سامانه اتوماسیون اداری رقیب پرونده های اداری
زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه
نرم افزار اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری، نرم افزاریست که به کمک آن تمام نیازهای اداری یک سازمان بطور مکانیزه و هوشمند انجام میشود، به گردش کار سرعت می بخشد و با جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فعالیت ها وطبقه‌بندی آن ها، پایگاه اطلاعاتی قابل اتکایی را برای تصمیم‌گیری مدیران سازمان فراهم میاورد و پاسخگوی بخش های عمده‌ای ازنیازمدیران است.
این نیازها شامل ثبت و گردش انواع مکاتبات اداری درون و برون سازمانی، بایگانی و پیاده سازی قوانین کاری متنوع است که درسطح آن سازمان ویا حتی درسطحی فراتراز یک سازمان است.
طراحی وتولید این نرم افزارها بگونه ای هستند تا در دونگارش ویندوزی ویا تحت وب بتوانند تامین کننده تمام نیازهای سازمان باشند و قادر باشند تا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات راتولید کنند.
درگذشته مشکلاتی درثبت وگردش مکاتبات به روش قدیمی وسنتی وجود داشت که عبارتست از:
- زمانبر بودن ارسال وتوزیع مکاتبات دردرون سازمان
- پراکندگی جغرافیایی واحدهای سازمانی
- نبود نظارت برنظام اداری سازمان وعملکرد افراد
- نبود یک بانک اطلاعاتی کارآمد ازافراد وسازمان های مرتبط
- امکان بفراموشی سپردن اقدامات مربوط به نامه‌های اداری
- مشکلات رسیدگی به نامه‌های انباشته شده
- انتظار طولانی برای دریافت پاسخ امور ارجاع شده
- مشکلات کنترل دسترسی نیروی انسانی به اسناد ونامه‌ها
- مشکلات دسترسی به نامه‌ها واسناد گذشته
- حجیم بودن فضای بایگانی مکاتبات ونامه‌های اداری
- و…
اتوماسیون اداری ، سازمان بدون کاغذ
یکی از مصرف های زیاد کاغذ، در مکاتبات اداریست. نامه هایی که یک یا چند بار خوانده و بایگانی می شوند و بعد از مدتی از بین می روند. نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستمی کردن تمام فرآیند نامه نگاری می تواند در این مورد راهگشا باشد و به آن سرعت و امنیت بیشتری ببخشد.
روند استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در کشورمان طی سال های اخیر رشد چشمگیری داشته بگونه ای که چند شرکت مطرح در این حوزه، با بهبود سیستم های خود توانستند سهم بیشتری از این بازار را در دست بگیرند.
یک نمونه از این سامانه می توان به سامانه اتوماسیون اداری شرکت فراگستر اشاره کرد.
