چگونه اسناد را بایگانی کنیم؟ بهینه‌ترین روش بایگانی اسناد کدام است؟
زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه
فعالیت های اداری مستلزم کار با حجم زیادی از اسناد سازمانی است. یکی از بهترین راه‌های مدیریت این اسناد، بایگانی کردن و دسته‌بندی آنهاست. در این مقاله در مورد روش‌های بایگانی و نحوه بایگانی اسناد در سامانه اتوماسیون فراگستر برای شما صحبت می‌کنیم.
یکی از ویژگی‌های هر نرم افزار سازمانی موفق این است که امکانات متعدد و جامعی را به‌صورت یکجا اختیار سازمان ها قرار می‌دهد. به‌عنوان مثال در نرم‌افزار Google Workspace شما می‌توانید به امکانات جانبی متعددی از قبیل برقراری تماس، پوشه‌های ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسات آنلاین و … در یک محیط کارتابل اصلی دسترسی داشته باشید. چنین حالتی باعث میشود که کاربران برای استفاده از قابلیت‌ها و امکانات مختلف گوگل، مجبور نباشند که از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شوند. اتوماسیون اداری فراگستر نیز به طور مداوم در حال اضافه‌کردن امکانات متعدد و ایجاد دسترسی به آنها در کارتابل سامانه است. یکی از این موارد، ایجاد دسترسی به امکانات مربوط به زیرسیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد با سرعت و به‌راحتی اسناد سازمانی خود را بایگانی کنند. در ادامه در مورد روش‌های بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت می‌کنیم.
مشاهده فهرست مطالب
بایگانی اسناد به چه معناست؟
اولین نکته‌ای که باید بدانید این است که بایگانی اسناد و مدارک به چه چیزی اشاره دارد.
بایگانی اسناد و مدارک فرآیندی است که طی آن پرونده‌هایی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره میشوند. کلمه کلیدی در تعریف اسناد در اینجا “راکد” است، زیرا اسنادی بایگانی میشوند که ثابت بوده و تغییر نمی‌کنند.
به عنوان مثال، زمانی که در حال عقد قرارداد با یک فروشنده هستید و چندین پیش‌نویس را تغییر داده و برای یکدیگر ارسال می‌کنید، با یک سند جاری سروکار دارید. اما به محض امضای قرارداد، یک سند دائمی و ثابت خواهید داشت.
انواع اسناد قابل بایگانی کدامند؟
پیش از پرداختن به انواع اسناد سازمانی، بیایید تعریفی از سند داشته باشیم. تعاریف مختلفی از سند آورده میشود، اما اساساً:
سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد. بنا به تعریف قانون مدنی ایران در ماده ۱۲۸۴ نیز، سند ″نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد.”
اسناد از نظر چرخه زندگی (جاری، راکد و ..)، ارزش، اعتبار قانونی (رسمی و غیر رسمی)، درجه حساسیت و محتوی به انواع مختلفی تقسیم‌بندی میشوند. اما آنچه ما اینجا دنبال آن هستیم، تقسیم‌بندی‌های انتزاعی نیست. بلکه منظور نمونه سندهای مختلفی است که می‌توانند بایگانی شوند.
با توجه به عمومیت تعریف سند می‌توان گفت اسناد قابل بایگانی شامل اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، نامه، صورتحساب، کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پروندهها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی، دفاتر و اسناد تجاری (دفتر روزنامه، دفاتر دارایی و دفتر کل و …)، پرونده‌های پرسنلی و سایر اسنادی که در سازمان‌ها تهیه شده و دارای ارزش نگهداری باشند، میشود.
انواع روش های بایگانی کدام است؟
انواع روش های بایگانی اسناد و مدارک در سازمان را می‌توان از ۲ منظر طبقه‌بندی کرد. یکی با توجه به روش‌های ذخیره‌سازی اسناد و دیگری با توجه به روش‌های طبقه‌بندی و چیدمان اسناد.
در دسته بندی بر اساس روش ذخیره‌سازی اسناد، ۳ راه اصلی برای بایگانی وجود دارد:
- ذخیره‌سازی سنتی
- ذخیره‌سازی دیجیتال
- ترکیب کاغذی و دیجیتال
در مقابل، دسته‌بندی بر اساس روش چیدمان و طبقه‌بندی اسناد، انواع مختلفی دارد. این روش‌ها با توجه به نیاز سازمان‌ها با یکدیگر تفاوت دارند. اصلی‌ترین این روش‌ها عبارتند از:
- روش الفبائی ساده و مرکب
- روش شماره گذاری متوالی
- روش جغرافیایی
- روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب
- روش شماره گذاری تاریخی
- روش شماره گذاری تلفیقی
انواع روش های بایگانی
در اینجا تنها به توضیح روش‌های بایگانی سنتی و بایگانی دیجیتال می‌پردازیم. آنچه در این مورد جلب توجه می‌کند، تفاوت میان این روش بایگانی سنتی و روش بایگانی دیجیتال است:
در روش سنتی، بایگانی اسناد اساساً مرتبط با مدیریت اسناد کاغذی است و افراد باید با نحوه بایگانی اسناد در زونکن آشنایی کامل داشته باشند. در این روش پس از به وجود آمدن، جمع‌آوری و طبقه‌بندی اسناد، آنها را در یک محل ایمن، در داخل یا خارج از سازمان ذخیره می‌کنند. این روش ذخیره‌سازی معمولاً در سازمان های بزرگ دولتی که ملزم به حفظ اسناد کاغذی هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش میزان بهره‌وری پایینی دارد و میزان آسیب پذیری و استهلاک آن نیز بیشتر از روش دیجیتال است. از دیگر معایب بایگانی دستی اسناد، جستجوی زمانبر و عدم دسترسی سریع مدیران به اسناد می‌باشد.
در روش بایگانی سنتی و کاغذی ابزارهای متعددی مورد استفاده قرار می‌گیرند. اینها ابزارهایی هستند که برای نگهداری از مدارک و اسناد کاغذی سازمان به‌کار می‌روند. این محصولات شامل زونکن، کلاسور، جعبه بایگانی، پوشه، اکسپندینگ فایل، پاکت، کلربوک (کلیربوک)، پوشه آویز، کلیپ فایل، پوشه کیسه‌ای (کاور)، فایل آویز و … میشوند که لازم است از جنس ضد رطوبت، با کیفیت و محکم باشند تا به خوبی از اسناد و مدارک مهم سازمان مربوطه نگهداری نمایند.
بایگانی دیجیتال بسیاری از مشکلات و دردسرها و پیچیدگی‌های بایگانی سنتی را حل کرده است. تا چند دهه پیش، ذخیره‌سازی اسناد در سازمان‌ها نیازمند ردیف‌ها و قفسه‌های بزرگ بایگانی، مصرف بالای کاغذ، صرف هزینه زیاد و استفاده از نیروی انسانی برای مدیریت این اسناد بود. خوشبختانه، به لطف فناوری‌های مدرن، اکنون، این امکان وجود دارد که تمام اسناد خود را با استفاده از یک اسکنر تبدیل به فایل‌های دیجیتالی کرده و آنها را ذخیره کنید. مزیت ذخیره‌سازی دیجیتال این است که باعث صرفه‌جویی در هزینه و فضای نگهداری اسناد میشود.
در گذشته، افراد زیادی مسئول بایگانی اسناد بودند. این افراد نظارت و کنترل برای دریافت و تحویل پروندهها و مکاتبات از قسمت‌های مختلف اداره، تشکیل پروندهها در برابر کدهای مشخص شده در بخش‌های مربوطه، شماره‌گذاری تمامی سوابق ارسال شده به بایگانی، تحویل گرفتن پروندهها و نامه‌ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده، برگ شماری و شماره‌گذاری پرونده‌های وارد به بایگانی، تعویض زونکن‌های فرسوده شده و پشت‌نویسی پروندهها و زونکن‌ها و بررسی زمان امحاء اوراق. این در حالیست که در روش دیجیتال، تمامی موارد این موارد توسط نرم‌افزارهای کامپیوتری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری، به صورت خودکار انجام میشود.
در روش بایگانی کاغذی که به صورت فیزیکی اتفاق می‌افتاد، نامه‌ها و اسناد وقتی بایگانی می‌شدند که کاملاً از چرخه گردش خارج شده بودند و پس از بایگانی دیگر کسی به آنها دسترسی نداشت. اما در سیستم‌های الکترونیکی بایگانی معنی و مفهوم دیگری پیدا می‌کند. به این معنی که بایگانی دسته‌بندی نامه‌ها از بابت موضوعی یا دیگر پارامترهای مدنظر سازمان است. در این حالت، بایگانی مانند یک برچسب است که روی نامه می‌چسبد و مشخص می‌کند که در کجا قرار دارد.
بایگانی در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟
یکی از بهترین نمونه‌های ابزارهای بایگانی دیجیتالی در ایران، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که با داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات یا نرم افزار بایگانی اسناد به شما اجازه می‌دهد تا انواع اسناد سازمانی خود را بایگانی و سطح دسترسی به آنها را تعیین کنید. یکی از قابلیت‌های مهم برای بایگانی در اتوماسیون فراگستر که در نسخه ۷ آن اضافه شد، ”تعریف و ایجاد قالب از نوع سند” بود که باعث ایجاد تحول بزرگی در به‌اشتراک‌گذاری اسنادی نظیر word ,excel, powerpoint و … به صورت تیمی در بستر اتوماسیون شد. عمده تفاوت قالب‌های از نوع سند با سایر قالب‌های نامه در امکان “قابل ویرایش بودن” آنهاست. به‌عبارتی فایل یا سند بارگزاری شده در قالب از نوع سند را می‌توان به تعداد n مرتبه ویرایش و بروزرسانی نمود.
بنابراین، بر اساس تعریف “بایگانی” که مربوط به “اسناد راکد” است، منظور از بایگانی این نوع اسناد در اتوماسیون فراگستر، تهیه نسخه پشتیبان از آنهاست و شما می‌توانید اسناد کار گروهی را بایگانی و در عین حال، ویرایش کنید. در واقع این از قابلیت‌های زیر سیستم مدیریت مستندات فراگستر است که زمانی که فایل یا سندی بارگزاری میشود به تعداد n مرتبه قابل ویرایش، بروزرسانی، قفل شدن و … است.
نحوه بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر
بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در 2 دسته اصلی شخصی و سازمانی صورت می‌گیرد. یعنی شما می‌توانید بر اساس سلایق و پارامترهایی که برایتان مهم است، یک دسته‌بندی و پوشه شخصی برای خودتان درست کنید. این نوع بایگانی اختصاص به شما دارد و برای سایر اعضاء سازمان قابل استفاده نخواهد بود و آنها بایگانی شخصی شما را نخواهند دید. نوع دیگر بایگانی، بایگانی سازمانی است که توسط مرجع مشخصی در سازمان تعریف میشود.
در هر حال برای بایگانی یک نامه یا سند روش‌های متعددی وجود دارد. 3 مورد اصلی از این روش‌ها عبارتند از:
- راست کلیک بر روی نامه
- انتخاب گزینه بایگانی از منوی بالای کارتابل
- استفاده از کلید میانبر
در ادامه راهنمای تصویری هر کدام از این موارد آورده شده است:
روش اول: بایگانی با راست کلیک روی نامه یا سند
همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، کافیست تا با خط زدن چک باکس کنار نامه آن را انتخاب کرده و روی نامه راست کلیک کنید. در فهرستی که ظاهر میشود یک گزینه برای بایگانی وجود دارد:
بایگانی با راست کلیک روی نامه یا سند
روش دوم: انتخاب گزینه بایگانی از منوی بالای کارتابل
همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، شما می‌توانید پس از انتخاب هر سند یا نامه، با استفاده از گزینه “بایگانی” در قسمت بالای کارتابل، سند مورد نظر خود را بایگانی کنید. اصلی‌ترین تفاوت این روش با روش قبلی این است که گزینه بایگانی در منوی کارتابل مختص فهرست نامه‌ها نیست و شما هنگام نگارش نامه جدید، هنگام خواندن یک نامه و حتی پس از ارسال یک نامه، به این گزینه دسترسی خواهید داشت.
بایگانی با انتخاب گزینه منوی بالای کارتابل
در تصویر بالا گزینه بایگانی سریع را نیز ملاحظه می‌کنید که در صورت تنظیم بایگانی سریع می‌توانید از آن استفاده کنید.
روش سوم: استفاده از کلید میانبر
این روش مختص بایگانی سریع است. شما می‌توانید با تنظیم یک کلید میانبر، نامه‌های مورد نظر خود را انتخاب کرده و با فشار دادن کلیدهایی بر روی کیبورد خود، آنها را بایگانی کنید. در تصویر زیر می‌توانید پنجره تنظیم یک کلید میانبر را برای بایگانی نامه ها و اسناد ملاحظه کنید.
بایگانی سریع با استفاده از کلید میانبر
آیا می‌دانستید که اتوماسیون اداری فراگستر روش‌های متعددی را برای بایگانی اسناد و مدارک، در اختیار شما قرار می‌دهد؟
برای بایگانی اسناد با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر، 2 ابزار در اختیار شما قرار دارد. یکی قابلیت‌های نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر برای بایگانی مکاتبات اداری است و دیگری مربوط به قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر است، که امکانات متنوعی را برای ذخیره‌سازی، دسته‌بندی و مدیریت انواع مستندات سازمانی در چرخه عمر آنها در اختیار شما قرار می‌دهد. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر، می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:
نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر چه امکاناتی برای بایگانی اسناد دارد؟
نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر قابلیت‌ها و امکانات متعددی برای بایگانی در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از مهم‌ترین این قابلیت‌ها عبارتند از:
- پوشه‌بندی اسناد بایگانی،
- امکان حفظ سوابق نسخه‌های مختلف یک سند،
- بایگانی خودکار به محض دریافت نامه
- امکان الصاق فایل از طریق اسکنر یا الصاق دستی بر روی سند،
- امکان تعریف الگوی شماره دهی سند،
- تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند
- عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون
- بایگانی و انتقال نامه‌ها با استفاده از Drag&Drop
- تعریف کلیدواژه‌ها (تگ‌های) متنوع و انتساب آنها به سند جهت دستیابی سریع‌تر به آنها،
- امکان درج چندین فایل در یک سند،
- امکان تعریف تنطیماتی برای کدگذاری خودکار اسناد،
- امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها و اسناد بر اساس واحد سازمانی یا پرسنل سازمان،
- تعریف بایگانی های متعدد،
- و بسیاری موارد دیگر
در این قسمت به شرح 3 مورد از این امکانات می‌پردازیم:
پوشه‌بندی اسناد بایگانی
یکی از امکانات زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، امکان ایجاد پوشه‌های بایگانی به صورت درختی و تعیین دسترسی برای آنهاست. در این حالت، با دسترسی دادن به یک سرشاخه، به کل زیر مجموعه‌های سرشاخه هم دسترسی داده میشود. علاوه بر این، می‌توانید تعیین کنید که برخی از این پوشه‌های بایگانی، مخصوص استفاده در یک واحد خاص مانند دبیرخانه باشند.
تعیین سطح دسترسی کاربران
در این نرم افزار امکان تعیین جزئیات دسترسی کاربران به این سامانه را نیز خواهید داشت. مثلاً می‌توانید تنظیم کنید که برخی پوشه‌های بایگانی از لحاظ دسترسی صرفاً قابل مشاهده باشند یا فقط یک نفر دسترسی برای استفاده از آن پوشه یا مشاهده محتوای آن را داشته باشد. همچنین می‌توانید تنظیم کنید تا افراد متعددی هر کدام فقط نامه های خودشان را بیینند یا همه نامه ها را ببینند. در واقع امکان ایجاد ترکیبی از اشکال مختلف دسترسی را خواهید داشت.
تعریف بایگانی‌های متعدد
هر چند در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر به ازای هر سازمان فقط یک بخش برای تعریف بایگانی وجود دارد، اما از آنجایی که این بایگانی می‌تواند به صورت درختی تعریف شود، این امکان وجود دارد که سرشاخه‌های متعددی ایجاد شود و هر یک از این سر شاخه‌ها زیر شاخه‌های مرتبط با خودش را داشته باشد. به این ترتیب می‌توانید هر کدام از این سرشاخه ها را به یک بایگانی خاص اختصاص دهید تا بایگانی‌های متعددی را برای سازمانتان تعریف و برای هر کدام نیز دسترسی‌ها و قوانین خاصی تنظیم کنید.
برای آشنایی بیشتر با نحوه بایگانی نامه ها و اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید ویدیوی زیر را مشاهده بفرمایید:
سوالات متداول مشتریان
بایگانی اسناد به چه معناست؟
به این معناست که پروندهها و اسنادی که راکد هستند و دیگر نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره میشوند. مانند سند قراردادی که امضاء و اجرا شده است.
کدام اسناد قابل بایگانی هستند؟
هر نوع اطلاعات ثبت شده که ارزش نگهداری داشته باشند، قابل بایگانی هستند مانند اسناد اداری، مالی، فنی، نامه‌ها، صورتحساب‌ها، دفاتر تجاری، پروندهها، عکسها، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی و ….
بایگانی در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟
نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر انواع اسناد را به صورت دیجیتالی بایگانی می‌کند. همچنین به شما اجازه می‌دهد، انواع اسناد را به صورت تیمی به‌اشتراک گذاشته و به دفعات نامحدود ویرایش، بروزرسانی یا قفل کنید.
