آیا اتوماسیون اداری امکان شخصی سازی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

یکی از موارد مهمی که می‌توانند استفاده از یک نرم‌افزار را تسهیل کنند، قابلیت شخصی‌سازی است. زیرا هر کاربری نقش خاصی در سازمان دارد و وظایف و روال‌های کاری وی با بقیه کارکنان متفاوت است. بنابراین این امکان برای هر فرد وجود دارد که با شخصی‌سازی بیشتر سیستم اتوماسیون،سرعت، راحتی و بهره‌وری در کار خود را افزایش بدهد. به همین دلیل در این مقاله به معرفی قابلیت‌های شخصی‌سازی در اتوماسیون اداری فراگستر خواهیم پرداخت.

اتوماسیون اداری فراگستر چه امکاناتی برای شخصی‌سازی دارد؟

سوالی که بسیاری از شرکت‌ها از ما می‌پرسند این است که آیا امکان شخصی‌سازی نرم‌افزار فراگستر برای کاربران وجود دارد؟ آیا آنها می‌توانند میز کار اتوماسیون خود را طبق سلیقه‌شان شخصی‌سازی و سفارشی کنند؟ پاسخ به این سوال مثبت است. در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یک سری قابلیت‌ها و تنطیماتی تعبیه شده است که کاربران می‌توانند با استفاده از آنها به شخصی‌سازی سیستم بپردازند. این قابلیت‌ها از ویرایش منوی درختی کارتابل گرفته تا شخصی‌سازی اتوماسیون مکاتبات را شامل می‌شوند.

در ادامه فهرستی از مهم‌ترین امکانات شخصی‌سازی در اتوماسیون فراگستر آورده شده است:

امکان تغییر دادن تم نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر

ممکن است برخی از کاربران بخواهند رنگ آیتم‌های میز کار اتوماسیون خود، یا رنگ کل سامانه را عوض کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت تغییر در رنگ پوسته یا تم را دارد. از دیگر امکانات تغییر پوسته در این نرم‌افزار، امکان بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی فونت‌های داخل اتوماسیون اداری کاربر می‌باشد. برای اعمال این تغییرات، کاربران می‌توانند از گزینه تنظیمات صفحه در میزکار که در قسمت سمت چپ بالای صفحه در تصویر زیر مشخص است، استفاده کنند.

امکان تغییر دادن تم نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر

همچنین از نظر نحوه نمایش، تمامی گزینه‌های میز کار از جمله ویجت‌ها و منوی درختی کارتابل، قابلیت جابه‌جایی دارند و شما به راحتی می‌توانید با drag and drop مکان آنها را تغییر دهید یا در برخی موارد حتی آنها را حذف کنید.

شخصی‌سازی نمایش فهرست‌ها در نرم افزار دبیرخانه

شخصی‌سازی فهرست‌های موجود در نرم افزار دبیرخانه از جمله (فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…)، مطابق با نیاز کاربران از قابلیت‌های مهمی است که کاربران اتوماسیون فراگستر را قادر می‌سازد با یک جابه‌جایی ساده drag & drop در پروفایل‌های شخصی خود، ترتیب و سایز ستون‌ها و تعداد ردیف‌های قابل مشاهده در هر فهرست را به دلخواه چیده و تغییر دهند و این تنظیمات را ذخیره نمایند.

شخصی‌سازی نمایش فهرست‌ها در زیرسیستم دبیرخانه

کاربران حتی می‌توانند اطلاعات و داده‌های موجود در فهرست‌ها را به ترتیبی تنظیم نمایند که اطلاعات تا تاریخ خاصی در فهرست‌ها فراخوانی شود.

شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات

در دبیرخانه‌های پر ترافیک، روزانه انواع متنوعی از مکاتبات (از جمله نامه، صورتجلسه، بخشنامه، فرم و…) در حال ثبت، ارجاع و پیگیری می‌باشد. در اتوماسیون فراگستر، این امکان فراهم شده است تا کاربران با اعمال شخصی‌سازی‌های ذیل، سرعت عمل خود را افزایش دهند:

شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات

• امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها
• امکان تغییر در مسیر حرکت Tab بر روی فرم‌ها
• امکان تغییر در سایز آیتم‌های اطلاعاتی
• امکان نمایش یا عدم نمایش آیتم‌های اطلاعاتی

امکان شخصی‌سازی سیستم بایگانی

بایگانی مکاتبات در سامانه‌های الکترونیک می‌توانند به دو شکل شخصی و سازمانی صورت بگیرند. حالت اول زمانی است که یکی از کاربران بر اساس سلایق و پارامترهایی که برایش اهمیت دارد، یک دسته‌بندی برای بایگانی مکاتبات خود تعریف می‌کند. این دسته‌بندی به خود کاربر اختصاص دارد و برای سازمان قابل استفاده نخواهد بود.

اما بایگانی از نوع سازمانی زمانی است که مرجع مشخصی در سازمان، نحوه دسته‌بندی مکاتبات را تعریف کرده و دسترسی کاربران به آنها را فراهم می‌کند. این نوع از بایگانی وابسته به کاربران نیست و با جابجایی افراد در سازمان، این دسته‌بندی تحت تاثیر قرار نمی‌گیرد.

امکان شخصی‌سازی فرآیند مکاتبات

اتوماسیون فراگستر، قابلیت‌های متعددی را برای شخصی‌سازی فرآیند مکاتبات برای کاربران فراهم کرده است. برای مثال در قسمت تنظیمات شخصی که در منوی میزکار مشاهده خواهید کرد، می‌توانید تظیماتی مانند بایگانی سریع، ارجاع سریع، تعریف گروه گیرندگان و … را انجام دهید. شما همچنین می‌توانید مشخص کنید که چه تعداد نامه در هر صفحه از کارتابل شما قابل مشاهده باشد (حداقل 25 و حداکثر 100 نامه). برخی دیگر از قابلیت‌های شخصی‌سازی فرآیند مکاتبات در اتوماسیون اداری فراگستر برای کاربران عبارتند از:

• کاربران می‌توانند گیرندگان نامه‌ها را در لیست علاقه‌مندی قرار بدهند تا دسترسی سریع‌تری به آنها داشته باشند.
• قابلیت نمایش زیرپوشه‌هایی برای انواع ارجاع در کارتابل اتوماسیون و در پوشه ارسال شده‌ها وجود دارد.
• کاربران می‌توانند ارجاعات را از پیش تعریف کنند و حتی متن ارجاع را تعریف کنند. این قابلیت با عنوان ارجاع سریع شناخته می‌شود.
• قابلیت امضای سریع وجود دارد که نامه پس از امضا با چه متنی و به چه شخصی جهت ارسال و شماره شدن ارجاع بشود.
• امکان تعریف قوانین کارتابل (جهت بایگانی سریع و هوشمند نامه‌ها) وجود دارد. به طوری که کاربران می‌توانند تعیین کنند نامه‌های ورودی بر اساس موضوعات یا سایر شروطی که تنظیم می‌شود، با چه رنگی و در کدام پوشه در کارتابل قرار بگیرند. این شروط می‌توانند شماره نامه، موضوع، واحد سازمانی، فرستنده، ارجاع‌کننده، متن ارجاع، نوع نامه و … باشند.
• امکان تعیین فهرست اول برای مشخص کردن افرادی که زیاد به آنها نامه ارسال یا ارجاع می‌شود.