در مسیر موفقیت شرکت نکو بهینه ماشین (NBM)
زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
در یک صبح بهاری برای انجام مصاحبه با مهندس جعفری مدیر تضمین کیفیت (واحد سیستم ها و روش‌ها) شرکت نکو بهینه ماشین، عازم محل این شرکت شدم. پیش‌زمینه‌ای که از نوع کارشان یعنی تولید دستگاه‌های تزریق پلاستیک و خط تولید ماشین‌آلات داشتم با رد شدن از درب ورودی و راهنمایی شدن به سمت دفتر کار مهندس جعفری کاملاً عوض شد. آرامش و نظم موجود در محوطه‌ای که تا مسیر دفتر واحد سیستم ها و روش‌ها به چشمم آمد آن‌هم برای یک واحد صنعتی کاملاً برای خود من عجیب و درعین‌حال جذاب بود.
مهندس جعفری جوانی خوش‌رو و خوش‌برخورد بود و با جو دوستانه‌ای که بینمان برقرار شد به سؤالات مطرح‌شده به این شکل پاسخ دادند.
موفقیت شرکت نکو بهینه ماشین با BPMS فراگستر
مقدمه: معرفی شرکت، کارکرد و مزیت‌های شرکت نکو بهینه ماشین از زبان شما
شرکت نکو بهینه ماشین حدود ۱۲ سال واردکننده و بعضاً تولید کننده دستگاه‌های تزریق پلاستیک در سال های اخیر بوده است و در بین رقبای موجود جزو چند شرکت اول فعال در این صنعت می‌باشد که تاکنون موفق به ارائه بالغ بر ۱۸۰۰ دستگاه به بیش از ۷۰۰ واحد صنعتی شده است.
نگاه سیستمی و فرایندی ، احترام به مشتری، اهمیت مدیریت به رضایتمندی مشتریان و انجام خدمات پس از فروش، مزیت و پیشرفت این شرکت است که تعداد مشتریان و دستگاه‌های ارائه‌شده به بازار مصرف، خود گواه بر این موضوع است.
نحوه آشنایی با فراگستر و BPMS فراگستر
بزرگترین نیازی که در مجموعه حس می‌شد، خصوصاً برای تیم سیستم ها و روش ها، این بود که دستشان در بررسی به موقع بسیاری از شاخص‌ها بسته بود و نمی توانستند برای سنجش هر فرآیند، مراقب و ممیز بگذارند و همچنین به دنبال گریزناپذیر کردن فعالیت‌ها بودند.
اغلب سیستم ها پس از نرسیدن به وضع مطلوب، مجبور به انجام اقدام اصلاحی می‌شوند، در این شرایط طبیعتاً اقدام پیشگیرانه مؤثرتر از اقدام اصلاحی است و در این راستا نیازمند ابزاری می باشیم که حجم اشتباهات سیستمی یا انسانی را کاهش دهد.
به دنبال نرم‌افزارهای زیادی رفته شد اعم از خریدنی و رایگان، ایرانی و خارجی، انواع نرم‌افزار ERP و SharePoint و… ولی هیچ‌کدام نیاز مجموعه را حل نمی‌کرد. مجموعه نیز قصد اینکه نرم‌افزاری آماده تهیه کند و خود را با آن سازگار نماید نداشت، بلکه احساس نیاز به نرم‌افزاری بر اساس نیازهای فعلی و فرآیندهای فعلی حس می‌شد که انعطاف‌پذیری بر اساس تفکر مدیریتی شرکت در آن وجود داشته باشد.
نیاز به ایجاد، تغییرات و یا حذف آنی و همچنین وجود مشخصه‌ی چابکی در سیستم باعث شد به سمت BPMS سوق پیدا کنیم.
آشنایی قبلی با فراگستر چه از طریق تبلیغات، چه دوستان و آشنایان همکاران، چه سایت و یا سایر روش‌های اطلاع‌رسانی
پس از احساس نیاز به BPMS با شرکت‌های زیادی ارتباط برقرار شد و جلسات متعددی برگزار شد؛ با حدود ۱۲ شرکت نرم‌افزاری که نگاهی شبیه به نیاز مجموعه ما داشتند جلساتی برگزار شد اما پس از مشاهده عملکرد نرم‌افزارشان، نتیجه ی عملکرد آن برای ما راضی‌کننده نبود تا اینکه در سایت تابناک تبلیغی ساده، مختصر و مفید، فقط با قید شدن دو کلمه ی فراگستر و BPMS مشاهده کردیم که منجر به اضافه شدن فراگستر به گزینه‌های روی میز و بررسی کردن در کنار باقی شرکت‌ها شد.
جلسه دموی فراگستر را چطور دیدید؟ از تیم فروش چه برداشتی داشتید؟
افرادی که در جلسه ی دمو حضور داشتند به مباحث مطرحی و مهمتر از همه خود نرم‌افزار، کاملاً مسلط بودند و جواب تمام سؤالات ما را داشتند و نیازهایمان را درک می کردند، که این درک متقابل در جلسات شرکت‌های دیگر وجود نداشت که مشخصه ای بسیار بااهمیت بود.
از تیم فروش فراگستر حس می‌شد که علاقه‌مندند توسط مشتریانشان، مشتری پیدا کند و به انجام عملیات فروش و اجرای پروژه بسنده نکرده و بر اساس انجام تعهداتشان در قرارداد فروش و موفقیت نرم افزار در این سازمان قصد پیدا کردن مشتریان دیگری نیز داشتند که در به وجود آمدن حس مثبت در ارتباطات فی‌مابین تأثیر شایانی گذاشت.
فرآیند انتخاب فراگستر به عنوان اولین گزینه روی میز باشد به چه روالی بود؟
همان‌طور که ذکر شد در مجموعه ما به رضایت مشتری بسیار اهمیت داده می‌شود و بالطبع آن این علاقه‌مندی وجود داشت که با شرکتی مشتری مدار کارکنیم و این حس در جلسات و ارتباطات برقرارشده به شکل مطلوبی شکل گرفت.
علاوه بر آن هنگام بررسی BPMS، شرکت‌های بزرگ و کوچک زیادی بررسی شد، حتی شرکت هایی که توسط چند نفر دورهم تشکیل‌شده و نرم‌افزاری ترجمه‌شده که هنوز درک صحیحی از آن‌هم نداشتند را ارائه می‌دادند؛ اما هیچ‌یک به قدرت و تکامل فراگستر BPMS ارائه نمی داد.
شرکت‌ها در پاسخ به نیازهای ما جوابشان این بود که امکانات درخواستی شما در آینده اضافه می‌شود اما فراگستر جواب اکثر سؤالات ما را از قبیل قابلیت ورژنینگ فرآیند، برنامه‌نویسی به زبان ساده، داشتن پایه‌ی نرم‌افزاری BIZAGI، توان بالا، دانش و درک بسیار مناسب در مورد این ابزار و همچنین داشتن تجربیات قابل‌قبول اجرایی را از قبل داشت.
تمامی موارد مذکور و درنهایت تمامی المان‌های مختلف کنار هم گذاشته شد و موارد موردنیاز با آن‌ها مقایسه شد که درنتیجه‌ی آن طرحی توجیهی برای خرید BPMS تهیه شد و فراگستر به عنوان کامل ترین ارائه دهنده این نرم افزار مشخص شد.
قبل از شروع به کار با BPMS فرایندها به چه شکل اجرا می‌شد؟
نگرش فرآیندی، گردش فرم‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها با توجه به وجود دانش سیستمی و فرآیندی در داخل سازمان خوب بود، نظم کافی داخل مجموعه وجود داشت ولی برای بهبود و پیشرفت بیشتر، از این ابزار جهت کنترل، تسریع و دقیق‌تر شدن فرآیندها استفاده شد.
تأثیر مکانیزه کردن فرایندها با BPMS فراگستر چه بوده است؟
در حال حاضر ۳ فرایند در سیستم پیاده‌سازی شده که باعث افزایش سرعت فعالیت‌ها و گریزناپذیری آن ها شده است. با توجه به وجود تجربه ی قبلی همین فرایندها روی کاغذ، تابه‌حال حدود ۲۵% سرعت و دقت فرایندها بالاتر رفته و پیش‌بینی می‌شود تا انتهای سال جاری که کل فرایندها در BPMS پیاده سازی خواهند شد به حد مطلوب یا بالاتر از آن خواهد رسید.
نگاه و برخورد مدیریت ارشد سازمان نسبت به تهیه ی ابزار BPMS چگونه بود؟
با تهیه ی طرح توجیهی و جدول مقایسه ای از شرکت‌های بررسی شده، به سراغ مدیریت رفته و چون مدیریت، دید و تفکری سیستمی دارند و با توجه به دید عمیقشان در حوزه سیستم مدیریت کیفیت، کاملاً موضوع مطرحی و نیاز به ابزار توسط ایشان درک شد و BPMS را برای اهداف شرکت مفید دانستند.
شروع پروژه BPMS چطور بود؟
فاصله قرارداد تا نصب و کیفیت اجرا خوب و راضی‌کننده بود.
چه فرآیندهایی را مشخص و از بین آن‌ها چه تعداد را مکانیزه نموده‌اید؟
همان‌طور که ذکر شد فرایندها روی کاغذ موجود بود. به پیشنهاد فراگستر آن‌ها را اولویت‌بندی کرده و با اجرای چند فرایند سبک‌تر برای شروع، با نرم‌افزار و روش پیاده‌سازی فرایند در سیستم آشنا شدیم و درنهایت از ورودی‌های موجود به خروجی‌های موردنظر دست‌یافتیم.
در حال حاضر فعالیت‌های مرخصی، فعالیت‌های واحد فنی- مهندسی، فرآیند پیچیده، سنگین و خاص خرید پیاده‌سازی شده و تا انتهای سال نیز فرایند فروش و خدمات پس از فروش نیز به سیستم اضافه خواهد شد.
کیفیت آموزش و تیم آموزش فراگستر را چطور ارزیابی و نظرها، پیشنهادت و دیدگاه‌هایتان در این مورد چیست؟
چون تیم مجموعه در این زمینه فعال بوده و دانش فرایندی در مجموعه جاری بوده، تیم آموزش فراگستر با شناخت سطح دانش موجود، پله به پله سطح ارائه مطالب را بالاتر برده و اثربخشی موارد موردنیاز را به بالاترین حد ممکن رساندند.
برنامه‌های بعدی و فرآیندهای آتی پیش‌بینی‌شده در BPMS چیست؟
در حال حاضر فرایند خدمات پس از فروش در حال پیاده سازی است و فرایندهای بعدی عبارت‌اند از:
- فروش
- ارتباط با مشتری
- بررسی شکایت مشتری
پیاده‌سازی فرایندهای اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود وتوسعه از اهداف بعدی‌مان است؛ و درنهایت در آینده‌ای نزدیک پس از اجرای این موارد جلسات بازنگری مدیریتی را با تعریف شاخص‌های آنلاین موردنیاز، برگزار می‌کنیم.
رویکرد و کیفیت تیم پشتیبانی را چطور ارزیابی می نمایید؟
در نکو بهینه ماشین شاخصی برای سنجش عملکرد واحد پشتیبانی‌مان تعریف‌شده تا درزمانی معین پس از تماس مشتری کارشناس در سایت حضور یابد که در تلاش هستیم این فاصله کمتر و کمتر شود. به دلیل این حساسیت اجرایی ، این انتظار را نیز از سایرین جهت خدمات داریم.
فراگستر دارای تیم بادانش و قوی پشتیبانی است و در قدرت و سطح دانش آن‌ها هیچ شک و شبهه ای نیست.
همچنین به دلیل پویا بودن شرکت نکو بهینه ماشین و کارشناسانی که با ابزار BPMS کار می‌کنند، بسیاری از مشکلات و سؤالات در خود مجموعه حل می‌شود. از سویی به دلیل وجود منابع فراوان در مورد BPMS فراگستر در بستر اینترنت، نیاز زیادی به پشتیبانی از سوی فراگستر احساس نمی شود. البته پشتیبانی فراگستر خصوصاً ازلحاظ کارشناسان و ابزار خوب است اما توقع ما این است که شرکتی که نرخ مراجعات کمتری به فراگستر و تیم پشتیبانی دارد و در مقابل هرروز در حال گسترش این ابزار می‌باشد می‌بایست به‌طور ویژه موردتوجه قرار گیرد.
به‌طورکلی کیفیت پشتیبانی ازلحاظ دانش کافی و اکثراً فراتر از نیاز یک سازمان است اما در نوع ارائه و یا چگونگی ارائه این خدمت فراگستر می تواند موفق تر از این عمل نماید که در طول زمان این موضوع به ما اثبات‌شده است.
آیا فراگستر را در آینده توصیه خواهید کرد؟
به‌شخصه برای BPMS قطعاً فراگستر را معرفی می‌کنم چون علاوه بر امکانات قوی نرم‌افزار، ساختار شرکتی فراگستر نیز دارای نظم سازمانی خوب و قانونمندی در بسیاری فعالیت‌هاست. از واحد مهندسی فروش گرفته تا واحد آموزش و اجرا.
فراگستر نسبت به رقبا خصوصاً در حوزه BPMS دارای مزایای رقابتی فوق‌العاده‌ای است و پیشنهاد می‌کنیم ارتباط بین سایر سیستم های فراگستر و BPMS فراهم گردد. البته بین سیستم هایی از قبیل مدیریت منابع انسانی و اتوماسیون اداری این شرکت و BPMS یکپارچگی کامل وجود دارد.
سخنی با سایر شرکت‌ها برای قدم گذاشتن درراه موفقیت
آینده ی سیستم ها و روش ها، تضمین کیفیت و همچنین آینده افرادی که در این حیطه کار می‌کنند با BPMS گره‌خورده و جز این ابزار راه دیگری برای بقا و فعالیت وجود ندارد. نسل آینده پیاده‌سازی سیستم و تفکر سیستمی در سازمان‌ها BPMS است.
استفاده از برنامه‌های آماده به‌عنوان نسخه آماده و یا روش سنتی کاغذی برای فرایندها دیگر به سر آمده و سازمان‌ها با توجه به گسترش فعالیت هایشان روزبه‌روز نیازهای جدیدی خواهند داشت.
برای حل مشکلات پیش پا، معمولا نسخه آماده پیشنهاد می شود که باید طبق چارچوب همان نرم‌افزار سازمان را تا جایی که ممکن است با آن تطبیق داد و به مسائل دیگر اهمیت نداد. راه دیگر ابزاری است که خود به وجود آورنده‌ی فرایندهایشان باشند که این کاری سخت‌تر است اما لذت و ارزش‌افزوده‌ای که BPMS برای سازمان به ارمغان می‌آورد خیلی بیشتر و شیرین و مهمتر از همه اثربخش‌تر از نسخه‌ی نرم‌افزارهای آماده است.
