که پس از یک سال تلاش، در رسیدن به اهداف سازمانی موفق می‌شوند، اما پاداش مناسبی دریافت نمی‌کنند، انگیزه خود را برای تلاش در سال آینده از دست خواهند داد. همچنین ممکن است که آنها اعتماد خود را به سازمان از دست بدهند و احساس کنند که استعدادها و تلاش‌های آنها مورد قدردانی قرار نمی‌گیرد و در نتیجه شروع به جستجوی برای یک فرصت شغلی دیگر کنند.

چگونه می‌توان فرآیند مدیریت عملکرد را بهبود بخشید

حال که دانستید مدیریت عملکرد چیست، اگر تصمیم گرفتید تا فرآیندهای مدیریت عملکرد را در سازمان خود بهبود ببخشید، باید سوالات زیر را از خود بپرسید:

1. کارکنان شما چه انتظاراتی از مدیریت عملکرد دارند؟

مدیریت عملکرد هم می‌تواند باعث پیشرفت نیروی کار شما شود و هم می‌تواند مانع آن باشد. بنابراین، اجرای موفق مدیریت عملکرد نیازمند آگاهی از خواسته‌های کارکنان خود از برنامه مدیریت عملکرد است. برای این‌کار هیچ چیز بهتر از صحبت مستقیم با کارکنان و کسب نظرات آنان نیست.

گام بعدی این است که یافته‌های خود را به تصمیم‌گیرندگان و افرادی که مسئول تغییرات در سازمان شما هستند، منتقل کنید. در اینجا باید آن دسته از یافته‌های خود و همچنین سایر تحقیقاتی را که نشان دهنده تاثیر فرآیندهای بهبود عملکرد بر نتایج کسب و کار است، با این افراد به اشتراک بگذارید.

2. آیا مدیریت عملکرد کارکنان را به طور مداوم انجام می‌دهید؟

کارفرمایان می‌خواهند کارکنانشان خوشحال باشند. اما خوشحالی همیشه آن چیزی نیست که کارکنان از کارفرمایان خود می‌خواهند. گاهی اوقات کارکنان می‌خواهند احساس کنند که کار آنها مهم است. بنابراین بخشی از فرآیند مدیریت عملکرد باید مبتنی بر افزایش انگیزه کارکنان باشد.

برای ایجاد چنین انگیزه‌ای، فرآیند مدیریت عملکرد سازمانی باید شامل مکالمات مکرر و مداوم بین کارکنان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت‌های صورت گرفته و دستاوردهای کارکنان پررنگ باقی بمانند.

3. مدیران چه ابزارهایی برای مدیریت “فرآیند مدیریت عملکرد” در اختیار دارند؟

شما به عنوان یک مدیر نقش بسیار مهمی در موفقیت برنامه‎‌های مدیریت عملکرد سازمان خود خواهید داشت. مدیران نقش مهمی را در انگیزش‌دهی، جذب و پرورش کارکنان دارند. به همین دلیل باید اطمینان حاصل کنید که مدیران سازمان شما برای ارائه و دریافت بازخورد مفید و پیوسته آموزش دیده‌اند.

به علاوه، در دسترس داشتن فناوری مناسب برای پشتیبانی از مدیریت مداوم عملکرد، ضروری است. شما به نرم‌افزارهایی نیاز خواهید داشت که برای اجرای فرآیندهای مستمر طراحی شده باشند.

عصر اتوماسیون مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد فقط مربوط به بخش منابع انسانی نیست، بلکه این نگرانی باید مربوط به همه سطوح رهبری در یک سازمان باشد. اما گزارش‌های Deloittes نشان می‌دهد که سازمان‌ها مطمئن نیستند که آیا سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود یا خیر.

آیا باید روی نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد سرمایه‌گذاری کنیم؟

سرمایه‌گذاری در فناوری تنها زمانی به بهبود منجر می‌شود که استراتژی خاصی برای مدیریت عملکرد وجود داشته باشد. بدون یک استراتژی، نرم‌افزارهای سازمانی فقط باعث زحمت بیشتر برای مدیران خواهند شد. از سوی دیگر، اجرای سیستم مدیریت عملکرد در سطح سازمان به نفع تمامی اعضای سازمان است. با این حال، اعضای سازمان باید از اهدافی که از طریق مدیریت عملکرد به دنبال آنها هستند، آگاه باشند. داده‌های نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد می‌تواند بینش‌های منحصر به فردی را ارائه دهد که از طریق نظرسنجی یا بررسی‌های دستی قابل دست‌یابی نیستند.

بهترین روش‌های مدیریت عملکرد

تنها راه اطمینان از موفقیت مدیریت عملکرد (Performance Management)، برخورد با آن مانند یک فرآیند مستمر و در حال تحول است که از طریق روش‌های زیر انجام می‌شود:

شکل 2- بهترین روش‌ها برای مدیریت عملکرد موثر

داشتن یک استراتژی خوب برای مدیریت عملکرد

برخی از سوالات کلیدی که در یک برنامه مدیریت عملکرد مناسب به آنها پاسخ داده می‌شود، عبارتند از:

• هر چند وقت یکبار عملکرد کارکنان ارزیابی می‌شود؟ هفتگی، ماهانه یا فصلی؟
• چه سیستم‌هایی برای این ارزیابی‌ها در دسترس هستند؟ ابزارهای ردیابی و تجزیه و تحلیل احساسات کارکنان، بررسی خودکار نبض کارکنان، جلسات رو در رو؟
• نحوه دریافت بازخورد در مکالمات چگونه خواهند بود؟
• ارزیابی بازخوردها چگونه صورت خواهد گرفت؟

فرهنگ ارتباطات آزاد و موثر

نظارت مستمر می‌تواند به شروع گفتگو در مورد مسائل مربوط به کارکنان کمک کند. احساس منفی یا عملکرد ضعیف یک کارمند تنها زمانی قابل حل است که ارتباطات در سازمان بدون محدودیت و شفاف باشد.

تعهد به فرهنگ ارتباطات یک مسئولیت گسترده در سراسر سازمان است که از مدیریت عالی شروع می‌شود و در همه سایر بخش‌ها اجرا می‌شود.

ارتباطات شفاف شامل موارد زیر است:

• آنچه دقیقا از کارمندان انتظار دارید با آنها به اشتراک بگذارید.
• آموزش کارکنان برای رسیدن به حداکثر پتانسیل خود از طریق اهداف قابل اجرا.
• دادن بازخوردهای قابل اجرا به کارمندان، نه بازخوردهای کلی.
• تاکید بر پاداش‌های موجود برای دستیابی به اهداف موفق.

نظارت مستمر

لازم است بدانید که منظور از نظارت مستمر، نظارت بر هر حرکت و عملکرد کارکنان نیست. در واقع در اینجا منظور نظارت بر پیشرفت کار و نتایج ارائه شده توسط کارکنان است. همچنین، با توجه به روحیات کارکنان، از طریق روش‎‌هایی همچون مشاهده، تعامل، و با کمک ابزارهای تجزیه و تحلیل روحیات کارمندان، مدیران می‌توانند شرایط روحی تیم‌های خود را ارزیابی کنند. این به مدیران این امکان را می‌دهد که به محض بروز مشکل، آن را برطرف کنند.

برای اجرای همه این عناصر در یک استراتژی مدیریت عملکرد موفق، مجموعه‌ای از سیستم‌های اتوماسیون مدیریت عملکرد برای انتخاب وجود دارند. این راه‌حل‌ها می‌توانند چندین عملیات را که به طور سنتی بر فرآیندهای دستی و همچنین نظارت و دریافت بازخورد متکی بودند، ساده کنند.

آینده مدیریت عملکرد سازمانی چگونه است؟

انتظار می‌رود تا در آینده، مدیریت عملکرد کارکنان با مدیریت یادگیری، مدیریت جذب کارکنان و مدیریت شغلی ادغام شود.

مدیریت عملکرد سالانه دیگر از مد افتاده است

جالب است بدانید که با تکامل مفهوم مدیریت عملکرد در سازمان، شیوه‌های اجرای آن نیز تغییرات زیادی کرده است. به عنوان مثال، چندین سازمان از جمله Netflix شیوه‌های چابک‌تر و مستمر را برای مدیریت عملکرد برگزیده‌اند که آن را مدیریت عملکرد روان می‌نامند.

بازخورد رو در رو در حال اهمیت یافتن است

باید تاکید کرد که با وجود تغییر در روش‌های مدیریت عملکرد، نیاز به بازخوردهای رو در رو همچنان باقی است. در واقع، اهمیت دریافت و ارائه بازخوردهای منظم بیشتر نیز شده است تا بتوان اطمینان حاصل کرد که کار کارکنان با هدف سازمان هماهنگ است.

فناوری‌های مدیریت عملکرد پیشرفته‌تر می‌شوند

از منظر تکنولوژی، انتظار می‌رود که ماشین‌های هوشمند، هوش شناختی و هوش مصنوعی رواج بیشتری یافته و آندسته از قابلیت‌های آنها که می‌توانند اقدامات اجرایی و نحوه جذب کارکنان را برای بهتر برآورده کردن اهداف فردی و سازمانی توصیه کنند، رواج بیشتری پیدا کند.

کلام آخر

درک مناسب از اهمیت مدیریت عملکرد سازمانی، برای تمامی مدیران ضروری است. بنابراین اگر شما هم به دنبال تقویت مدیریت عملکرد در سازمان خود هستید، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد و پرورش مدیرانی که دارای مهارت‌های لازم برای دریافت و ارائه بازخوردهای منظم از کارکنان هستند، برای شما ضروری خواهد بود و در نتیجه شاهد افزایش انگیزه کارکنان خود خواهید بود.

سوالات متداول مشتریان

۱- مدیریت عملکرد یعنی چه؟

به فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم بین مدیران منابع انسانی و کارکنان برای دستیابی به اهداف سازمان، مدیریت عملکرد گفته می‌شود. در گذشته مدیریت عملکرد، فرآیندی سالانه بود، اما در حال حاضر به یک فرآیند مداوم تبدیل شده است.

۲- هدف مدیریت عملکرد چیست؟

هدف مدیریت عملکرد در سازمان، اطمینان از کارکرد بهینه کارکنان در طول سال است. برای این‌کار عملکرد سازمان اندازه‌گیری می‌شود تا بتوان علاوه بر تشویق کارکنان، هر گونه مشکلی را که عملکرد آنان را تحت تأثیر قرار می‌دهد، برطرف کرد.

۳- بهترین روش‌های مدیریت عملکرد کدام است؟

بهترین روش برای اطمینان از موفقیت مدیریت عملکرد، برخورد با آن مانند یک فرآیند مستمر و در حال تحول است که نیازمند داشتن یک استراتژی خوب، وجود فرهنگ ارتباطات آزاد و موثر در سازمان و نظارت مستمر است.