هر سازمانی برای برقراری ارتباطات داخلی و خارجی خود نیازمند انجام مکاتبات و پیگیری آنهاست. اما مکاتبه به روش سنتی و با استفاده از کاغذ ناکارآمد است و پیگیری و مدیریت آنها را مشکل می‌کند. سازمان‌ها برای رفع این ناکارآمدی و بهبود مدیریت مکاتبات اداری خود، نیازمند استفاده از یک سیستم مکاتبات اداری هستند. این نیاز به ویژه برای سازمان‌هایی که حجم مکاتبات روزانه آنها بالاست، بیشتر است. در این مقاله ضمن تعریف سیستم‌های مکاتبات اداری به توصیف 8 دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری ایده‌آل احتیاج دارد، می‌پردازیم.