استقرار موفق اتوماسیون اداری در خبرگزاری جمهوری اسلامی – ایرنا
زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه
صبح یک روز داغ تابستانی در اواسط تیر ۱۳۹۴ که با ماه مبارک رمضان نیز مصادف شده بود، با مدیریت واحد فن‌آوری اطلاعات و سرپرست گروه نرم‌افزار خبرگزاری ایرنا، قرار مصاحبه داشتم.
توسط حراست به دفتر آقای مهندس مرادی راهنمایی شدم. آقای مرادی بسیار با صبر و حوصله پاسخگوی پرسش‌های من بود که جا دارد در همین‌جا نیز مجدد از ایشان تشکر کنم، در ادامه خلاصه‌ای از پرسش و پاسخ‌ها و مباحث مطرح‌شده در آن جلسه را با شما به اشتراک خواهم گذاشت ولی پیش‌ازاین معرفی کوتاهی از این خبرگزاری را در این متن آوردم تا بیشتر باسابقه ایرنا آشنا شویم.
خبرگزاری ایرنا، خبرگزاری رسمی جمهوری اسلامی ایران است که از سال ۱۳۱۳ آغاز به کار نمود و امروز با بیش از ۸۰ سال سابقه ریشه‌دارترین آژانس خبررسانی ایران به‌حساب می‌آید. این خبرگزاری بیش از ۶۰ دفتر نمایندگی در ایران و بیش از ۳۰ دفتر در نقاط مختلف جهان در اختیار دارد.
این خبرگزاری یکی دیگر از مشتریان اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر است که از سال ۱۳۹۰ به جمع مشتریان فراگستر پیوسته و امروز با بیش از ۴ سال خدمت‌رسانی، فراگستر به همراهی با این مشتری مفتخر می‌باشد.
وقتی از پیشینه استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری از آقای مهندس مرادی سؤال کردم ایشان فرمودند:
پیش از سال ۱۳۹۰ سیستم اتوماسیون اداری یکی از همکاران شما در این مجموعه نصب بود ولی به دلیل آنکه در آن سال مدیران ما می‌خواستند از نقاط مختلف و خارج از مجموعه ایرنا با سیستم در ارتباط باشند و همچنین طرح توسعه سیستم مکاتبات با دفاتر داخلی و خارجی نیز تصویب‌شده بود و با توجه به تحت ویندوز بودن سیستم قبلی، و اشکالاتی که در خصوص سرعت و امنیت دیده‌شده بود، نمی‌توانستیم بر روی آن بستر طرح توسعه موردنظرمان را به‌پیش ببریم، برای همین آن نرم‌افزار مدتی در سطح محدود تنها در واحد دبیرخانه مورداستفاده قرار گرفت.
در اوایل سال ۹۰ به دلیل اینکه نیازهای قبلی شدیداً حس می‌شد و به اجرای نرم‌افزاری تحت وب و جامع نیاز داشتیم با طرحی که در خصوص شناخت بازار تعریف شد و همچنین شناخت قبلی من و واحد فن‌آوری ایرنا، برنامه‌ریزی برای دیدن محصولات ۵ شرکت مطرح در حوزه ارائه راهکارهای اتوماسیون اداری انجام شد و ظرف ۱ ماه بر اساس RFP که تدوین‌شده بود فراگستر با حداکثر انطباق با شاخص‌های مدنظر ما به‌عنوان انتخاب اول برگزید شد.
اینجا بود که می‌بایست از کیفیت خدمات آموزش و استقرار فراگستر نیز مطمئن می‌شدیم برای همین با برگزاری ۳ بازدید از مشتریان شما که بیشترین انطباق با ایده آل ها و مقیاس ما داشتند را نیز در دستور کار قراردادیم که خوشبختانه بازخوردهای خوب و امیدوارکننده‌ای در این بخش نیز حاصل شد.
بنابراین دیگر وقت را هدر نداده و با عقد قرارداد با فراگستر و تدوین طرح جامع آموزش و استقرار سیستم‌ها قدم اول در خصوص مکانیزاسیون کلیه فرایندهای حوزه مکاتبات خبرگزاری ایرنا را برداشتیم.
این طرح شامل دو فاز بود. بخش اول راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری، در دفتر مرکزی و شعب و بخش دوم نیز شامل استقرار نرم‌افزار مدیریت فرایندها BPMS.
در اجرای فاز اول به دلیل بزرگ بودن سازمان و حساسیت بخش خبر، اجرای آن به‌صورت واحد به واحد انجام شد این فاز حدود از ۳ ماه به طول انجامید. پس از اجرای این فاز و زمانی که تمام مکاتبات به‌صورت الکترونیکی انجام شد نوبت به اجرای فاز دوم یعنی BPMS رسید.
مستحضر باشید که ازجمله فعالیت‌های اصلی خبرگزاری ها اعزام خبرنگار و عکاس در طول شبانه‌روز به اقصی نقاط شهر و کشور است، که فرایند درخواست وسیله نقلیه و همچنین رزرواسیون‌های مرتبط برای اعزام این افراد به‌خودی‌خود بسیار پرترافیک و حساس بوده و هست.
بر اساس بررسی‌های انجام‌شده در فاز اول تعداد ۳عدد از فرآیندهای پرتکرار و کارآمد ایرنا که تا قبل از این به‌صورت کاغذی اجرا می‌شد باهدف حذف و صرفه‌جویی در مصرف کاغذ به ترتیب زیر انتخاب شد:
- فرآیند مرخصی
- فرآیند مأموریت
- درخواست تأمین خودرو
پس از رسم و نهایی شدن نقشه‌ی کلی فرایندها، فرآیندهای مذکور در سیستم پیاده‌سازی و در واحدهایی که از ترافیک کاری کمتری برخوردار بودند به‌صورت آزمایشی اجرا شد تا ایرادات گردش فرآیند در حین کار مشاهده و اصلاح شود.
آقای مهندس مرادی در ادامه افزودند:
همانطورکه میدانیم یکی از مهم‌ترین و بهترین قابلیت‌های یک سیستم BPMS اعمال تغییرات در هر بخش از فرایند و در هر زمان دلخواه است. اساساً این اتفاق مهم درBPMSها از طریق مدیریت نسخ فرایند یا همان versioning اتفاق خواهد افتاد که این خاصیت برای مجموعه ما بسیار حیاتی بوده است. پس‌ازآنکه نسخه‌ی نهایی فرآیندها به ثبات رسید و حتی بهروش‌های مدنظرمان را نیز نسبت به فرایند دستی به آن افزودیم، فرآیندها را در بخش خبر که پرترافیک‌ترین و پراسترس‌ترین واحد ماست اجرا کردیم.
بعد از اجرای پروژه، سه مزیت اصلی از اجرای BPMS در شرکت حس شد:
.
۱-صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و حذف آن از سیستم:
قبل از اجرای سیستم BPMS، فرآیندها در ایرنا به شکل کاغذی در گردش بود که حجم این کاغذها در زمان جمع‌آوری در ماه حدوداً به ۸ کارتن بزرگ می‌رسید که به تعداد زیادی نیروی انسانی و صرف زمان زیادی نیاز بود که منحصراً ثبت و تحلیل این برگه‌ها را انجام دهند.
.
۲-راحتی و سرعت در پیگیری و ره‌گیری هر فرآیند:
قبل از اجرای سیستم BPMS، هر کاربر می‌بایست برای پیگیری فرآیندهای خود به طبقات مختلف مراجعه می‌کرد و از دفاتر ارسال و مراسلات و هر طبقه وضعیت فرآیند خود را به‌صورت سنتی و با صرف مدت‌زمان و انرژی زیادی دنبال می‌کرد.
.
۳-سهولت و شیرینی کار:
لذت کار و شیرینی انجام فرآیند به مدیران و همکاران ما ثابت شد و نظر مساعد آن‌ها برای اجرای سایر فرایندهای سازمان جلب شد.
بعدازآن نیز ده‌ها فرآیند در حوزه‌های ذیل برنامه‌ریزی گردید که به ترتیب اولویت در سازمان اجرای گردید یا در دست اجراست:
- فرآیندهای حوزه‌ی بازرگانی
- فرآیندهای حوزه‌ی حراست
- فرآیندهای حوزه‌ی تدارکات
- فرآیندهای حوزه‌ی طرح و برنامه
در انتها نظر من از آقای مهندس مرادی راجع به شرکت فراگستر پرسیدم و خواستم اگر صحبتی با سایر همکاران حوزه‌ی IT خود در سایر شرکت‌ها دارند ذکر کنند:
ایشان فراگستر را این‌گونه معرفی نمودند: “فراگستر شرکتی جوان و پویایی است که نرم‌افزارهایی کاملاً به‌روز ارائه می‌دهند و به دنبال استفاده از آخرین فنّاوری‌ها در نرم‌افزارهای خود است که باعث لذت کاربران از کار با آن‌ها می‌شود”.
علاوه بر آن به دلیل فعال بودن کارشناسان و طراحان جوان و پرانرژی در این مجموعه، به سایر همکاران خودم در سایر سازمان‌ها و مؤسسات بزرگ و کوچک پیشنهاد می‌کنم تجربه کار با مجموعه راهکارهای نرم‌افزاری فراگستر و بهره‌مند شدن از فنّاوری روز نرم‌افزاری دنیا را از دست ندهند.
