راهنمای خرید نرم افزار دبیرخانه و نکاتی که باید بدانید

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

در این مقاله در مورد معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با نکاتی که پیش از خرید یک نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته می‌شود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما می‎‌توانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه

با گسترش استفاده از نرم افزارهای سازمانی، نقش و عملکرد آنها نیز افزایش یافته است. بنابراین هنگام خرید یک نرم افزار دبیرخانه مناسب، باید به معیارهای انتخاب آنها توجه زیادی کنید. این معیارها نقش مهمی در بهبود تجربه کاربران و افزایش بازدهی سازمان شما دارند. در ادامه به 2 دسته از معیارهای انتخاب یک نرم افزارهای دبیرخانه مناسب می‌پردازیم.

نرم افزار دبیرخانه مناسب باید ویژگی‌های متعددی داشته باشد

نرم افزار دبیرخانه مناسب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

ثبت نامه های سازمان

ابتدایی ترین و در عین حال اصلی ترین قابلیت نرم افزار دبیرخانه ثبت نامه های وارده و صادره سازمان است. هر چند ثبت خودکار نامه در دفاتر اندیکاتور دیجیتال کاری ساده بنظر می‌رسد، اما یک نرم افزار دبیرخانه خوب، قابلیت های متعددی برای مدیریت این فرآیند در اختیار شما قرار می‌دهد. از جمله امکان استفاده از دفاتر اندیکاتور متعدد، تعریف فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری، امکان تعریف دفتر اندیکاتور و فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه، امکان ثبت نامه‌ها با روش‌های متعدد (بارگذاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس نامه) و ثبت تمامی مشخصات نامه ها (شماره‌نامه‌، تاریخ نامه، شماره پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن ‌ارجاع، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها و…).

ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله

در بسیاری از سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های بزرگ، ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله به سازمان در یک فرآیند مجزا از نامه‌های اداری توسط دبیرخانه سازمان انجام می‌شود. این بسته ها که می‌تواند چندین نامه داخل یک بسته، هرگونه کالا، تجهیزات، هدایا و … باشد، باید همانند نامه‌ها در نرم افزار دبیرخانه ثبت، پیگیری و ارجاع داده شوند. بنابراین امکان ثبت این بسته ها در نرم افزار دبیرخانه از اهمیت زیادی برخوردار است.

مدیریت فکس و ایمیل

با توجه به استفاده از تکنولوژی های متعدد برای انجام امور دبیرخانه، از نرم افزارهای دبیرخانه توقع می‌رود که قابلیت مدیریت فکس و ایمیل را نیز داشته باشد. یک نرم افزار دبیرخانه کارآمد باید بتواند انواع نامه‌هایی که به‌صورت ایمیل یا فکس در اختیارش قرار می‌گیرد را نیز ثبت و بایگانی کند.

پشتیبانی از پروتکل ECE

سازمان های مختلف از سیستم‌های اتوماسیون متفاوتی برای انجام مکاتبات خود استفاده می‌کنند و هر یک از این سیستم‌ها نیز از قالب‌های متفاوتی برای ایجاد و ارسال نامه‎‌ها استفاده می‌کنند. پروتکل ECE یک روش تبادل الکترونیکی مکاتبات است که توسط تعدادی از شرکت‌های سازنده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران و با هدف رفع این محدودیت به وجود آمد. نرم افزاری که از این پروتکل پشتیبانی می‌کند، به سازمان شما اجازه می‌دهد تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز به‌صورت الکترونیکی ارسال کند.

بایگانی و دسته‌بندی نامه‌ها

نامه‌های اداری مشخصات مختلفی دارند و دسترسی سریع به آنها مستلزم طبقه‌بندی آنهاست. یک سیستم دبیرخانه نه تنها باید توانایی طبقه‌بندی مکاتبات را داشته باشد، بلکه باید بتواند امکان شخصی سازی این دسته بندی را برای هر یک از کاربران فراهم کند تا آنها بتوانند به راحتی و به سرعت به نامه ها و اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

تحت وب بودن (دسترسی در هر زمان و مکان)

با توجه به گسترش دورکاری و توسعه اینترنت، بسیاری از کارکنان، کارهای خود را از راه دور انجام می‌دهند. سازمان‌ها نیز، به دبیرخانه‌ای نیاز دارند که در هرجا و هر زمان از طریق اینترنت قابل دسترس باشد. به چنین نرم افزاری، نرم افزار تحت وب گفته می‌شود.

امکان تعیین سطح دسترسی کاربران

با توجه به وجود یک سلسله مراتب و ساختار سازمانی در اکثر کسب و کارها، این ضرورت وجود دارد که بتوان دسترسی هر یک از کارکنان را با توجه به سمت و پست سازمانی آنها تعریف کرد. علاوه بر این، یک نرم افزار دبیرخانه باید بتواند با توجه به نوع فعالیت، حوزه و گروه کاری هر یک از کارکنان، سطح مکاتبات ممکن در درون سازمان را نیز برای آنها تعریف کند تا از نامه نگاری های نامربوط نیز جلوگیری شود.

امکان یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی

یکپارچگی و هماهنگی با سایر نرم افزارهای اداری نیز یکی از معیارهای مهم برای انتخاب یک نرم افزار دبیرخانه است. این قابلیت، امکان تبادل اطلاعات میان دبیرخانه با سایر واحدهای سازمان و همینطور مدیریت گردش نامه‌ها توسط اتوماسیون اداری را مقدور می‌کند و به این ترتیب مکاتبات درون سازمانی را ارتقا می‌دهد.

شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات

در دبیرخانه‌های پرترافیک، انواع متنوعی از مکاتبات (از جمله نامه، صورتجلسه، فرم‌ها و…) ثبت، پیگیری و بایگانی می‌شوند. این تنوع باعث شده تا سرعت عمل در ثبت آیتم‌های اطلاعاتی یکی از عمده مشکلات کاربران نرم افزارهای دبیرخانه باشد. برای کاهش این مشکل، یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها و امکان شخصی‌سازی آنها را داشته باشد.

ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه

یکی از مشکلات اصلی که باعث کاهش سرعت عملکرد کاربران نرم افزار دبیرخانه می‌شود، ثبت مکاتبات متعدد از یک فرستنده با اطلاعاتی مشابه است. یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید این امکان برای کاربران فراهم کند که محتوای آیتم در هنگام ذخیره و ثبت اطلاعات، برای فرم بعدی در سیستم باقی مانده و نمایش داده شود.

از ویژگی‌های مهم یک نرم افزار دبیرخانه، قابلیت گزارش گیری از مکاتبات اداری است

ارائه گزارشات

از دیگر ویژگی‌ها و امکانات مهم نرم افزارهای دبیرخانه، قابلیت گزارش گیری از مکاتبات اداری است. به این ترتیب میزان دقیق نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان لازم برای انجام اقدامات مربوط به آنها توسط هر یک از کارکنان در اختیار شما خواهد بود.

امکان ارسال پیوست‌های متعدد

در نرم افزارهای دبیرخانه، نباید محدودیتی برای تعداد پیوست‌ها و حجم آنها داشته باشید.

پشتیبانی از تعداد بالای مکاتبات

یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید به نحوی طراحی شده باشد که محدودیتی برای حجم نامه‌های وارده یا صادره نداشته باشد. همچنین، حجم مکاتبات نباید تاثیری بر کارکرد و سرعت سیستم داشته باشد و عملکرد مناسب آن باید توسط شرکت ارائه دهنده تضمین شود.

پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چند سازمانی)

یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید درگاه های متنوعی را به منظور دریافت و ارسال خودکار نامه ها فراهم کند. این سیستم بستری را فراهم میکند تا واحدها و شعبه های مختلف در سازمان های هلدینگی بتوانند نامه های خود را که از طریق فکس، پست الکترونیکی و … دریافت می‌کنند، به صورت مجزا از سایر واحدهای سازمان ثبت و مدیریت کنند.

اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک در هنگام ثبت برخی از انواع مکاتبات می‌تواند باعث افزایش سرعت پیگیری و اطلاع‌رسانی آنها شود. یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید بتواند بلافاصله بعد از ثبت نامه‌ها از راه‌های مختلف به مخاطبین اطلاع رسانی کند.

شرکت توسعه‌دهنده نرم افزار دبیرخانه باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟

ما حتی برای خرید ساده‎‌ترین محصولات به نام تولیدکننده و برند آن دقت می‌‌کنیم. بنابراین بدیهی است که هنگام خرید یک نرم‌افزار سازمانی باید برای انتخاب شرکت توسعه‌دهنده آن نیز معیارهایی داشته باشیم. به ویژه به این علت که خرید یک نرم افزار سازمانی یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است و هرگونه اشتباه در انتخاب نرم افزار مناسب می‌تواند ضررهای زیادی را به شما و سازمانتان وارد کند. در ادامه به معرفی معیارهایی می‌پردازیم که به یک شرکت ارائه دهنده محصولات نرم‌افزاری نسبت به دیگران برتری می‌دهد.

اعتبار حقوقی شرکت

انتخاب شرکتی که دارای اعتبار حقوقی است، تا حدود زیادی اصالت خدمات و محصولات آن را مشخص می‌کند. بنابراین باید محصولات شرکتی را تهیه کرد که نه تنها دارای یک شخصیت رسمی حقوقی و ثبت شده در دفتر ثبت شرکت‌ها است، بلکه حداقل دارای مجوزهای‌ لازم برای فعالیت از سوی مراجع ذی‌‎صلاح مانند شورای عالی انفورماتیک و گواهی صلاحیت خدمات انفورماتیکی از سوی سازمان‌های نظارت‎‌کننده دولتی باشد. به علاوه توصیه می‌شود شرکت مذکور دارای رتبه بالایی در رتبه‌بندی شورای عالی انفورماتیک بوده و در این زمینه سابقه طولانی داشته باشد.

داشتن گواهینامه های امنیتی

یکی از بهترین راه‌های تعیین کیفیت و اعتبار شرکت‌های توسعه دهنده محصولات نرم افزاری، برخورداری آنها از گواهینامه‌های امنیتی مربوط به محصولات آنهاست. از جمله این گواهینامه‌ها می‌توان به پروانه فعالیت در حوزه خدمات فنی افتا (امنیت فضای تولید و تبادل اطلاعات) و گواهینامه نما (نظام مدیریت امنیت اطلاعات) اشاره کرد.

اعتبار معنوی سازمان و برند آن

عوامل متعددی می‌تواند اعتبار معنوی یک سازمان و برند آن را نشان دهد. یکی از ساده‌ترین راه‌های تشخیص میزان این اعتبار، بررسی مشتریان این شرکت‌ها و سازمان‌ها است. هرچقدر مشتریان این شرکت‌ها بزرگتر و معتبرتر باشند، نشان از کیفیت برتر محصولات و خدمات شرکت توسعه‌دهنده یک نرم افزار دارد. سهم یک شرکت از بازار در مقایسه با رقبا، اندازه سازمان و میزان سابقه فعالیت آن نیز می‌توانند به یک عنوان معیارهایی برای سنجش اعتبار معنوی سازمان مورد استفاده قرار بگیرند.

میزان رضایت مشتریان از سازمان

یکی از بهترین معیارها برای انتخاب یک شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار، بررسی میزان رضایت مشتریان از محصولات آن است. با توجه به اینکه هر سازمانی می‌تواند در این مورد اغراق کند، بهترین راه این است که نظر مشتریان را از زبان خودشان بشنوید و جویا شوید. هر چه اعتبار مشتری بیشتر باشد، رضایت وی از محصول نیز بیشتر به اعتبار شرکت اضافه می‌کند.

تعهد سازمان به خدمات پس از فروش

خدمات پس از فروش به‌ویژه برای محصولات نرم‌افزاری یک ضرورت حیاتی است. هر محصول نرم افزاری، حتی اگر با بهترین کیفیت تولید شده باشد، با توجه به کاربردهای مختلف مشتریان نیازمند خدمات پس از فروش خواهد بود. این خدمات می‌تواند رفع عیب سیستم، ارائه آموزش‌های لازم، نصب و راه‌اندازی مجدد، رفع مشکلات احتمالی کاربران، بازآموزی به نیروهای جدید، توسعه و به‌روزرسانی نرم افزار، اعزام کارشناس به محل و مواردی از این دست باشد.

معرفی نرم افزار دبیرخانه فراگستر

در این قسمت به معرفی یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در ایران می‌پردازیم. نرم افزار دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر یک سامانه تحت وب است که وظایف مربوط به واحد دبیرخانه و ثبت و شماره‌گذاری نامه‌ها را خودکارسازی می‌کند و محدودیتی برای حجم نامه‌ها و مدیریت آنها ندارد. بنابراین حتی بزرگترین سازمان‌ها هم می‌توانند با استفاده از این نرم افزار بیشتر کارهای مربوط به واحد دبیرخانه خود را به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به تعداد زیادی نیروی انسانی انجام دهند. از جمله قابلیت های دیگر این نرم افزار می‌توان به ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی، شخصی سازی فرم های ثبت اطلاعات نامه‌ها، ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه، اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک پس از ثبت نامه‌ها به گیرندگان آنها، امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و …. اشاره کرد.

کلام آخر

در این مقاله در مورد نکاتی که پیش از انتخاب نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، صحبت کردیم. انتخاب یک نرم افزار سازمانی مانند نرم افزار دبیرخانه نیاز به معیارهای دقیق و دقت زیادی دارد و اصولا یک سرمایه گذاری بلند مدت محسوب می‌شود. بنابراین انتخاب شما نه تنها باید قابل اطمینان، دارای بهترین امکانات، پشتیبانی قوی و رضایت مشتریان باشد، بلکه باید قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی را نیز داشته باشد تا همراه با رشد سازمان بتواند نیازهای شما را برطرف کند. از نمونه‌های آن می‌توان به نرم افزار دبیرخانه فراگستر اشاره کرد که بخشی از اتوماسیون اداری فراگستر است و قابلیت اتصال و ارتباط با مجموعه مختلفی از نرم افزارهای سازمانی را دارد. برای آشنایی بیشتر با این محصول و شرایط تهیه آن می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

سوالات متداول مشتریان

۱- معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه کدامند؟

معیارهای انتخاب یک نرم افزار دبیرخانه مناسب، شامل 2 دسته “ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار” و “معیارهای مربوط به شرکت توسعه‌دهنده نرم افزار” می‌شود. هر 2 این موارد تاثیر مهمی در بهبود تجربه کاربران و افزایش بازدهی سازمان شما خواهد داشت.

۲- نرم افزار دبیرخانه مناسب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ 

برخی از ویژگی‌هایی که از یک نرم‌افزار دبیرخانه مناسب انتظار می‌رود عبارتند از: ثبت خودکار و پیشرفته انواع نامه‌ها، مدیریت فکس و ایمیل، پشتیبانی از پروتکل ECE، بایگانی نامه‌ها، تحت وب بودن، امکان یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها و …

۳- شرکت توسعه‌دهنده یک نرم افزار باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟

برخی از معیارهایی که از یک شرکت ارائه دهنده محصولات نرم‌افزاری انتظار می‌رود عبارتند از: اعتبار حقوقی شرکت، داشتن گواهینامه‌های امنیتی، اعتبار معنوی سازمان و برند آن، میزان رضایت مشتریان از سازمان و تعهد سازمان به خدمات پس از فروش.