امروزه سیستم های اداری، سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی آنها ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. در دهه ۱۹۶۰ فعالیتهای اداری و بازرگانی روبه گسترش گذاشت، در این میان وجود یک سیستم اداری مناسب که حجم عظیمی از اطلاعات، مکاتبات را در بر گیرد به وضوح احساس شد.در دهه ۱۹۷۰ کارائی کارخانه ها ۹۰-۸۵ درصد افزایش یافت درحالی که کارائی سیستمهای دفتری تنها ۴ درصد افزایش یافت. همین تحقیقات نشان میداد هزینه های امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ درصد به ۳۰ الی ۴۰ درصد هزینه های سازمان ارتقاء یافته بود. باید سیستمهایی بوجود می امد که کارایی سیستمهای دفتری را نیز افزایش می داد. این سیر تکامل همچنان با چالشها و فرصتهایی در سازمانها همراه بود.