گردش اطلاعات در هرسازمان به ‌منظور تاًمین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف آن همواره امری ضروری بوده که این امر مستلزم تولید و تبادل سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان در ساختاری تعریف‌شده و استاندارد است. انواع قالب های تبادل اطلاعات در سازمان ها شامل: نامه، گزارش، فرم، پرونده، نشریه، استاندارد، گواهی، فاکتور، مصوبه و صورت‌جلسه می‌باشند. به عبارت دیگر هر سرفصل اطلاعاتی باید در یکی از قالب‌های استاندارد باشد تا مانع از تولید اطلاعات بطور سلیقه‌ای، ناقص و با کیفیت پایین گردد.