شرح موفقیت اتوماسیون اداری فراگستر در گروه صنایع غذایی نامی نو

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

گروه صنایع غذایی نامی نو در سال 1397، راهکار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر را جهت تسریع و تسهیل مکاتبات و فرآیندهای سازمانی خود انتخاب و پیاده‌سازی کرد. اکنون که بیش از 4 سال از استقرار و راه‌اندازی این پروژه گذشته است، حدود 150 کاربر در این مجموعه از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند و مکاتبات و فرآیندهای خود را بر روی بستر این سیستم انجام می‌دهند.

شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را در گروه صنعتی نامی‌نو از زبان آقای مهندس کیوان اصفهانی، مدیر واحد فناوی اطلاعات مجموعه صنایع غذایی نامی‌نو بشنوید:

عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

نام مشتری: گروه صنایع غذایی نامی نو

صنعت: صنایع غذایی

تعداد کاربران: 150 کاربر (150 کاربر همزمان)

زیرسیستم‌های ارائه شده به گروه صنایع غذایی نامی نو در این پروژه

نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه تحت وب ۷ (شامل کارتابل و گردش مکاتبات، بایگانی و جستجوی پیشرفته، دبیرخانه وب، افزونه Word در قالب Addon، افزونه Outlook در قالب Addon، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی و مدیریت جلسات، سامانه تبادل فایل، گزارش ساز، ویرایشگر Word در نرم افزار، ارسال پیامک)

گروه صنایع غذایی نامی نو در یک نگاه

فعالیت گروه صنعتی نامی‌نو از سال 1380 و همزمان با تغییر سبک زندگی مردم و افزایش تقاضا برای خوراک آماده مصرف و در ابتدا با تولید صنعتی سالاد الویه شروع شد. اکنون با گذشت بیش از 2 دهه، این مجموعه به یکی از نام‌های معتبر در صنایع غذایی ایران تبدیل شده است و تنوع محصولات آن شامل انواع خوراک‌های سرد و گرم آماده مصرف، انواع ساندویچ‌ها و انواع سس‌ها می‌باشد. محصولات این شرکت با برند تجاری “نامی‌نو” مطابق با کیفیت و استانداردهای ملی و جهانی در 7 کارخانه مکانیزه تولید و با استفاده از از ناوگان اختصاصی حمل و نقل این شرکت در سراسر کشور توزیع می‌گردد.

شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در گروه صنایع غذایی نامی نو

گروه صنایع غذایی نامی نو به دنبال استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون برای دیجیتالی کردن و مرتفع کردن مشکلات مربوط به مکاتبات داخلی و خارجی و خوکارسازی فرآیندهای کاری و گردش فرم‌های سازمان خود بود. مدیران این شرکت برای رسیدن به این هدف و انتخاب یک گزینه مناسب، تمامی نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران را بررسی کردند. در نهایت با توجه به متناسب بودن ویژگی‌ها و شاخصه‌های اتوماسیون کسب و کار فراگستر با نیازهای این مجموعه، از جمله ویژگی‌هایی مانند کاربرپسند بودن، گرافیکی بودن، داشتن نسخه موبایل و سبک بودن نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، این راهکار را انتخاب کرده و در سال 1397 آن را در سازمان خود پیاده‌سازی کردند.

تنها در هفته اول پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در گروه صنعتی نامی‌نو، حدود ۲ هزار کاغذ در قالب مرخصی و ماموریت از این مجموعه حذف و دیجیتالی شد. اکنون با گذشت بیش از 4 سال از عملیاتی شدن این سیستم و با کاربردی کردن آن موفق به دیجیتالی کردن مکاتبات و خودکارسازی فرآیندهای این مجموعه شدند. از همین رو، مفتخر به رضایت‌مندی مجموعه مدیریتی گروه صنایع غذایی نامی نو و کارکنان این مجموعه از نقاط قوت، سرعت، عملکرد و پشتیبانی اتوماسیون اداری فراگستر هستیم.

خلاصه دستاوردهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در گروه صنایع غذایی نامی نو

برخی از دستاوردهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در این گروه صنعتی به طور خلاصه عبارتند از:

کمک به حذف کاغذ از سازمان و حرکت به سمت Paperless شدن
تسهیل عملیاتی شدن و پذیرش اتوماسیون توسط کارکنان با داشتن رابط کاربری آسان
خودکارسازی فرآیندهای کاری سازمان
دیجیتالی کردن تمامی مکاتبات و فرم‌های اداری و گردش آنها
تسهیل و بهبود حفظ امنیت داده‌های سازمان
تسهیل دسترسی به سامانه اتوماسیون با استفاده از نسخه موبایل

مزیت‌ها و فواید فراگستر برای گروه صنایع غذایی نامی نو

در ادامه به شرح مهم‌ترین مزیت‌ها و فوایدی که راهکارهای اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای گروه صنایع غذایی نامی‌نو داشت، می‌پردازیم:

تسهیل مکاتبات با داخل و خارج از سازمان

یکی از نیازهای اصلی گروه صنایع غذایی نامی نو، تسهیل فرآیند مکاتبات داخلی و خارجی سازمان و خودکارسازی گردش آنها بود. اتوماسیون اداری فراگستر با زیرسیستم کارتابل مکاتبات و همینطور با پشتیبانی از پروتکل ارتباطی ECE برای تسهیل مکاتبات دیجیتال با سایر سازمان‌ها، این نیازها را برطرف کرد. به گونه‌ای که اکنون این سازمان برای ثبت سفارش، توزیع بار و تمامی مکاتباتی که در حوزه صنایع غذایی مرسوم و مورد استفاده شرکت‌های این حوزه است، از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کند و از نقطه سفارش تا نقطه تولید و مجدداً در بازه توزیع از قابلیت‌های این سامانه بهره می‌برد.

پیاده‌سازی و پذیرش راحت اتوماسیون توسط کارکنان

یکی از مزیت‌های اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای مجموعه نامی‌نو، ویژگی کاربر پسند بودن، طراحی گرافیکی مناسب و سرعت بالای این نرم افزار بود. داشتن این ویژگی‌ها همراه با قابلیت‌هایی مانند نسخه موبایل PWA و … باعث شد که پیاده سازی اتوماسیون در این سازمان و پذیرش آن توسط کارکنان این مجموعه بسیار راحت‌تر شود. به عبارتی، کارپسندی رابط کاربری این نرم افزار و آسان بودن استفاده از آن باعث شد تا کارکنان این مجموعه بتوانند راحت‌تر با آن ارتباط برقرار کنند.

از سوی دیگر، یادگیری نحوه کار با این نرم افزار نیز بسیار آسان است، تا جایی که بسیاری از کاربران اتوماسیون در گروه صنعتی نامی‌نو توانستد با حداقل آموزش، با سامانه کار کنند و باقی امکانات و نحوه استفاده از این نرم‌افزار را خودشان کشف می‌کردند. در عین حال، آموزش‌های جامعی نیز از سوی فراگستر به مشتریان ارائه می‌شود که پذیرش اتوماسیون را توسط کارکنان بیش از پیش تسهیل کرد.

آیا می‌دانستید که همراه با اتوماسیون اداری فراگستر، دوره‌ها و پکیج‌های آموزشی متنوعی برای راهبران و کاربران آن ارائه می‌شود؟

بهره‌برداری حداکثری از سیستم‌های اتوماسیون اداری مانند هر نرم‌افزار دیگری نیاز به آموزش دارد. اتوماسیون اداری فراگستر با وجود بهره‌گیری از یک رابط کاربری ساده، پکیج‌های آموزشی جامعی را با هدف آشنایی راهبران و کاربران با امکانات و قابلیت‌های این نرم افزار ارائه می‌دهد. برای آشنایی با این آموزش‌ها، می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:

آموزش مشتریان اتوماسیون اداری فراگستر

حذف کاغذ از سازمان

یکی از اهداف اصلی نامی‌نو از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، نیاز به حذف کاغذ از فرآیندهای سازمانی بود. مهندس کیوان اصفهانی، مدیر واحد فناوی اطلاعات مجموعه صنایع غذایی نامی‌نو در این باره می‌گوید:

“فراگستر را دوست دارم چون … ما را به سمت حذف کاغذ از سازمان برد”.

نمایندگی‌ها و عاملین فروش شرکت نامی‌نو در تمام نقاط کشور، محصولات این مجموعه را توزیع می‌کنند. بنابراین برای حذف کاغذ از سازمان و Paperless شدن نیاز به استفاده از نرم افزاری بود که با کمک آن بتوانند در هر نقطه از کشور به دیتا سنتر نامی‌نو متصل شده و به صورت دیجیتالی و با استفاده از این نرم افزار، مکاتبات خود را انجام دهند. اتوماسیون اداری فراگستر این نیاز را برطرف کرده و حذف کاغذ از این سازمان را تسهیل کرد. استفاده از زیرسیستم مدیریت فرآیندها و دیجیتالی کردن فرم‌های اداری نیز تاثیر بسزایی بر حذف کاغذ از این مجموعه داشت.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر در شرکت مهندسی ایریتک

تسهیل دسترسی به سامانه اتوماسیون اداری فراگستر

فعالیت‌های شرکت نامی نو در تمام کشور جریان دارد و توزیع محصولات غذایی آن در نقاط مختلف جغرافیایی انجام می‌شود. این مجموعه، با توجه به ماهیت فعالیت‎‌های آن نیاز داشت که از نرم افزاری استفاده کند که بتوانند در هر نقطه از کشور با دیتا سنتر نامی‌نو ارتباط برقرار کرده و وطایف خود را پیگیری کنند. تحت وب بودن نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، در کنار داشتن نسخه موبایل این نیاز آنها را برطرف کرد. این شرکت با قراردادن این نرم افزار روی سرور خود، توانست امکان اتصال به سامانه را هم به صورت محلی و هم با استفاده از بستر اینترنت برای کارکنان خود فراهم کند.

بهبود امنیت داده‌های سازمان

بحث امنیت داده‌ها و اسناد در گروه صنعتی نامی‌نو، مانند هر سازمان بزرگ دیگری مورد توجه بود. استانداردهای امنیتی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، نیازهای این سازمان را در این مورد برطرف کرد. به گونه‌ای که با وجود اینکه این نرم افزار روی سرور خود سازمان نصب شده و به صورت اینترنتی قابل دسترسی است، اما تاکنون به هیچ مشکل امنیتی برنخورده‌ است و موجب آسودگی خاطر مدیران IT این سازمان شده است.