چگونه یک نرم افزار اتوماسیون کسب و کار مناسب انتخاب کنید؟

همه ما در کسب و کارهای خود به دنبال بهبود کارایی اعضای تیم و در راستای آن کاهش هزینه و افزایش سود هستیم. استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار و مدیریت فرایندها، یک انتخاب منطقی و ضروری می‌باشد. مهم است که ما بتوانیم در زمان درست، نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسبی را برای سازمان خود انتخاب کنیم.

متاسفانه اغلب مدیران روند درستی را برای انتخاب نرم افزار  اتوماسیون اداری مورد نیاز خود طی نمی کنند.

این روند نادرست در صورتیکه مدیر سازمان، نتواند به موقع نیازهای سازمان را شناسایی و در جهت رفع چالش‌های آن ابزار مناسبی را انتخاب کند، با احتمال بالا به سه مسیر زیر ختم می شود:

• مسیر اول: بعد از مدتی متوجه می‌شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به همان روال قبلی و دستی کارهای اداری و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند.
• مسیر دوم: بعد از مدتی متوجه می شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و متاسفانه به استفاده از این انتخاب نادرست ادامه می دهند! 
• مسیر سوم: بعد از مدتی متوجه می شوند که انتخاب آنها نادرست بوده و به فکر تغییر می افتند

در هر سه حالت فوق، شما علاوه بر صرف هزینه‌های نرم افزار و اجرا و….، حداقل یکسال زمان خود را هم از دست داده‌اید و ممکن است در این مدت خسارتهای جدی‌تری هم به سازمان تحمیل کرده باشید.

پس در تهیه سیستم اتوماسیون اداری می بایست به این امر توجه داشت که سیستم مورد استفاده میزان قابل قبولی از نیازهای مکاتباتی سازمان را پوشش دهد و از معماری و تکنولوژی روز در توسعه نرم افزار استفاده شده باشد. کاربران این سیستم طیف وسیعی از پرسنل یک سازمان را تشکیل می دهند که با برخورداری از ویژگی کاربر پسندی کاربران احساس راحتی در استفاده از سیستم خواهند داشت.

با توجه به اینکه در برخی از سازمان ها حجم بالایی از مکاتبات در جریان است سیستم می بایست در چنین شرایطی از سرعت عملکرد قابل قبولی برخوردار باشد..

از آنجایی که امروزه در هر سازمانی تعدادی سیستم نرم افزاری در حال فعالیت می باشند قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم ها میی‌تواند به سازمان در بهره برداری بهینه از نرم افزارهای خود کمک نماید.

ارائه دوره گارانتی و ارائه منظم آپدیت های سیستم نیز می تواند سازمان را از پویا بودن سیستم و رفع موارد احتمالی در مرور زمان مطمئن نماید.

پس بسیار مهم است نرم افزار اتوماسیون اداری، انتخاب کنید که به واسطه آن با احتمال بالایی از اثرات خوب این نرم افزار در کسب و کار خود بهره مند شوید.

در مقالات زیر _که براساس تجارب بیش از 20 ساله متخصصان ما در حوزه پیاده‌سازی و اجرای پروژه‌های اتوماسیون اداری در ابعاد بزرگ نوشته شده است_، به شما کمک می‌کنیم تا با استفاده از یکسری شاخص‌های ارزیابی دقیقتر، بتوانید نرم افزار اتوماسیون کسب و کاری انتخاب کنید که نیازهای سازمان شما را به موقع و به درستی برطرف کند.

همچنین تماس برای دریافت مشاوره رایگان (42623-021 – داخلی 1) و دیدن دموی نرم افزار ، می‌تواند به شما در ارزیابی و انتخاب درست و به موقع، کمک قابل توجهی کند.