محصول G Suite، اتوماسیون گوگل
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
گسترش روزافزون نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در عصر حاضر ، باعث شده است که شرکتهای پیشرو از آن بعنوان عامل مزیت رقابتی در بهبود و گسترش کسب و کار خود استفاده کنند. با افزایش نقش دبیرخانه‌ها و اهمیت ذخیره‌سازی اسناد و اطلاعات در سازمان، بهبود و سرعت بخشیدن به روندکار اهمیت بالاتری یافته است.
در این میان، نقش سیستمهای اتوماسیون اداری از همه پررنگ‌تر شده است. این سیستم‌ها با تسهیل ارتباطات میان کارکنان و مدیران و نیز با سرعت بخشیدن به فرایندهای کاری و انتقال آنی داده‌های موردنیاز، نقشی بی‌بدیل در فضای کسب و کار شرکتها ایفا می‌کنند. از جمله این سیستم‌ها، اتوماسیون G Suite گوگل است که در این مطلب به معرفی و بررسی آن می‌پردازیم.
اتوماسیون گوگل (G Suite) چیست؟
در ۲۹ سپتامبر ۲۰۱۶، شرکت گوگل برنامه‌های کاربردی محیط کار خود را به G Suite تغییر نام داد. اگر چه هدف گوگل از این اقدام، در ظاهر ایجاد ارتباط بین برنامه‌های کاربردی مذکور و نیز تسهیل ارائه بروزرسانی بوده است. اما این شرکت در عمل بدنبال کسب مقام شرکت مایکروسافت در حوزه بهبود بهره‌وری محیط کار نیز بود. شرکت مایکروسافت پیش از این با Microsoft Office بخش عمده بازار را در اختیار داشت. گوگل نشان داد که نقاط ضعف این سیستم را شناسایی کرده و با برطرف کردن آنها، فرصتهای جدیدی را به مشتریان خود عرضه خواهد نمود. اما نقاط قوت سیستم G Suite چه مواردی هستند؟
مزیت‌های رقابتی اتوماسیون G Suite
اگرچه گفته شده است که G Suite در واقع نسخه گوگل شده مایکروسافت آفیس است. اما مهمترین تفاوت آنها در این است که تمام ابزارهای G Suite مبتنی بر فضای ابری هستند. بعبارت دیگر تمامی داده‌ها در سرورهای گوگل ذخیره شده و در همه جا در دسترس خواهند بود. از این رو نیاز به ابزارهایی برای جابجایی و یا ذخیره اطلاعات وجود نخواهد داشت.
برخلاف مایکروسافت آفیس که نیازمند خارج شدن از فایل، برای کار کردن افراد دیگر بر روی آن می‌باشد، در G Suite یک گروه از کارکنان می‌توانند بصورت همزمان بر روی یک فایل کار کرده و تغییرات را در همان زمان ذخیره نمایند. این قابلیت مهمترین مزیت رقابتی این سیستم فوق‌العاده است که آن را بعنوان یک ابزار همکاری سازمانی مطرح کرده است.
بالاخره اینکه محیط کاربری G Suite بسیار ساده است. اغلب کاربران با محیط کاربری گوگل آشنا هستند و نیازی به آموزش نخواهند داشت. جی‌سوئیت گوگل ابزاری آسان، قابل اعتماد و شناخته شده است. در اینجا این سوال مطرح میشود که آیا سیستم اتوماسیون گوگل نمونه ایرانی نیز دارد؟
بررسی روند ابزارهای جهانی در حوزه مکاتبات، اسناد و اتوماسیون اداری و بومی‌سازی آنها
محتوای برنامه‌های کاربردی G Suite
فارغ از تمامی توضیحات فوق، باید دید که G Suite از چه برنامه‌های کاربردی تشکیل شده و این برنامه‌ها در چه زمینه‌هایی قادر به ارائه خدمات خواهند بود. در این رابطه، جدول زیر و توضیحات ادامه آن شما را با این برنامه‌ها آشنا خواهد کرد.
|
ابزارهای G Suite | ارتباطات | Gmail |
| Hangouts | ||
| Calender | ||
| Google Plus | ||
| ذخیره سازی | Drive | |
| همکاری | Docs | |
| Sheets | ||
| Forms | ||
| Slides | ||
| Sites | ||
| سخت افزار | Jamboard | |
| مدیریت | Admin | |
| Vault | ||
| Mobile | ||
| Cloud Search |
ابزار Gmail :
گوگل در این ابزار، خدمات ایمیل‌های شخصی‌سازی شده را ارائه می‌دهد و تلاش کرده تا با استفاده از هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی، امکان پیشنهاد پاسخگویی به ایمیل را فراهم کند. ضمن اینکه از Gmail بعنوان صفحه ورود به G Suite استفاده شده و کاربر پس از ورود می‌تواند در بین برنامه‌های کاربردی جابجا شود. همچنین از طریق بارگزاری فایل‌ها در Drive و ارسال لینک آن در Gmail، می‌توان تا ۱۰ گیگابایت اطلاعات را از این طریق ارسال نمود.
ابزار Hangouts :
این ابزار ، امکانات مناسبی برای چت کردن با همکاران و تماس با هر شخصی در شرکت مهیا می‌سازد. هر شخصی در لیست تماس گوگل شما، قابل مشاهده بوده و افراد جدید می‌توانند به فهرست اضافه شوند. همچنین قابلیت چت گروهی مثلا برای بحث کردن درباره پروژه در حال انجام وجود دارد.
ابزار Calender :
این قابلیت، یکپارچه سازی تقویم‌های آنلاینی که برای تیم‌ها طراحی شده است را فراهم می‌سازد. همچنین امکان زمانبندی جلسات توسط اعضای تیم ؛ بررسی موجود بودن سالن کنفرانس ، موجود بودن تجهیزات مورد نیاز و غیره وجود دارد.
ابزار Drive :
تمامی فایلهای موجود در این سیستم که متعلق به شما یا تیم کاری شما می‌باشد، بطور خودکار در فضای ابری ذخیره خواهد شد.
ابزار Docs :
یک برنامه ایجاد مدارک است که امکان کار همزمان چند نفر بر روی آن وجود داشته و دارای قابلیت ذخیره خودکار، تبدیل به فایلهای Pdf یا Word ، کار کردن آفلاین ، و محیط ساده کاربری می‌باشد.
ابزار Sheets :
یک برنامه پایه صفحات گسترده است که مانند Docs امکان کار همزمان و ذخیره خودکار داشته و امکان ارائه فرمول بندی، اضافه کردن چارت، جدول، فیلتر داده‌ها و غیره را دارا می‌باشد. همچنین سازگار با سایر فرمت‌ها مثل excel ، csv ، txt ، html و … است.
ابزار Forms :
ابزاری با رابط کاربری بسیار ساده و مناسب است که امکان ایجاد فرمهای مورد نیاز مثل سفارشات، درخواست شغل، درخواست مرخصی و غیره را فراهم می‌کند.
ابزار Slides :
ابزاری برای ایجاد اسلاید و قابل کنترل و پایش کسانی که اسلایدها را دیده، ویرایش کرده و یا در مورد آن اظهارنظر می‌کنند. همانند موارد فوق دارای امکان کار کردن همزمان چندین نفر روی یک اسلاید و قابل تبدیل به پاورپوینت می‌باشد.
ابزار Sites :
یک ابزار آنلاین برای ایجاد یک وب سایت است که سادگی بسیار زیادی برای استفاده دارد.
ابزار Jamboard :
یک صفحه نمایش ۵۵ اینچی ۴K است که دارای قابلیت نوشتن بر روی آن با قلم و پاک کردن نوشته ها با انگشت است. این وسیله شکل‌ها را تشخیص داده و برای برگزاری طوفان مغزی و یا جلسات از راه دور بسیار مناسب است.
ابزار Admin & Vault :
تمامی ابزارهای موردنیاز برای کنترل سیستم در این قسمت قرار گرفته است.
ابزار Mobile :
در صورت استفاده کارکنان از تلفن‌های همراه متعلق به شرکت، G Suite ابزارهای امنیتی و مدیریتی را پیشنهاد می‌کند که به واسطه آن می‌توان اطلاعات تلفن همراه را حذف کرده و مانع دسترسی دیگران به اطلاعات موجود در آن شد.
ابزار Cloud Search :
از طریق این ابزار می‌توان به سرعت تمام مدارک یا بخشی از اطلاعات موجود در هر برنامه کاربردی را پیدا کرد.
آیا G Suite معایبی هم دارد؟
گذشته از هزینه‌های آن که بین ۵ تا ۱۰ دلار برای هر کاربر می‌باشد، G Suite کاملا مبتنی بر اینترنت است و در صورت بروز اختلال در اینترنت، تمامی فرایندهای شرکت را متاثر خواهد نمود. همین طور این سیستم برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب نیست. برخی از ابزارهای آن نظیر Docs و Slides و Sheets، امکانات بمراتب کمتری نسبت به همرده‌های خود در مایکروسافت آفیس دارند.
بالاخره چالش اصلی G Suite یعنی امنیت، کماکان به قوت خود باقی است. ذخیره تمامی اطلاعات شرکت در فضای ابری و امکان دسترسی به آن، ایمن بودن آنها را با چالشی جدی مواجه کرده است. از این منظر هر شخصی با داشتن نام کاربری و رمز عبور به تمامی اطلاعات دسترسی خواهد داشت.
کلام آخر:
همانطور که ذکر شد بدلیل امنیت بسیار بالا در داده‌های برخی شرکتها خصوصا سازمانهای دولتی نمیتوان به نرم‌افزارهای خارجی اعتماد نمود. به همین دلیل متخصصان داخلی اقدام به طراحی و تولید سیستمهای یکپارچه سازمانی برای افزایش تعامل و ابزاری بهینه جهت همکاری سازمانی نموده‌اند. یکی از این سیستم‌ها اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر است. پیشنهاد می‌کنیم جهت تصمیم‌گیری بهتر ابتدا دمو نرم‌افزار را مشاهده کنید. شما می‌توانید با تکمیل فرم زیر جلسه‌ای رایگان در این خصوص تنظیم نمایید.
