اغلب نیاز است تا از پیش‌نویس نامه تهیه شده یک یا چند پیش‌نویس مشابه تهیه شود. قابلیت “ایجاد نامه مشابه” در نوار ابزار بالای صفحه پیش‌نویس نامه برای کاربر این امکان را فراهم کرده تا از پیش‌نویس نامه یک یا چند کپی مشابه تهیه نماید.
در اتوماسیون اداری فراگستر، هر نامه می‌تواند دارای یک سطح محرمانگی باشد و برحسب نوع فوریت برای گیرنده ارسال شود. کاربران با استفاده از این قابلیت میتوانند انواع فوریت نامه (عادی / فوری / خیلی فوری و…)، سطح طبقه‌بندی نامه (عادی / محرمانه / خیلی محرمانه و…)
در نسخه ۷ نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، برای بهبود کارایی و گزارش‌گیری کاربران قابلیتی افزوده شده تا کاربر بتواند الزامی نمودن پاسخ به نامه موردنظر خود را از فهرست کارتابل یا ارسال شده‌ها تعیین نماید.
درج فایل در اخبار و اعلانات منتشر شده در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر یکی دیگر از قابلیتهای جدید در نسخه ۷ است.
افزودن قابلیت “تنظیمات نمایش نامه مرتبط” به کاربر دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا در هنگام ورود به تب نامه مرتبط نحوه فراخوانی نامه‌های مرتبط شده را مطابق با یکی از گزینه‌های زیر تنظیم کند.
با استفاده از گزینه یادآوری، می‌توانید بر روی نامه‌های خود زمانی را بعنوان یادآوری خودکار جهت پیگیری در آینده درج کنید. اکنون قابلیت مشاهده سوابق یادآوری های تنظیم شده برای نامه‌ها نیز به نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، افزوده شد.
قابلیت جدیدی در بخش جستجو در کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر افزوده شد.
جهت سهولت کاربران در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر امکان تعریف چند گیرنده در ارجاع سریع افزوده شده است. به منظور ایجاد امکان ارجاع سریع نامه به چند گیرنده (که در سامانه دارای موقعیت سازمانی هستند) کافیست از منوی ارجاع
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر، تعبیه دکمه میانبر جهت دسترسی سریع کاربران به سه قابلیت پرکاربرد این سیستم می‌باشد. جهت فراهم‌آوری امکان ایجاد نامه یا ارسال فایل و یا ایجاد یک جریان کار جدید
یکی از قابلیتهای اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت تنظیم ورود پیش فرض به زیر سامانه موردنظر است. با استفاده از این قابلیت، کاربرانی که با زیرسیستم‌های مختلف همچون دبیرخانه، مدیریت جریان کار، مدیریت مستندات و… به صورت مداوم کار می‌کنند میتوانند
در بسیاری از سازمانها همانند بانکها، وزارتخانه‌ها هولدینگ‌ها و… که پیاده‌سازی چند سازمانی دارند، امکانی موردنیاز است که مدیر یا مدیران ارشد سازمان با ورود به کارتابل کاربران در دیگر سازمان‌های زیر مجموعه بتوانند کارتابل‌های کاربران
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکانی در فرم ارسال نامه ایجاد شده تا کاربر بتواند فایل و صفحات موردنظرش از نامه را در هنگام ارسال نامه (از طریق : فکس – ایمیل – ECE) انتخاب نماید و دیگر
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، امکان انتخاب چند نامه و ارسال صدور دستور پرینت (تبدیل نامه به PDF) بصورت همزمان اضافه شده است. این امکان برای کاربرانی که بخواهند بصورت دسته‌ای نامه‌ها را چاپ نمایند بسیار مفید فایده خواهد بود.
در نسخه جدید سامانه اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیند های فراگستر، امکان تعیین مهلت پاسخگویی بر حسب تقویم (کاری) و با احتساب تعطیلات تقویمی و روزهای کاری اضافه شده است.
اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در بانک ملی ایران از سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز آغاز شد و هم اکنون بعنوان یکی از بزرگترین پروژههای ملی کشور بالغ بر ۶۰٫۰۰۰ کاربر _که 7٫000 کاربر آن همزمان هستند_ در بیش از 3500 شعبه در داخل و خارج کشور به همراه تمامی ادارات کل مرکزی و ادارات امور شعب و شعب تابعه در حال بهره‌برداری از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشند. بنابراعلام رسمی سایت بانک ملی ایران در ماه های ابتدایی راه‌اندازی این سیستم، باعث صرفه‌جویی ماهانه یک میلیارد تومان در دو بخش “کاهش مصرف کاغذ” و “کاهش هزینه نیروی انسانی» شده است.
شرکت بیمه نوین در سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر را پیاده‌سازی کرد و اکنون بالغ بر ۳۷۰۰ کاربر در ۵۰۰ نقطه در سراسر کشور تحت پوشش این سامانه قرار گرفتند.
نخستین استفاده‌ی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در خبرگزاری ایرنا به سال ۱۳۹۰ بازمی‌گردد. اکنون پس از گذشت بیش از ۸ سال از استقرار و راه‌اندازی پروژه اتوماسیون اداری در ایرنا، بیش از ۱۰۰۰ کاربر _که ۳۰۰ کاربر آن همزمان هستند_ در کلیه دفاتر مرکزی و تمامی دفاتر داخل (بیش از ۵۰ دفتر) و خارج کشور (بیش از ۱۵ دفتر) تحت پوشش این سیستم، فرایندهای مرتبط با تحریر خبر و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند. بطوریکه تاکنون بیش از ۲۶۰ هزار نامه و بالغ بر ۲میلیون و هفتصد هزار ارجاع بر بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.
در نسخه جدید اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، کاربر می‌تواند در هنگام ارجاع نامه، برای گیرندگان، فایل یا فایلهایی را الصاق و ارجاع نماید.
در اتوماسیون اداری فراگستر بدلیل استقبال بسیار کاربران از ویدیوهای آموزشی، برآن شدیم تا بخش ” راهنمای آنلاین و آفلاین سامانه ” را بروزرسانی کرده تا کاربران دسترسی آسانتری به فیلم‌ها، فایل‌ها و محتواهای آموزشی بصورت آنلاین و آفلاین داشته باشند.
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه ۷ اتوماسیون اداری فراگستر، امکان تمدید مهلت پاسخ تعیین شده در هنگام ارجاع یک نامه است. فرض کنید کاربری نامه‌ای را به یک کاربر دیگر ارجاع بزند و در هنگام ارجاع برای او مهلت پاسخگویی تعیین نماید.
جهت ایجاد یک منبع موثق برای گزارش‌گیری کاربران در اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر، مخزن گزارشهای پیش‌فرض سیستم توسط فراگستر، آماده و تعبیه شده است که راهبر سیستم می‌تواند علاوه بر استفاده از گزارشات پیش فرض و آماده سیستم، گزارشات سازمانی دلخواه خود را برمبنای گزارشهای آماده ایجاد نماید.
یکی از قابلیتهای افزوده شده به نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر امکان قفل کردن پیش نویس نامه‌ها است.
در مقاله‌های دیگر خواندید که نرم افزار دبیرخانه چیست و چرا به آن نیاز داریم. در این مقاله در مورد گزارشهای تعبیه شده برای دبیرخانه اتوماسیون فراگستر صحبت می‌کنیم. در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر برای دبیرخانه گزارشهای از پیش تعریف شده‌ای تعبیه شده که می‌توان توسط آنها آمار و اطلاعات جامعی در خصوص عملکرد […]
در این قسمت از سری آموزش‌های نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر به معرفی یک قابلیت بسیار کاربردی و محبوب می‌پردازیم. خوب است بدانید؛ در نسخه ۷ اتوماسیون اداری، قابلیت جستجو بین گیرنده و فرستنده متفرقه ای که قبلاً یکبار با نام آنها نامه‌ای ثبت شده؛ اضافه گردیده است.
یکی از کاربردی‌ترین قابلیتهای نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر، امکان نگهداری بدنه و پیوست نامه اداری در فرم گیشه است. این قابلیت به همراه کلیدهای میانبر درنظر گرفته شده برای آن، با هدف افزایش کارایی و کاهش زمان برای ثبت نامه توسط کاربران دبیرخانه اتوماسیون اداری، طراحی و پیاده‌سازی شده است.
