منظور از پاراف نامه اداری چیست؟ نحوه پاراف کردن در اتوماسیون اداری

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

پاراف اصطلاحی است مربوط به نامه اداری که در ادارات و سازمان‌های ایرانی زیاد می‎‌شنویم. پاراف کردن نامه‌ها هم در مکاتبات کاغذی و هم در نامه‌های الکترونیکی کاربرد دارد. اما آیا می‌دانید پاراف کردن به چه معناست و نحوه انجام آن در اتوماسیون اداری چگونه است؟

پاراف کردن نامه یعنی چه؟

پاراف کردن نامه یا پاراف نامه اصطلاحی است که در ادارات و سازمان‌های ایرانی، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود، تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. معادل فارسی پاراف عبارت پیش‌امضاء می‌باشد. از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. با توجه به این تعریف، پاراف می‌تواند توسط مقام مافوق یا هر فرد مسئول دیگری در سازمان نوشته شود و متن پاراف با توجه به جایگاه نویسنده و مسئولیت وی تعیین می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا در زمان گارانتی به واحد پشتیبانی نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.

نمونه پاراف نامه

بیشتر بخوانید: آشنایی با اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه های اداری

تفاوت هامش و پاراف چیست؟

با توجه به اینکه پاراف در حاشیه یا ذیل نامه نوشته می‌شود، می‌توان آن را مترداف پی‌نوشت یا هامش نیز دانست. تنها تفاوت آنها این است که اصطلاح پاراف در ایران صرفاً برای متن ارجاع در مکاتبات استفاده می‌شود، اما متن پی‌نوشت می‌تواند در مواردی غیر از ارجاع نامه اداری نیز استفاده شود. البته پاراف در لغت نامه دهخدا به معنای امضای اختصاری یا پیش امضاء است. در انگلیسی نیز کلمه پاراف (Paraph)، به امضایی اشاره دارد که در کنار نام امضاءکننده باشد. بنابراین معنی لغوی پاراف، در اصل همان چیزی است که ما به آن امضاء می‌گوییم! یعنی یک تصویر و تزئین نگارشی که در کنار نام و در انتهای نامه کشیده می‌شود. چنین امضا یا پارافی در زبان انگلیسی ابزاری بوده که در اصل برای جلوگیری از دستکاری در سند استفاده می‌شده است. اما کاربرد کلمه پاراف در نامه‌نگاری فارسی به پى‌نوشت یا هامش (هامش نویسی) که براى دستور انجام کار همراه با امضا نوشته می‌شود، یک کاربرد اصطلاحی است و از معنای لغوی آن متفاوت است.

فرق پاراف با امضا چیست؟

همانطور که پیشتر در معنای پاراف کردن به آن اشاره کردیم، معنی اصطلاحی پاراف در ایران به متن و دستوری که ذیل نامه و پیش از امضاء نوشته می‌شود گفته می‌شود. اما امضاء علامتی است که در انتهای نامه یا در انتهای پاراف قرار می‌گیرد و هدف از آن تایید هویت نویسنده است. البته در معنای انگلیسی پاراف همان تصویری است که ما به عنوان امضاء از آن استفاده می‌کنیم.

نمونه متن پاراف در یک نامه اداری

در این بخش برای آشنایی بهتر شما با پاراف، ابتدا با تصویری از یک نامه پاراف شده شروع می‌کنیم:

با توجه به اینکه پاراف همان متن ارجاع است، بر اساس درخواست یا دستوری که مورد نظر نویسنده است، می‌تواند محتوای متفاوتی داشته باشد و یک متن استاندارد ندارد. در ادامه چند نمونه دیگر از پاراف نامه اداری که توسط یک مدیر نوشته شده را برای شما آورده‌ایم

نمونه متن پاراف نامه های اداری

• با سلام و احترام، اقدام لازم انجام شود.
• با سلام و احترام، در خصوص درخواست مشتری، بررسی فنی انجام شود. در صورت تایید، اقدام لازم صورت بپذیرد.
• با سلام، جهت پرداخت به واحد مالی مراجعه شود.

پاراف ممکن است توسط سایر افراد مسئول نیز نوشته شود. این نوع پاراف معمولاً برای درخواست است نه برای دستور:

• با سلام و احترام لطفا در صورت امکان مساعدت نمایید. سپاس
• با سلام و احترام، جهت ملاحظه و صدور دستورات لازم. با سپاس
• با سلام و احترام. جهت اطلاع. سپاس
• با سلام و احترام، جهت پیشنهاد. سپاس

مجموعه دستورات روسا برای پاراف نامه ها

در این قسمت برخی از پرکاربردترین دستورات روسابرای پاراف نامه های اداری را باهم مرور خواهیم کرد:

• با سلام و احترام لطفا جهت بررسی و اقدام مقتضی با سپاس
• با سلام و احترام لطفا جهت بررسی و اقدام عاجل با سپاس
• سلام و احترام لطفا اقدام لازم مبذول نمایید با سپاس
• با سلام و احترام لطفا جهت اقدام مقتضی با سپاس
• با سلام و احترام لطفا جهت همکاری لازم با سپاس
• با سلام و احترام صرفاً جهت اطلاع با سپاس
• با سلام و احترام لطفا مذاکره حضوری / تلفنی فرمایید با سپاس
• با سلام و احترام لطفا جهت اقدام پیرو مذاکره شفاهی / تلفنی با سپاس
• و…

بیشتر بخوانید: ۳۰ نمونه متن برای پایان نامه های اداری

نحوه پاراف کردن نامه در اتوماسیون اداری فراگستر

برای پاراف کردن یک نامه اداری در اتوماسیون فراگستر کافیست تا آن را همراه با یک متن خاص ارجاع کنید. مسلماً چنین روشی یک نوع پاراف دیجیتال محسوب می‎‌شود و متن نوشته شده در خارج از کاغذ نامه و در یک نوار مجزا در کنار نامه همراه با سایر ارجاعات و پاسخ‌ها نمایش داده می‌شود. در فیلم زیر (در ثانیه 13 تا انتها) می‌توانید مراحل پاراف کردن یا ارجاع یک نامه همراه با نوشتن متن آن را در اتوماسیون اداری فراگستر مشاهده کنید.

برخی از امکانات نسخه 7 اتوماسیون اداری فراگستر برای پاراف نامه ها

علاوه بر امکانات و قابلیت‌هایی که در نسخه‌های قبلی اتوماسیون اداری فراگستر وجود داشتند، نسخه 7 این اتوماسیون از 2 ویژگی جدید و منحصربه فرد نیز بهره می‌برد؛ این امکانات عبارت‌اند از:

پاراف با قلم نوری

در نسخه 7 اتوماسیون اداری فراگستر، شما می‌توانید نامه دیجیتالی را همراه با دست خط خودتان نیز پاراف کنید؛ برای اینکار کافیست تا از قابلیت قلم نوری در اتوماسیون اداری فراگستر استفاده نمایید. برای انجام این کار، باید پس از انتخاب گزینه «ارجاع نامه»، در پنجره‌ای که باز می‌شود روی آیکون «ویرایشگر» کلیک کرده و گزینه «قلم» را انتخاب کنید تا صفحه تایپ قلم نوری فعال شود.

پاراف نامه به کمک قلم نوری

تبدیل گفتار به متن

شما همچنین می‌توانید با استفاده از قابلیت تبدیل گفتار به متن اتوماسیون اداری فراگستر، متن ارجاع و پاراف خود را به صورت صوتی در میکروفونی که به کامپیوتر یا تلفن همراه شما متصل است بخوانید، آن را تبدیل به متن کنید و برای گیرندگان خود ارسال نمایید.

تبدیل گفتار به متن در اتوماسیون اداری

ارسال پیام صوتی

یکی دیگر از قابلیت‌های منحصر به فرد اتوماسیون فراگستر، امکان ارسال ارجاع صوتی در اتوماسیون اداری بجای متن می‌باشد؛ با استفاده از این قابلیت ‌توانید پیتام صوتی خود را در قالب پاراف نامه مورد نظر در اتوماسیون فراگستر ارسال کنید.

ارجاع صوتی اتوماسیون

سوالات متداول

پاراف کردن نامه یعنی چه؟

پاراف کردن نامه در اصطلاح رایج در ادارات و سازمان‌های ایرانی، متنی است که ذیل یک نامه نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. طبق این تعریف، از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود.

فرق پاراف با امضاء چیست؟

پاراف، متن و دستوری است که ذیل یک نامه و پیش از امضاء نوشته می‌شود. اما امضاء علامتی است که در انتهای نامه یا در انتهای پاراف قرار می‌گیرد و هدف از آن تایید هویت نویسنده است.

چطور می‌توانیم یک نامه را در اتوماسیون اداری فراگستر پاراف کنیم؟

در اتوماسیون فراگستر شما می‌توانید با ارجاع یک نامه همراه با یک متن خاص، آن را به‌صورت دیجیتالی پاراف کنید. همچنین می‌توانید  نامه دیجیتالی را همراه با دست خط خودتان با استفاده از قابلیت قلم نوری فراگستر پاراف کنید.