اگر در آموزشهای قبلی خاطرتان باشد اشاره کردیم که در تعریف یک نامه اداری چند پارامتر اساسی وجود دارد که شاید مهم‌ترین آن‌ها وجود امضا بر روی نامه باشد بطوریکه اگر نامه‌ای بدون امضا باشد به‌هیچ‌عنوان در گردش مستندات و نامه‌های اداری سندیت نداشته و از اعتبار لازم برخوردار نخواهد بود. لازم است به این نکته اشاره ‌کنیم که در مسیر ایجاد یک نامه از مرحله پیش‌نویس تا ثبت نامه و دریافت شماره اندیکاتور بنا به سیاست سازمان، نامه می‌تواند بیش از یک امضاکننده هم داشته باشد. در سازمان‌هایی مانند بانک‌ها مرسوم است که یک نامه را دو یا حتی سه امضاکننده، امضا کنند.