آیا اتوماسیون فراگستر به درد کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌خورد؟

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

در حالی که خیلی از سازمان‌های بزرگ دنیا برای افزایش بهره‌وری خودشان از راهکارهای اتوماسیون استفاده می‌کنند، برای بسیاری از مدیران این سوال مطرح می‌شود که آیا اتوماسیون اداری به درد کسب و کارهای متوسط و کوچک یا SME ها نیز می‌خورد؟ در ادامه ضمن تعریف کسب و کارهای متوسط و کوچک، به فایده‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای آنها می‌پردازیم.

منظور از کسب و کارهای متوسط و کوچک چیست؟

کسب و کارهای متوسط و کوچک یا SME ها شرکت‌هایی هستند که درآمد، دارایی‌ها یا تعدادی کارکنان آنها زیر یک آستانه مشخص باشد. در هر کشوری تعریف خاصی از یک شرکت متوسط و کوچک وجود دارد، معیارهای خاصی در مورد اندازه آنها باید رعایت شود و گاهاً صنعتی که شرکت در آن فعالیت می‌کند نیز در نظر گرفته می‌شود. اما معمولاً SME به عنوان کسب و کارهایی تعریف می‌شوند که بین 30 تا 250 نفر خدمه دارند.

اگرچه SME ها نقش مهمی در اقتصاد دارند، اما تعداد آنها به طور قابل توجهی از شرکت‌های بزرگ بیشتر است، تعداد زیادی از افراد را استخدام می‌کنند و به طور کلی ماهیت کارآفرینی دارند و به شکل گیری نوآوری کمک می‌کنند. شرکت‌های متوسط و کوچک تقریباً در هر صنعتی می‌توانند وجود داشته باشند، اما احتمال بیشتری وجود دارد که در صنایعی باشند که به کارکنان کمتر و به سرمایه‌گذاری اولیه کمتری نیاز دارند.

شرکت‌های متوسط و کوچک نسبت به شرکت‌های بزرگ و چند ملیتی، اساساً متفاوت عمل می‌کنند. این شرکت‌های بزرگ ممکن است به سیستم‌های ERP پیشرفته، اتصال بین دفاتر در سراسر جهان یا هزینه‌های سازمانی عمیق‌تری نیاز داشته باشند. در حالی که عملیات‌های تجاری در SME ها ساده‌تر هستند.

کسب و کارهای متوسط و کوچک چه نیازهایی دارند؟

اتوماسیون کسب و کار فراگستر هم در فرآیندهای تولید، هم در خدمات و هم در فرآیندهای اداری، ظرفیت بالایی برای بهبود عملکرد شرکت‌های متوسط و کوچک دارد. اما پیش از آنکه به کاربرد اتوماسیون فراگستر در این کسب و کارها بپردازیم، باید ابتدا نیازهای آنها را بررسی کنیم. برخی از نیازهای کسب و کارهای متوسط و کوچک که با اتوماسیون مرتبط است، عبارتند از:

راهکارهای پردازش ابری

استفاده از راهکارهای پردازش ابری باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‎‌شود، زیرا دیگر نیازی به تهیه تجهیزات IT زیادی نخواهند داشت و مجبور به ایجاد و نگهداری زیرساخت‌های گسترده برای فعالیت‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات خود نخواهند بود. به این ترتیب این فرصت برای آنها فراهم می‌شود که بدون سرمایه گذاری هنگفت، بسیاری از فعالیت‌های خود از جمله ارتباطات، امور مالی و مدیریت مشتریان را تحت وب و با استفاده از پردازش ابری انجام دهند.

راهکارهای پردازش ابری کسب و کارها را از سرمایه‌گذاری های هنگفت در زیرساخت‌های IT خود بی نیاز می‌کند

گردآوری داده‌های سازمانی

حتی کسب‌وکارهای کوچک هم نیازمند گردآوری داده‌های سازمانی هستند تا بتوانند آنها را تجزیه و تحلیل کرده و به درک بهتری از وضعیت سازمان خود دست پیدا کنند. چنین بینش و اطلاعاتی آنها را قادر می‌سازد تا درک بهتری از نحوه رفتار مشتریان و آنچه که نیاز دارند، داشته باشند و بدانند که باید بر روی کدام یک از فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار خود تمرکز کنند تا بازدهی شرکت افزایش پیدا کند.

قابلیت رشد سریع

کسب و کارهای متوسط و کوچک اشتیاق و ظرفیت بالایی برای رشد دارند و بقای آنها در درازمدت نیز بستگی به میزان رشد آنها دارد. اما پراکندگی کارها و نداشتن فرآیندهای منظم این کار را مشکل می‌کند. به همین دلیل به ابزارهایی نیاز دارند که بتواند فرآیندهای کاری آنها را استانداردسازی و خودکار کند.

امکان انجام کارها با موبایل

تلفن‌های هوشمند به ابزار اصلی برای ارتباطات فردی تبدیل شده اند. به همین دلیل کسب و کارها نیاز دارند تا این قابلیت را در اختیار کارکنان و مدیران خود بگذارند تا بتوانند کارها را از طریق موبایل نیز پیگیری کنند. به علاوه، این کسب و کارها نیاز دارند تا بتوانند خدمات خود به مشتریانشان را نیز با استفاده از موبایل ارائه دهند، زیرا کاربران نیز عادت کرده‌اند که بتوانند تنها با چند کلیک ساده روی موبایل یا یک وبسایت، خدماتی را که می‌خواهند دریافت کنند.

امکان دورکاری

استفاده روزافزون از نیروی کار از راه دور به بسیاری از کسب و کارهای متوسط و کوچگ کمک می‌کند تا به راحتی به افراد متخصص در حوزه‌های مختلف مورد نیاز خود دست پیدا کنند و در عین حال هزینه بکارگیری آنها را کاهش دهند. این کسب و کارها همچنین می‌توانند با جذب نیروی نیمه وقت از استخدام نیروی تمام وقت و دائمی اجتناب کرده و متناسب با نیازها و پروژه‌های خود، افراد مورد نیاز را جذب کنند.

بهبود همکاری میان کارکنان

کسب و کارهای متوسط و کوچک، برای اطمینان از موفقیت در پروژه‌های خود، باید بتوانند تا ضمن مشخص کردن مسئولیت هر یک از اعضای تیم، میان آنها هماهنگی و همکاری لازم را برقرار کنند. در واقع اعضای هر سازمان و هر تیم باید بتوانند ضمن آگاهی از روند پروژه و آخرین وضعیت آن، اطلاعات لازم را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و هماهنگی لازم برای انجام وظایف را انجام دهند.

بهبود پیروی از قوانین

برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک، عدم پیروی از مقررات دولتی و صنعتی، مانند رعایت قوانین مالیاتی به ویژه در صنایعی که مقررات زیادی برای آنها تنظیم شده است (مانند کسب و کارهای حوزه بهداشت و درمان و امور مالی)، می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. هر چند چنین هزینه‌ای برای تمامی سازمان‌ها با هر ابعادی وجود دارد، اما بار جریمه‌های مالی و قانونی آن برای کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌تواند بسیار مشکل‌تر باشد. به همین دلیل، این کسب و کارها نیاز دارند تا بتوانند تا حد ممکن از مقررات پیروی کنند.

کاهش هزینه نیروی کار

بسیاری از کسب‌وکارهای متوسط و کوچک بودجه زیادی را صرف استخدام کارکنان می‌کنند تا کارهایی را انجام دهند که فشرده و زمان‌بر هستند، اما ارزش زیادی به کسب‌وکار اضافه نمی‌کنند. این کسب و کارها باید بتوانند تعداد کارکنان مورد نیاز برای انجام این وظایف را کاهش دهند و در نتیجه سربار خود را کاهش داده و سودآوری خود را افزایش دهند.

تخصیص بهتر منابع

کسب و کارهای متوسط و کوچک نیاز دارند تا بتواند با انجام تجزیه و تحلیل‌های لازم، منابع خود را به بهترین شکل ممکن تخصیص دهند. به عنوان نمونه باید بتوانند برای هر فعالیت و پروژه، تنها تعداد افرادی را اختصاص دهند که لازم است؛ نه بیشتر و نه کمتر. بنابراین به ابزاری نیاز خواهند داشت که بتوانند با استفاده از آن بر وضعیت هر فعالیت نظارت کرده و تعداد نیرو و منابع لازم برای انجام آنها را مشخص کنند.

اتوماسیون کسب و کار فراگستر چگونه به SME ها کمک می‌کند؟

اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت‌هایی مانند تحت وب بودن، جمع آوری و ثبت داده‌های سازمان و فرآیندهای آن در پایگاه‌های داده متمرکز، تشویق استانداردسازی فرآیندهای سازمان، ارائه نسخه موبایل، ابزارهای مدیریت کارها و وظایف، کاهش خطاهای انسانی و افزایش امنیت داده‌ها، بهبود استفاده از منابع و بسیاری موارد دیگر، می‌تواند آندسته از نیازهایی که برای کسب و کارهای متوسط و کوچک ذکر کردیم، برطرف کند.

این نرم افزار همچنین مکاتبات را آسان و سریع می‌کند. کاغذ را حذف می‌کند. مدیریت اسناد را تسهیل می‌کند. ثبت نامه در دبیرخانه را خودکارسازی می‌کند. مهم‌تر از همه با بهره‌گیری از نرم افزار BPMS به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا مطابق با نیاز خود، فرآیندهای کسب و کارشان را خودکارسازی کنند. با این حال در ادامه تعدادی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر را برای رونق کسب و کارهای کوچک معرفی می‌کنیم:

بهبود پشتیبانی از مشتریان

کسب و کارهای متوسط و کوچک برای ارتباط با مشتریان خود معمولاً از ایمیل و پیام استفاده می‌کنند. این روش می‌تواند باعث نادیده گرفتن شدن بسیاری از پیام‌ها و کاهش کیفیت پاسخگویی به مشتریان شود. اتوماسیون اداری فراگستر امکان مدیریت پست‌های الکترونیک را از داخل سامانه اتوماسیون فراهم کرده است. بدین ترتیب بدون نیاز به هیچ نرم‌افزار دیگری میتوانید ایمیل‌های خود را در سامانه فراگستر مدیریت نمایید. امکان پیگیری و مدیریت مکاتبات را فراهم می‌کند و به کسب و کارهای متوسط و کوچک امکان می‌دهد تا با کسب رضایت مشتریان، رشد و شکوفایی کسب و کار خود را تسهیل کنند.

نظارت بر کارها و وظایف

اتوماسیون اداری فراگستر با زیرسیستم کارها و وظایف به کسب و کارها امکان می‌دهد تا وظایف هر یک از کارکنان را تنها با ثبت در سیستم اتوماسیون اداری به وی محول کنند. آنها همچنین می‌توانند با ارسال یک پیامک به شخص، او را در جریان وظایف محوله بگذارند. این قابلیت به کسب و کارها کمک می‌کند تا وظایف کارکنان را بهتر مدیریت کرده و بر اجرای آنها نظارت بیشتری داشته باشند.

برنامه‌ریزی جلسات

صرف نظر از اینکه یک کسب و کار بزرگ باشید یا متوسط یا کوچک، مدیریت برنامه‌ها و جلسات سازمانی می‌تواند امری چالش برانگیز باشد. زیرسیستم تقویم سازمانی و مدیریت جلسات فراگستر به شما امکان می‌دهد تا ضمن تعریف انواع رویدادهای سازمانی، برای آنها یادآوری تنظیم کرده و به افراد مربوط اطلاع رسانی کنید. به این ترتیب، امکان مدیریت سریع و دقیق زمان را برای شما فراهم می‌کند.

تسهیل مدیریت دانش

یکی از ضرورت‌ها برای موفقیت هر کسب و کار، مدیریت دانش در سازمان و به اشتراک گذاری آن میان کارکنان است. زیرسیستم دانشنامه سازمانی فراگستر، امکان جمع‌آوری و به اشتراک‎‌گذاری مستندات مربوط به دانش و تجربه سازمان را فراهم می‌کند. ضمن اینکه با استفاده از سامانه تبادل فایل نیز می‌توانید اطلاعات لازم در فرمت‌های مختلف را با کارکنان به اشتراک بگذارید.

امکان پیگیری کارها با موبایل

اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه یک نسخه موبایل PWA به شما اجازه می‌دهد تا از هر کجا و هر مکان به راحتی به کارتابل اتوماسیون خود دسترسی داشته و کار‌ها و وظایف خود را انجام دهید. به این ترتیب سازمان‌های کوچک می‌توانند چابکی خود را حفظ کرده و همواره پاسخگوی نیازهای کسب و کار خود باشند.

مدیریت فرایندها

اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک ابزاری مفید برای پایان دادن به فرایندهای تکراری و روزمره‌ای است که می‌تواند باعث اتلاف وقت نیروی انسانی و هزینه زیاد برای سازمان شود. شما همچنین می‌توانید با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر، تمامی فرآیندهای خود را استاندارد و مدل‌سازی کنید و سرعت و کیفیت انجام آنها را فارغ از خطای انسانی به مراتب افزایش دهید.

تسهیل کار از راه دور

اتوماسیون فرآیندهای داخلی را تسهیل می‌کند تا کارکنان برای کار یکپارچه با یکدیگر نیازی به حضور در یک مکان نداشته باشند. برخی از کسب و کارها حتی می‌توانند کاملاً مجازی باشند و در هزینه‌های اضافی صرفه‌جویی کنند (مانند اجاره، تجهیزات اداری).

به حداقل رساندن خطای انسانی

اتوماسیون فراگستر به بهبود دقت بسیاری از فعالیت‌ها در کسب و کار کمک می‌کند. از ارسال صورتحساب‌ها تا پردازش سفارشات و مدیریت موجودی، با استفاده از اتوماسیون فراگستر می‌توانید خطاهای پرهزینه ناشی از فرآیندهای دستی مانند ثبت و انتقال اطلاعات میان نرم افزارهای سازمان را حذف کنید. به عنوان نمونه، شما می‌توانید با اجرای یک فرآیند خودکار برای پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، از دریافت دقیق اطلاعات با استفاده از API فراگستر از نرم افزار مربوطه اطلاع حاصل کنید، با دریافت هشدارهای مربوط به زمان‌بندی کارها، وظایف خود را در زنجیره فرآیند به موقع انجام دهید و بر پایان و موفقیت فرآیند نظارت بهتری داشته باشید. با خودکار کردن فرآیندهای کاری سازمان، همچنین می‌توانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان از رویه‌های خاصی پیروی می‌کنند که با استانداردها و مقررات دولتی مطابقت دارد.

افزایش بهره وری کارکنان

اتوماسیون اداری فراگستر به کسب و کارهای کوچک این امکان را می‌دهد که به جای کمیت کار کارکنان خود بر کیفیت تمرکز کنند و بتوانند از نیروی انسانی خود به بهترین شکل برای تقویت سازمان استفاده کنند. به عبارت دیگر، خودکارسازی وظایف با نرم افزار اتوماسیون فراگستر به شما این امکان را می‌دهد که منابع خود را صرف کارهای تکراری نکنید تا کارکنان بتوانند روی ابتکارات و نوآوری تمرکز کنند. سایر ابزارهای اتوماسیون اداری فراگستر نیز هر یک به نحوی بر افزایش افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان موثر هستند.

بهبود عملکرد واحد منابع انسانی

یکی از ویژگی‌هایی که یک کسب و کار متوسط و کوچک را مشخص می‌کند، این است که تعداد کارکنان آنها کمتر از 250 نفر هستند. کم بودن تعداد این کارکنان باعث می‌شود تا عملکرد و تعهد آنها نقش مهمی در موفقیت سازمان داشته باشند. به عبارتی، مسئولیت اصلی توسعه و ارائه محصولات یا خدمات کسب و کارهای متوسط و کوچک بر عهده تعداد معدودی از افراد است و بنابراین، انتخاب صحیح آنها و ارزیابی دقیق از عملکردشان، اهمیت بسیاری دارد. اتوماسیون کسب و کار فراگستر با خودکارسازی فرآیندهای واحد منابع انسانی در این کسب و کارها به آنها کمک می‌کند تا داوطلبان شغلی مناسب را راحت‌تر شناسایی کرده و عملکرد آنها را بهتر ارزیابی کنند. خودکارسازی فرآیندهای منابع انسانی می‌تواند باعث بهبود آموزش‌های نیروی انسانی نیز بشود.

خودکارسازی فرآیندهای مالی

اتوماسیون تحت وب فراگستر، این امکان را به کسب و کارهای متوسط و کوچک می‌دهد تا فرآیندها و امور مالی خود مانند صدور صورت‌حساب‌ها، پرداخت حقوق کارکنان و خرید ملزومات سازمان را به صورت الکترونیکی و خودکار انجام دهند. این مساله باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی و همینطور کاهش دخالت احتمال خطای انسانی هنگام پردازش دستی این فرآیندها می‌شود. به این ترتیب اتوماسیون اداری فراگستر با خودکارسازی فرآیندهای مالی باعث بهبود مدیریت مالی و کاهش هزینه‌ها در کسب و کارها متوسط و کوچک شود.

آیا اتوماسیون اداری فراگستر برای کسب و کار ما مناسب است؟

همانطور که خواندید، اتوماسیون اداری فراگستر به خاطر ماژولار بودن و انعطاف‌پذیری که دارد، می‌تواند برای طیف وسیعی از کسب و کارها با اندازه‌های مختلف و در صنایع مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. با این حال اگر مایل هستید بیشتر در مورد فواید اتوماسیون اداری فراگستر برای کسب و کار خود بدانید، توصیه می‌‎کنیم تا حتماً یک جلسه دموی رایگان با مشاوران ما داشته باشید. همکاران ما نیازهای کسب و کار شما را به صورت رایگان بررسی کرده و با توجه به تعداد پرسنل، تعداد کاربران اتوماسیون، زیرساخت‌های IT سازمان شما و فعالیت‌هایی که در کسب و کارتان انجام می‌دهید، مناسب‌ترین راهکار را به شما معرفی خواهند کرد.

به عنوان مثال شرکت شما ممکن است یک واحد تولیدی باشد که بیشتر نیروی کار آن در خط تولید مشغول به کار هستند. با این حال، حتی اگر تعداد نیروی اداری شما کم باشد، ممکن است که برای تسهیل و صرفه‌جویی در منابع برای پردازش درخواست‌های سایر کارکنان خود نیازمند اتوماسیون اداری باشید. یا ممکن است کسب و کار شما صرف‌نظر از اندازه، نیازمند رعایت سلسله مراتب و امنیت اطلاعات باشد. در این صورت می‌توانید از اتوماسیون اداری فراگستر و ماژول مکاتبات دارای طبقه‌بندی استفاده کنید.

کلام آخر

در این مقاله با تعریف کسب و کارهای متوسط و کوچک و مزایای اتوماسیون اداری فراگستر برای آنها آشنا شدید. خودکار کردن همه چیز در یک SME از روز اول ضروری و امکان‌پذیر نیست و نیازهای آنها در حال تکامل است. بنابراین، یک SME به فناوری نیاز دارد که بتواند در برابر تغییرات و به روز رسانی‌های منظم با رشد کسب و کار مقاومت کند. امکانات اتوماسیون اداری فراگستر با نیاز به کمترین سرمایه‌گذاری، به رشد و افزایش بهره‌وری کسب و کارها صرف نظر از اندازه آنها کمک می‌کند. مشتریان فراگستر نیز شامل انواع کسب و کارها با تعداد متفاوت پرسنل کاربران از ایرانسل و بانک ملی گرفته تا سیلانه سبز، ساویز و ویستابست را شامل می‌شوند.