12 دلیل که همین امروز باید کسب و کار خود را به سمت اتوماسیون ببرید

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

برای خیلی از مدیران، خودکارسازی و اتوماسیون کسب و کار ممکن است کار مشکلی به نظر برسد. اما دلایل متعددی وجود دارند که باید همین امروز کسب و کار خود را به سمت اتوماسیون ببرید. در این مقاله به برخی از این دلایل می‌پردازیم.

منظور از اتوماسیون کسب و کار چیست؟

وقتی در مورد اتوماسیون صحبت می‌کنیم، خیلی از افراد به یاد ماشین‌آلات و روبات‌هایی می‌افتند که کارهای تولیدی را به طور خودکار و بدون دخالت انسانی انجام می‌دهند. در حالی که استفاده از این دستگاه‌ها هم به نوعی اتوماسیون محسوب می‌شود، کاربرد آنها مختص برخی صنایع خاص است و واژه اتوماسیون کسب و کار به اینها محدود نمی‌شود.

منظور از اتوماسیون کسب و کار در مفهوم عام آن، خودکارسازی تمامی فعالیت‌های تکراری و روزمره در سازمان است که می‌‌تواند شامل انواع کارهای دستی مانند ورود داده‌ها، انتقال اطلاعات، یادآوری کارها، به‌روزرسانی وظایف و ارسال ایمیل به مشتریان باشد. هدف از اتوماسیون کسب و کار، بهبود و سرعت بخشیدن به فعالیت‌های روزمره کسب و کار شما و همچنین به حداقل رساندن احتمال خطاست. ابزاری که برای اتوماسیون و خودکارسازی این کارها استفاده می‌شود نیز نرم‌افزار اتوماسیون است. این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا کارهایی را که باید توسط شما و تیمتان انجام شود سازماندهی و خودکارسازی کرده و آنها را به راحتی خودکار کنید.

چگونه می‌توانیم به سمت اتوماسیون برویم؟

همانطور که گفتیم اصلی‌ترین ابزار برای اتوماسیون کسب و کار استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون مانند اتوماسیون اداری فراگستر است. این ابزارها که نرم افزار اتوماسیون گردش کار (Workflow Automation) نیز نامیده می‎شوند، از منطق مبتنی بر قانون برای خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای اداری رایج، از جمله فرآیندهای مربوط به واحدهای مالی، بازاریابی و منابع انسانی استفاده می‌کنند.

بنابراین، اصلی‌ترین راه برای حرکت به سمت اتوماسیون یک کسب و کار، استفاده از این نرم افزارها برای خودکارسازی فرآیندهای سازمان است. نحوه استفاده از آنها نیز بسیار ساده است. کافیست تا ابتدا فرآیندهای کاری خود را استاندارسازی و روتین کنید. سپس می‌توانید با مدل‌سازی و تعریف آنها در این نرم‌افزارها، آنها را خودکارسازی کنید. به عنوان نمونه، یکی از محبوب‌ترین کاربردهای نرم افزارهای مدیریت فرآیندها در ارتباط با فعالیت‌های واحد منابع انسانی است.

این نرم افزار می‌تواند اطلاعات کارکنان را با سیستم‌های حقوق و دستمزد، بیمه، حضور و غیاب و هر سیستم دیگری که در منابع انسانی استفاده می‌کنید، تبادل کند. به این ترتیب زمان کمتری برای انجام این کارها صرف می‌شود و احتمال خطا در ورود اطلاعات حساس را نیز از بین می‌برد. نرم افزار اتوماسیون همچنین می‌تواند اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای تیم را آسان‌تر کند، پیروی از قوانین را بهبود ببخشد و فرآیندهای مهمی مانند استخدام و آموزش نیروی انسانی جدید را ساده‌تر و سریع‌تر کند.

دلایلی که باید به سمت اتوماسیون بروید؟

تا به اینجای کار متوجه شدید که منظور از اتوماسیون کسب و کار چیست و چطور باید به سمت آن حرکت کنیم. اما سوال ابتدایی ما هنوز باقی مانده است. چرا باید همین امروز کسب و کار خود را به سمت اتوماسیون ببریم؟ در ادامه به برخی از دلایل و ضرورت‌های آن اشاره می‌کنیم.

1. صرفه‌جویی در هزینه‌ها

یکی از اصلی‌ترین ضرورت‌های حرکت به سمت اتوماسیون کسب و کار، صرفه‌جویی در هزینه‌هاست. هر روزی که بدون اتوماسیون به فعالیت خود ادامه می‌دهید در حال از دست دادن بخشی از دارایی‌هایی هستید که می‌توانستید آنها را هزینه نکنید. به همین علت است که مدیران دوراندیش، به اتوماسیون کسب و کار به عنوان یک سرمایه‌گذاری درازمدت نکاه می‌کنند. زیرا که میزان صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌تواند به اندازه‌ای باشد که پس از چند سال، هزینه‌های اولیه آن را پوشش دهد. به علاوه، اتوماسیون کسب و کار با خودکارسازی فعالیت‌های اضافی نیاز به نیروی کار را کاهش می‌دهد و هزینه‌های کاغذبازی، تعمیرات و نگهداری را نیز به حداقل می‌رساند.

2. بهره‌گیری از نیروی دورکار

اتوماسیون کسب و کار برای تسهیل به کارگیری نیروی دورکار ضروری است. استفاده از اتوماسیون به نیروهای دورکار امکان می‌دهد تا بتوانند وظایف خود را به صورت دیجیتالی انجام داده و پیگیری کنند. به علاوه، به آنها امکان می‌دهد تا بتوانند بدون نیاز به حضور فیزیکی با همکاران خود ارتباط برقرار کرده و با یکدیگر همکاری کنند. به عنوان نمونه یکی از کارکنان واحد مالی را در نظر بگیرید که می‌تواند از راه دور و با استفاده از اینترنت، وظایف خود را در ارتباط با تایید اسناد مالی در چرخه فرآیندهای مالی شرکت انجام دهد و کارها را به نفر بعدی ارجاع داده و اطلاع دهد.

به این ترتیب، اتوماسیون کسب و کار، به ویژه به کسب و کارهای کوچک کمک می‌کند تا بتوانند راحت‌تر و در قالب استخدام نیروی دورکار، متخصصان و کارکنان مورد نیاز خود را تامین کنند و برای اینکار هزینه کمتری هم صرف کنند. استخدام نیروی دورکار، همچنین به کسب و کار شما امکان می‌دهد تا بتوانید نیروهای بیشتری را به صورت پاره‌وقت جذب کنید و نیاز به استخدام تعداد زیادی از کارکنان تمام وقت برای تکمیل پروژه‌های مختلف سازمان خود نداشته باشید.

3. بهبود فضا و محیط کار

داشتن یک محیط کار مناسب برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. اتوماسیون کسب و کار با هوشمندسازی سازمان می‌تواند به طرق مختلفی باعث بهبود فضای کار شود. به عنوان نمونه، اتوماسیون با خودکارسازی کارها و تسریع فرآیندها باعث ایجاد اطمینان در کارکنان می‌شوند که به نوبه خود به کاهش استرس آنها منجر می‌شود. اتوماسیون کسب و کار، همچنین با یکپارچه‌سازی نرم افزارهای مورد استفاده کارکنان، آنها را از کار با ابزارهای متفاوت بی‌نیاز می‌کند. به عبارتی، با وجود اتوماسیون، کارکنان دیگر نگران نتیجه کارهای روزمره نخواهند بود و بهبود روحیه آنها تاثیر مستقیمی بر فضای کار خواهد داشت.

دلیل دیگری که اتوماسیون می‌تواند باعث بهبود فضای کار شود، قابلیت‌های آن برای بهبود تعامل و ارتباطات میان کارکنان است. افزایش تعامل و ارتباط میان کارکنان یک سازمان، نقش مهمی در بهبود روحیه آنها و ایجاد یک فضای یک کار صمیمی و شفاف دارد. از سوی دیگر، با خودکارسازی کارها، کارکنان درگیر فشار زمانی برای انجام کارها نخواهند بود، و به این ترتیب، فرصت بیشتری نیز برای برقراری تعامل با یکدیگر بهبود فضای کاری خواهند داشت.

4. کاهش خطاها

تحقیقات نشان می‌دهد که بسیاری از کسب‌وکارها سالانه مبالغ هنگفتی را در نتیجه خطای انسانی در انجام وظایف از دست می‌دهند. این یکی از دلایلی است که استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون را برای کسب و کار شما ضروری می‌کند. در واقع فرقی نمی‌کند که کسب و کار شما کوچک باشد یا بزرگ؛ جلوگیری از خطا برای سلامتی و صحت عملکرد سازمان شما ضروری است. در بیشتر موارد هم، خطاهای انسانی رایج در کسب و کارها مربوط به کارهایی می‌شوند که تکراری هستند و قابلیت خودکارسازی دارند. این در حالیست که ماشین‌ها کارهای تکراری را بهتر از انسان‌ها انجام می‌دهند.

از سوی دیگر، خطا در انجام وظایف نه تنها باعث از دست رفتن فرصت‌ها و تحمیل هزینه به کسب و کارها می‌شود، بلکه می‌تواند باعث وارد شدن خسارت‌ به کسب و کارها نیز بشود. اشتباه امری طبیعی میان انسان هاست، اما بسته به نوع فعالیت کسب و کارتان، اشتباه در کارها می‌تواند تبعات زیادی داشته باشد. مثلاً ممکن است که تاریخ‌های پرداخت یا پیروی از دستورالعمل‌های قانونی فراموش شوند که هر کدام باعث خسارات خاص خود می‌شوند. این در حالیست که ابزارهای اتوماسیون برخلاف انسان‌ها خطا نمی‌کنند و خسته نمی‌شوند.

5. افزایش رضایت مشتریان

یکی از ابتدایی ترین مشکلاتی که در کسب و کارهای سنتی و خودکارنشده وجود دارد، سخت بودن جلب رضایت مشتریان است. وقتی رقیب شما می‌تواند با خودکارسازی فرآیندهای ارائه خدمات خود به مشتریان، نیازهای آنها را به سرعت برطرف کند، مشتریان شما را نیز جذب خواهد کرد. به علاوه، اتوماسیون می‌تواند با کاهش خطا در کارها و بهبود کیفیت عملیات‌ها و فرآیندها، باعث افزایش رضایت مشتریان شود. به عنوان نمونه موردی را فرض کنید که یک مشتری می‌خواد مشکل خود را در مورد محصولی که خریداری کرده با تیم پشتیبانی شرکت مطرح کند.

کسب و کاری که خودکارسازی شده می‌تواند به صورت دیجیتالی و تحت وب، درخواست‌های مشتریان را از هر نقطه دنیا دریافت کند. در این صورت، درخواست آنها هرگز گم نمی‌شود و به صورت خودکار برای کارکنان مربوطه ارسال می‌شود.

6. صرفه‌جویی در زمان

همه ما می‌دانیم که زمان طلاست و این بیش از هر چیز برای کسب و کارها صدق می‌کند. هر لحظه تاخیر یا کندی در انجام فعالیت‌ها، سودی است که از دست شما می‌رود. به علاوه رقبای شما می‌توانند با داشتن سرعت بیشتر، از شما پیشی بگیرند. نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار به شما کمک می‌کنند تا با ساده‌سازی و خودکارسازی کارها، سرعت آنها را به میزان زیادی افزایش دهید. به عنوان مثال، کارکنان معمولاً زمان زیادی را صرف برنامه‌ریزی کارها، هماهنگی میان افراد و نظارت و پیگیری وضعیت فعالیت‌ها می‌کنند. با تبدیل کارها به فرآیندهای تکرارپذیر و تعریف نقش و وظیفه هر یک از افراد، دیگر نیازی به صرف زمان برای هماهنگی آنها نیست و می‌توانید به سرعت آنها را اجرا و پیگیری کنید.

7. کاهش نرخ ترک کار کارکنان

برخلاف این تصور عامیانه که راهکارهای اتوماسیون باعث بیکار شدن نیروهای انسانی می‌شود؛ بسیاری از شرکت‌هایی که به سمت اتوماسیون می‌روند، نیروهای انسانی خود را بهتر حفظ می‌کنند. یکی از علت‌های آن این است که انجام فعالیت‌های تکراری و روزانه باعث کاهش روحیه کارکنان و ترک کار آنها می‌شود. اما راهکارهای اتوماسیون، این مشکل را حل کرده و به افراد اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مهم‌تر و کارهایی را انجام دهند که نیاز به خلاقیت دارند. به این ترتیب اتوماسیون باعث افزایش رضایت کارکنان می‌شود. کارکنان راضی نیز معمولاً عملکرد بهتری دارند و برای مدت طولانی‌تری در سازمان می‌مانند.

8. تسهیل ارتباطات سازمان

ارتباطات سازمانی در گذشته با استفاده با استفاده از نامه نگاری بوده و امروزه ترکیبی از نامه نگاری و ایمیل است. با این حال، تعداد نامه‌ها و ایمیل‌هایی که هر روز در سازمان‌ها رد و بدل می‌شوند رو به افزایش است و برقراری ارتباطات و پیگیری آنها در سازمان را پیچیده می‌کند. هر چند سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهایی مانند جیمیل و ابزارهای یادآوری گوگل استفاده کنند، اما این راهکارها متناسب نیازهای سازمانی طراحی نشده‌اند.

بنابراین یکی دیگر از دلایلی باید به سمت اتوماسیون کسب و کار رفت این است که بتوان ارتباطات سازمان را تسهیل کرد. سازمانی که کارکنان آن برای ساده‌ترین مکاتبات خود نیازمند صرف زمان زیادی باشند و یا نتوانند به راحتی آخرین وضعیت و گردش مکاتبات خود را ببیند، نمی‌تواند عملکرد موفقی داشته باشد. راهکارها و نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، می‌توانند تمامی مکاتبات، فرآیندها و وضعیت آنها را در یکجا به شما نشان دهند. با استفاده از این نرم‌افزارها حتی می‌توانید بخشی از مکاتبات خود (مانند ارجاع‌های تکراری) را خودکارسازی کنید.

9. تسهیل رشد سازمان

رشد هر کسب و کار، فرآیندی پیچیده و مشکل است، زیرا متغیرهای ناشناخته زیادی وجود دارند که رشد سازمان را با چالش مواجه می‌کنند. بنابراین، هرچه فرآیندهای غیراستاندارد و دستی در یک کسب و کار بیشتر باشد، رشد آن نیز سخت‌تر خواهد بود. اما اگر فرآیندهای کسب و کار استاندارد و خودکارسازی شوند، رشد آن آسان‌تر می‌شود. در چنین حالتی، تنها کاری که باید انجام دهید این است که مطمئن شوید، نرم افزارهای شما توانایی پردازش حجم بیشتری از کارها را دارند.

در این صورت، رشد کسب و کار نه تنها ساده‌تر بوده، بلکه بسیار ارزان‌تر و راحت‌تر خواهد بود. شرکت‌ها در سرتاسر جهان از راهکارهای اتوماسیون برای رشد واحدهای مختلف کسب و کار خود استفاده می‌کنند. برخی از حوزه‌هایی که در آنها از نرم‌افزارها و ابزارهای اتوماسیون به طور گسترده استفاده می‌شود، عبارتند از پشتیبانی مشتریان، بازاریابی، رسانه‌های اجتماعی، فعالیت‌های اداری و فروش. صرف نظر از اندازه یا ماهیت یک کسب و کار، استفاده از اتوماسیون می‌تواند یک استراتژی قوی برای رشد آن باشد.

10. تقویت توان رقابتی سازمان

اتوماسیون کسب و کار، مزایای رقابتی مهمی را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. در واقع در هر صنعتی همیشه زمینه برای بهبود وجود دارد و شرکت‌ها دائماً به دنبال راه‌هایی برای بهبود سطح عملکرد خود و به دست آوردن برتری نسبت به رقبا هستند. بسیاری از کسب‌وکارها در سرتاسر جهان، از راهکارهای اتوماسیون کسب و کار را به عنوان ابزاری کلیدی برای جلوتر ماندن از رقبا استفاده می‌کنند. بسیاری از ضرورت‌هایی که تا پیش از خواندید، می‌توانند مستقیم و غیر مستقیم به ایجاد مزیت رقابتی برای کسب و کار نیز کمک کنند.

11. بهبود عملکرد

آیا تابه‌حال برای شما پیش آمده که نامه یا درخواستی را ارسال می‌کنید و هفته‌ها برای دریافت پاسخ منتظر بمانید؟ شاید مشخص نیست که چه کسی باید پاسخگو باشد یا تعداد درخواست‌ها انقدر زیاد است که نوبت به شما نمی‌رسد. حتی ممکن است نامه یا درخواست شما گم شود. هیچکدام از این مشکلات با اتوماسیون وجود نخواهند داشت.

بسیاری از کسب و کارهای کوچک فکر می‌کنند که اتوماسیون فقط برای شرکت‌های بزرگ است و پیاده‌سازی آن هزینه زیادی خواهد داشت. اما واقعیت اینطور نیست. اتوماسیون فعالیت‌ها و کارهای تکراری را ساده‌سازی و خودکار می‌کند و از این طریق هزینه‌های عملیاتی سازمان را در دراز مدت کاهش می‌دهد. به علاوه، یک کسب و کار با هر اندازه و ماهیتی می‌تواند فرآیندهایش را خودکار کرده و عملکرد خود را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد.

12. مسئولیت‌پذیری کارکنان

وقتی ارتباطات در سازمان ساده‌تر شده و فرآیندها تعریف و خودکارسازی می‌شوند، به راحتی می‌توان مشخص کرد که چه کسی مسئول کدام کار است. به این ترتیب، هر درخواستی اعم از درخواست‌های تأیید، درخواست‌های شروع یک فرآیند، درخواست‌های پیگیری یک فرآیند و … به فردی که مسئول آنهاست، ارجاع می‌شود. این نوع شفافیت در کسب و کار، باعث افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان می‌شود، زیرا دیگر بهانه‌ای برای ابهام در مورد یک وظیفه یا عدم اطلاع از آن وجود نخواهد داشت.

کلام آخر

در این مقاله با برخی از ضرورت‌ها و دلایلی که باید کسب و کار خود را همین امروز به سمت اتوماسیون ببرید آشنا شدید. از همه مهم‌تر اینکه رواج اتوماسیون کسب و کار به حدی رسیده است که بدون انجام آن رقابت با سایر شرکت‌ها کاری بسیار مشکل خواهد بود. یکی از بهترین راهکارهای خودکارسازی کسب و کار در ایران، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر است. این نرم افزار، ضمن ساده‌سازی و استانداردسازی فعالیت‌ها، به شما کمک می‌کند تا با یک کلیک ساده، تمامی فرآیندهایی را که در کسب‌وکارتان انجام می‌شود، اجرا کرده و بر آنها نظارت کنید.