حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته می‌شود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما می‎‌توانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

حجم مکاتبات اداری در سازمان‌ها و کسب و کارهای می‌تواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامه‌ها را بسیار سخت می‌کند. سازمان‌ها برای رفع این مشکل از دفاتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور یا نامه‌نما می‌گویند. این دفاتر در ابتدا طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسوی‌ها و بلژیکی‌ها برای اصلاح نظام بایگانی ایران مورد استفاده قرار گرفتند. پس از آن ادارات دولتی در ایران موظف شدند که دفاتر اندیکاتور و اندکس داشته باشند و هنوز هم در بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله در مورد دفتر اندیکاتور، نحوه شماره گذاری در دفتر اندیکاتور و تفاوت آن با دفتر اندکس خواهید خواند.