فکس در اتوماسیون اداری
زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه
فکس یا فاکس دستگاهی برای انتقال و دریافت تصاویر از یک صفحه است، بدین صورت که الگوهای روشن و تاریک صفحه را به سیگنالهای الکتریکی تبدیل کرده تا برای دستگاه گیرنده قابل فهم و تبدیل به تصویر مورد نظر باشد.
مشکلات دستگاه فکس
برای ارسال و دریافت فکس لزوما می بایست نامه یا مدرک مورد نظر خود را چاپ کنید تا قادر به استفاده از این سیستم باشید! چاپ نامه علاوه بر مصرف منابع و هزینه های اضافی سبب صرف وقت و رفت و آمد اضافی درون سازمان خواهد شد. علاوه بر این برای اینکار لزوما به حداقل یک دستگاه چاپگر نیاز خواهید داشت که باعث صرف هزینه و فضای اضافی خواهد شد.
فکس‌های کامپیوتری
یکی از راه های برون رفت از مشکلات استفاده از دستگاه فکس، استفاده از مودم کامپیوتر بجای فکس است. بدین صورت که برای دریافت و ارسال نامه دیگر نیازی به چاپ آن نخواهد بود و می توان برای ارسال نامه را تایپ کرده و تصویر آن را به دستگاه های فکس دیگر فرستاد و یا فکس های دریافتی را در حافظه کامپیوتر ذخیره کرد ویا درصورت لزوم آنها را چاپ کرد.
اما آیا استفاده از فکس های کامپیوتری برطرف کننده نیازهای یک سازمان است؟ با توجه به این که کلیه شرکت ها در حال پیدا کردن راه حلی هستند که توسط آن بتوانند زمان تمرکز بر روی کار را کاهش دهند و کارایی را افزایش دهند این سوال به وجود می آید که “این سیستم ها تا چه میزان موفق بوده اند؟”
نحوه راه‌اندازی سیستم فکس کامپیوتری
برای اینکار به یک دستگاه کامپیوتر به همراه یک مودم، و همچنین نرم افزاری مانند فراگستر فکس(موجود در اتوماسیون اداری فراگستر) نیازمند خواهید بود.
جهت مجهز کردن یک سازمان به فکس کامپیوتری ابتدا سیستم “فکس سرور” راه اندازی شده تا کلیه کامپیوترهای شرکت قادر به اتصال و استفاده از فکس باشند. سپس دیگر دستگاه ها باید دستگاهی با نام فکس مودم داشته باشند تا از طریق آن به سیستم سرور فکس شرکت متصل شوند.
دستگاه فکس مودم درحقیقت دستگاهی کوچک با قابلیت های بزرگ است. این دستگاه از یکسو به خط تلفن و از سوی دیگر از طریق کابل یو اس بی به سرور متصل می شود. در نهایت با راه اندازی این سیستم می توانید ارتباطات مکتوب خود را روی بستر شبکه فعال کرده و از کامپیوتر خود آن را پیگیری نمایید!
ویژگی‌ها و برتری‌های فکس مودم نسبت به دستگاههای فکس
برخی از ویژگی ها و برتری های فکس مودم نسبت به سایر دستگاه های متداول فکس عبارتند از:
- شبکه‌ای بودن سیستم و دریافت فکس و نمایش آن برای همه
- ماندگاری تمام نامه های ارسالی و دریافتی در حافظه سرور
- ایجاد صف انتظار در هنگام ارسال فکس
- پیگیری فکس‌های ارسال نشده از طریق سیستم و تلاش برای ارسال مجدد آن
- دسترسی راحت به فکس‌ها
- امکان پاسخ‌دهی به فکس‌های ورودی از طریق فکس مودم
- امکان گزارش‌گیری از وضعیت فاکس‌های دریافتی و ارسالی
- کاهش هزینه های سازمان مانند کاهش مصرف کاغذ، هزینه های جوهر، کارتریج و …
- عدم نیاز به دستگاههای فکس متعدد
ضرورت وجود فکس در سیستم اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری مجهز به سرویس فکس دارای ویژگی‌های زیر است:
- کارتابل فاکس دریافتی و ارسالی
- امکان گزارش‌گیری از وضعیت فاکس های دریافتی و ارسالی
- امکان مجزاسازی فاکس در دبیرخانه‌های مختلف
- امکان تبدیل فاکس‌های دریافتی به نامه وارده و یا داخلی
- امکان مشاهده لحظه به لحظه وضعیت فاکس ارسالی
- امکان کنترل دسترسی دریافت فکس برای کاربران
- امکان کنترل دسترسی ارسال فکس برای کاربران
سلام
آیا میتونیم ارسال نامه از طریق فکس و ایمیل رو هم با اتوماسیون انجام بدیم؟
سلام بر شما
بله. یکی از قابلیت های پایه ای نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر این هست که میتونه با سرورهای فکس و ایمیل سازمان ارتباط برقرار کنه و ارسال و دریافت نامه ها را از طریق اونها انجام بده. البته این کار مستلزم داشتن زیرساخت لازم مثل سرور ایمیل و سرور فکس هست و اینکه ارتباط اینها با سامانه اتوماسیون اداری برقرار شده باشه.