جهت مدلسازی فرایند ثبت و مدیریت صورتجلسات در ابتدا مسئول جلسات سازمان بایستی تاریخ، موضوع، شرح و مدیر جلسه و همچنین لیست مدعوین را تنظیم و به افرادی که قرار است در جلسه شرکت نمایند اطلاع رسانی شود؛ تا پس از اعلام حضور یا عدم حضور مدعوین در خصوص برگزاری جلسه در تاریخ مقرر تصمیم‏گیری ‏شود.

با برگزاری جلسه و ثبت صورتجلسه و مصوبات مربوطه، گزارش جلسه برای مدیریت ارسال می گردد تا ضمن آگاهی از جزئیات جلسه در خصوص تایید مصوبات آن تصمیم‏‌گیری نمایند و در صورت تایید، هر مصوبه به مجری و ناظر مشخص شده ارجاع داده می‏شود و تا نتیجه اقدامات و پیگیری‏‌های خود را در قالب یک گزارش جامع برای مدیریت ارسال کنند. در نهایت پس از تایید مدیریت این گزارشات برای مسئول جلسات سازمان فرستاده می شود تا اقدام به بایگانی صورتجلسه نماید.