در دهه های اخیر، به دلیل گسترش وسیع فعالیت های سازمان های بازرگانی و اداری بیش از پیش به یک سیستم یکپارچه اطلاعاتی که بتواند حجم قابل توجهی از اطلاعات و مکاتبات را بدون هرگونه اتلاف وقت و هزینه مدیریت کند احساس شد. گذشته از این نیز، ضمن اینکه نامه نگاری های فیزیکی مشکلات خاص خود را داشت باعث مصرف بی رویه کاغذ در مراکز و ادارات مختلف می شد.