امکان کار گروهی روی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر ابزارهای و قابلیت‌های متنوعی برای تسهیل کار گروهی در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. یکی از این قابلیت‌ها که همراه با نسخه 7 این نرم‌افزار معرفی شده است، امکان کار گروهی روی هر نوع سند است. در ادامه این مقاله به معرفی این قابلیت و نحوه استفاده از آن می‌پردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
منظور از کار گروهی روی سند چیست؟
در بسیاری از کسب و کارها، کارکنان و افراد تیم احتیاج پیدا می‌کنند که برخی کارها را با مشارکت یکدیگر انجام داده و به صورت مشترک روی اسناد و فایل‌های پروژه‌ها کار کنند. برای این کار افراد معمولاً ناچار می‌شوند تا با ابزارهای ارتباطی مختلف، این فایل‌ها را برای یکدیگر ارسال کرده و هر بار پس از دانلود، ویرایش و اعمال تغییرات مورد نظر، آنها را بارگذاری کرده و برای یکدیگر ارسال کنند. نیاز به استفاده از ابزارهای متنوع، پراکندگی نسخه‌های اسناد و نیاز به دریافت و ارسال مکرر آنها باعث ناکارآمدی روش‌های سنتی کار گروهی روی اسناد می‌شود.
شرکت فراگستر چندین راه برای کار مشترک روی اسناد در اختیار کاربران قرار می‌دهد که شامل استفاده از زیرسیستم چت سازمانی (برای ارسال و دریافت اسناد و هماهنگی میان افراد)، زیرسیستم مدیریت مستندات و نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر می‌شود. روش آخر که “قابلیت کار گروهی روی سند” نام دارد، تمامی مشکلات ذکر شده را رفع می‌کنند.
این قابلیت که باعث تحولی در تسهیل کار تیمی روی اسناد شده است، به شما اجازه می‌دهد تا انواع اسناد مختلف را با استفاده از “قالب نامه سند” در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر برای سایر همکاران خود ارسال کنید و میان آنها به گردش بیندازید. در این صورت، هر یک از گیرندگان و فرستنده نامه می‌توانند در هر زمان، بدون نیاز به ارجاع یا ارسال مجدد نامه، آن را باز کرده و بر اساس سطح دسترسی خود، سند را ویرایش و تکمیل کنند. تمامی ویرایش‌ها با حفظ سوابق و بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل‌ها، در سامانه نگهداری می‌شوند.
قابلیت کار گروهی روی سند با استفاده از “قالب نامه از نوع سند” در اتوماسیون اداری فراگستر انجام می‌شود. به این معنی که شما می‌توانید هرگونه سند نظیر Word, Excel, PowerPoint و … را به عنوان بدنه نامه برای سایر اعضای تیم ارسال کنید تا از یکجا ویرایش شوند. به این ترتیب، بدون نیاز به رفت و برگشت یک سند، امکان کار گروهی روی آن فراهم می‌گردد.
نحوه کار گروهی روی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، برای کار گروهی روی سند در اتوماسیون اداری فراگستر باید از “قالب نامه از نوع سند” استفاده کنید. در ادامه، نحوه به اشتراک‌گذاری و کار گروهی روی یک سند در اتوماسیون اداری فراگستر را به صورت تصویری برای شما آورده‌ایم.
قدم اول:
برای به اشتراک گذاری سند در اتوماسیون اداری فراگستر کافیست تا در فهرست و منوی داخل کارتابل روی گزینه “نامه جدید” کلیک کرده تا لیست قالب‌های در دسترس برای شما نمایان شود. سپس باید در این فهرست جستجو کرده و یکی از انواع قالب‌های سند را برای نامه خود انتخاب کنید. در تصویر زیر به عنوان نمونه، “قالب سند صورتجلسه” را انتخاب میکنیم.
برای کار گروهی روی سند در اتوماسیون فراگستر، باید نامه آن را در “قالب سند” ایجاد کنیم
قدم دوم:
سپس باید مشابه هر نامه دیگر، گیرنده و موضوع نامه را انتخاب کنید. با این تفاوت که در این نامه شما می‌توانید مطابق تصویر زیر، با استفاده از گزینه “درج بدنه“، سند مورد نظر خود را به عنوان بدنه جدید نامه قرار دهید. همچنین می‌توانید بدنه پیش‌فرض نامه را با استفاده از گزینه “حذف بدنه”، پاک کنید.
در یک نامه با قالب سند، می‌توانید سند مورد نظر خود را به عنوان بدنه نامه درج کنید
پس از کلیک بر روی گزینه “درج بدنه“، پنجره ای مطابق تصویر زیر باز می‌شود که می‌توانید فایل سند مورد نظر خود را با Drag & Drop به عنوان بدنه جدید نامه به آن اضافه کنید.
الصاق فایل به عنوان بدنه نامه با Drag & Drop
قدم سوم:
در این صورت پس از الصاق شدن فایل مورد نظر به عنوان بدنه نامه، با تصویری مشابه زیر روبرو می‌شوید. در تصویر زیر شما می‌توانید فایل صورتجلسه یک شرکت را ببینید که به عنوان یک نامه برای گیرندگان ارسال شده تا اصلاحات و تغییرات مورد نظر خود را روی آن اعمال کنند.
نحوه ویرایش نامه در قالب سند قبل از ارسال
قدم چهارم:
برای اعمال تغییر در چنین فایلی، تا زمانی که ارسال نشده است، فرستنده نامه مطابق تصویر قبلی می‌تواند با کلیک بر روی گزینه “ویرایش نامه”، در متن سند تغییرات مورد نظر خود را اعمال کند. اما پس از شماره‌شدن و ارسال نامه، برای کار روی سند و ویرایش آن، کافیست تا هر یک از گیرندگان یا فرستنده نامه، مطابق تصویر زیر بر روی گزینه “ویرایش بدنه” کلیک کند تا بتواند فایل اصلی را با استفاده از نرم افزار مربوطه در کامپیوتر خود باز کرده و ویرایش کند.
نحوه ویرایش نامه ارسال شده در قالب سند پس از ارسال
در نهایت لازم به ذکر است که تمامی ویرایش‌های صورت گرفته روی سند (در اینجا بدنه نامه)، مطابق تصویر زیر از زبانه “تاریخچه بدنه” قابل دسترسی و دانلود است.
تمامی ویرایش‌های انجام شده روی سند از زبانه تاریخچه بدنه قابل مشاهده و دانلود است
قابلیت کار گروهی روی سند چه فایده ای دارد؟
اصلی‌ترین فایده این قابلیت در اتوماسیون اداری فراگستر، تسهیل کار گروهی است. قابلیت کار گروهی روی اسناد به اعضای یک تیم کمک می‌کند تا بهتر با یکدیگر همکاری کنند. همکاری و کار گروهی اساس هر کسب و کار موفق است، به همین دلیل این مزیت بسیار حیاتی است. دسترسی به اسناد کاری، اشتراک‌گذاری آسان‌تر آنها و ذخیره‌سازی نسخه‌های متعدد از آنها، به کارکنان سازمان امکان می‌دهد در صورت ارتکاب هر اشتباهی، بدون از دست دادن زمان یا نیاز به تلاش زیاد بتوانند به نسخه‌های قبلی اسناد رجوع کنند.
مقایسه امکان کار گروهی با قابلیت قفل سند در مدیریت مستندات فراگستر
اگر مطالب وبلاگ ما را دنبال کرده باشید، احتمالاً در مورد امکان قفل سند (check-in/check-out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی در نرم افزار مدیریت مستندات (نرم افزار بایگانی) فراگستر خوانده‌اید. این زیرسیستم به هر یک از افرادی که روی یک سند کار می‌کنند، امکان می‌دهد آن را هنگام ویرایش قفل کنند تا باعث تداخل چندین ویرایش همزمان و گم‌شدن یا پاک‌شدن برخی اطلاعات نشود. در این صورت شاید بپرسید که تفاوت “قابلیت کار گروهی روی اسناد” با “قابلیت قفل سند” چیست.
اصلی‌ترین تفاوت این 2 این است که قابلیت قفل سند مربوط به مرحله پس از به‌اشتراک‌گذاری یک سند است. به این معنی که پس از ایجاد فرصت کار گروهی روی یک سند، به شما امکان می‌دهد تا هنگام ویرایش اسناد، آنها را قفل (یا check-out) کنید تا بتوانید آنها را به طور انحصاری ویرایش کنید. سپس، با اتمام ویرایش می‌توانید سند مورد نظر را به بایگانی بازگردانده (check-in) و در اختیار سایر کاربران قرار دهید. به این ترتیب شما توانسته‌اید با منع دخالت سایر کاربران و نظارت بهتر بر تغییرات سند، از گم‌شدن اطلاعات جلوگیری کنید. البته، لازم است توجه کنید که “قابلیت قفل سند” از امکانات خاص سامانه مدیریت مستندات فراگستر بوده و شما نمی‌توانید آن را در نسخه پایه اتوماسیون پیدا کنید.
بنابراین، هنگام ویرایش اسناد اشتراکی در زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، در صورت قفل یا check-out، امکان ویرایش سند از سایر کاربران سلب می‌شود و تنها برای آنها قابل مشاهده خواهد بود. این در حالیست که در اتوماسیون اداری فراگستر و در قابلیت “کار گروهی روی یک سند”، شما نمی‌توانید سند را به طور انحصاری ویرایش کنید و هر شخصی که گیرنده نامه بوده و دسترسی به سند داشته باشد، می‌تواند آن را به طور همزمان ویرایش کند. به همین ترتیب، در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، شما می‌توانید ببینید که چه کسی مشغول ویرایش سند است، اما در قابلیت “کار گروهی روی یک سند”، چنین امکانی فراهم نیست.
شباهت این 2 قابلیت نیز است این است که با استفاده از هر 2 این امکانات می‌توان یک سند را به دفعات نامحدود ویرایش کرد. این در حالیست که یک نامه عادی در اتوماسیون اداری فراگستر پس از ثبت و شماره‌گذاری، قابلیت ویرایش برای کاربران را ندارد. به علاوه، در هر 2 مورد، با شروع ویرایش یک سند، نرم‌افزار به طور خودکار آخرین تغییرات را به عنوان یک نسخه جدید ثبت کرده و در یک فایل مجزا ذخیره می‌کند. به عبارتی، اسناد نسخه‌بندی می‌شوند و تمامی نسخه‌های قبلی نیز در سیستم حفظ می‌شود. همچنین، تاریخچه‌ای از این اسناد نمایش داده می‌شود که در آن، تغییرات آنها قابل پیگیری است.
کلام آخر
امکان” تعریف وایجاد قالب از نوع سند” یکی از قابلیت‌های مهم نسخه ۷ اتوماسیون فراگستر است که گام مهمی برای به اشتراک گذاری اسنادی مختلف و کار تیمی بر روی آنها با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. این قالب، به شما امکان می‌دهد تا اسناد کاری را با سایر همکاران خود به اشتراک گذشته و بدون نیاز به ارسال و دریافت مکرر، آنها را در بستر اتوماسیون اداری تحت وب، از هر زمان و مکانی به هر تعداد دفعاتی که نیاز باشد، ویرایش و بروزرسانی کنید. برای آشنایی بیشتر با امکانات خاص اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
