سلسله مراتب سازمانی چیست؟ آشنایی با وظایف نقش‌ها در ساختار سلسله مراتبی

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

هر سازمانی برای اینکه بتواند به درستی و به صورت منظم به انجام فعالیت‌های خود بپردازد، نیاز دارد تا ساختار و سلسله مراتب اداری خود را مشخص کند. سلسله مراتب تعیین می‌کند که کدام اعضا باید فعالیت‌ها را انجام داده و نتیجه آن را گزارش کنند و کدام افراد مسئول دریافت این گزارش‌ها هستند. به این ترتیب روابط اعضای سازمان و نقش آنها واضح خواهد بود. در این مقاله در مورد سلسله مراتب سازمانی و شرح وظایف نقش ها در ساختار سلسله مراتبی خواهید خواند.

تعریف سلسله مراتب چیست؟

سلسله مراتب یا Hierarchy، به هر نوع نظم یا ترتیبی میان اجزاء، عناصر یا واحدهای مختلف (اعم از افراد، اشیاء، پست‌های شغلی و…) گفته می‌شود که در آن موقعیت این اجزاء نسبت به یکدیگر به صورت «بالا» و «پایین» یا «هم‌سطح» باشد. از این منظر، بهترین نمونه یک ساختار سلسله مراتبی، شکل هندسی “هرم” است.

سلسله مراتب معمولاً بر اساس اهمیت، قدرت، سطح دسترسی، رتبه‌بندی یا دیگر معیارهای مشابه برقرار می‌شود. به عنوان مثال در یک هرم، رأس بالاترین نقطه است و تعداد اجزای بسیار اندکی در آن قرار دارند. اما قاعده هرم شامل بیشترین تعداد اجزا می‌شود. سلسله مراتب، در روابط میان انسان‌ها نیز همیشه وجود داشته است و رایج ترین ساختار در تاریخ جوامع انسانی، مذاهب، حکومت‌ها و حتی شرکت های بزرگ چندملیتی است. شکل سنتی این ساختار، حکومت‌های پادشاهی و رابطه ارباب و رعیت در نظام‌های فئودالی بوده است و در جوامع مدرن نیز، بیشتر حکومت‌ها و شرکت‌ها چنین ساختاری دارند.

بهترین نمونه یک ساختار سلسله مراتبی، شکل هندسی “هرم” است

رأس هرم این نوع سلسله مراتب، مرکز تعداد محدودی از افراد دارای قدرت و نفوذ است و قاعده هرم شامل تعداد زیادی از مردم است، که در پایین‌ترین سطح قرار دارند. به عنوان مثال در رأس هرم سیاسی قدرت، رئیس‌جمهور، نخست‌وزیر، پادشاه و در برخی از کشورها چندین نهاد مانند قوه مقننه، قضائیه و مجریه قرار دارند. بنابراین، هر چه به راس نزدیک‌تر شویم قدرت و مزایا بیشتر می‌شود.

سلسله مراتب سازمانی چیست؟

حال که با تعریف سلسله مراتب آشنا شدید، شاید این سوال برایتان پیش بیاید که تفاوت آن با سلسله مراتب سازمانی چیست؟ پاسخ بسیار ساده است: سلسله مراتب سازمانی یکی از کاربردها و نمونه‌های ساختار سلسله مراتبی است.

بنابراین، سلسله مراتب سازمانی به نظم و ترتیبی اشاره دارد که طبق آن، افراد، واحدها و بخش‌های مختلف یک سازمان بر اساس جایگاه سازمانی و اختیاراتشان در سطوح مختلف طبقه‌بندی می‌شوند. برقراری سلسله مراتب در سازمان روشی برای تفکیک اختیارات و وظایف و ایجاد زنجیره مدیریت در سازمان است. به‌طوری‌که سطوح بالاتر وظیفه کنترل سطوح پایین‌تر سلسله مراتب را بر عهده دارند.

هر سطح از سلسله مراتب سازمانی به عنوان یک سطح سلطه معرفی می‌شود و افراد در هر سطح مسئولیت‌ها و وظایف خود را بر اساس سلسله مراتب و دستورات سطوح بالاتر انجام می‌دهند. این ساختار اجازه می‌دهد تا اجرای دستورات از بالا به پایین در سازمان به صورت سازمان‌یافته و منظم صورت گیرد و همچنین اختیارات و قدرت در سازمان توزیع شود. در این حالت، دستورات از بالاترین سطح اختیارات (مثلاً مدیر عامل) به سطح بعدی منتقل می‌شود و از آنجا نیز به حرکت پایین ادامه می‌دهد تا زمانی که به سطحی برسد که قرار است دستور انجام شود (مثلاً به کارمندان پایه سازمان). بنابراین می‌توان گفت که وجود چنین تفکیکی، اختیارات و وظایف اعضای سازمان و سلسله مراتب قدرت را مشخص می‌کند. تفاوت این 2 مفهوم زمانی بهتر روشن می‌شود که با انواع ساختار سازمانی آشنا باشید، زیرا ساختار سلسله مراتبی تنها یکی از نمونه‌های انواع ساختارهای سازمانی است.

بنابراین سطوح سلسله مراتب سازمانی که گاهی سطوح سازمانی نیز نامیده می‌شود، درجات مختلف سمت‌ها در یک ساختار سازمانی را مشخص می‌کند. به عبارت دیگر، منظور از سطوح سازمانی تعداد لایه‌های افقی قابل مشاهده در چارت سازمانی است.

در سازمانی که ساختار سلسله مراتبی دارد، معمولاً یک فرد یا عده معدودی از افراد در رأس قدرت و مدیریت سازمان قرار دارند. از طرف دیگر، در این سازمان‌ها، سلسله مراتب بر مبنای جایگاه و سمت‌های سازمانی تعریف می‌شود نه بر مبنای افراد. علت این امر نیز آن است که امکان قطع همکاری با مدیران و کارکنان در هر زمان وجود دارد. بنابراین سلسله مراتب سازمانی با استفاده از نموداری از نقش‌ها و پست‌های سازمانی نشان داده می‌شود.

چارت سلسله مراتب اداری چیست؟

چارت سلسله مراتب اداری یکی از انواع مختلف چارت های سازمانی می‌باشد، که نمایشی گرافیکی از جریان اطلاعات و سلسله مراتب و سطوح مدیریتی در سازمان‌ها و ادارات است؛ درون چارت سلسله مراتب اداری، نحوه ارتباطات بین بخش‌ها و واحد‌های سازمان، سطوح مدیریتی و اجرایی و همچنین جریان اطلاعات در سازمان به نمایش در می‌آید و دید کامل و جامعی از جایگاه هر بخش و واحد در سازمان به ما ارائه می‌دهد.

نحوه تقسیم‌بندی افراد و سطوح مختلف در سلسله مراتب سازمانی کدام است؟

همانطور که خواندید سطوح مختلف سازمانی، درجات مختلف سمت‌ها در یک ساختار سازمانی را مشخص می‌کند. اما پرسشی که باقی می‌ماند، این است که این لایه‌ها و سطوح سازمانی کدام هستند؟ لایه‌ها و سطوح در سلسله مراتب سازمانی معمولاً عبارتند از:

• اعضای هیات مدیره و مدیر عامل
• مدیران ارشد
• مدیران میانی و مدیران عملیاتی 
• سایر کارکنان سازمان

لایه ها و سطوح معمول در سلسله مراتب سازمانی

به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت 10 کارمند دارد. سپس این کارمندان به گروه‌هایی تقسیم می‌شوند و هر گروه به مدیر خود گزارش می‌دهد. مدیر این گروه‌ها نیز به مدیر کل شرکت گزارش می‌دهد. بنابراین، این شرکت دارای سطوح چندگانه است و بالاترین سطح دارای بالاترین قدرت است. ساختار سازمانی سلسله مراتبی، رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است. این نوع ساختار فواید متعددی دارد، از جمله اینکه باعث تعریف بهتر مسئولیت‌ها و تخصصی شدن کارها می‌شود.

نمونه‌ای از تقسیم‌بندی افراد و سطوح مختلف در یک سلسله مراتب سنتی در یک سازمان عبارت است از:

1. مدیر عامل
2. مدیران ارشد (مدیر منابع انسانی، مدیر واحد عملیات، مدیر بازرگانی، مدیر مالی و …)
3. معاونین
4. مدیران میانی و سوپروایزرها
5. کارکنان مختلف سازمان

سطوح مختلف مدیران در سلسله مراتب سازمانی کدام است؟

تا به اینجا در مورد سلسله مراتب کارکنان سازمان و سطوح مختلف آنها خواندید. اما در میان کارکنان یک سازمان تعداد زیادی مدیر وجود دارد که در سطوح و سلسله مراتب متفاوتی فعالیت می‌کنند. در کسب و کارها، معمولاً سطوح مختلف مدیران در سلسله‌مراتب سازمانی به 3 دسته سمت‌های ارشد مدیریتی، سمت‌های مدیریت میانی و سمت‌های عملیاتی تقسیم می‌شود. در ادامه توصیفی هر از یک از این سطوح آورده شده است:

سطوح مختلف مدیران در سلسله مراتب سازمانی

سطح مدیریت ارشد

سمت های مربوط به سطح مدیریت ارشد سازمان شامل بالاترین درجه‌های مدیریت اجرایی در سازمان مانند مدیر عامل و سایر مدیرانی است که مسئولیت کل سازمان یا بخش بزرگی از آن را بر عهده دارند. به عنوان مثال، یک مدیر ارشد مالی (CFO) مسئول نظارت بر کل واحد مالی شرکت است. سمت‌های ارشد مدیریتی معمولاً علاوه بر مدارک تحصیلی، مهارت‌ها و گواهینامه‌های حرفه‎‌ای، به تجربه کاری زیادی نیاز دارند.

سطح مدیریت میانی

سطح مدیریت میانی سازمان شامل سمت‌های مدیران میانی و سرپرستان در هر سازمان است. افراد متصدی این سمت‌ها معمولاً توسط مدیران ارشد انتخاب و هدایت می‌شوند. به عنوان مثال، یک مدیر عامل نیاز به یک واحد منابع انسانی را برای سازمان مشخص می‌کند. سپس وی یک مدیر منابع انسانی را که مسئول کنترل نیروهای واحد منابع انسانی است، استخدام کرده و بر عملکرد وی نظارت می‌کند.

سطح مدیریت عملیات

سطح مدیریت عملیات، مربوط به مدیریت نقش‌هایی است که ممکن است توسط چندین متخصص به صورت همزمان انجام شود. به عنوان مثال، یک شرکت می‌تواند تیمی از حسابداران داشته باشد که وظایف مشابهی را انجام می‌دهند. البته در کسب‌وکارهای کوچک‌تر، ممکن است تنها یک متخصص برای انجام این سمت‌ها وجود داشته باشد.

البته در مورد طبقه‌بندی سطوح مدیریتی در سازمان، هیچ قاعده ثابتی وجود ندارد و تعیین تعداد این سطوح بستگی به عوامل بسیاری دارد، از جمله: پیچیدگی فعالیت‌های انجام شده توسط سازمان، ماهیت این سطوح، امکان تعیین دامنه اختیارات و… .

آنچه قطعی است، این است که تعداد زیاد سطوح مدیریتی برای سازمان هزینه‌بر می‌باشد، زیرا هر کدام از این سطوح نیاز به تعداد زیادی مدیر و کارکنان خواهند داشت. این امر باعث افزایش نیاز به هماهنگی متقابل واحدهای سازمانی و افزایش میزان هزینه‌های سربار سازمان می‌شود. تعداد زیاد سطوح مدیریتی باعث ایجاد چالش در برقراری ارتباط و انتقال وظایف و برنامه‌ها از سطوح بالاتر مدیریتی به سطوح پایین نیز می‌شود.

اهمیت سلسله مراتب سازمانی و فایده آن چیست؟

فایده و دلیل اصلی اهمیت طبقه‌بندی سلسله مراتب سازمانی، نیاز به تقسیم کار و تعیین اختیارات هر کدام از کارکنان و گروه‌ها در سازمان است.

دلایل اهمیت و فواید رعایت سلسله مراتب اداری در سازمان را می‌توان موارد زیر دانست:

• آگاهی افراد از وظایف، مسئولیت‌ها و اختیارات خود

همانطور که در متن هایلایت شده فوق خواندید، اولین و مهم‌ترین علت اهمیت و فایده برقراری سلسله مراتب در سازمان، آگاهی افراد از وظایف و اختیارات خود است. وجود سلسله مراتب سازمانی باعث می‌شود تا وظایف، مسئولیت‌ها و جایگاه هر شخصی واضح و آشکار باشد. در نتیجه افراد بهتر می‌توانند نقش خود را ایفا کرده و برای پیشبرد اهداف شرکت با یکدیگر همکاری کنند

• عدم به وجود آمدن هرج و مرج

فایده دیگر وجود سلسله مراتب سازمانی که ناشی از مشخص بودن اختیارات و قدرت افراد است، این است که افراد سازمان به خوبی می‌دانند که باید دستورات چه کسی را اجرا کنند و گزارشات مربوط به مشکلات موجود یا گزارش عملکرد خود را به چه کسی ارائه کنند. این شفافیت باعث جلوگیری از ایجاد هرج و مرج در سازمان شده و نحوه حل اختلافات را به خوبی مشخص می‌کند.

وظایف نقش ها در ساختار سلسله مراتبی چگونه است؟

شرح وظایف هر کدام از نقش ها در سازمان بستگی به پست سازمانی آنها دارد. برای نمونه به یک پست سازمانی در هر کدام از این سطوح سلسله مراتبی اشاره می‌کنیم.

مدیر ارشد اجرایی (مدیر عامل)

مدیر ارشد اجرایی یا مدیر عامل، سمتی است که متصدی آن، مسئول اصلی اتخاذ تصمیمات در بالاترین سطح اجرایی سازمان است و جمع‌آوری منابع مورد نیاز شرکت و بهینه‌سازی‌ها ساختار و نحوه انجام عملیات‌های سازمان بر عهده اوست. در کسب و کارهای کوچک، مدیرعامل معمولاً همان صاحب کسب و کار است و در هر حال تصمیمات این فرد، مستقیماً بر رشد سازمان تأثیر می‌گذارد.

مدیر منابع انسانی

مدیران منابع انسانی، در سازمان‌های بزرگ بر واحدهای بزرگ منابع انسانی نظارت می‌کنند، اما در سازمان‌های کوچک‌تر، ممکن است تنها مسئولیت مدیریت چند عضو واحد منابع انسانی را عهده دار باشند. این سمت سازمانی برای موفقیت سازمان بسیار اهمیت دارد، زیرا مدیر منابع انسانی مسئول مصاحبه، استخدام و جذب کارکنان جدید است. مدیران منابع انسانی معمولاً با مدیران ارشد سازمان در ارتباط بوده و با آنها مشورت می‌کنند تا برنامه‌های استراتژیک سازمان را پیگیری کرده و به عنوان رابطی بین مدیریت کلان سازمان و کارکنان شرکت عمل می‌کنند.

نماینده فروش

در پایین‌ترین سطح سلسله مراتب سازمانی، سمت‌های عملیاتی قرار دارند. وجود این سمت‌ها در سازمان، برای اجرای روزمره فرآیندهای هر سازمانی ضرورت دارند و شامل عناوین شغلی مانند تحلیلگر تجاری، حسابدار، نماینده فروش، نماینده واحد خدمات مشتریان، دستیار اداری و … می‌شوند. به عنوان نمونه، نمایندگان فروش کارکنانی هستند که با مشتریان ارتباط برقرار می‌کنند تا محصولات یا خدمات کسب و کار را بفروشند. این افراد از ارتباطات موثر و مهارت‌های بین‌فردی برای موفقیت در وظایف خود استفاده می‌کنند و عملکرد آنها مستقیماً بر درآمد سازمان تأثیر می‌گذارد.

آیا امکان اجرای سلسله مراتب اداری در اتوماسیون فراگستر وجود دارد؟

اتوماسیون اداری فراگستر به اشکال مختلفی از سلسله مراتب اداری پشتیبانی می‌کند. در اولین قدم، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر به راهبر سیستم امکان می‌دهد که از قسمت زیرسیستم، چارت سازمانی را تعریف کند. چارت یا ساختار سازمانی مزایای متعددی برای هر سازمان دارد و به شما امکان می‌دهد تصمیم‌گیری‌ها، بهره‌وری کارکنان و عملکرد سازمان را بهبود ببخشید.

برای آشنایی با نحوه تعریف چارت سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید ویدئوی زیر (در زمان 10:28) را مشاهده کنید:

برای تعریف ساختار سازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر کافیست تا سمت‌ها و مشخصات کارکنان را در قسمت زیرساخت سامانه تعریف کنید. پس از تکمیل چارت سازمان در سامانه فراگستر، شما می‌توانید از امکاناتی مانند تعیین سطح دسترسی کارکنان استفاده ‌کنید. این دسترسی ها می‌تواند از ایجاد نامه، دسترسی به مستندات تا امکان تایید و امضای نامه‌های اداری را شامل شود. 

از قابلیت‌های اتوماسیون فراگستر این است که برای هر کاربر در این سامانه می‌توان چندین سمت تعریف کرد. به عنوان مثال یک کاربر ممکن است هم مدیر واحد منابع انسانی باشد و هم عضو هیات مدیره. در چنین حالتی باید یکی از این سمت‌ها به عنوان سمت پیش‌فرض انتخاب شود و کاربر با آن سمت وارد سیستم خواهد شد.

کلام آخر

در این مقاله با تعریف سلسله مراتب و برخی از کارکردها و فواید آن آشنا شدید. سلسه مراتب اداری در چارت سازمانی نمایان می‌شود و استفاده از آن در سازمان‌ها باعث شفافیت بیشتر روابط کارکنان و مشخص شدن مسئولیت‌های آنها می‌شود. شما می‌توانید از سلسله مراتب در ابعاد مختلف فعالیت‌های سازمانی خود و حتی در فرآیند خودکارسازی آنها بهره ببرید. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از راهکارهای برتر اتوماسیون در ایران است که به شما امکان می‌دهد تا چارت سازمانی خود را در آن تعریف کرده و سطح دسترسی کاربران را بر مبنای سلسله مراتب سازمان خود تعیین کنید.