13 مهارت ضروری برای مدیریت تیم که هر مدیری باید بداند

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

هر کسب و کاری، صرف نظر از اندازه و صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، نیازمند کار تیمی و مدیری است که بتواند اعضای تیم را هدایت کند. اما هدایت و مدیریت اعضای تیم نیازمند مهارت‌هایی خاص است که مدیران باید آنها را کسب کنند. در این مقاله به مهم‌ترین مهارت‌های لازم برای مدیریت تیم می‌پردازیم.

مدیریت تیم چیست؟

مدیریت تیم مجموعه‌ای از فعالیت‌هاییست که توسط یک مدیر انجام می‌شود تا اعضای تیم را برای رسیدن به هدف مورد نظر در یک زمان مشخص تقویت و راهنمایی کنند. مدیریت تیم برای تمامی سازمان ها و در صنایع مختلف ضروی است و شامل مجموعه‌های مختلفی از مسئولیت‌ها و فعالیت‌ها مانند ایجاد یک تیم، همکاری با تیم، واگذاری کارها و موارد دیگر می‌شود.

وظیفه مدیر تیم اطمینان از دستیابی به اهداف شرکت است. آنها این کار را با هماهنگ کردن تلاش‌های تیم خود در جهت اهداف شرکت انجام می‌دهند. این مهارت‌ها برای مدیران هر کسب و کاری ضروری است و شامل موارد مختلفی از جمله انگیزش، تصمیم‌گیری صحیح، برقراری ارتباط موثر با کارکنان و … می‌شود.

چرا مدیریت تیم اهمیت دارد؟

یکی از دلایل اصلی اهمیت مدیریت تیم این است که هر سازمانی برای بهبود عملکرد خود، باید بر عملکرد تیم‌ها و کارکنانش تمرکز کند. مدیریت موثر تیم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با تسهیل ارتباط میان اعضای تیم و تقویت روحیه همکاری میان آنها، بهره وری خود را افزایش دهند.

از سوی دیگر، افزایش مهارت‌های مدیریت تیم، مدیران سازمان را قادر می‌سازد تا مشکلات رایج مربوط به کارکنان و تیم‌ها مانند غیبت کارکنان، ارتباطات ضعیف میان اعضای تیم و بهره‌وری پایین آنها را برطرف کنند. مدیریت موثر تیم‌ها، عملکرد کل سازمان را بهبود می‌بخشد و فرصت‌های زیادی را برای رشد سازمان فراهم می‌کند. از دیگر مزایای مدیریت موثر تیم که باعث اهمیت آن می‌شود، عبارتند از: بهبود فضای کار و روحیه کارکنان، الهام بخشیدن به اعضای تیم، افزایش بهره‌وری، کاهش فرسودگی شغلی، نوآوری بیشتر و تقویت کار تیمی.

مهارت‌های ضروری برای مدیریت تیم کدامند؟

در ادامه به معرفی 13 مهارت ضروری برای مدیریت تیم می‌پردازیم:

1- برقراری ارتباط موثر

یک مدیر برای هدایت موثر یک تیم باید بتواند تمام اطلاعاتی را که آنها نیاز دارند به صورت شفاف، مستقیم، بدون ایهام، سریع و در زمان مناسب در اختیار آنها قرار دهد. آگاه نگه داشتن اعضای تیم باعث می‌شود تا هر یک از آنها بدانند که چه کسی باید در چه زمانی چه کاری را انجام دهد. به علاوه بسیاری از کارکنان سازمان بخش زیادی از زمان خود را صرف امور فرعی مربوط به کار مانند جستجوی اطلاعات، دریافت تایید برای کارها، به روز رسانی‌های وضعیت کارها و امثال اینها می‌کنند.

برای حل هر 2 این مشکل نیاز است که مدیران ارتباط موثری را با اعضای تیم خود برقرار کنند و تمامی اطلاعات مورد نیاز آنها را به سرعت برایشان فراهم کنند. راهکار آن نیز استفاده از ابزارهایی است که بتواند یک منبع ثابت برای به اشتراک گذاری اطلاعات ایجاد کند. به عنوان نمونه، مدیران باید به طور شفاف برای اعضای تیم مشخص کنند که چگونه و از کجا می‌‎توانند با سرعت بیشتری به اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود دسترسی پیدا کنند.

مدیران باید بتوانند با شناخت استعدادها و نقاط قوت افراد مختلف، آنها را برای تحقق یک هدف مشترک در کنار هم جمع کنند.

2- توانایی تیم‌سازی

سازمان‌های مدرن حول محور تیم‌ها ساخته می‌شوند و به همین موفقیت و رشد آنها تا حدود زیادی وابسته با تیم‌های آنهاست. این تیم ها نیز از اعضای مختلفی تشکیل شده اند که هر کدام ارزش‌ها، باورها، استعدادها و دیدگاه‌های منحصربه‌فرد خود را به همراه دارند. اما مشکل اینحاست که جمع‌آوری این افراد در کنار یکدیگر برای ساختن یک تیم قوی کار آسانی نیست. تیم‌سازی مهارتی است که به آموزش، تمرین، تلاش و سخت کوشی نیاز دارد. مدیران باید بتوانند با شناخت استعدادها و نقاط قوت افراد مختلف، آنها را برای تحقق یک هدف مشترک در کنار هم جمع کنند.

همچنین، مدیران باید بتوانند که میان اعضای این تیم، روحیه همکاری را تقویت کنند، زیرا تیم‌ها به طور پیش فرض لزوماً با هم همکاری ندارند. بدون همکاری، یک تیم عملاً کارایی نخواهد داشت. بهترین راه برای ایجاد روحیه همکاری در میان اعضای تیم نیز تشویق آنهاست. برای اینکار مدیران می‌توانند با تشویق کارکنان برای ارائه نظراتشان، به آنها بیاموزند که اختلاف نظر اغلب نشانه مشارکت است، زیرا به این معنی است که اعضای تیم مایلند نظر خود را بیان کنند.

3- رهبری با الگو بودن

اعمال و رفتار مدیران، تأثیر زیادی بر اعضای تیم آنها دارد. به همین دلیل، مدیر موفق کسی است که می‌تواند با رفتار و اعمال خود، الگویی برای سایر کارکنان باشد. چنین مدیری باید از کارهای اعضای تیم خود اطلاع داشته باشد، در موارد ضروری به جزئیات کارهای آنها وارد شود و در مقابل بازخوردهای آنها انعطاف‌پذیر باشد. شما همچنین باید بتوانید به اعضای تیم خود نشان دهید که به آنها اعتماد دارید. خلاصه کلام اینکه باید رهبری باشید که تیم شما به داشتن آن ببالد. رفتارهای دیگری هم برای الگو شدن لازم است. برخی از آنها عبارتند از:

• دادن فرصت به اعضای تیم برای مشارکت در فرآیندهای تصمیم‌گیری تیمی.
• کمک به اعضای تیم برای توسعه مهارت‌ها و مشارکت در پروژه‎‌هایی که به آنها علاقه‌مند هستند.
• شفاف‌سازی انتظاراتی که از اعضای تیم خود دارید (مثلاً در مورد مدیریت زمان و حضور و غیاب) و عمل کردن به آن انتظارات.
• الگوی برقراری ارتباط و همکاری میان اعضای تیم را در رفتار خود نشان دهید.

4- توانایی ارائه و دریافت بازخورد

توانایی ارائه و دریافت بازخورد به طور موثر، یکی از مهارت‌های مهم برای مدیریت تیم است. این توانایی به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی انتقادات سازنده را با تیم خود به اشتراک بگذارند و به رشد آنها و رسیدن به اهدافشان کمک کنند. از سوی دیگر، درخواست و دریافت بازخورد راهی عالی برای رشد یک مدیر تیم است. جلسات بازخورد بهتر است تا حد ممکن رو در رو (یا از طریق تماس ویدیویی) انجام شوند تا هرگونه سوءتفاهم احتمالی کاهش پیدا کند.

5- تعیین ارزش‌های گروه

هنجارها و ارزش‌های گروهی، قواعدی آشکار یا گاهی ناگفته هستند که تعاملات کاری یک گروه بر مبنای آنها انجام می‌شود. هر تیمی چنین هنجارهایی را دارد، حتی اگر هرگز آنها را به صورت رسمی تعریف نکرده باشند. یک مدیر موفق، اجازه نمی‌دهد که هنجارهای گروه بدون نظارت شکل بگیرند. در غیر این صورت ممکن است جوی نامناسب در گروه ایجاد شود که در آن اعضای تیم برای ساده‌ترین کارها مانند بیان نظرات خود یا گرفتن مرخصی به مشکل برخورد کنند. در عوض، مدیر موفق کسی است که به طور هدفمند هنجارهای گروهی را برای شکل‌دهی به فرهنگ سازمانی تبیین می‌کند.

6- ایجاد اعتماد در کارکنان

مهارت‌های مدیریت تیم چیزی فراتر از ایجاد انگیزه، رهبری و تیم‌سازی است و ایجاد اعتماد میان کارکنان برای ایجاد یک تیم موفق ضروری است. زیرا کارکنان مدیری می‌خواهند که بتوانند در مواقع بحران به او تکیه کنند. یک مدیر تیم خوب باید به کارکنان خود نشان دهد که به دنبال موفقیت آنهاست. بدون وجود چنین اعتمادی، احتمال کمی وجود دارد که اعضای تیم مشارکت و انگیزه بالایی برای کار داشته باشند. از سوی دیگر، وجود محیطی که در آن اعتماد، صداقت و شفافیت وجود دارد به رشد تیم و افزایش بهره وری آن کمک می‌کند.

7- تقویت انگیزه کارکنان

ایجاد انگیزه در کارکنان یکی از مهارت‌های ابتدایی اما مهم برای مدیریت تیم است. برای این کار دو نوع انگیزه وجود دارد: درونی و بیرونی. انگیزه بیرونی بر پاداش‌ها یا مجازات‌های بیرونی متمرکز است، در حالی که انگیزه درونی بدون توجه به پاداش، بر رضایت درونی کارکنان متمرکز است. بخشی از توسعه مهارت‌های مدیریت تیم این است که یاد بگیرید چه زمانی از انگیزه درونی  چه زمانی از انگیزه بیرونی استفاده کنید. البته افزایش انگیزه درونی دشوارتر است، اما باعث تقویت عملکرد کارکنان برای حل مسئله و خلاقیت می‌شود. بنابراین مدیران باید بتوانند به گونه ای در اعضای تیم ایجاد انگیزه کنند که آنها در مورد کار خود مشتاق باشند و احساس کنند که تلاش‌های آنها مورد توجه قرار می‌گیرد.

8- همسو کردن کارها با اهداف سازمان

تیم‌ها زمانی بهترین عملکرد را خواهند داشت که بدانند چرا کارشان اهمیت دارد. متاسفانه، بیشتر وقت‌ها کارکنان نمی‌دانند که هدف اصلی انجام یک کار چیست و در جریان ارتباط آن با اهداف بزرگ‌تر سازمان نیستند. یکی از مهارت‌های مهم یک مدیر تیم، این است که بتواند برای اعضای تیم مشخص کند که کار روزانه آنها چگونه با اهداف بزرگ‌تر سازمان ارتباط دارد. وقتی اعضای تیم درک کنند که چگونه کار آنها بر اهداف بزرگتر تیم یا شرکت تأثیر می‌گذارد، می‌توانند به طور مؤثرتری کارها را اولویت بندی کنند و آنها را به بهترین شکل ممکن انجام دهند. نرم افزارهای مدیریت کارها می‌توانند ابزار خوبی برای کمک به مدیران در این زمینه باشند.

9- تفویض بهتر کارها

حتی بهترین مدیران هم نمی‌توانند تمامی کارها را خودشان انجام دهند و باید بتوانند کارها را به سایر اعضای تیم خود بسپارند. تفویض کارها به مدیران امکان می‌دهد تا توانایی‌های تیم خود را نیز تقویت کنند. به علاوه واگذاری کارها باعث می‌شود تا کارکنان بدانند که به آنها اعتماد دارید. البته برای تفویض کارها باید بتوانید برای هر کار، انتظارات خود را به طور روشن و دقیق تعیین کرده و افراد مناسب را برای انجام آنها انتخاب کنید.

10- شناسایی و حل تعارضات تیمی

تعارضات بین اعضا، می‌تواند هر تیمی را نابود کند. اختلافات تیمی نه تنها می‌تواند ارتباط بین اعضای تیم را مختل کند، بلکه آنها را از کار برای رسیدن یک هدف مشترک بازمی‌دارد. شناسایی تضادها در زمان مناسب و انجام اقدامات لازم برای حل آنها، می‌تواند تیم‌ها و کسب و کار را از عواقب آن نجات دهد. به همین دلیل مهارت شناسایی و حل تعارضات تیمی، چیزی است که نمی‌توانید نادیده بگیرید. یک مدیر موفق باید بر حل و فصل تضادهای تیمی تأکید کند. در غیر این صورت، این تضادها  می‌تواند بر کسب و کار تأثیر منفی بگذارد و برای آن هزینه زیادی داشته باشد.

11- پذیرش ایده‌های تیم

یک مدیر خوب می‌داند که برای تقویت روحیه تیم باید مشارکت آنها را تقویت کند. یکی از راه‌های افزایش مشارکت اعضای تیم این است که گاهی اوقات، به جای پافشاری بر نقشه‌ها و برنامه‌های خود، از ایده‌های اعضای تیم خود استفاده کرده و آنها را اجرا کنید. این کار باعث می‌شود تا اعضای تیم شما احساس کنند که کارشان ارزشمند است. بنابراین شما باید همیشه ایده‌های آنها را بشنوید و به آنها فرصت دهید تا خلاقیت خود را بیان کنند. مدیرانی که به نظر کارکنان خود اهمیت می‌دهد، فضایی را ایجاد می‌کند که در آن همه افراد می‌توانند آزادانه ایده‌های خود را مورد بحث قرار دهند.

12- در دسترس بودن

یکی از ابتدایی‌ترین ویژگی‌هایی که از یک مدیر انتظار می‌رود این است که به کارکنان خود نزدیک باشد و برقراری ارتباط با وی آسان باشد. در دسترس بودن مدیران، کارکنان را تشویق می‌کند که با آنها تعامل داشته باشند و افکار خود را بدون هیچ مشکلی با آنها به اشتراک بگذارد. بنابراین ضروری است که یک مدیر تیم یاد بگیرد که برای کارکنان قابل دسترس‌تر باشد و شکاف بین خود و آنها خود را از بین ببرد.

13- مدیریت موثر زمان

یکی از برجسته‌ترین مهارت‌های یک مدیر تیم، تعیین زمانبندی کارها برای سایر اعضای تیم است. یک مدیر تیم خوب، می‌داند که وظایف مهم اغلب تحت الشعاع وظایف فوری قرار می‌گیرند و انبوه کارهای مختلف ممکن است باعث به هم خوردن اولویت آنها شود. بنابراین، یک مدیر تیم خوب باید برای دستیابی به موفقیت بلندمدت، باید مدیریت زمان خود و تیم را در اولویت قرار دهد.

کلام آخر

در این مقاله با اهمیت مدیریت تیم و مهارت‌های اصلی لازم برای آن آشنا شدید. بخش زیادی از این مهار‌ت‌ها نیاز به آموزش دارند. اما بخشی از آنها نیز با استفاده از ابزارهای مختلف تقویت می‌شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از این ابزارهاست که می‌تواند مدیریت تیم را برای شما تسهیل کند. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار، می‌توانید.