نامه‌ نگاری بخش ثابتی از فعالیت‌‎های سازمانی است که برای ارتباطات درون سازمان و خارج از سازمان و اجرا و پیگیری فرآیندها ضروری است. انجام اصولی نامه‌ نگاری اداری و رعایت نکاتی که در نگارش نامه اداری باید رعایت شود، مستلزم آشنایی با تعاریف و مفاهیم نامه‌ نگاری است. فرقی ندارد سازمان یا شرکتی که به دنبال بهبود ارتباطات سازمانی خود است، چه تعداد نیروی انسانی یا چه حجمی از مکاتبات دارد. هر سازمانی که به دنبال تقویت مکاتبات سازمانی و وجهه رسمی خود است، باید یک‌سری تعاریف و استاندارد‌ها را رعایت کند تا بتواند نظم لازم را برای پیشبرد اهداف سازمان مهیا کند.