سیستم مکاتبات بدون کاغذ با اتوماسیون اداری

زمان تقریبی مطالعه: 1 دقیقه

یکی از مصارف زیاد کاغذ در مکاتبات اداری است. نامه هایی که یک یا چند بار خوانده و بایگانی میشود و بعد از مدتی از بین می روند. نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستمی کردن تمام فرآیند نامه نگاری میتواند در این مورد راهگشا باشد و به آن سرعت و امنیت بیشتری ببخشد.

سازمان بدون کاغذ و هوشمندسازی سازمان

اتوماسیون اداری، نرم افزاری است که به کمک آن تمام نیازهای اداری یک سازمان بطور مکانیزه و هوشمند انجام میشود، این نیازها شامل ثبت و گردش انواع مکاتبات اداری درون و برون سازمانی، بایگانی و پیاده‌سازی قوانین کاری متنوع است. روند استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری در کشورمان طی سالهای اخیر رشد چشمگیری داشته است. بگونه‌ای که چند شرکت مطرح در این حوزه، با بهبود سیستمهای خود توانستند سهم بیشتری از این بازار را در دست بگیرند.

حتما بخوانید: اتوماسیون اداری فراگستر عامل صرفه جویی ماهانه یک میلیارد تومان در بانک ملی ایران

یکی از مهمترین اهداف دولت الکترونیک جهت مکانیزه کردن سازمانهای دولتی و خصوصی کاهش بروکراسی و حرکت بسوی سازمان بدون کاغذ است. این امر ضمن مشارکت در حفظ هر چه بیشتر محیط زیست، سازمان ها را به مراکزی با سرعت عملکرد بالا و کارآمد تبدیل می کند. لازم بذکر است که استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها علاوه بر آن اثرات مثبتی بیشماری خواهد داشت. از جمله:

• افزایش بهره‌وری کارکنان
• بهبود تصمیم‌گیری مدیران
• بهبود ارتباطات سازمانی
• کاهش هزینه‌ها
• یکپارچگی سازمانهای بزرگ (هولدینگ)
• دسترسی سریع و آسان به اسناد و مدارک سازمانی
• افزایش رضایت ارباب رجوع

بیشتر بخوانید: حفظ محیط زیست در سایه دولت الکترونیک