شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون فراگستر در گروه غذایی درنا
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
گروه صنایع غذایی درنا یکی دیگر از مشتریان بنام فراگستر است که از اوایل سال 1399، شروع به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر نمود. اکنون، بیش از 2 سال از استقرار و راه‌اندازی این پروژه در گروه صنایع غذایی درنا گذشته است و حدود 150 کاربر این مجموعه از این نرم افزار استفاده کرده و مکاتبات و فرآیندهای خود را بر روی بستر این سیستم انجام می‌دهند.
شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را از زبان آقای مهندس امیر زواری، مدیر فناوری اطلاعات شرکت درنا بشنوید:
عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها
لوگوی درنا
نام مشتری: گروه صنایع غذایی درنا
صنعت: صنایع غذایی
تعداد کاربران: 150 کاربر (150 کاربر همزمان)
زیرسیستم‌های ارائه شده به گروه صنایع غذایی درنا
- نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه تحت وب ۷ (شامل سامانه تبادل فایل، ارسال پیامک، گزارش ساز و …)
- فرم‌ساز و مدیریت فرآیندها
- نسخه موبایل PWA
- مدیریت مستندات
- مدیریت ارتباطات (شامل مدیریت فکس و مدیریت پست الکترونیک)
- امنیت
- مانیتورینگ
- رسانه سازمانی
- دانش نامه سازمانی
گروه صنایع غذایی درنا در یک نگاه
مجموعه صنایع غذایی درنا یک شرکت هلدینگ در حوزه مواد غذایی است که آغاز فعالیت آن به سال 1344 برمی‌گردد. این مجموعه طی سالهای پس از آن، شرکت بیسکو لارج را در کیلومتر 28 جاده مخصوص تهران – کرج تاسیس نموده و برند درنا را به خانواده کیک و کلوچه ایران معرفی نمود. در سال 1389 گروه صنایع غذایی درنا جهت نیل به اهداف حرفه‌ای خود و با هدف توزیع و فروش محصولات با برند درنا، شرکت اریکه درنا را بنا نهاد.
این شرکت تمامی فرآیند تولید، فروش، توزیع و پخش محصولات خود را به صورت انحصاری در داخل مجموعه خود انجام می‌دهد و حدود 1000 نفر در سطح کشور در آن به صورت مستقیم مشغول به کار هستند. گروه کارخانجات صنایع غذایی درنا در زمینه تولید انواع کیک، کلوچه، بیسکویت، کوکی، شکلات و … و بیش از هشتاد نوع محصول در اوزان و طعم‌های مختلف فعالیت می‌نماید و توانسته بیش از نیم قرن در تاریخ صنایع غذایی ایران اثرگذار باشد.
شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در گروه صنایع غذایی درنا
گروه صنایع غذایی درنا به دلیل گستردگی جغرافیایی در استان‌های مختلف ایران از جمله تهران، مازندران، گیلان، آذربایجان شرقی، فارس و … و با توجه به اینکه پخش سراسری محصولاتش را نیز مستقلاً انجام می‌دهد، دچار چالش‌های متعددی بود. این چالش‌ها شامل کندی مکاتبات اداری، سرعت پایین در پاسخ به درخواست پرسنل و یا مشتریان و صرف زمان زیاد برای گرفتن امضاها و تاییدها بود. سرعت پایین بایگانی و جستجوی اسناد نیز باعث افزایش بوروکراسی اداری در این مجموعه شده بود. بنابراین نیازمند ابزاری برای اتوماسیون کارهای اداری روزمره و تسهیل ارتباطات میان واحدهای مختلف خود بود.
این مجموعه، همچنین به دنبال یک راهکار یکپارچه بود که علاوه بر اتوماسیون مکاتبات اداری، دارای یک ابزار BPMS برای خودکارسازی فرآیندهای اداری، منابع انسانی، تولید و فروش باشد. در نتیجه، تصمیم به خرید نرم‌افزاری گرفتند که اتوماسیون اداری و BPMS را با هم داشته باشد. برای اینکار هم به سراغ محصولات خارجی و هم محصولات داخلی رفتند و سیستمهای متعددی را بررسی کردند. اما با توجه به شرایط تحریم و مشکلات مربوط به استفاده از نرم افزارهای خارجی، رو به محصولات داخلی آوردند. در نهایت با 5 مورد از برندهای مطرح محصولات اتوماسیون اداری در ایران مذاکره انجام دادند که نتیجه آن همکاری با شرکت فراگستر بود.
مزیت‌ها و فواید اتوماسیون فراگستر برای گروه صنایع غذایی درنا
اتوماسیون کسب و کار فراگستر هم در رابطه با فعالیت‌های داخلی گروه صنعتی درنا و هم در ارتباط با مشتریان خارج از سازمان، برای این مجموعه مفید بود. به طوری که از اتوماسیون اداری فراگستر برای مکاتبات و کارهای اداری داخل این سازمان و همینطور برای مکاتبات با عاملین و نمایندگان خارج از این مجموعه استفاده شد. نرم افزار BPMS فراگستر نیز هم در فرایندهای داخلی مجموعه و هم در فرایندهای فروش به مشتریان (مثل فرایندهای سفارش کالا و ارسال بار) بکار رفت.
از مزیت‌های مهم اتوماسیون اداری فراگستر برای مجموعه درنا این بود که توانستند گردش کارهای خود را استاندارد کنند تا کارها بتوانند سیستماتیک و خودکارسازی شوند. به همین ترتیب، باعث ایجاد نظم خوبی در تمامی فعالیت‌های واحدهای اداری، منابع انسانی و فروش شرکت و افزایش سرعت و کیفیت کارها شد.
در ادامه به شرح برخی از ویژگی‌های اتوماسیون اداری فراگستر که برای گروه صنایع غذایی درنا مفید واقع شد، می‌پردازیم:
کاربرپسندی نرم افزار
مجموعه درنا به دنبال استفاده از نرم افزاری بود که بکارگیری آن برای عموم پرسنل راحت باشد و بتوانند به راحتی از آنها استفاده کرده و سرعت انجام کارهای خود را بالا ببرند. کاربرپسندی بالای اتوماسیون اداری فراگستر این امکان را برای مجموعه درنا فراهم کرد. در واقع، رابط کاربری این نرم افزار طوری بود که کارکنان با هر سطحی از سواد و مهارت کامپیوتری به راحتی می‌توانستند با این نرم افزار ارتباط برقرار کنند. همچنین وجود لاگ در این نرم افزار و تابلو اعلانات باعث شد تا کمترین سوال و چالش را از سمت کاربران برای رفع و رجوع کارهای روزمره داشته باشند. همچنین،
رابط کاربری این نرم‌افزار به قدری طبیعی و بدیهی طراحی شده که پس از استقرار، کاربران تمام سوالاتی که داشتند در راستای پیشنهاد و ارتقای نرم‌افزار بوده و هیچ کسی نبود که بعد از طی کردن آموزش‌ها، موضوع یا آیتمی را فراموش کند.
سرعت بالای نرم افزار
یکی از مزایای اتوماسیون اداری فراگستر برای مجموعه درنا سرعت بالای این نرم افزار بود. به طوری که تحت وب بودن این نرم افزار باعث شد تا بتوانند آن را روی یک سرور قدرتمند و پرسرعت نصب کرده و با رایانش ابری و با سرعت بالا از آن استفاده کنند. به علاوه این نرم افزار بسیار سبک‌تر و کم‌مصرف‌تر از حد انتظار این مجموعه بود و تنها با 20 درصد از هزینه پیش‌بینی شده (جهت خدمات سرور) توانستند آن را به صورت ابری اجرا کنند.
پشتیبانی نرم افزار
یکی دیگر از مزیت‌های مهم نرم‌افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر از منظر مجموعه درنا، پشتیبانی قوی این نرم افزار بود. خدمات پشتیبانی فراگستر و رفع مشکلات احتمالی کاربران از روش‌های مختلفی شامل تماس تلفنی، سرویس از راه دور، ثبت تیکت پشتیبانی و حضور در محل مشتری انجام می‌شود. مجموعه درنا نیز عمدتاً با استفاده از سیستم تیکتینگ، سوالات خود را مطرح کرده و کارشناسان فراگستر در اسرع وقت با آنها تماس گرفته و پاسخگو بودند و اگر نیاز بود با استفاده از ریموت رفع مشکل انجام می‌شد. پشتیبانی فراگستر از نظر این مجموعه به قدری خوب بود که تا به حال نیازی به مراجعه حضوری نداشتند.
محمدهادی شفقتیان، مدیر منابع انسانی و اداری صنایع غذایی درنا، درباره پشتیبانی شرکت فراگستر می‌گوید:
در خصوص پشتیبانی چون من خودم به صورت مستقیم با بچه‌های فراگستر در تماس هستم واقعاً فوق‌العاده بوده. ما یکی از دلایلی که واقعا فراگستر رو خیلی جاها معرفی کردیم به خاطر پشتیبانی بوده … و در خصوص پشتیبانی واقعاً بچه‌های فراگستر مثل یک همکار همیشه در کنار ما حضور دارند.
نسخه موبایل PWA
نسخه موبایل این نرم افزار بسیار کامل بود و نیازهای پرسنل گروه صنایع غذایی درنا را در بیرون از سازمان پاسخگو بود.
مدیریت فرآیندها
یکی از نیازهای اصلی مجموعه درنا، استفاده از راهکاری بود که هم اتوماسیون اداری و هم BPMS را توامان با همدیگر و در بهترین کیفیت داشته باشد. محصولاتی که توسط این مجموعه بررسی شده بودند، بعضاً نرم افزار اتوماسیون اداری خوبی داشتند اما در مورد مدیریت فرآیندها و BPMS عملکرد ضعیفی داشتند یا بالعکس. فراگستر تنها شرکتی بود که هر 2 نرم افزار را در بهترین کیفیت ارائه می‌داد و باعث شد که این مجموعه بتواند فرآیندهای مورد نظر خود را به راحتی و بدون چالش در کنار اتوماسیون اداری خودکارسازی کند.
فراگستر در یک جمله
در نهایت، مهندس امیر زواری، مدیر فناوری اطلاعات گروه صنایع غذایی درنا در مورد فراگستر می‌گوید:
“یک نرم افزار کامل با پشتیبانی فوق العاده”.
