نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

تخلفات و فساد اداری در سیستم‌های سنتی اداری رواج بیشتری دارند، زیرا در این سیستم‌ها سازوکار بهینه‌ای برای انجام کارها و نظارت دقیقی بر اجرای آنها وجود ندارد. بهترین راه برای مقابله با این مشکل، دیجیتالی کردن و خودکارسازی مکاتبات و فرآیندهای سازمانی است. به همین خاطر یکی از بهترین روش‌های پیشگیری از فساد اداری، بهره‌گیری از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. اما شاید بپرسید، اتوماسیون اداری دقیقاً چگونه باعث کاهش فساد اداری می‌شود؟ برای پاسخ به این پرسش با ما همراه باشید.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یک سیستم کامپیوتری است که از ابزارهای مختلف برای جمع‌آوری و ذخیره‌سازی مکاتبات، اسناد و داده‌های اداری سازمان استفاده می‌کند. این سیستم به ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی و رفع نواقص و ایرادات آنها نیز کمک می‌کند. برخی از ابزارهای مورد استفاده در سیستم‌های اتوماسیون اداری عبارتند از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات، نرم‌افزارهای مدیریت ایمیل، نرم‌افزارهای مدیریت فرآیندها و غیره. فایده اصلی اتوماسیون اداری، دیجیتالی کردن و خودکارسازی کارهای اداری در سازمان‌هاست.

اتوماسیون اداری در سازمان‌ها چه کاربردی دارد؟

کاربرد اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها برای حذف کارهای دستی و تکراری و خودکارسازی و دیجیتالی کردن مکاتبات اداری و فرآیندهای سازمانی است. این سیستم‌ها با دیجیتالی کردن سازمان، برای کاهش مصرف کاغذ و صرفه‌جویی در هزینه‌ها نیز استفاده می‌شوند و با داشتن قابلیت حذف کارهای دستی برای افزایش سرعت سازمان کاربرد دارند.

همچنین، با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توان بایگانی کاغذی را نیز از سازمان‌ها حذف کرد و دسترسی سریع به سوابق دیجیتالی قدیمی را ممکن کرد. علاوه بر ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌های سازمان، کاربرد دیگر سیستم‌های اتوماسیون اداری خودکارسازی فرآیندها برای کاهش خطاهای انسانی است.

چرا در سازمان‌ها فساد اداری دیده می‌شود؟

فساد اداری در سازمان‌ها ناشی از عوامل مختلفی است که در کنار هم باعث می‌شوند تا افراد با سوءاستفاده از موقعیت شغلی خود یا خلأ موجود در قوانین، اقداماتی انجام دهند که خلاف قوانین بوده و به حقوق دیگران آسیب می‌رساند. برخی از این دلایل می‌تواند مربوط به پایین بودن سطح دستمزد کارکنان، ابهام در مقررات اداری و نبود سیستم پاداش و مجازات مناسب باشد. اما بخشی از دلایل آن نیز مربوط به ناکارآمدی روش‌ها و سیستم‌های اداری سنتی و نبود نظارت کافی سازمان‌ها بر کارکنان خود است.

به عنوان مثال، در صورت عدم وجود نظارت قوی، نمی‌توان سیستم پاداش و تنبیه مناسبی برقرار کرد و این انگیزه را برای تخلفات و فساد اداری افزایش می‌دهد. به همین ترتیب، نظارت کم می‌تواند باعث سرباز زدن کارکنان از انجام وظایف قانونی خود شود و آنها را به سوی رشوه گرفتن و یا رابطه‌بازی تشویق کند. این در حالیست که نظارت قوی در کنار اقدامات تنبیهی متناسب می‌تواند نقش مهمی در کاهش فساد اداری در میان کارکنان ادارات داشته باشد. بنابراین رفع فساد اداری در سازمان‌ها نیازمند رویکردی چندجانبه است که باید بر بهبود سیستم‌ها و سازوکارهای اداری نیز تمرکز کند.

نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری چیست؟

همانطور که در ابتدای این مقاله گفتیم، بهترین راه برای کاهش فساد اداری، پیشگیری از آن است. برای پیشگیری از فساد نیز روش‌های متنوعی وجود دارد که شامل تقویت شفافیت در کارها و پاسخگو کردن کارکنان، مستندسازی فرآیندهای اداری، تسهیل رویه‌های اداری، تقویت کنترل و نظارت بر فعالیت‌های سازمان و کارکنان آن، تبیین و ترویج اخلاق حرفه‌ای، اطلاع‌رسانی دقیق و سریع و … است.

با این حال، دستیابی به موارد بالا نیازمند ابزارهایی است که بتوان در صورت بروز فساد به سرعت و دقت آنها را کشف و با مفسدان مقابله کرد. از این منظر، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌توانند ابزاری مناسب برای کشف فساد و پیشگیری از آن باشند. در ادامه به شیوه‌هایی می‌پردازیم که اتوماسیون اداری می‌تواند به کاهش مفاسد اداری کمک کند:

• تعیین مسئولیت افراد

نقش‌ها و وظایف هر یک از کارکنان در سیستم‌های اتوماسیون اداری تعریف و مشخص می‌شود. این موضوع باعث می‌شود تا امکان عدم انجام وظایف و طلب وجوه غیرقانونی از سوی کارکنان سازمان یا واسطه‌بازی برای تسریع یا انجام کارها غیرممکن شود. زیرا هر گونه تخلف در این زمینه در صورت اعتراض ارباب رجوع به سادگی آشکار شده و قابل پیگیری خواهد بود.

• بکارگیری امضای دیجیتال

گاهی فساد اداری می‌تواند ناشی از سوءاستفاده یا جعل در امضاء کاغذی کارکنان سازمان باشد. با الکترونیکی امضاء می‌توان ضریب اطمینان آنها را افزایش داده و آنها را قابل ردیابی کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با ارائه قابلیت امضای دیجیتال این مشکل را برطرف کرده و از فساد اداری ناشی از آن جلوگیری می‌کنند.

• حفظ محرمانگی اسناد و مکاتبات

یکی از مواردی که می‌تواند باعث پیدایش فساد اداری در سازمان‌ها شود، درز اطلاعات محرمانه‌ای است که آگاهی از آنها می‌تواند به سوءاستفاده افراد منجر شود. به عنوان نمونه، اگر یک سازمان قصد بازخرید بخشی از سهام خود را داشته باشد، درز محتوای نامه‌های مرتبط با آن می‌تواند باعث سوءاستفاده شود. نرم‌افزاری مانند اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند با طبقه‌بندی نامه‌های دیجیتالی بر اساس سطوح محرمانگی و تعیین سطح دسترسی کاربران به آنها، امنیت اطلاعات سازمان شما را با دقتی به مراتب بالاتر از روش‌های سنتی حفظ کند.

• قفل کردن مستندات و نامه‌ها

یکی از راه‌های رایج فساد اداری، حذف مستندات و نامه‌های سازمانی یا دستکاری در آنهاست. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با قفل کردن مستندات و نامه‌ها پس از ایجاد و ارسال/دریافت آنها و ارجاعات و اقدامات انجام شده بر روی آنها، از هر گونه حذف یا تغییر در اطلاعات سازمان جلوگیری می‌کنند. در این سیستم‌ها حتی امکان تغییر تاریخ و ساعت اقدامات و ارجاعات صورت گرفته بر روی یک نامه نیز وجود ندارد.

• شفافیت‌سازی و بهبود نظارت

انبوه داده‌هایی که از خودکارسازی مکاتبات و کارهای اداری با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایجاد می‌شوند، به افزایش شفافیت کارها کمک زیادی می‌کنند و به مدیران امکان می‌دهند تا نظارت بهتری بر فعالیت‌های کارکنان و عملکرد سازمان داشته باشند و ناهنجاری‌ها و مفاسد موجود در سازمان را بهتر تشخیص دهند. با استفاده از داده‌های انبوه، امکان شناسایی و پیش‌گیری از مفاسد اداری نیز وجود دارد. به علاوه، دسترسی به این داده‌ها منجر به بهبود تصمیمات مدیران و مسئولیت‌پذیری بیشتر اعضای سازمان می‌شود.

• تسهیل تمرکز اطلاعات

پراکندگی اطلاعات و نبود دسترسی به آنها یکی از اصلی‌ترین عواملی است که فساد اداری را تسهیل می‌کند. به عنوان نمونه شرکتی که بدهی‌های زیادی دارد، ممکن است با ارائه گزارش‌های غیرواقعی به بانک‌ها، بتواند از آنها وام دریافت کند. در صورت وجود یک سیستم اطلاعاتی متمرکز که تمامی سازمان‌ها داده‌های خود را در آن قرار دهند و قابلیت استعلام اطلاعات از آن، بسیاری از این مشکلات حل می‌شود.

راهکارهای اتوماسیون اداری می‌توانند به سازمان‌های دولتی کمک کنند تا یک سیستم اطلاعاتی متمرکز برقرار کنند تا به عنوان مرجعی برای گردآوری اطلاعات افراد حقیقی و حقوقی و استعلام توسط تمام سازمان‌های دیگر مورد استفاده قرار بگیرند. در این صورت سازمان‌ها می‌توانند از طریق وب سرویس اطلاعات مورد نیاز را به صورت آنلاین دریافت کنند و جایی برای فساد اداری باقی نمی‌ماند.

• ایجاد ارتباط میان سازمان‌ها

از دیگر مفاسدی که در فرآیندهای اداری روی می‌دهد، جعل در اطلاعات، اسناد و مدارک مورد نیاز از سوی سایر سازمان‌هاست. در واقع، عدم وجود یک ارتباط سیستمی میان سازمان‌های مختلف می‌تواند خلأیی ایجاد کند که در نهایت موجب فساد اداری شود. نرم‌افزاری مانند اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن API و قابلیت برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد و مکاتبات خود را  با ضریب اطمینان و امنیت بالا با یکدیگر مبادله کنند. به این ترتیب، راه برای سوءاستفاده و فساد بسته می‌شود.

• حفظ سوابق مکاتبات و مستندات اداری

از دیگر مواردی که می‌تواند به فساد اداری منجر شود، حفظ نشدن سوابق مکاتبات و مستندات اداری قدیمی است. زمانی که سوابق یک فرآیند یا پرونده در دسترس نباشد، فرصت برای فساد به وجود خواهد آمد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با گردآوری و ذخیره‌سازی مستندات این مشکل را برطرف می‌کنند. به عنوان نمونه نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات به شما امکان می‌دهد تا تمامی پروندها، نامه‌ها، فرم‌ها، اسناد و مدارک سازمانی خود را تا هر زمان که مایل باشید به صورت دیجیتالی و منظم ذخیره کنید. به این ترتیب هیچ مدرک و سندی حتی اگر مربوط به ده‌ها سال پیش باشد، گم نخواهد شد و امکان فساد و تخلف از بین می‌رود.

کلام آخر

همانطور که در این نوشتار خواندید، پیشگیری از فساد نیازمند ابزارهایی است که بتوان در صورت بروز فساد به سرعت و دقت آنها را کشف و با مفسدان مقابله کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به روش‌های مختلفی از جمله افزایش شفافیت در کارها، قفل کردن مستندات، بکارگیری امضای دیجیتال، حفظ محرمانگی اسناد و … ابزاری مناسب برای کشف فساد و پیشگیری از آن هستند. اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نمونه‌های اتوماسیون اداری در ایران است که با امکانات متنوع خود می‌تواند به پیشگیری از فساد اداری در سازمان‌ها کمک شایانی کند. برای آشنایی بیشتر با امکانات و ماژول‌های این نرم افزار، حتماً از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.