شرح موفقیت پروژه اتوماسیون فراگستر در صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست‌جمهوری
زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه
صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری از اواخر سال 1393، شروع به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر نمود. اکنون، پس از گذشت حدود 8 سال از استقرار و راه‌اندازی این پروژه در این مجموعه، حدود 15000 کاربر از این نرم افزار استفاده می‌کنند. بکارگیری این راهکار و خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها باعث تحول در نحوه ارائه خدمات این صندوق و افزایش سرعت و سهولت آنها شده است.
شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را از زبان آقای مهندس حسین حبیبی راد، مدیر فناوری اطلاعات صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری بشنوید:
عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها
نام مشتری: صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری
صنعت: بانک، بیمه، بورس، موسسات مالی، اعتباری، سرمایه گذاری و صندوق‌ها
تعداد کاربران: 15000 کاربر (200 کاربر همزمان)
زیرسیستم‌های ارائه شده به صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری
- نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه تحت وب ۷ (شامل سامانه تبادل فایل، ارسال پیامک، گزارش ساز و …)
- فرم‌ساز و مدیریت فرآیندها
- فرم ساز فراگستر
- مدیریت مستندات
- چند امضایی
- آرشیو پایگاه داده و مدیریت فایل ها
- پروتکل ارتباطی ECE
- مدیریت پست الکترونیک
- نسخه موبایل PWA
- رسانه سازمانی
- دانش نامه سازمانی
- شناسه ملی سند (شمس)
- پیشخوان خدمات کارکنان
- تعیین قوانین امنیتی پیشرفته
صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری در یک نگاه
صندوق نوآوری و شکوفایی یک نهاد مالی عمومی و غیر دولتی است که در اواخر سال ۱۳۹۱ مطابق با ماده 5 قانون حمایت از شرکت‌ها و مؤسسات دانش‌بنیان و تجاری‌سازی نوآوری‌ها و اختراعات مصوب ۱۳۸۹، در راستای تحقق اقتصاد دانش‌بنیان و فناوری‌محور و تکمیل زنجیره ایده تا بازار، تاسیس شده است. این صندوق که زیر نظر ریاست جمهوری به‌صورت هیئت امنایی اداره می‌شود، برای تجاری‌سازی نوآوری‌ها و اختراعات و کاربردی نمودن دانش و دستاوردهای پژوهشی به حمایت از شرکت‌های دانش بنیان می‌پردازد.
حمایت‌های این صندوق در چهار حوزه اصلی تسهیلات، ضمانت‌نامه، سرمایه‌گذاری و خدمات توانمندسازی ارائه می‌شود. این صندوق تا به امروز به حدود 5600 شرکت دانش‌بنیان خدمات ارائه داده است و هدف نهایی آن کمک به رونق اقتصادی کشور از طریق تشویق و حمایت از شرکت‌های دانش بنیان و فناوری‌های برتر به عنوان یک نهاد توسعه‌ای می‌باشد.
شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری
مدیران صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری، از اوایل سال 1393 به فکر دیجیتالی کردن و خودکارسازی فرآیندهای ارائه خدمات به شرکت‌ها علی‌الخصوص به شرکت‌های دانش بنیان افتادند. به همین دلیل به دنبال استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون رفتند. برای تهیه چنین ابزاری شروع به جستجو در میان ارائه‌دهندگان اتوماسیون کرده و فهرستی از این نرم‌افزارها تهیه کردند. در آخر، با توجه به ویژگی‌های مثبت نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و پشتیبانی آن از یک راهکار BPMS برای خودکارسازی فرآیندها و همچنین با توجه به دانش‌بنیان بودن شرکت فراگستر، این نرم افزار را به عنوان راهکار مورد استفاده این صندوق انتخاب شد.
ویژگی‌های مثبت اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، از جمله رابط کاربری ساده (User Friendly)، امکانات کاربردی و چابکی و سرعت آن باعث تسهیل و افزایش سرعت مکاتبات و گردش فرآیندها در این سازمان شد. از سوی دیگر، کیفیت و پویایی خدمات شرکت فراگستر و کارشناسان آن به ویژه از منظر پشتیبانی، یکی از دلایل تداوم همکاری این سازمان با فراگستر طی سالهای متمادی بوده است.
مزیت‌ها و فواید اتوماسیون فراگستر برای صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری
استفاده از نرم افزار اتوماسیون فراگستر فواید و مزیت‌های متعددی برای صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری داشت. برخی از مزیت‌های این سامانه برای صندوق، به طور خلاصه عبارتند از:
- خودکارسازی گردش مکاتبات و فرآیندهای صندوق
- تسهیل پیاده‌سازی اتوماسیون در صندوق با طراحی کاربرپسند
- ارائه قابلیت ارائه خدمات اینرنتی به صورت امن
- حذف کاغذ و دیجیتالی کردن مکاتبات سازمان
صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری، ضمن دیجیتالی کردن مکاتبات و فرآیندهای سازمانی خود، از سایر قابلیت‌های متنوع نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر مانند نسخه موبایل PWA، پیشخوان خدمات کارکنان و چند امضایی نیز بهره برده است.
در ادامه به شرح برخی از مزیت‌های مهم اتوماسیون اداری فراگستر برای صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری می‌پردازیم:
حذف کاغذ از سازمان
یکی از اهداف اصلی صندوق نوآوری و شکوفایی، حذف کاغذ و فرآیندهای کاغذی از سازمان با استفاده از راهکارهای اتوماسیون کسب و کار بود. نرم افزار اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای فراگستر با دیجیتالی کردن مکاتبات داخلی و خارجی، فرم‌ها و فرآیندهای این مجموعه، به آنها کمک کرد به مقدار زیادی کاغذ را از سازمان خود حذف کنند.
عدم نیاز به آموزش
پیاده‌سازی اتوماسیون در هر سازمانی نیاز به پذیرش آن توسط کارکنان و آموزش آنها دارد. از مزیت‌های نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای این مجموعه، این بود که نیاز زیادی به آموزش کاربران نداشت.
سادگی و کاربرپسندی طراحی اتوماسیون اداری فراگستر باعث شد تا پذیرش آن توسط کارکنان صندوق نوآوری و شکوفایی راحت‌تر انجام شود و هزینه و زمان کمتری برای آموزش آن صرف شود.
پشتیبانی مناسب
یکی از مزیت‌های مهم نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری، پشتیبانی قوی کارشناسان فراگستر بوده است. همین موضوع علتی شده است که این مجموعه سالهای متمادی به استفاده از این راهکار ادامه داده است.
امنیت بالا
صندوق نوآوری و شکوفایی برای ارائه خدمات خود به شرکت‌های نوپا و دانش‌بنیان، از ابزارهای اتوماسیون اداری فراگستر به صورت تحت وب و اینترنتی استفاده می‌کند. به همین دلیل، مقاومت بالای این سامانه در برابر مخاطرات امنیتی اینترنتی نیز برای آنها اهمیت زیادی داشت. قابلیت‌های امنیتی راهکار اتوماسیون اداری فراگستر مانند زیرسیستم تعیین قوانین امنیتی پیشرفته آن، توانست این نیاز را به خوبی برطرف کند و ارائه سرویس به مشتریان را تسهیل کرد.
فراگستر در یک جمله
در نهایت، مهندس حسین حبیبی راد، مدیر فناوری اطلاعات صندوق نوآوری و شکوفایی ریاست جمهوری در مورد فراگستر می‌گوید:
“فراگستر تیم چابک و سازمان پویاییه”.
