ECE چیست و جایگزین ECE در سازمان های هلدینگ چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

ECE ابزاری است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز با نرم افزار اتوماسیون اداری به‌صورت الکترونیکی ارسال کنند. اگر می‌خواهید بدانید که پروتکل ECE چیست، چه کاربردهایی دارد و جایگزین آن چیست با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

همه ما می‌دانیم که بسیاری از امور درون سازمان‌ها امروزه با استفاده از مکاتبات و نامه‌نگاری‌های اداری صورت می‌گیرد و نامه‌های اداری هر سازمان، حجم زیادی از اطلاعات آن سازمان را شامل می‌شود. دلایل زیادی باعث شده که سازمان‌ها به نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری روی آورند که از جمله آنها می‌توان به حذف کاغذ و کاغذبازی از روندهای اداری، نگهداری بهتر اطلاعات، نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی، جستجو و دستیابی بسیار سریع‌تر به نامه‌ها و اسناد مورد نظر، عدم نیاز به گردش دستی نامه‌ها و مکاتبات و … اشاره کرد.

ECE چیست و چه کاربردهایی دارد؟

بسیاری از سازمان‌ها از اتوماسیون اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده می‌کنند. اما گاهی این دسته از سازمان‌ها نیز برای ارتباط با سازمان‌های دیگر مجبور به استفاده از کاغذ شوند. این امر یا به این علت است که سازمان دریافت‌کننده نامه از اتوماسیون اداری استفاده نمی‌کند، یا به این علت است که سازمان مذکور از یک سیستم اتوماسیون متفاوت استفاده می‌کند. زیرا سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت، از قالب‌های متفاوتی برای ارسال نامه‎‌ها و اطلاعات استفاده می‌کنند که برقراری ارتباط میان آنها را ناممکن می‌کند.

پروتکل ECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات، ابزاری است که  از یک قالب استاندارد مانند XML برای ایجاد ارتباط میان سازمان‌هایی که سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوتی دارند، استفاده می‌کند.

به عنوان نمونه در تصویر زیر می‌توانید نحوه مکاتبه و تبادل اطلاعات میان اتوماسیون اداری فراگستر با یک نرم افزار اتوماسیون دیگر در میان 2 سازمان با استفاده از پروتکل ECE مشاهده کنید:

شمائی از مکاتبه میان اتوماسیون فراگستر با یک اتوماسیون دیگر با پروتکل ECE

پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا Electronic Correspondence Exchange، در واقع توسط تعدادی از شرکت‌های سازنده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران و با هدف رفع چنین محدودیت‌هایی به وجود آمد.

بسیاری از سازمان‌های ایرانی از سامانه‌های متفاوتی برای اتوماسیون مکاتبات خود استفاده می‌کنند و هر کدام از آنها از دارای روش‌های مختلفی برای کدگذاری نامه و بسته‌های ارسالی و پایگاه‌های داده با ساختارهای متفاوت هستند. پروتکل ECE به این سامانه‌های متفاوت، اجازه می‌دهد به‌طور مستقیم تبادل مکاتبات و ارجاعات سازمانی داشته باشند. بنابراین اصلی‌ترین کاربرد پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه‌ و نرم افزار اتوماسیون اداری و برای تسهیل مکاتبات برون‌سازمانی است.

تاریخچه پروتکل ECE چیست؟

قبل از اینکه به معرفی جایگزین ECE در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری بپردازیم کمی عقب‌تر می‌رویم و به تاریخچه و دلایل شکل‌گیری این پروتکل می‌پردازیم. پس از بکارگیری برندهای مختلف اتوماسیون‌های اداری که توسط شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار توسعه داده شده بود، سازمان‌های ایرانی متوجه شدند که نیاز دارند تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز بصورت الکترونیکی ارسال نمایند. یعنی نیاز دارند تا نامه‌های بین سازمانی نیز از حالت کاغذی خارج شده و به صورت الکترونیکی درآید.

برای مثال اگر سازمان A قصد ارسال نامه‌ای به سازمان B دارد این نامه را به صورت الکترونیکی برای سازمان B ارسال نماید. خب این نیاز یک نیاز واقعی در دنیای مکاتبات اداری بود و نیازمند پاسخی از سمت شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار بود.

در ابتدا سازمان‌های تولیدکننده نرم‌افزار این امکان را فراهم کردند که درصورتیکه هر دو سازمان A و B هر دو از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری واحد استفاده می‌کنند؛ بتوانند نامه‌های بین سازمانی را برای همدیگر به صورت الکترونیکی ارسال نمایند. (قابلیت PTP)

اما باز همچنان برای بسیاری از سازمان‌های دیگر که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری یکسانی استفاده نمی‌کردند این مشکل پابرجا باقی مانده بود.

در نهایت در سال ۱۳۸۴ با هم‌فکری شرکت‌های مطرح حوزه اتوماسیون اداری، کارگروه نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری انجمن شرکت‌های انفورماتیک اولین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات یا همان ECE را به تصویب رساند. پس از آن، سازمان‌هایی که از اتوماسیون اداری‌های مختلفی استفاده می‌کردند نیز توانستند نامه‌های بین سازمانی خود را به صورت الکترونیکی برای یکدیگر ارسال نمایند.

نحوه کارکرد پروتکل ECE چگونه است؟

پروتکل ECE برای تبادل الکترونیکی اطلاعات و مکاتبه میان سازمان‌هایی که سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوتی دارند، از یک قالب یکسان با فرمت XML استفاده می‌کند. یعنی نامه‌ها و مکاتبات شما را در فرمت مذکور کدگذاری کرده و با قالبی خاص ارسال می‌کند. استفاده موفق از ECE مستلزم این است که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مورد استفاده در هر 2 سازمان، از این پروتکل پشتیبانی کنند. این تبادل اطلاعات علاوه بر اینکه با قالب و فرمت یکسان انجام می‌شود، برای حفظ امنیت به صورت رمزگذاری شده صورت می‌پذیرد.

به این ترتیب، مکاتبات و اطلاعات ارسالی ابتدا رمزگذاری می‌شوند؛ سپس از طریق یک آدرس ایمیل به سرور سازمان مقصد، ارسال می‌شوند. پس از دریافت ایمیل، مجدداً محتوای دریافتی رمزگشایی می‌شود و توسط سامانه اتوماسیون اداری سازمان مقصد به فرمت یک نامه اداری تبدیل و ثبت می‌شود. یکی از نمونه‌های موفق استفاده از پروتکل، زیرسیستم پروتکل ارتباطی ECE در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر است که توانسته است دقت، سرعت و سهولت در پیگیری تعاملات بین سازمانی را در این سامانه افزایش دهد.

جایگزین بهتر پروتکل ECE در سازمان‌های هلدینگ کدام است؟

پروتکل ECE با اینکه توانست امکان ارسال نامه‌ بین سازمان‌های مختلف را برقرار کند؛ نواقص و اشکالاتی نیز داشت که مهم‌ترین آن عدم دربرگیری لیست ارجاعات، پیگیری‌ها و اقدامات انجام شده بر روی نامه بود که در ادامه به این موارد خواهیم پرداخت.

در واقع ارتباط بین دو سازمان از طریق پروتکل ECE به صورت آنلاین و بنوعی از طریق ایمیل صورت می‌گیرد. بنابراین، ارجاعاتی که بر روی یک نامه ایجاد می‌گردد در ECE منعکس نمی‌شود. این مورد باعث ناکارآمدی ECE در سازمان‌های هلدینگی شده است.

البته برای رفع این مشکل در سطح ملی سامانه‌های مختلفی پیشنهاد و حتی به مرحله پیاده‌سازی نیز رسید از جمله سامانه‌های سیتاد، سپاد، رصد و … که با این هدف ایجاد گردید که هر ارجاعی بر روی نامه ایجاد شد در دیتابیس مرکزی آپدیت شود، اما تقریبا می‌توان گفت همگی با شکست روبرو شدند و هیچکدام موفق نبودند.

فرض کنید شما سازمان هلدینگ بزرگی دارید که شامل چندین شرکت زیرمجموعه است و هر شرکت زیرمجموعه نیز به صورت مستقل ولی تحت رهبری سازمان مادر و مانند یک بازو برای اهداف کلی مجموعه در تلاش است. حتی ممکن است شرکت‌های زیرمجموعه هر کدام در نقاط جغرافیایی مختلف و دور از هم قرار گرفته باشند.

برای مثال ممکن است هر کدام از شرکت‌های زیرمجموعه در یک استان مستقر باشد. یک وزارت‌خانه به همراه سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه آن و یا یک بانک به همراه شعب مختلف آن و بسیاری دیگر از سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی. در این حالت برای پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان و روش‌های ارتباطی بین آنها، سه راه دارید که در ذیل به بررسی هرکدام می‌پردازیم.

برای آشنایی با زیرسیستم چندسازمانی فراگستر می‌توانید فیلم زیر را مشاهده کنید:

انواع روش‌های نصب و راه‌های ارتباطی بین اتوماسیون اداری در سازمان‌های هلدینگ

– نصب اتوماسیون‌های اداری متفاوت و ارتباط با سازمان‌های زیرمجموعه از طریق پروتکل ECE

راه اول اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه هرکدام اتوماسیون‌های اداری از برندهای متفاوت داشته و از طریق پروتکل ECE با همدیگر در ارتباط باشند.

مزایای استفاده از پروتکل ECE برای ارتباط میان سازمان‌های یک هلدینگ:

1. تسریع و تسهیل ارسال نامه‌های برون سازمانی
2. قابلیت بکارگیری در سامانه‌های اتوماسیون اداری با معماری‌ها و فناوری‌های متفاوت
3. امکان ارسال نامه‌ها و اسناد با امضای الکترونیک
4. رمزگذاری داده‌ها

معایب استفاده از پروتکل ECE برای ارتباط میان سازمان‌های یک هلدینگ:

اما زمانیکه یکی از شرکت‌های زیرمجموعه یا شرکت مادر بخواهد به شرکتی دیگر از خود هلدینگ نامه‌ای از طریق ECE ارسال کند، با مشکلات زیر روبرو خواهد شد:

1. عدم پیگیری اقدامات صورت گرفته در مراحل بعدی آن نامه
2. عدم قابلیت مشاهده وضعیت نامه ارسال شده
3. شرکت زیرمجموعه می‌تواند هر گزارشی که مدنظر خود باشد را در قالب یک نامه به صورت ECE به سازمان مادر و یا شرکت درخواست‌کننده ارسال کند!
4. بسیاری از روندها و ارجاعات نامه قابل پیگیری نمی‌باشد

– نصب اتوماسیون اداری واحد در سرورهای مجزا و ارتباط با سازمان‌های زیرمجموعه از طریق پروتکل ECE یا PTP

راه دوم اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه همگی از یک برند اتوماسیون اداری استفاده نمایند. ولی ساختار اتوماسیون استفاده شده به نحوی باشد که می‌بایست برای هر شرکت از هلدینگ یک نسخه جداگانه از نرم‌افزار بر روی سروری مجزا به همان شرکت نصب گردیده و سازمان‌ها هر کدام نیز به صورت جداگانه در نرم‌افزار تعریف گردند و ارتباط شرکت‌ها با یکدیگر از طریق پروتکل ECE یا PTP باشد.

مزایای استفاده از پروتکل PTP برای ارتباط میان سازمان‌های یک هلدینگ:

در این حالت مانند روش اول سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه هرکدام نامه‌های درون سازمانی خود را می‌توانند به راحتی ایجاد، ارسال و پیگیری کرده و از موقعیت نامه در هر لحظه آگاه شوند. اما بدلیل اینکه از یک برند مشخص اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، می‌توانند از طریق PTP نیز به ارسال نامه در بین سازمان‌ها بپردازند و از این لحاظ نیازی به استفاده از ECE نخواهند داشت.

معایب استفاده از پروتکل PTP برای ارتباط میان سازمان‌های یک هلدینگ:

بدلیل اینکه همچنان راه ارتباطی بین سازمان‌ها از طریق یک پروتکل واسط مثل ECE یا PTP می‌باشد؛ مانند حالت قبلی سابقه نامه با ارسال به سازمانی دیگر از بین رفته و قابل ردیابی نخواهد بود.

قابلیت PTP چیست و چه تفاوتی با ECE دارد؟

در واقع PTP قابلیتی است که اگر دو سازمان متفاوت از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری یکسانی استفاده نمایند می‌توانند با استفاده از این قابلیت نامه‌های بین سازمانی خود را به یکدیگر ارسال نمایند.

– نصب اتوماسیون اداری واحد در سرورهای متمرکز و ارتباط از طریق بستر نرم افزار

راه سوم اینکه سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه همگی از یک اتوماسیون واحد استفاده نمایند؛ ولی ساختار اتوماسیون استفاده شده به نحوی باشد که بتوان برای کل مجموعه هلدینگ نرم‌افزار اتوماسیون واحدی بر روی یک یا چند سرور متمرکز نصب کرد و در آن اتوماسیون بتوان سازمان مادر و شرکت‌های زیرمجموعه را یکجا تعریف نمود.

به این ترتیب هر شرکت به صورت مستقل ساختار سازمانی جداگانه خود را داشته؛ اما در عین حال تحت رهبری سازمان مادر می‌باشد.

در این حالت حتماً سیستم اتوماسیون اداری باید به نحوی طراحی شده باشد که بتوان برای هر سازمان زیرمجموعه، یک راهبر (Admin) مستقل تعریف کرد و برای سازمان مادر نیز یک فراراهبر (Super Admin) تعریف کرد. برخی از مزایای این روش عبارتند از:

• هر شرکت و سازمان زیرمجموعه می‌تواند بر داده‌ها و اطلاعات خود حاکمیت داشته باشد و نامه‌ها و اطلاعات خود را به نحوی مدیریت نمایند که سایر سازمان‌های هلدینگ به آن دسترسی نداشته باشند
• نامه‌های بین سازمانی قابلیت رهگیری و مشاهده ارجاعات و سوابق را دارا می‌باشند

در فیلم زیر با نحوه ارتباط بین سازمانهای زیرمجموعه هلدینگ از طریق نصب متمرکز و قابلیت چندسازمانی آشنا میشوید.

آیا می‌توان نتیجه گرفت وجود ECE در نرم‌افزار اتوماسیون اداری  ضروری نیست؟

خیر، قطعاً پاسخ این سوال منفی است و یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب حتماً باید از پروتکل ECE پشتیبانی کند. چرا که سازمان‌های بسیاری در سطح کشور وجود دارند که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و یکی از راه‌های مرسوم برقراری ارتباط با این سازمان‌ها و ارسال نامه‌ها و مکاتبات اداری برای آن‌ها همین پروتکل ECE است. پس عدم پشتیبانی از پروتکل ECE در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نشانه ضعف آن است.

بنابراین وجود آن در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تا زمانی که جایگزین بهتری برای آن ارائه نشده، ضروری است.

پروتکل ECE برای کدام سازمان‌ها ناکارآمد است؟

همانطور که اشاره کردیم، پروتکل ECE برای سازمان‌های هلدینگی و دارای زیرمجموعه ناکارآمد است. قابلیت پشتیبانی چندسازمانی یک راه‌کار بهتر، امن‌تر و سریع‌تر برای این گونه سازمان‌هاست.

سازمان‌های هلدینگ بایستی از اتوماسیون‌هایی استفاده نمایند که قابلیت پشتیبانی چندسازمانه به صورت متمرکز را داشته و با استفاده از مفاهیم Admin، Super Admin؛ اصول امنیتی و محرمانگی در کنار پیگیری کامل موارد لازم رعایت شده باشد.

کلام آخر

در این مقاله به بررسی جایگزین پروتکل ECE برای سازمانهای هلدینگ و دارای زیرمجموعه پرداخته‌ایم. اینگونه سازمان‌ها مانند بانکها، شهرداری‌ها، وزارت‌خانه‌ها و… بهتر است جهت انجام مکاتبات بین سازمانی و بین شعب خود از نصب متمرکز اتوماسیون اداری بهره گیرند. زیرا در این حالت با ایجاد یک یا چند سرور مرکزی در سازمان مادر، امکان حفظ سوابق نامه، رهگیری و پیگیری نامه، مشاهده ارجاعات داخل سازمانی و… امکانپذیر می‌باشد.