تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری در مدیریت زنجیره تامین (SCM)

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

در روش سنتی، اجرای فرآیندهای مدیریت زنجیره تأمین مانند مدیریت موجودی، ردیابی وضعیت سفارش‌ها، پشتیبانی مشتریان و … به صورت دستی انجام می‌شد که کاری سخت و زمان‌بر بود. اما امروزه شما می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به اشکال مختلفی از جمله با خودکارسازی فرآیندها به بهبود ارتباط با تأمین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و مشتریان، تسریع سفارشات، ارائه خدمات بهتر و افزایش بهره‌وری در مدیریت زنجیره تأمین کمک کنید. در این مقاله ضمن تعریف مدیریت زنجیره تأمین، به بررسی تأثیر استفاده از اتوماسیون اداری در بهبود مدیریت زنجیره تأمین و مقایسه آن با نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین خواهیم پرداخت.

منظور از مدیریت زنجیره تأمین (SCM) چیست؟

مدیریت زنجیره تأمین یا Supply Chain Management به مجموعه فعالیت‌ها و روش‌هایی گفته می‌شود که برای مدیریت تأمین مواد اولیه، تولید، توزیع و فروش محصولات یک شرکت نیاز است. این فرایند، از اولین مرحله تولید تا زمانی که محصول به دست مشتریان می‌رسد را شامل می‌شود. مدیریت دقیق زنجیره تأمین برای موفقیت یک کسب و کار ضروری است.

برای مدیریت بهینه زنجیره تأمین، از روش‌ها و استراتژی‌های مختلفی در کنار یکدیگر استفاده می‌شود که از جمله آنها می‌توان به برنامه‌ریزی تقاضا، مدیریت تأمین مواد اولیه، مدیریت تولید، مدیریت موجودی، تدارکات (مدیریت حمل و نقل)، مدیریت بازاریابی و فروش، مدیریت ارتباط با مشتریان و مدیریت زمان و هزینه‌ها اشاره کرد. بنابراین باید در نظر داشته باشید که لجستیک تنها یکی از اجزای تشکیل دهنده زنجیره تأمین است.

مدیریت زنجیره تأمین به کمک روش‌ها و استراتژی‌های فوق، به دنبال بهبود عملکرد شرکت، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت، افزایش سرعت تحویل، بهبود خدمات به مشتری و افزایش سودآوری است. برای مثال، با برنامه‌ریزی دقیق تقاضا می‌توان از تولید بیش از حد و همچنین تحویل دیرهنگام محصولات به مشتریان جلوگیری کرد. همچنین، با بهبود مدیریت انبار و لجستیک، می‌توان هزینه‌های مربوط به نگهداری موجودی کالا و هزینه‌های حمل و نقل را کاهش داد. اما پیش از اینکه به تأثیر اتوماسیون اداری بر مدیریت زنجیره تأمین بپردازیم، لازم است ابتدا تفاوت آن را با نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین بدانیم. به همین خاطر در ادامه به تعریف نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین و تفاوت آن با اتوماسیون اداری می‌پردازیم.

نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین چیست؟

نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین ابزاری است که برای اجرای تراکنش‌های زنجیره تأمین، مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان و کنترل فرآیندهای آن به صورت دیجیتالی استفاده می‌شود. نرم‌افزارهای SCM به دیجیتالی کردن طیف گسترده‌ای از فعالیت‌های کسب و کار، از توسعه و تولید محصول گرفته تا پردازش سفارش‌ها و تحویل به مشتری نهایی کمک می‌کنند. با کمک سیستم‌های SCM، خرده‌فروشان می‌توانند گردش کار خود، عملکرد زنجیره تأمین و کارایی هزینه‌هایشان را بهبود ببخشند. کاربرد اصلی این نرم‌افزارها در جهت اتوماسیون بخش‌های مختلف زنجیره تأمین است و از الگوریتم‌هایی خاصی در جهت بهبود روندهای این زنجیره کمک می‌گیرند. این نرم‌افزارها همچنین توسط کلیه طرف‌های دخیل در زنجیره تأمین از جمله تأمین‌کنندگان مواد اولیه، تولید کنندگان، عمده فروشان، ارائه دهندگان خدمات حمل و نقل و لجستیک و خرده فروشان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

برخی از کارکردهای رایج نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین عبارتند از: مدیریت زنجیره تأمین (از جمله تعیین سطح موجودی‌های مواد اولیه، محصولات تولید شده و قطعات یدکی)، مدیریت سفارشات (ثبت و قیمت‌گذاری خودکار و زمان‌بندی تأمین)، مدیریت تدارکات (یافتن تأمین‌کنندگان و انجام پرداخت‌ها) و لجستیک (مدیریت هماهنگ‌سازی توزیع و تحویل). قابلیت‌ها و امکانات رایج این نرم‌افزارها نیز شامل مدیریت دارایی‌ها، مدیریت قراردادها، مدیریت قراردادهای خرید، کنترل عملکرد سازندگان، ارزیابی تأمین‌کنندگان، خودکارسازی فرآیند توزین و باسکول در زنجیره تأمین، خودکارسازی فرآیند حمل و نقل در زنجیره تأمین، مدیریت سفارشات، برنامه‌ریزی خرید و تدارکات.

ابزارهای مدیریت زنجیره تأمین مانند نرم افزارهای SCM، مزایای زیادی برای کسب و کارها دارند. آنها ضمن خودکارسازی وظایف خسته‌کننده و زمان‌بر مربوط به این زنجیره مانند پردازش سفارش‌ها، پرداخت صورت‌حساب‌ها و ردیابی موجودی دارای مزایای دیگری مانند بهینه‌سازی فرآیندهای زنجیره تأمین، ساده‌سازی حمل و نقل، کاهش خطرات رایج مربوط به زنجیره تامین و تقویت مدیریت موجودی هستند. همچنین، نرم‌افزارهای مدرن مدیریت زنجیره تأمین عموماً به صورت ابری عرضه می‌شوند و امکانات آنها به صورت دائم و به‌سادگی به روز می‌شود.

آیا نرم‌افزار SCM، فرآیندهای زنجیره تأمین را خودکارسازی می‌کند؟

اولین سوالی که برای درک تفاوت میان نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین و اتوماسیون اداری لازم است این است که آیا نرم‌افزارهای مدیریت زنجیره تأمین توانایی خودکارسازی فرآیندهای زنجیره تأمین را دارند؟ پاسخ این سوال مثبت است. نرم‌افزار SCM اساساً برای کمک به کسب و کارها در بهینه‌سازی و ساده‌سازی فرآیندهای زنجیره تأمین خود، از برنامه‌ریزی و تدارکات گرفته تا تولید و توزیع، طراحی شده است و می‌تواند بسیاری از فرآیندهای مرتبط با مدیریت زنجیره تأمین را خودکارسازی کند. برخی از این موارد خودکارسازی عبارتند از:

1. برنامه‌ریزی تقاضا: نرم‌افزار SCM می‌تواند از داده‌های تاریخی و تکنیک‌های مختلف برای پیش‌بینی برای میزان تقاضای محصولات استفاده کند.
2. مدیریت موجودی: نرم‌افزار SCM می‌تواند به طور خودکار میزان موجودی مواد اولیه و محصولات نهایی را ردیابی کند و هنگامی که سطح موجودی از یک آستانه خاص پایین می‌آید، هشدارها را راه‌اندازی کند.
3. مدیریت سفارش خرید: نرم‌افزار SCM می‌تواند ایجاد و مدیریت سفارشات خرید را خودکار کند و فرآیند خرید را ساده کند.
4. لجستیک و حمل و نقل: نرم‌افزار SCM می‌تواند مسیریابی و برنامه‌ریزی محموله‌ها را خودکار کند و همچنین جابجایی کالاها را در زمان واقعی ردیابی کند.

بنابراین، پلت‌فرم‌های پیشرفته مدیریت زنجیره تأمین مجهز به امکاناتی برای اتوماسیون و خودکارسازی وظایف خسته‌کننده و زمان‌بر مربوط به این زنجیره، مانند پردازش سفارش‌ها، پرداخت صورت‌حساب‌ها و ردیابی موجودی هستند. خودکارسازی این کارهای تکراری نه تنها ظرفیت کاری نیروی انسانی سازمان، بلکه دقت عملیات زنجیره تأمین شما نیز را افزایش می‌دهد. همچنین، نرم‌افزار SCM می‌تواند به کسب‌وکارها در صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطر خطاها با خودکار کردن وظایف روزمره، به عملیات زنجیره تأمین کمک کند.

آیا نرم‌افزار BPA می‌تواند به مدیریت زنجیره تأمین کمک کند؟                 

سوال دیگری که باید پاسخ داده شود این است که نرم‌افزار BPA چگونه می‌تواند به مدیریت زنجیره تأمین کمک کند؟ اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا BPA می‌تواند به چندین روش به مدیریت زنجیره تأمین یا SCM کمک کند. نرم‌افزار BPA با استفاده از فناوری به خودکارسازی کارهای دستی، تکراری و مبتنی بر قانون می‌پردازد و می‌تواند به بهبود کارایی، دقت و سرعت فرآیندهای کسب و کار کمک کند. برخی از راه‌هایی که یک نرم‌افزار BPA می‌تواند به SCM کمک کند عبارتند از:

• ساده‌سازی گردش‌های کاری: نرم‌افزار BPA می‌تواند بسیاری از گردش‌های کاری زنجیره تأمین، مانند پردازش سفارش، مدیریت موجودی و مدیریت تدارکات را خودکار کند و متعاقباً می‌تواند به کاهش تاخیرها و خطاها کمک کند.
• افزایش دید: نرم‌افزار BPA نظارت لحظه به لحظه را بر فرآیندهای زنجیره تأمین فراهم می‌کند و به این ترتیب کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا سطوح موجودی را ردیابی کنند، بر عملکرد تأمین‌کنندگان نظارت کنند و به هر مشکلی به سرعت پاسخ دهند.
• افزایش همکاری: نرم‌افزار BPA می‌تواند به بهبود همکاری بین تیم‌های مختلف درگیر در زنجیره تأمین، مانند تدارکات، تولید و پخش، از طریق خودکارکردن ارتباطات و اشتراک داده‌ها کمک کند.
• کاهش هزینه‌ها: نرم‌افزار BPA می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا با خودکارسازی وظایف تکراری و کاهش نیاز به کار دستی، هزینه‌های مرتبط با مدیریت زنجیره تأمین را کاهش دهند.

بنابراین نرم‌افزار BPA می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا فرآیندهای زنجیره تأمین خود را با خودکارسازی وظایف تکراری، بهبود تصمیم‌گیری، تقویت کار گروهی و کاهش هزینه‌ها بهینه کنند.

تفاوت نرم‌افزارهای BPA و SCM در خودکارسازی فرآیندهای زنجیره تأمین کدام است؟

همانطور که خواندید، هم نرم افزارهای SCM و هم نرم‌افزارهای BPA می‌توانند فرآیندهای زنجیره تأمین را خودکارسازی کنند. در این صورت، شاید بپرسید تفاوت آنها در مورد خودکارسازی فرآیندهای زنجیره تأمین چیست؟

در حالی که نرم‌افزارهای SCM و BPA هر 2 می‌توانند فرآیندهای زنجیره تأمین را خودکار کنند، تفاوت‌های کلیدی بین آنها وجود دارد. نرم‌افزارهای SCM به طور خاص برای مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای زنجیره تأمین، از جمله تدارکات، تولید و مدیریت موجودی طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها به طور معمول شامل ویژگی‌هایی مانند برنامه‌ریزی تقاضا، مدیریت سفارش‌ها، مدیریت انبار، مدیریت حمل و نقل و مدیریت تأمین‌کننده هستند که همگی در بهبود کارایی و اثربخشی زنجیره تأمین موثر هستند. بنابراین نرم‌افزار SCM یک راهکار جامع برای مدیریت کل زنجیره تأمین، از تأمین مواد اولیه گرفته تا تحویل محصولات نهایی به مشتریان ارائه می‌دهد.

در مقابل، نرم‌افزار BPA برای خودکارسازی طیف گسترده‌ای از فرآیندهای کسب و کار طراحی شده است و علاوه بر فرآیندهای زنجیره تأمین شامل فرآیندهای کاری سایر واحدهای سازمان مانند امور مالی، منابع انسانی و خدمات مشتریان نیز می‌شود. نرم‌افزار BPA معمولاً شامل قابلیت‌هایی مانند اتوماسیون گردش‌کار، مدیریت اسناد، یکپارچه‌سازی داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنهاست که می‌تواند به خودکارسازی وظایف روتین و ساده‌سازی فرآیندهای تجاری در سراسر سازمان شما کمک کند. از این منظر، نرم‌افزار BPA یک راهکار انعطاف‌پذیر و قابل شخصی‌سازی برای خودکارسازی تمامی انواع فرآیندهای کسب و کار است.

بنابراین، در حالی که نرم‌افزارهای SCM و BPA هر 2 می‌توانند فرآیندهای زنجیره تأمین را خودکار کنند، نرم‌افزار SCM به طور خاص بر مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده مربوط به زنجیره تأمین متمرکز است، در حالی که نرم‌افزار BPA بیشتر بر خودکارسازی فرآیندهای عمومی یک کسب و کار متمرکز است و می‌تواند طیف وسیع‌تری از فرآیندها را در سراسر سازمان خودکار کند. بنابراین گاهی نیز ممکن است در عملکرد این 2 نوع نرم‌افزار همپوشانی وجود داشته باشد.

به عنوان نمونه، برخی از فرآیندهایی که یک نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین (SCM) می‌تواند آنها را خودکار کند اما نرم‌افزار BPA (اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار) نمی‌تواند، عبارتند از 1- مدیریت موجودی (SCM می‌تواند به طور خودکار سطوح موجودی را ردیابی کند)، 2- مدیریت تدارکات (SCM می‌تواند فرآیند تدارکات، از جمله شناسایی و تأیید تأمین‌کنندگان، ارسال درخواست قیمت و پردازش سفارش‌های خرید را خودکار کند)، 3- مدیریت لجستیک: (SCM می‌تواند فرآیند برنامه‌ریزی و بهینه‌سازی مسیرهای حمل و نقل، ردیابی محموله‌ها و مدیریت انبار را خودکار کند)، 4- برنامه‌ریزی تقاضا (SCM می‌تواند فرآیند پیش‌بینی تقاضا برای محصولات را خودکار کند). 5- تجزیه و تحلیل زنجیره تأمین: (جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در کل زنجیره تأمین و شناسایی روندها و فرصت‌های بهبود آن).

تاثیر اتوماسیون اداری فراگستر در مدیریت زنجیره تأمین

تا به اینجای کار با شباهت‌ها و برخی تفاوت‌های کاربرد نرم‌افزارهای SCM و نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت زنجیره تأمین آشنا شدید. با این حال، مزایای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت زنجیره تأمین به خودکارسازی فرآیندهای آن محدود نمی‌شود. در ادامه، به عنوان یک نمونه به کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت زنجیره تأمین خواهیم پرداخت. این کاربردها را به طور کلی می‌توان به 2 دسته‌کلی تقسیم کرد: درون‌سازمانی و برون‌سازمانی.

• درون‌سازمانی

سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولاً به عنوان ابزاری برای خودکارسازی نامه‌نگاری‌ها، فرم‌ها، مستندات و ارتباطات در محیط اداری سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. منظور از کاربرد درون سازمانی اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت زنجیره تأمین نیز، استفاده از آن برای خودکارسازی نامه‌نگاری‌ها و فرآیندهای زنجیره تأمین است. به عنوان نمونه، کارخانه‌ای که یک خط تولید دارد، می‌تواند با استفاده از اتوماسیون اداری مکاتبات و گردش الکترونیکی فرم‌های مورد نظر خود، مثل فرم‌های زنجیره تأمین را با استفاده از این سامانه انجام دهند.

به این ترتیب، اگر خط تولید به خاطر یک کمبود در حال متوقف‌شدن باشد، کارکنان سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری می‌توانند درخواست‌های خود را به صورت فوری و دیجیتالی ارسال کنند تا از توقف خط تولید جلوگیری کنند. از سوی دیگر، کارکنان معمولاً به صورت شیفتی در خط تولید مشغول به کار هستند. با استفاده از اتوماسیون اداری، کارکنان دیگر نیازی به استفاده از سیستم‌های منابع انسانی مجزا برای تغییر شیفت خود نخواهند داشت.

در واقع می‌توان فایده اصلی درون سازمانی اتوماسیون اداری برای مدیریت زنجیره تأمین را یکپارچه‌سازی سیستم‌های سازمان دانست. در سازمانی که نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین را دارد، اما از سیستم اتوماسیون اداری بهره نمی‌برد، کارکنان برای اعمال درخواست‌های مرتبط با زنجیره تأمین خود باید وارد نرم افزار زنجیره تأمین بشوند. همینطور زمانی که می‌خواهند شیفت خود را تغییر دهند و یا فردی را جایگزین خود کنند، باید (در صورتی که چنین سیستمی داشته باشند) وارد سیستم منابع انسانی شوند. به همین ترتیب باید تمامی درخواست‌ها و فعالیت‌های دیگر خود را در سیستم‌های مجزا پیگیری کنند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر این قابلیت را به شما می‌دهد که بتوانید سیستم‌های مختلف سازمان را از طریق API به یکدیگر متصل کنید و به این وسیله، تمامی آیتم‌های فوق را از درون یک سیستم به صورت یکپارچه پیگیری و مدیریت کنید.

با استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری، کارکنان سازمان می‌توانند از همان‌جایی که نامه‌های خود را می‌بینند، درخواست تأمین قطعات مربوط به خط تولید مورد نظر خود را نیز بدهند، درخواست مرخصی خود را ثبت کرده و شفیت‌های خود را مدیریت کنند. بنابراین کاربرد درون سازمانی اتوماسیون اداری این است که می‌تواند خط تولید را فعال نگه داشته و حتی ارسال گزارشات روزانه خط تولید مانند گزارش میزان تولید را دیجیتالی و خودکارسازی کند. به عنوان نمونه سیستم اتوماسیون فراگستر این قابلیت را دارد که گزارشات خودکار تهیه کرده و هر روز به صورت اتوماتیک در کارتابل مدیر خط تولید قرار دهد.

• برون‌سازمانی

منظور از کاربردهای برون سازمانی اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت زنجیره تأمین، استفاده از زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی فراگستر است. در واقع می‌توان بهره‌گیری از زیرسیستم میز خدمت را مهم‌ترین استفاده نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر در زنجیره تأمین دانست. زیرا بخش مهمی از مدیریت زنجیره تأمین در ارتباط با پیمان کارها، تامین‌کنندگان و حتی درخواست‌کنندگان کالاها و مواد اولیه است. به عنوان نمونه کارخانه‌ای را در نظر بگیرید که دارای یک سیستم مدیریت زنجیره تأمین و یک سیستم اتوماسیون اداری است و فعالیت‌های درونی آن مکانیزه شده‌اند. با این حال این سازمان اگر بخواهد با تامین کننده‌ای در ارتباط باشد، چنین ابزاری در اختیار تأمین‌کننده نخواهد بود. زیرا تأمین‌کننده به عنوان یک عضو بیرونی خارج از سازمان، دارای کارتابل نبوده و به اتوماسیون دسترسی ندارد.

میز خدمت اتوماسیون اداری فراگستر به شما امکان می‌دهد تا علاوه بر کارتابل جامعی که در اختیار کارکنان سازمان شما قرار دارد، یک کارتابل نسبتا ساده‌تر برای افراد ثالثی مانند تأمین‌کنندگان که با سازمان شما در تعامل هستند داشته باشید. با زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی فراگستر، تأمین‌کننده می‌تواند از طریق پورتال مربوطه خود را معرفی کرده و به یک کارتابل اختصاصی دسترسی داشته باشد. سپس می‌تواند از طریق این کارتابل با اتوماسیون آن سازمان در ارتباط باشد. به عنوان نمونه اگر سفارش مواد اولیه مانند پیچ برای یک محصول صنعتی دارد، می‌تواند از طریق یک فرم یا یک نامه آن را پر کرده و برای مدیر خط تولید در سازمان ارسال کند.

نامه یا فرم مزبور در داخل سازمان به گردش درآمده و یک تأمین‌کننده می‌تواند از بیرون سازمان وضعیت درخواست خود را مشاهده و پیگیری کند. افراد داخل سازمان نیز که مسئول اجرای درخواست مربوطه هستند، می‌توانند ضمن انجام کار وظایف خود، اطلاع‌رسانی‌های مربوطه را در قالب نامه، یادداشت، پیامک و … برای تأمین‌کننده ارسال کنند. به این ترتیب، یک تأمین‌کننده یا مشتری می‌تواند با سازمان از طریق یک سازوکار الکترونیک به نام میز خدمت در ارتباط باشد.

کلام آخر

در این نوشتار با تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر بر بهبود مدیریت زنجیره تأمین آشنا شدید. در کنار تمام مواردی که خواندید، می‌توان گفت که مزیت اصلی استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت زنجیره تأمین این است که هم به تنهایی و هم در کنار سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم‌افزارهای SCM می‌تواند برای پیشبرد و بهبود فرآیندهای زنجیره تأمین در کسب و کار شما مورد استفاده قرار بگیرد.