اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات دولتی چه کاربردی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

افزایش حجم کارها و پیچیدگی فرآیندهای سازمانی از یک سو و تلاش دولت‌ها برای حرکت به سمت دولت الکترونیک از سوی دیگر، باعث شده تا بسیاری از سازمان‌های دولتی به دنبال استفاده از راهکارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر برای دیجیتالی و مکانیزه کردن مکاتبات و فرآیندهای اداری خود باشند. با این حال برای بسیاری از مدیران سازمان‌های دولتی این پرسش همچنان باقیست که کاربرد اتوماسیون اداری در ادارات دولتی چیست؟ در این مقاله ضمن پرداختن به اهمیت بکارگیری اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات دولتی، به کاربرد آن در بخش‌های مختلف این سازمان‌ها خواهیم پرداخت.

چرا استفاده از اتوماسیون اداری در ادارات دولتی مهم است؟

افزایش حجم کارها و مکاتبات اداری در سازمان‌های مختلف دولتی مانند بیمه، دارایی، مالیات و … و نیاز به افزایش بهره‌وری آنها، افزایش سرعت کارها و مدیریت بهتر اطلاعات باعث شده تا اهمیت استفاده از راهکارهای اتوماسیون اداری برای بسیاری از مدیران این سازمان‌ها آشکار شود. با این حال مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در ادارات دولتی متعدد است و به موارد فوق محدود نمی‌شود و به همین ترتیب، دلایل متعددی وجود دارد که استفاده از اتوماسیون اداری را در این سازمان‌ها مهم می‌کند. برخی از این دلایل عبارتند از:

• حفظ محیط زیست

مسئولیت اجتماعی سازمان‌های دولتی بیش از سازمان‌های خصوصی است و انتظار از آنها برای کمک به حفظ محیط زیست بیشتر است. سازمان‌هایی که برای انجام مکاتبات اداری و فرآیندهای سازمانی خود از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند به مقدار زیادی در مصرف کاغذ خود صرفه‌جویی خواهند کرد. این موضوع علاوه بر افزایش سرعت کارها، بهبود بهره‌وری سازمان و کاهش فساد اداری، باعث کمک به حفظ محیط زیست نیز می‌شود.

• افزایش بهره‌وری

یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، کمک به افزایش بهره‌وری است. سازمان‌های دولتی به صورت سنتی ناکارآمدتر از نمونه‌های خصوصی خود پنداشته می‌شوند. به همین دلیل استفاده از تکنولوژی برای بهبود بهره‌وری آنها برای هر سازمان دولتی یک ضرورت حیاتی محسوب می‌شود. ابزارهای اتوماسیون اداری به سازمان‌ها اعم از دولتی و خصوصی کمک می‌کند تا مکاتبات و فرآیندهای اداری خود را با سرعت بسیار بالاتر و هزینه کمتری انجام دهند.

همچنین کارهایی مانند تهیه و ارسال فرم‌های اداری، جمع‌آوری داده‌ها، تایپ نامه‌ها، مدیریت اسناد و بسیاری موارد دیگر در این سیستم‌ها مکلانیزه و خودکار می‌شود. به این ترتیب کارکنان می‌توانند زمان خود را صرف انجام کارهای مهم‌تر کنند و سازمان نیز می‌تواند سرمایه مادی خود را برای افزایش رشد سازمان صرف کند و در نهایت بهره‌وری سازمان افزایش پیدا می‌کند.

• بهبود ارتباطات سازمانی

حجم ارتباطات و نامه‌نگاری‌ها در سازمان‌های امروزی بسیار بیشتر از گذشته است و این مسأله مدیریت آنها را به ویژه برای سازمان‌های دولتی به یک چالش تبدیل کرده است. زیرا در این سازمان‌ها استناد و ارجاع به مکاتبات نقش مهمی برای اجرا و پیگیری امور اداری دارد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با دیجیتالی کردن مکاتبات و ارتباطات خود، بتوانند حجم زیادی از مکاتبات را به سرعت انتقال داده و بر آنها نظارت کنند.

از سوی دیگر، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در صورتی که تحت وب باشند به کارکنان سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا بتوانند از هر مکان و در هر زمانی نامه‌های خود را نگاشته و ارسال کنند. کارکنان همچنین خواهند توانست جستجو و پیگیری مکاتبات خود را تنها با چند کلیک انجام دهند.

• کاهش مفاسد اداری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به اشکال مختلفی به سازمان‌ها (اعم از دولتی و غیردولتی) کمک می‌کنند تا فساد اداری خود را کاهش دهند. برخی از این اشکال عبارتند از: تقویت شفافیت در کارها و پاسخگو کردن کارکنان، مستندسازی فرآیندهای اداری، تسهیل رویه‌های اداری، تقویت کنترل و نظارت بر فعالیت‌های سازمان و کارکنان آن و اطلاع‌رسانی دقیق و سریع.

اما ممکن است بپرسید نقش اتوماسیون اداری در کاهش مفاسد اداری چیست؟ برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری که می‌تواند باعث کاهش فساد اداری در سازمان‌ها شوند عبارتند از: تعیین دقیق مسئولیت افراد، دیجیتالی کردن امضاها، حفظ بهتر محرمانگی اسناد و داده‌ها، افزایش شفافیت و بهبود نظارت، متمرکز کردن بهتر اطلاعات و حفظ سوابق مکاتبات و مستندات. به عنوان نمونه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن مکاتبات اداری و ایجاد امکان نظارت بر آنها باعث شفافیت بیشتر کارها در سازمان‌های دولتی می‌شوند که متعاقباً به کاهش فساد اداری منجر می‌شود.

• مدیریت بهتر فعالیت‌ها

یکی از دلایل دیگر اهمیت اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و ادارات دولتی، کمک به مدیریت بهتر کارها و فعالیت‌هاست. در واقع با استفاده از این نرم‌افزارها مدیران می‌توانند بر میزان و نحوه عملکرد کارکنان خود نظارت بهتری داشته باشند. در واقع در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و به ویژه در نرم افزارهای اتوماسیون فرآیندها، گردش کارها و ظایف هر یک افراد به صورت دقیق تعریف شده و قابل پیگیری هستند. به همین دلیل مدیران می‌توانند در هر لحظه وضعیت کارها را پیگیری کنند و ببینند که کار دست چه کسی است و چه مدت زمان برای انجام آنها صرف شده است. در نهایت مدیریت بهتر کارها به مسئولیت پذیری بیشتر کارکنان و افزایش بهره‌وری سازمان منجر می‌شود.

اتوماسیون اداری در بخش های مختلف سازمان های دولتی چه کاربردی دارد؟

همانطور که خواندید کاربرد اصلی اتوماسیون اداری برای خودکارسازی کارهای تکراری روزمره و فرآیندهای اداری در سازمان‌هاست. با این حال، یک نرم افزار اتوماسیون اداری در بخش‌ها و واحدهای اداری مختلف سازمان‌ها و ادارات دولتی کاربرد دارد. در ادامه به کاربردهای اتوماسیون اداری در واحدهای مختلف می‌پردازیم.

• واحد دبیرخانه و بایگانی

یکی از واحدهای مهم و پر مشغله در سازمان‌های دولتی، واحد دبیرخانه است، زیرا در این سازمان‌ها معمولاً حجم زیادی از مکاتبه با سایر سازمان‌ها انجام می‌شود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهند تا تمامی فعالیت‌های مربوط به واحد دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌های اداری وارده و صادره در دفاتر اندیکاتور، شماره‌گذاری آنها، بایگانی نامه‌ها، به گردش انداختن نامه‌ها و پیگیری آنها را به صورت مکانیزه و خودکار انجام دهید. بنابراین می‌توانید نیروی انسانی کمتری را به فعالیت‌های واحد دبیرخانه اختصاص دهید و کارهای این واحد را با سرعت، دقت و امنیت بیشتری انجام دهید.

وظیفه دیگر این واحدها بایگانی و مدیریت حجم زیادی از داده‌ها و اسناد سازمانی است. بایگانی تعداد روزافزون مستندات در سازمان‌های دولتی به صورت کاغذی و با روش دستی اساساً ناکارآمد است. سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب با پشتیبانی و دارا بودن یک زیرسیستم مدیریت مستندات به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا بتوانند مستندات خود را به صورت دیجیتالی آرشیو و نگهداری کنند. این زیرسیستم‌ها علاوه بر قابلیت دسته‌بندی دیجیتالی  اسناد سازمانی، امکان جستجو و بازیابی سریع آنها را نیز فراهم می‌کنند.

• واحد منابع انسانی

واحدهای منابع انسانی در سازمان‌های دولتی با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌های کاری و پرسنلی سر و کار دارند و فرآیندهای متعددی مانند استخدام نیروهای انسانی جدید، ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان و تهیه گزارش از آن را بر عهده دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن و حذف کاغذ از این این فرآیند به اجرای سریع‎تر آنها کمک می‌کنند. همچنین با دیجیتالی شدن پرونده‌های پرسنلی مدیریت و جستجو در میان آنها تا حدود زیادی تسهیل می‌شود. از سوی دیگر اگر از یک نرم‌افزار BPMS استفاده کنید، می‌توانید تمامی فرآیندهای کاری این واحد را دیجیتالی و مکانیزه کنید.

• واحد مالی

واحدهای مالی در سازمان‌ها (اعم از دولتی و خصوصی) با حجم زیادی از اسناد مالی مانند فاکتورهای خرید یا فروش روبرو هستند. جابجایی و مدیریت این حجم از اسناد به صورت کاغذی و دستی کاری زمان‌بر و خطاپذیر است. نرم‌افزارهای اتوماسیون به واحدهای مالی در سازمان‌های دولتی اجازه می‌دهد تا مکاتبات و اسناد مالی خود را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و مدیریت کنند. همچنین با استفاده از راهکارهای BPMS می‌توان گردش‌کار فرآیندهایی مانند خرید اقلام اداری خودکارسازی و مکانیزه کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در صورت بهره‌مند بودن از راهکارهای مدیریت مستندات می‌توانند برای مدیریت اسناد مالی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.

• واحد بازرسی

واحد بازرسی از آندسته از واحدهای اداری است که در سازمان‌های دولتی رواج زیادی دارد. علت آن نیز این است که مقررات بیشتری بر این سازمان‌ها حکمفرماست و باید نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان و مدیران آنها وجود داشته باشد. سیستم‌های اتوماسیون اداری به طرق مختلفی از جمله با تعیین دقیق مسئولیت‌ها و شفافیت‌سازی در عملکرد کارکنان به واحدهای بازرسی کمک می‌کنند تا بتوانند نظارت بهتری بر عملکرد کارکنان سازمان داشته باشند. از سوی دیگر نرم افزارهای اتوماسیون دریافت گزارشات مربوط به تخلفات کارکنان از سوی ارباب رجوع را به صورت الکترونیکی تسهیل می‌کنند.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری مدرن، امکانات متنوعی مانند فرم‌سازها و موتورهای گردش کار، ابزارهایی برای مدیریت جلسات و تقویم سازمانی و ده‌ها ابزار دیگر را نیز در خود دارند که می‌توانند در تمامی واحدها در سازمان‌های دولتی مورد استفاده قرار بگیرند. بنابراین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر کابردهای خاص در هر یک از واحدهای سازمان‌‎ها، در سرتاسر سازمان نیز کاربرد دارد و می‌توانند نقشی مهم در تحقق دولت الکترونیک داشته باشند.

نقش اتوماسیون اداری در تحقق دولت الکترونیک چیست؟

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری یکی از اصلی‌ترین ابزارهای موجود برای تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک در ساده‌ترین تعریف به معنای استفاده از فناوری‌های IT برای ارائه خدمات عمومی به مردم به صورت آنلاین، شبانه‌روزی و دیجیتالی است. به این ترتیب، رفت‌وآمد فیزیکی در ادارات کاهش پیدا می‌کند و کارها با سرعت و بهره‌وری بیشتر و با هزینه کمتری انجام می‌شوند. اصلی‌ترین ابزارهایی که می‌توانند به تحقق چنین ایده‌الی کمک کنند نیز نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و راهکارهای اتوماسیون مدیریت فرآیندها یا همان BPMS هستند که با دیجیتالی‌کردن داده‌ها و مکاتبات سازمان‌ها و خودکارسازی فرآیندهای اداری آنها، زمینه را برای ارائه خدمات عمومی دولتی به صورت دیجیتالی و آنلاین، بهبود ارائه این خدمات و تسریع کارها فراهم می‎‌کنند.

به همین دلیل نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از بهترین و مناسب‌ترین ابزارها برای تحقق اهداف مربوط به دولت الکترونیک است. تا جایی که خودکارسازی فعالیت‌های اداری یکی از اصلی‌ترین شاخص‌های هدف‌گذاری شده از سوی دولت برای توسعه دولت الکترونیک است. پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌های دولتی علاوه بر خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها، امکان پردازش دیجیتالی درخواست‌های ارباب رجوع را فراهم می‌کند. سازمان‌های دولتی همچنین می‌توانند از راهکارهایی مانند نرم‌افزارهای پیشخوان خدمات الکترونیکی فراگستر در کنار اتوماسیون اداری استفاده کنند تا تمامی مراحل مربوط به خدمات دولت الکترونیک را با استفاده از یک راهکار یکپارچه ارائه کنند.

با این اوصاف می‌توان ادعا کرد که نرم‌افزار اتوماسیون اداری نقش مهمی در تحقق دولت الکترونیک دارد. دستاوردهای ناشی از استفاده از اتوماسیون اداری در جهت تحقق خدمات دولت الکترونیک نیز این مساله را تایید می‌کند. امروزه بخش زیادی از سازمان‌های دولتی در ایران در راستای تحقق سیاست‌گذاری‌های دولت الکترونیک و اجرای مقررات مربوط به آن از ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات از جمله نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای ارائه برخط خدمات خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل است که شما می‌توانید خدمات مختلفی را از سازمان‌های دولتی در ایران از طریق درگاه‌های میزخدت الکترونیکی دریافت کنید.

بهترین اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها و ادارت دولتی کدام است؟

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌های دولتی راهکاریست که بتواند نیازهای مختلف این سازمان‌ها را برآورده کند. با توجه به اینکه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری متعدد همراه با ویژگی‌های متنوعی در بازار وجود دارند، مدیران سازمان‌های دولتی باید برای انتخاب بهترین اتوماسیون اداری معیارهای مختلفی را مدنظر قرار دهند. برخی از این معیارها عبارتند از معیارهای مربوط به ماژول‌ها و زیرسیستم‌های اتوماسیون، معیارهای مربوط به UI نرم‌افزار، معیارهای مربوط به میزان سرعت نرم‌افزار، معیارهای مربوط به کیفیت خدمات پس از فروش و معیارهای مربوط به قیمت آن. همچنین می‌‎توان گفت که بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمان‌های دولتی باید آنها را برای حرکت به سمت BPMS آماده کند.

اگر مدیرانی که به دنبال خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند از معیارهای صحیحی استفاده نکنند نمی‌توانند محصولی را انتخاب کنند که نیازهای سازمان‌های متبوع آنها را برطرف کند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که تمامی معیارهای لازم برای برطرف کردن نیازهای اتوماسیون سازمان‌ها (اعم از دولتی و خصوصی) را دارد. اتوماسیون کسب و کار فراگستر ضمن داشتن ماژول‌های متنوع، سرعت بالا، رابط کاربری ساده و پشتیبانی قوی، دارای یک زیرسیستم BPMS است که حرکت به سمت خودکارسازی کامل فرآیندهای کاری را برای سازمان‌های دولتی ممکن می‌کند. برخی از ماژول‌های این نرم‌افزار که به مدیریت و اجرای بهتر مکاتبات و فرآیندها در سازمان‌های دولتی کمک می‌کنند عبارتند از زیرسیستم‌های چند سازمانی، چندامضایی، فرم‌ساز، مدیریت فکس، مدیریت مستندات، میز خدمت الکترونیکی، شناسه ملی سند (شمس)، وب سرویس اتصال به رصد و ده‌ها زیرسیستم دیگر.

کلام آخر

اگر مدیر یک سازمان دولتی بوده و به دنبال انتخاب یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای دیجیتالی کردن و خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها سازمانتان هستید، بهتر است ضمن توجه به معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، به قابلیت‌های آن برای تسهیل ارائه خدمات دولت الکترونیک و به تجربه پیاده‌سازی آن در سایر سازمان‌های دولتی نیز دقت کنید. اتوماسیون کسب و کار فراگستر یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که ضمن داشتن رتبه ۱ شورای عالی انفورماتیک توانسته با امکانات متنوع و پشتیبانی قوی خود، سازمان‌های بزرگی مانند بانک ملی ایران، سازمان صدا و سیما، جمعیت هلال احمر، شهرداری تبریز و ده‌ها سازمان دولتی دیگر را در فهرست طولانی مشتریان خود داشته باشد. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون کسب و کار فراگستر و امکانات آن، حتماً از مشاروه رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.