آنچه باید از فرآیند پیاده سازی اتوماسیون اداری بدانید

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

اتوماسیون اداری مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد و بسیاری از آنها برای اینکه بتوانند از مزایای آن بهره‌مند شوند، به دنبال پیاده‌سازی اتوماسیون اداری هستند. برای آشنایی با فرآیند پیاده سازی اتوماسیون اداری، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

سیستم اتوماسیون اداری راهکاری است که امکان انتقال داده‌ها را در بین سیستم‌های سازمان بدون مداخله انسانی، فراهم می‌نماید. این سیستم علاوه بر خودکار‌سازی فرآیندها، می‌تواند در ساده‌سازی آنها نیز نقش به سزایی داشته باشد. از جمله فرآیندهایی که می‌توان از این سیستم برای آنها بهره‌برداری نمود و شاهد کاهش بارهای کاری سازمان بود، می‌توان به فرآیندهایی مانند: مدیریت داده‌ها، حسابداری، منابع انسانی، مکاتبات و سایر وظایف اداری اشاره نمود. با این حال، پیاده‌سازی این سیستم‌ها مراحلی خاص دارد و باید به درستی و با دقت انجام شود. بسیاری از سازمان‌ها به سمت استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نمی‌روند، زیرا فرآیند پیاده‌سازی آن برایشان بسیار دشوار به نظر می‌رسد. اما با یک رویکرد منظم، پیاده سازی اتوماسیون اداری هم قابل مدیریت و هم قابل دستیابی است. در ادامه این مقاله با مراحل اجرایی و نحوه پیاده سازی اتوماسیون اداری آشنا خواهید شد.

پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها چه مزایایی دارد؟

با پیاده سازی اتوماسیون اداری می‌توان به پیشرفت‌های عمده‌ای در ارتباطات سازمانی دست یافت، حجم کاری سازمان را کاهش داد و به ساختارهای در حال تغییر سازمانی شکل داد. اما مزایای پیاده سازی اتوماسیون اداری به همین جا ختم نمی‌شود. برخی از مهم‌ترین مزایای پیاده سازی اتوماسیون اداری، عبارتند از:

• افزایش دقت: سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده‌ها را به مقدار قابل توجهی محدود کرده و به این ترتیب میزان خطا را کاهش می‌دهد. با کاهش خطای انسانی، می‌توان شاهد افزایش دقت در فرآیندهای سازمان بود.
• کاهش چشمگیر هزینه‌ها: با خودکارسازی فرآیندهای پیچیده تجاری، نیاز سازمان‌ها برای استخدام نیروی انسانی تا میزان قابل توجهی کاهش پیدا می‌کند. این موضوع به نوبه خود می‌تواند باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی و در نتیجه کاهش هزینه‌ها شود.
• افزایش سرعت و دسترسی آسان به منابع: یکی از مزایای فوق‌العاده استفاده از اتوماسیون اداری، حذف برخی از فرآیندهای خسته‌کننده و وقت‌گیر، است. در سازمان‌هایی که اقدام به پیاده سازی اتوماسیون اداری نموده‌اند، کارکنان اغلب زمان خود را صرف انجام کارهای با ارزش می‌کنند.
• مدیریت داده‌ها و ذخیره‌سازی آنها‌: یک سیستم اتوماسیون اداری کارآمد، باعث تسهیل ذخیره‌سازی داده‌ها می‌شود. همچنین مدیران می‌توانند به راحتی و با استفاده از یک نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیکی، اقدام به نظارت و کنترل داده‌ها نمایند.
• بررسی داده‌ها برای اخذ تصمیمات آگاهانه: اتوماسیون اداری به سازمان‌ها و کسب و کارها امکان دسترسی به گزارش‌‍‌ها، مجموعه داده‌ها و تجزیه‌ و تحلیل‌های گسترده و وسیع را داده و از این رو زمینه‌ و بستر مناسب را جهت تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران، مهیا می‌کند. به این ترتیب، کسب و کارها و سازمان‌ها با تجزیه و تحلیل‌ داده‌ها و نیز با بهره‌برداری از شاخص‌های کلیدی، می‌توانند شاهد اعمال بهبودهایی در فرآیندهای خود باشند.

• بهبود فرآیندهای کسب و کار: از طریق بهبود در فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند عملکرد خود را بهینه‌سازی کنند و کیفیت خدمات و محصولات خود را بهبود ببخشند. همچنین می‌توانند انطباق خود را با قوانین افزایش دهند.

نحوه پیاده سازی اتوماسیون اداری چگونه است؟

بسیاری از سازمان‌ها از دستیابی به مزایای مهمی که برای اتوماسیون اداری ذکر شد، از جمله افزایش دقت، سود بالاتر، کارایی بیشتر و کاهش هزینه‌ها استقبال می‌کنند. اما سازمان‌ها برای پیاده سازی اتوماسیون اداری و بهره‌برداری از مزایای آنها، نیازمند یک رویکرد دقیق و حساب‌شده هستند. این رویکرد شامل تصمیم‌گیری در مورد فرآیندهایی که باید خودکارسازی شوند، تشخیص زیرساخت‌های لازم برای پیاده سازی اتوماسیون اداری و مراحل اجرایی آن است.

بنابراین در قدم نخست، سازمان باید زمان کافی و مشخصی را صرف بررسی انواع فرآیندهایی نمایید که نیاز به خودکار شدن دارند. برای اینکه بتوان به درکی صحیح از فرآیندها، مقدار منابع مورد استفاده و ذی‌نفعان آنها دست یافت، باید با نگاهی دقیق به ثبت گردش کارهای موجود بپردازید. برای سهولت در این کار، می‌توانید از نقشه‌برداری فرآیند، استفاده نمایید. به این وسیله، خواهید توانست یک نمایش بصری از فرآیند کاری ایجاد کنید که به سوالاتی مانند:

• کارهای انجام شده در سازمان کدامند؟
• چگونه این کارها انجام می‌پذیرند؟
• چه کسانی مسئول انجام این کارها هستند؟

پاسخ می‌دهد. اغلب فرآیندهایی که در سازمان‌ها اجرا می‌شوند، از چنین اسناد و نمودارهایی برخوردار نیستند. این تصاویر بصری ایجاد شده، به ذی‌نفعان کمک می‌کند تا بتوانند اقدام به شناسایی گلوگاه‌های جریان کار و وظایفی که نیاز به ساده‌سازی دارند، نمایند.

چه زیرساخت‌هایی برای پیاده سازی اتوماسیون اداری لازم است؟

بهره‌برداری از اتوماسیون اداری نیازمند مجموعه‌ای از امکانات و زیرساخت‌ها است. یکی از وظایف بسیار مهم شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزارهای اتوماسیون اداری، آماده کردن این زیرساخت‌های ضروری و بسترهای ارتباطی مناسب برای اجرای نرم‌افزار اتوماسیون بر اساس اولویت واحدهای منتخب و زمان‌بندی اجرای سیستم است. از مهم‌ترین امکانات برای پیاده سازی اتوماسیون اداری، می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• دبیرخانه و کارکنان سازمان: باید با توجه به تعداد پرسنل دبیرخانه و کارکنان سازمان، امکانات مناسب مانند: دستگاه اسکنر، رایانه، پرینتر و غیره تهیه شود.
• مدیریت: برای بهبود فرآیند مدیریت نیز لازم است از تجهیزات مناسب مانند: رایانه، قلم نوری و هدست استفاده شود.
• سرور: از زیرساخت‌های مهم و ضروری برای پیاده‌سازی و بازدهی مناسب اتوماسیون اداری، دارا بودن سرورهایی است که با با در نظر گرفتن حجم کاری واحدهای سازمان، قدرت کافی داشته باشند.
• آموزش تمامی کارکنان سازمان: زیرساخت دیگری که برای پیاده سازی موفق اتوماسیون اداری لازم است، تشریح و آموزش تمامی پنل‌ها و ماژول‌های اتوماسیون برای کلیه کارکنان سازمان و کاربران سامانه توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار اتوماسیون است.

مراحل اجرایی پیاده سازی اتوماسیون اداری کدام است؟

برای پیاده‌سازی صحیح و بهره‌برداری کامل از سیستم‌های اتوماسیون اداری، پس از تصمیم‌گیری در مورد فرآیندهایی که باید خودکارسازی شوند و تشخیص زیرساخت‌های لازم، باید مراحل اجرایی راه اندازی اتوماسیون اداری به طور کامل اجرا شود. این مراحل اجرایی در اغلب سازمان‌ها شامل موارد زیر است:

تعیین مدیر پروژه

در مرحله اول، جهت پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری، با توافق میان شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار و مشتری، یک مدیر پروژه تعیین می‌شود. مدیران پروژه به عنوان نمایندگان خریدار و فروشنده وظیفه انجام برنامه‌‎ریزی، هدایت و کنترل پروژه را بر عهده دارند.

تشکیل ساختار اجرایی

دومین قدم در راستای اجرای مطلوب پیاده سازی اتوماسیون اداری، تشکیل یک ساختار اجرایی است که بتواند با استفاده از حمایت، همکاری و قدرت اجرایی اعضای خود مسیر را برای نصب و به‌کارگیری سامانه اتوماسیون و خودکارسازی امور هموار سازد و مقاومت اعضای سازمان را در برابر این تغییرات کاهش دهد.

تعیین مدیر سیستم اتوماسیون اداری

استفاده از اتوماسیون اداری مستلزم تعیین راهبر و مدیر سیستم است تا بر اموری مانند عملیات نصب، استقرار و آموزش راهبری سیستم اتوماسیون اداری و فرآیندها، نظارت داشته باشد. این فرد نماینده‌ای است که از طرف خریدار به عنوان مدیر سیستم معرفی می‌شود و آموزش‌های لازم را از نظر کاربری و راهبری سیستم دریافت می‌کند.

آماده‌‎سازی زیرساخت‏‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و شبکه

نصب و راه‌‎اندازی نرم‌‎افزار اتوماسیون، مستلزم وجود پیش‌نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری سرور است تا شرکت بتواند نرم‎‌افزار را روی این شبکه نصب نماید. از جمله ویژگی‌های سخت‌افزاری  که در عملکرد این شبکه و اجرای سیستم اتوماسیون اداری موثر است، می‌‎توان به نوع پردازش‌گر Server، میزان حافظه و Hard Disk آن، تعداد Client ها، حجم اطلاعات و … اشاره کرد. بر این اساس لازم است خریدار طبق اطلاعاتی که از سوی شرکت ارائه‌دهنده محصول فراهم می‌شود، قبل از شروع عملیات نصب، بستر لازم را فراهم آورد.

نصب نرم‌افزار بر روی سرور

پس از آماده‌‎سازی زیرساخت توسط خریدار، نرم‌افزار روی سرور سازمان نصب می‌شود. عملیات نصب می‌تواند به یکی از 2 روش‌ نصب حضوری در محل سازمان یا نصب با دسترسی از راه دور (Remote) انجام شود. در صورتی که نصب از راه دور (ریموت) انجام شود، سازمان خریدار می بایست پهنای باند و زیر ساخت مناسبی برای این کار را نیز فراهم کرده باشد.

نظارت بر استقرار و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری

نظارت بر استقرار و آموزش نرم افزار شامل نظارت بر ورود اطلاعات پایه و آموزش نحوه ورود صحیح آن در سیستم، آموزش سیستم به کلیه کاربران به تفکیک گروه‎‌های کاربری و نظارت بر استقرار و رفع اشکال کاربران است.

تبدیل اطلاعات از نرم‌افزار قبلی به نرم‌افزار جدید 

تبدیل اطلاعات از نرم‌‎افزار قبلی سازمان به نرم‌افزار جدید، فرآیندی است که به پیاده‌‎سازی سریع‌‎تر اتوماسیون کمک شایانی می‌کند. این مورد معمولا در صورت تقاضای مشتری و توسط سازمان ارائه‌دهنده نرم‌افزار انجام می‌شود. در این صورت، پس از نصب نرم‎‌افزار جدید، اطلاعات قبلی کانورت و در پایگاه داده جدید قرار داده می‌شود.

خدمات پشتیبانی

خدمات پشتیبانی از اصلی‌ترین مراحل پیاده سازی نرم‌افزار اتوماسیون و پل ارتباطی میان شرکت ارائه‌دهنده اتوماسیون با کاربران است. استفاده بهینه و مستمر از اتوماسیون، فقط و فقط با پشتیبانی قوی و هدفمند امکان پذیر است. این نوع خدمات در سه حوزه نظارت بر استقرار، آموزش و پشتیبانی مورد نیاز هستند و در دو مقطع زمانی، یکی هنگام نصب و استقرار سیستم و دیگری پس از اتمام نصب و گارانتی ارائه‌ می‌شود.

کلام آخر

اغلب سازمان‌ها و کسب و کارها، به سرعت در حال گذار از سیستم‌های ساده دیجیتالی به سمت استفاده از راهکارهای اتوماسیون هستند تا بهره‌وری خود را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهند. در حالی که درک اهمیت اتوماسیون اداری و تصمیم به استفاده از آن در سازمان، قدم‌های مهمی در راستای دستیابی به این اهداف است، اما پیاده سازی اتوماسیون اداری به شکل صحیح برای استفاده از مزایا و برتری‌های آن حیاتی است. با توجه به اینکه بخش مهمی از پیاده‌سازی این سامانه‌ها توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده راهکارهای اتوماسیون اداری انجام می‌شود، انتخاب شرکت‌هایی که خدمات بهتری ارائه می‌دهند بهترین روش برای تضمین پیاده‌سازی موفق و صحیح این محصولات است. شرکت فراگستر با بیش از 20 سال سابقه فعالیت در ارائه محصولات اتوماسیون اداری از موفق‌ترین شرکت‌های ایرانی در این حوزه است که همواره رضایت مشتریان را اصلی‌ترین هدف خود قرار داده است. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.